專業(yè)時(shí)間管理培訓(xùn)教材-wenkub
2023-03-17 16:38:58 本頁面
【正文】 如果有，必須重新進(jìn)行安排，但首先您要考慮為什么沒有按計(jì)劃完成任務(wù)。其中包括： – 要參加的會(huì)議 – 必須制定的決策 – 必須撥打或要接聽的電話 – 需要起草的電子郵件、信件和備忘錄 – 前一天未完成的優(yōu)先級(jí)為 A和 B的任務(wù)。以下指導(dǎo)原則可以幫助您制定實(shí)用的日程表： – 首先輸入優(yōu)先級(jí)為 A 任務(wù)，將剩余時(shí)段分配給優(yōu)先級(jí)為 B 的任務(wù)。 ? 制定策略來消除“時(shí)間浪費(fèi)因素”；例如，將不合意的任務(wù)委托他人以避免延遲，學(xué)會(huì)向同事和下屬說“不”以避免日程超負(fù)荷，尋找替代方案避免不必要的出差。 – 關(guān)上辦公室的門并放置“請(qǐng)勿打擾”的標(biāo)志。這些轉(zhuǎn)換成本總體上會(huì)使企業(yè)效率下降 20%40%。 – 讓員工了解您希望通過電子郵件接收哪些信息，不希望接收哪些信息。 – 讓非業(yè)務(wù)聯(lián)系人使用家庭電子郵件地址。將該數(shù)字與交通費(fèi)、食宿費(fèi)用累加。 ? 允許下屬征求您的建議，但僅限于報(bào)告問題解決的進(jìn)展或所遇到的困難 ? 詢問下屬準(zhǔn)備如何處理這種情況 ? 對(duì)下屬方案給予反饋，由下屬執(zhí)行解決方案。 – 學(xué)會(huì)向同事和上司說“不”。 – 授權(quán)。您很可能逐漸步入工作的軌跡。 ?設(shè)想自己完成任務(wù)后的愉快心情。 時(shí)間管理的概念 猜一猜（謎語）： 世界上所有事物中，什么東西既長(zhǎng)又短，既快又慢， 可無限分割亦可無限延展，最易為人輕忽且最令人遺憾，少了它，事情便無從發(fā)生，它不但能吞沒諸物，亦能賦予生命偉大。自己一整天都做了些什么呢？為什么任務(wù)還完不成？ ? 他回顧一天工作：上午，他與同事一起討論他的月度報(bào)告。專業(yè)時(shí)間管理培訓(xùn) 把握時(shí)間，勝人一籌！ —— 專業(yè)時(shí)間管理培訓(xùn) 2023/10/31 主要內(nèi)容 時(shí)間管理 一、課程簡(jiǎn)介 二、時(shí)間管理重要性 三、時(shí)間管理的方法 四、時(shí)間管理的應(yīng)用 五、課程小結(jié) 培訓(xùn)收益 ? 幫助您： 1. 分析您目前的時(shí)間安排，并尋找改進(jìn)機(jī)會(huì) 2. 確定哪些任務(wù)對(duì)實(shí)現(xiàn)您的長(zhǎng)期目標(biāo)最為關(guān)鍵 3. 使用專業(yè)工具來有效地計(jì)劃時(shí)間 4. 控制時(shí)間浪費(fèi)因素 5. 成為高效的時(shí)間管理者 主要內(nèi)容 時(shí)間管理 一、課程簡(jiǎn)介 二、時(shí)間管理重要性 三、時(shí)間管理的方法 四、時(shí)間管理的應(yīng)用 五、課程小結(jié) 情景分析 ? 下午 5點(diǎn)，小張?zhí)ь^看到同事們正在收拾東西準(zhǔn)備回家。午餐時(shí)間則用來回復(fù) 20多封電子郵件。 時(shí)間管理的概念 ? 時(shí)間管理：是一門關(guān)于如何合理地組織、分配和控制各種活動(dòng)時(shí)間才能實(shí)現(xiàn)預(yù)期結(jié)果的學(xué)科 ? 時(shí)間管理能夠促使您真正了解自己的價(jià)值，幫助您相應(yīng)地安排好自己的工作 把握時(shí)間，勝人一籌！ 當(dāng)時(shí)間的主人，做最好的自己 判別和消除常見的“時(shí)間浪費(fèi)因素” ① 拖延 ②超負(fù)荷日程安排 ③下屬的問題 ④不必要的出差 ⑤過多的電子郵件和書面工作 ⑥管理不善的會(huì)議 ⑦分心因素和轉(zhuǎn)換成本 ① 、拖延 ? 拖延是一種推遲、耽擱或延誤行動(dòng)的習(xí)慣。 ?避免造成任務(wù)踟躕不前的安排方式。 ?將工作分解為幾個(gè)部分，然后具體說明完成每部分工作所需的任務(wù)。要將任務(wù)委托給認(rèn)真負(fù)責(zé)的人。闡述您的關(guān)鍵職責(zé)，指出承擔(dān)無關(guān)任務(wù)對(duì)自己目標(biāo)的危害，并提出合理的替代方案。 ④ 、不必要的出差 ? 出差會(huì)占用很多時(shí)間，因此需要定期評(píng)估它的價(jià)值。 – 比較差旅的成本收益，是否有凈收益或凈損失？ – 考慮差旅的機(jī)會(huì)成本，即如果在辦公室工作所創(chuàng)造的價(jià)值。 – 將您的信件分類：刪除所有垃圾郵件，然后將緊急信件轉(zhuǎn)移至“緊急”郵件夾。 ⑥ 、管理不善的會(huì)議 ? 要減少在會(huì)議上浪費(fèi)的時(shí)間： – 取消或不參加不必要的會(huì)議 – 避免參加自己無所建樹或毫無收獲的會(huì)議 – 在同意出席之前，索要會(huì)議的議程表以決定是否參會(huì)。如何抵制分心因素： – 使用語音信箱應(yīng)答來電。 – 專注于一項(xiàng)任務(wù)直至完成。 如何更加有效安排時(shí)間？ ? ① 選擇計(jì)劃工具 ? ② 制定日程表 ? ③ 充分利用任務(wù)列表 ? ④ 讓日程表具有靈活性 ① 、 選擇計(jì)劃工具 ? 有很多種計(jì)劃工具： – 任務(wù)列表 – 約會(huì)時(shí)間表 – 書面或電子版的日、周計(jì)劃 – 聯(lián)網(wǎng)的日程安排軟件和硬件 – 掛歷 如果這些工具符合您的個(gè)人風(fēng)格，就使用它們 。 – 在每天您精力最充沛的時(shí)段安排需要?jiǎng)?chuàng)造力與活力的活動(dòng) – 預(yù)留一些時(shí)間不做安排，以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件以及臨時(shí)性交流。 ③ 、 充分利用任務(wù)列表 ? 運(yùn)用以下策略可以充分利用任務(wù)列表：
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