【正文】 六冊(cè) 工程竣工資料 內(nèi)容：工程竣工資料指拿取《工程竣工備案表》所需準(zhǔn)備的資料。 注： 按《工程竣工資料明細(xì)》要求，隨時(shí)與相關(guān)部門隨時(shí)聯(lián)系，收集、整理、傳閱、存檔。 本冊(cè)涉及附件： ①附件 2《收文本格式》 ②附件 6《文件目錄》 ③附件 22《工程竣工資料明細(xì)》 第十七冊(cè) 工程移交資料 內(nèi)容：工程移交資料指甲方向物業(yè)公司交樓時(shí)所提供的資料，包括竣工圖，工程質(zhì)量保證書，工程保修協(xié)議，設(shè)備的調(diào)試運(yùn)行記錄，系統(tǒng)調(diào)試運(yùn)行記錄，設(shè)備的合格證、使用說明書、保修卡，暖通 、給排水、電氣系統(tǒng)的運(yùn)行手冊(cè)等文件。 注： 按《需向物業(yè)公司移交資料清單》要求，隨時(shí)與相關(guān)部門隨時(shí)聯(lián)系，收集、整理、傳閱、存檔。 本冊(cè)涉及附件： ①附件 2《收文本格式》 ②附件 6《文件目錄》 ③附件 23《竣工移交證書》 ④附件 24《需向物業(yè)公司移交資料清單》 第十八冊(cè) 其它管理資料 要求：設(shè)立工程圖紙清單、洽商變更或圖紙會(huì)審記錄等文件、資料發(fā)放登記表、圖書 12 （規(guī)范、圖集）借閱登記表為第一分冊(cè)，考勤與固定資產(chǎn)申請(qǐng)表等行政類文件為第二分冊(cè)，共兩個(gè)分冊(cè)。第一分冊(cè)中每一類內(nèi)容設(shè)一個(gè)文件目錄。 本冊(cè)涉及附件： ①附件 2《收文本格式》 ②附件 3《發(fā)文本格式》 ③附件 6《文件目錄》 ④附件 25《洽商、傳簽文件、資料發(fā)放登記表》 ⑤附件 26《工程圖紙清單》 ⑥附件 27《規(guī)范、圖集借閱登記表》 以上文件如遇有兩個(gè)以上（含兩個(gè)）存檔方法時(shí)，應(yīng)以主報(bào)、主送或主發(fā)部門為存檔原則。 文件索引目錄 項(xiàng)目部工程資料共設(shè)《總目錄》、《冊(cè)目錄》、《分冊(cè)目錄》及《（收 /發(fā)文）文件目錄》四級(jí)文件目錄，《總目錄》即《冊(cè)目錄》匯總，《冊(cè)目錄》即《分冊(cè)目錄》匯總，《分冊(cè)目錄》即列明其下包含的《（收 /發(fā)文）文件目錄》匯總，《（收 /發(fā)文）文件目錄》作 為登記具體的文件內(nèi)容、編號(hào)和歸檔日期的目錄。由資料員負(fù)責(zé)整理、歸檔，且至少每周更新一次。 文件夾標(biāo)簽 文件須以文件夾分類存放，文件夾側(cè)面以標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)識(shí)。標(biāo)簽上須標(biāo)明項(xiàng)目名稱、卷目名稱及其編號(hào)。各文件夾按編號(hào)順序排放。 注：標(biāo)簽格式見附件 28。 移交公司文件 工程竣工后，由工程技術(shù)部經(jīng)理組織資料員將上述共十八冊(cè)資料移交公司總辦檔案管 13 理員，辦理交接手續(xù)。 注：①附件 29 《施工單位工程資料移交書》 ②附件 30 《工程技術(shù)部資料移交書》 相關(guān)規(guī)定 以上各冊(cè)中的文件，無論以紙質(zhì) 版或 OA 電子版的形式發(fā)出或收到，必須由資料員負(fù)責(zé)先在發(fā)文本或收文本上登記，需傳閱的文件在收（發(fā)）文本的備注欄中注明“傳閱”，然后由資料員打印出寫有需傳閱人的“文件傳閱單”附在文件上傳閱部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工程師，如在時(shí)限內(nèi)（ 未注明的為 3 個(gè)工作日 ）未傳閱完成，資料員向部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)工程師發(fā)出提醒，待各傳閱人在傳閱單上簽字確認(rèn)后返回資料員，由資料員在收文本的備注“傳閱”后打“ V”表示已傳閱完畢，并標(biāo)注歸檔日期。然后在檔案盒中的來文（發(fā)文）文件目錄上登記，再進(jìn)行資料歸檔；不需傳閱的文件直接在檔案盒中來文（發(fā)文）文件 目錄上登記進(jìn)行資料歸檔。 在收到或發(fā)出的文件中，如需要回復(fù)的文件，在備注欄中注明“回復(fù)及回復(fù)時(shí)限”，如超出回復(fù)時(shí)限（未注明的為 3 個(gè)工作日）沒有回文，資料員提醒部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)工程師要求或給予回文，逾期多次督促無法回復(fù)文件的情況應(yīng)正式報(bào)告部門負(fù)責(zé)人。文件回復(fù)后將其先交由部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)工程師簽字后再與原文件附在一起，并在備注欄中“回復(fù)”后打“ V”以示回復(fù)完成，并標(biāo)注歸檔日期。然后在檔案盒中的相關(guān)文件目錄上登記，再進(jìn)行資料歸檔。 傳簽文件登記時(shí)在發(fā)文本的備注欄中注明 “傳簽”，待傳 簽完成返回資料員后，由資料員在發(fā)文本的備注“傳簽”后打“ V”表示已傳簽完畢，并標(biāo)注歸檔日期。然后填寫 14 文件目錄進(jìn)行資料歸檔。 所有文件分為收、發(fā)文文件處理階段與完整文件歸檔階段，資料員在文件處理階段承擔(dān)按照文件時(shí)限要求督促文件處理責(zé)任人形成完整文件，嚴(yán)重逾期文件向部門負(fù)責(zé)人反饋情況的責(zé)任；資料員在完整文件歸檔階段承擔(dān)認(rèn)真填寫相關(guān)目錄并歸檔。 資料員在文件歸檔后，當(dāng)需要查閱或借出時(shí)，承擔(dān)在檔案目錄上填寫借出信息，保證文檔完整的責(zé)任。 資料員在保證我司文件、資料正常流轉(zhuǎn)， 處理，歸檔的同時(shí)；應(yīng)適時(shí)檢查監(jiān)理單位與施工單位文檔，以保證我方項(xiàng)目資料能夠通過檔案館審核，順利交工。 資料員可根據(jù)具體情況對(duì)個(gè)別文件的存檔位置、附件表格形式進(jìn)行完善、調(diào)整，但在做出完善、調(diào)整時(shí)，必須經(jīng)工程管理中心同意。 收、發(fā)文本按照附件格式由資料員打印裝訂成冊(cè)使用或使用相關(guān)文本材料，但必須保證所要求功能的實(shí)現(xiàn)。 所有文件名稱必須能夠體現(xiàn)文件內(nèi)容，文件名稱應(yīng)是文件內(nèi)容精華的提煉。避免出現(xiàn)文件名稱為“文件傳簽單 xx 號(hào)” 的現(xiàn)象；當(dāng)文件名稱不能反映文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)在備注中 填寫內(nèi)容提要。 會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容要求必須包括以下幾個(gè)方面： 此次會(huì)議之前需落實(shí)、解決、回復(fù)問題的執(zhí)行情況； 施工單位進(jìn)度計(jì)劃完成情況的對(duì)比及分析； 各專業(yè)的質(zhì)量情況； 安全文明施工情況； 需協(xié)調(diào)、解決、配合完成的問題； 決議事項(xiàng)（需下周落實(shí)、解決、回復(fù)的問題，并將上述問題在下次會(huì)議 15 時(shí)進(jìn)行回顧）。 工程管理中心在頒布此管理規(guī)范的同時(shí)，頒布《工程技術(shù)部資料管理規(guī)范（電子版）》，要求資料員將此電子 版文件放在共享文件夾中，確保與紙質(zhì)版文件一致，并至少每周更新一次。 附件 1： 文 件 傳 閱 單 項(xiàng)目名稱： 文件名稱： 編號(hào)： 共計(jì)： 頁 序號(hào) 需傳閱人（打印） 傳閱人簽字 日期 備注 注：每份文件附一份此傳閱單，傳閱完畢后歸檔。 歸檔人： 文 件 傳 閱 單 項(xiàng)目名稱： 文件名稱： 編號(hào)： 共計(jì)： 頁 序號(hào) 需傳閱人（打?。? 傳閱人簽字 日期 備注 注：每份文件附一份此傳閱單，傳閱完畢后歸檔。 歸檔人： 文 件 傳 閱 單 項(xiàng)目名稱： 文件名稱： 編號(hào)： 共計(jì)： 頁 16 序號(hào) 需傳閱人（打?。? 傳閱人簽字 日期 備注 注：每份文件附一份此傳閱單，傳閱完畢后歸檔。 歸檔人： 附件 4： 來 文 文 件 目 錄 項(xiàng)目名稱： 文件類別： 第 頁 序號(hào) 文件名稱 編號(hào) 來文單位 日期 備注 17 附件 5： 發(fā) 文 文 件 目 錄 項(xiàng)目名稱： 文件類別： 第 頁 序號(hào) 文件名稱 編號(hào) 發(fā)致單位 日期 備注 18 附件 6： 文 件 目 錄 項(xiàng)目名稱： 文件類別： 第 頁 序號(hào) 文件名稱 編號(hào) 日期 備注 19 附件 7： 變 更 洽 商 審 批 單 項(xiàng)目名稱： 專業(yè)： 編號(hào)： （ 按項(xiàng)目、專業(yè)及形成時(shí)間編號(hào) ） 如： SH－ JG－ XXX 變更名稱 （ 所變更的分項(xiàng) /分部工程內(nèi)容的摘要） 適用范圍 （注明對(duì)應(yīng)的樓號(hào)、房型、圖紙編號(hào)） 提出時(shí)間 提出單位 □設(shè)計(jì)院 □工程技術(shù)部 □客戶 □其它 提出人簽字 變更 原因 施 工 前 變 更 內(nèi) 容 （如附有變更圖紙請(qǐng)注明） 注： 變更洽商審批單審批通過后，由預(yù)算部預(yù)算人員分施工單位、分合同連續(xù)編號(hào)（總包需分專業(yè)）； 當(dāng)此件不夠填寫空間，可作附件；沒有 完成情況說明，預(yù)算員不予以結(jié)算； 簽發(fā)后 5 個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)預(yù)算，超時(shí)扣款；（每月 5 日前將上月匯總呈報(bào)） 技術(shù)核定以甲方最后認(rèn)可為準(zhǔn)，重要的技術(shù)核定需設(shè)計(jì)院確認(rèn)； 后附變更、洽商單中建設(shè)單位簽字位置由項(xiàng)目工程技術(shù)部經(jīng)理與所屬專業(yè)工程師同時(shí)簽認(rèn)； 變更、洽商單在施工單位、監(jiān)理單位簽認(rèn)齊全后；附此變更洽商審批單報(bào)公司內(nèi)部審批簽認(rèn)。文件簽認(rèn)齊全后，發(fā)至監(jiān)理、施工單位實(shí)施； 變更、洽商簽認(rèn)完成后，資料員應(yīng)交其他專業(yè)工程師和部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行傳閱簽認(rèn)后，填寫目錄歸檔。 現(xiàn)場工程師： 變更、洽商審批會(huì)簽 日 期 相關(guān)專業(yè)工程師 工程技術(shù)部經(jīng)理 預(yù)算部經(jīng)理 項(xiàng)目總監(jiān) 成控部經(jīng)理 工程總監(jiān) 總 經(jīng) 理 甲方估價(jià) □增加 □減少 □無費(fèi)用變化 估價(jià)人簽字 □≤ 2萬 □ 2～ 5萬 □ 5～ 10萬 □＞ 10萬 確認(rèn) 簽字 甲方 乙方報(bào)價(jià) （附造價(jià)計(jì)算書） 雙方 確認(rèn)價(jià) 乙方 2