【正文】 文本上登記后傳閱部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)工程師，并在傳閱單上簽字確認(rèn)，然后由資料員填寫(xiě)來(lái)文文 件目錄完成歸檔。需傳閱的文件在備注欄中注明 “傳閱”，附上“文件傳閱單”傳閱部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)工程師。投資管理中心將針 3 對(duì)此規(guī)范的執(zhí)行情況適時(shí)審計(jì)。 便于文件檢索、工作檢查及工作交接，完善文件、資料管理責(zé)任制度。 工程技術(shù)部 資料管理規(guī)范 （修訂版） 二零零八年九月 1 2 項(xiàng)目工程技術(shù)部資料管理規(guī)范（修訂版） 工程資料的管理作為工程管理的重要手段；作為體現(xiàn)工程管理、控制行為的書(shū)面載體；作為項(xiàng)目工程技術(shù)部工程管理工作檢查的依據(jù)；作為 可追溯性文件，為工程糾紛、索賠、訴訟提供書(shū)面佐證具有重要的意義。 適用于北京東亞新華投資有限公司各項(xiàng)目工程技術(shù)部。 內(nèi)容分類(lèi) 第一冊(cè) 管理規(guī)范 要求：設(shè)立公司管理規(guī)范和工程管理規(guī)范兩個(gè)分冊(cè)。如在時(shí)限內(nèi)（未予注明的為 3 個(gè)工作日，否則應(yīng)注明時(shí)限）沒(méi)有傳閱完，資料員向部門(mén)負(fù)責(zé)人或相關(guān)工程師發(fā)出提醒，待各傳閱人在傳閱單上簽字確認(rèn)后返回資料員，由資料員在收文本的備注“傳閱”后打“ V”并注明歸檔時(shí)間表示已傳閱完畢，然后填寫(xiě)來(lái)文文件目錄進(jìn)行資料歸檔；不需傳閱的文件直接在來(lái)文文件目錄上登記進(jìn)行資料歸檔。來(lái)文文件目錄按編號(hào)順序登記，文件按規(guī)定需要存放于其它冊(cè)中時(shí)，應(yīng)在來(lái)文文件目錄的備注中詳細(xì)注明。然后填寫(xiě)文件目錄進(jìn)行資料歸檔。（合同審批單要求由預(yù)算部及采購(gòu)部資料員在合同審批完成，其部門(mén)經(jīng)理傳簽后，以發(fā)文形式抄送工程技術(shù)部資料員。 總包計(jì)劃與分包計(jì)劃分冊(cè)包括：總包單位與分包單位報(bào)送的，或由 監(jiān)理審批完成后報(bào)送的總包單位與分包單位的總進(jìn)度計(jì)劃（附經(jīng)監(jiān)理審批簽認(rèn)的《工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表》）；月計(jì)劃（附經(jīng)監(jiān)理審批簽認(rèn)的《工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表》）、周 6 計(jì)劃。 本冊(cè)涉及附件： ①附件 2《收文本格式》 ②附件 3《發(fā)文本格式》 ③附件 4《來(lái)文文件目錄》 ④附件 5《發(fā)文文件目錄》 7 第七冊(cè) 施組與方案 內(nèi)容：必存施工方案包括：總包冬施方案、雨季施工方案、樁基礎(chǔ)施工方案、模板施工方案、腳手架施工方案、降水施工方案、護(hù)坡施工方案、門(mén)窗施工方案、通排風(fēng)施工方案、外墻保溫施工方案、精裝修施工方案、回填土施工方案、沉降觀測(cè)方案、吊籃施工方案、園林綠化施工方案、安全文明施工方案及事故應(yīng)急預(yù)案等。 內(nèi)容：每分冊(cè)內(nèi)的圖紙會(huì)審記錄、變更洽商單按編號(hào)順序設(shè)一個(gè)文件目錄。 注： 鋼筋出（入）庫(kù)明細(xì)表后附鋼材進(jìn)貨驗(yàn)收明細(xì)表；物資驗(yàn)收分冊(cè)包括材料、設(shè)備的進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收記錄及相關(guān)質(zhì)量證明文件。 內(nèi)容：施工單位來(lái)文按照施工單位資質(zhì)、工作聯(lián)系單、其它文件等分別設(shè)來(lái)文文件目錄；致施工單位文件按照工作聯(lián)系單、其它文件分別設(shè)發(fā)文文件目錄。 注： 每個(gè)分冊(cè)內(nèi)按往、 來(lái)文件分別設(shè)來(lái)文文件目錄和發(fā)文文件目錄。 本冊(cè)涉及附件： ①附件 2《收文本格式》 11 ②附件 6《文件目錄》 第十六冊(cè) 工程竣工資料 內(nèi)容：工程竣工資料指拿取《工程竣工備案表》所需準(zhǔn)備的資料。 本冊(cè)涉及附件： ①附件 2《收文本格式》 ②附件 6《文件目錄》 ③附件 23《竣工移交證書(shū)》 ④附件 24《需向物業(yè)公司移交資料清單》 第十八冊(cè) 其它管理資料 要求：設(shè)立工程圖紙清單、洽商變更或圖紙會(huì)審記錄等文件、資料發(fā)放登記表、圖書(shū) 12 （規(guī)范、圖集）借閱登記表為第一分冊(cè)，考勤與固定資產(chǎn)申請(qǐng)表等行政類(lèi)文件為第二分冊(cè)，共兩個(gè)分冊(cè)。由資料員負(fù)責(zé)整理、歸檔，且至少每周更新一次。 注：標(biāo)簽格式見(jiàn)附件 28。 在收到或發(fā)出的文件中，如需要回復(fù)的文件，在備注欄中注明“回復(fù)及回復(fù)時(shí)限”，如超出回復(fù)時(shí)限（未注明的為 3 個(gè)工作日）沒(méi)有回文，資料員提醒部門(mén)負(fù)責(zé)人或相關(guān)工程師要求或給予回文，逾期多次督促無(wú)法回復(fù)文件的情況應(yīng)正式報(bào)告部門(mén)負(fù)責(zé)人。然后填寫(xiě) 14 文件目錄進(jìn)行資料歸檔。 資料員可根據(jù)具體情況對(duì)個(gè)別文件的存檔位置、附件表格形式進(jìn)行完善、調(diào)整，但在做出完善、調(diào)整時(shí)，必須經(jīng)工程管理中心同意。 會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容要求必須包括以下幾個(gè)方面： 此次會(huì)議之前需落實(shí)、解決、回復(fù)問(wèn)題的執(zhí)行情況； 施工單位進(jìn)度計(jì)劃完成情況的對(duì)比及分析； 各專(zhuān)業(yè)的質(zhì)量情況； 安全文明施工情況； 需協(xié)調(diào)、解決、配合完成的問(wèn)題； 決議事項(xiàng)（需下周落實(shí)、解決、回復(fù)的問(wèn)題，并將上述問(wèn)題在下次會(huì)議 15 時(shí)進(jìn)行回顧）。 歸檔人： 文 件 傳 閱 單 項(xiàng)目名稱(chēng)： 文件名稱(chēng)： 編號(hào)： 共計(jì)： 頁(yè) 16 序號(hào) 需傳閱人（打印） 傳閱人簽字 日期 備注 注：每份文件附一份此傳閱單，傳閱完畢后歸檔。 監(jiān)理單位 （蓋章） 施工單位 （簽字即表示同 意按本變更施工） （蓋章） 施 工 后 完成情況 是否按變更內(nèi)容執(zhí)行、完成及完成時(shí)間和質(zhì)量狀況。 現(xiàn)場(chǎng)工程師： 現(xiàn)場(chǎng)簽證會(huì)簽 日 期 相關(guān)專(zhuān)業(yè)工程師 工程技術(shù)部經(jīng)理 預(yù)算部經(jīng)理 項(xiàng)目總監(jiān) 成控部經(jīng)理 工程總監(jiān) 總 經(jīng) 理 甲方估價(jià) □增加 □減少 □無(wú)費(fèi)用變化 估價(jià)人簽字 □≤ 2萬(wàn) □ 2～ 5萬(wàn) □ 5～ 10萬(wàn) □＞ 10萬(wàn) 確認(rèn) 簽字 甲方 乙方報(bào)價(jià) （附造價(jià)計(jì)算書(shū)） 雙方確認(rèn)價(jià) 乙方 21 建設(shè)單位 5000 元以下由工程總監(jiān)審批；超過(guò) 5000 元需報(bào)公司總經(jīng)理審批。 通知單一 式三份，一份發(fā)預(yù)算部，一份發(fā)施工單位，一份工程技術(shù)部存檔。 單位名稱(chēng)：（蓋章） 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：（簽字） 26 監(jiān)理單位意見(jiàn)： 經(jīng)我部認(rèn)真核查， （供貨單位名稱(chēng)）于 （供貨時(shí)間）至 （供貨時(shí)間）完成了 （設(shè)備、材料名稱(chēng)及數(shù)量）的供貨，其產(chǎn)品質(zhì)量 □符合 □不符合 合同規(guī)定技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)資料 □齊全 □不齊全 □有效 □無(wú)效 其它方面： 監(jiān)理工程師：（簽字） 年 月 日 監(jiān)理單位名稱(chēng)：（蓋章） 總監(jiān)理工程師：（簽字） 年 月 日 附件 16： 工程付款申請(qǐng)表 編號(hào) XXX（必須編號(hào)） 工程名稱(chēng) 日期 致 ：（建設(shè)單位） 我方已完成 （樓號(hào)） （施工部位）的施工工作，自檢符合相關(guān)施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范的規(guī)定，資料齊全、有效，現(xiàn)報(bào)上工程付款申請(qǐng)表，請(qǐng)建設(shè)單位結(jié)合《工程完成情 況確認(rèn)單》予以審查，按合同規(guī)定如期支付該項(xiàng)工程款，共計(jì)（大寫(xiě)） ，（小寫(xiě)） 。 是 否 是否錄入獎(jiǎng)懲資金臺(tái)帳。 是 否 是否錄入獎(jiǎng)懲資金臺(tái)帳。 附件 21： 獎(jiǎng)勵(lì)資金使用匯總表 序號(hào) 獎(jiǎng)勵(lì)編號(hào) 獎(jiǎng)勵(lì)金額 時(shí) 間 備 注 說(shuō)明：此表工程技術(shù)部與財(cái)務(wù)部各存檔一份。 附件：?jiǎn)挝还こ舔?yàn)收記錄 施工單位代表（簽字） 施工單位（公章） 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日 物業(yè)單位代表 （簽字） 物業(yè)單位（公章） 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日 36 附件 24： 需向物業(yè)公司移交資料清單 編號(hào) 資料名稱(chēng) 來(lái)源部門(mén) 份 數(shù)（頁(yè)次） 備注 一 . 基本資料 工程竣工圖紙（建筑、結(jié)構(gòu)、 設(shè)備、電氣、給排水、市政、園林） 工程技術(shù)部 規(guī)劃復(fù)批文件 開(kāi)發(fā)部 地質(zhì) 勘察報(bào)告 工程技術(shù)部 開(kāi)、竣工報(bào)告 工程技術(shù)部 總包單位企業(yè)資信（營(yíng)業(yè)執(zhí)照等） 工程技術(shù)部 監(jiān)理單位企業(yè)資信（營(yíng)業(yè)執(zhí)照等） 工程技術(shù)部 、地下主體工程，地上主體工程等階段性驗(yàn)收資料。 移交單位（公章）： 接收單位（公章）： 單位負(fù)責(zé)人 : 單位負(fù)責(zé)人 : 技術(shù)負(fù)責(zé)人： 技術(shù)負(fù)責(zé)人： 移 交 人： 接 收 人： 移交日期： 年 月 日 （此移交書(shū)作為施工單位向我司移交資料證明） 44 附件 30： 工程技術(shù)部資料移交書(shū) 按公司規(guī)定向 辦理 工程資料移交手續(xù)。 安全生產(chǎn)： 記錄人： 電氣專(zhuān)業(yè)： 記錄人： 暖通專(zhuān)業(yè)：