【正文】 構(gòu) （ １ ） 名稱 一般而言，用于文件制度名稱的有這樣一些詞語 ：規(guī)定 、規(guī)范、規(guī)則、辦法、條例和制度。 文件制度的編寫結(jié)構(gòu) 不正確的列項(xiàng)表述示例： 其它 當(dāng)與現(xiàn)行管理制度相沖突時(shí)，應(yīng)表明處理原則。 列項(xiàng)表述示例： 其它 當(dāng)與現(xiàn)行管理制度相沖突時(shí)，應(yīng)表明處理原則。 “ 懸置段 ” 是指在同一層次的條之前出現(xiàn)了未予編號(hào)的獨(dú)立的一段文字表述?！昂?jiǎn)練”就是要簡(jiǎn)潔、明了。 在體系文件中應(yīng)對(duì)異常流有充分的控制措施，來預(yù)防失控 。 9. 普及性 – 盡可能擴(kuò)展到組織最低層次 第 11頁 體系文件編寫的基本要求 質(zhì)量管理體系文件編制除了應(yīng)遵循前面所列的編寫原則之外，還應(yīng)注意以下事項(xiàng)： 1. 規(guī)范性（格式、內(nèi)容） – 為保持文件的規(guī)范性，應(yīng)用統(tǒng)一的要求來編寫，而不能自行其是， “ 百花齊放 ” 。在文件實(shí)施過程中，要持續(xù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)優(yōu)化，以獲得最佳的增值效果。應(yīng)對(duì)過程輸入、輸出、過程之間的界面接口和相互關(guān)系，以及文件的層次（支持性）關(guān)系施以有效的控制，使質(zhì)量管理體系文件形成一個(gè)有機(jī)的整體。 第 8頁 文件制度的要求 3. 相容性 – 質(zhì)量管理體系文件之間應(yīng)保持良好的相容性，即不僅要協(xié)調(diào)一致，不相互矛盾，而且要各自為實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)承擔(dān)相應(yīng)的任務(wù)。 體系文件的結(jié)構(gòu) ? 標(biāo)準(zhǔn)要求質(zhì)量管理體系程序應(yīng)至少保持以下 19類質(zhì)量記錄： – 管理評(píng)審的記錄（見 ） – 教育、培訓(xùn)、技能和經(jīng)歷的記錄（見 ） – 產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的策劃（見 ） – 與產(chǎn)品有關(guān)要求評(píng)審的記錄見 7. .） – 設(shè)計(jì)和開發(fā)輸入（見 ） – 設(shè)計(jì)和開發(fā)評(píng)審結(jié)果及措施（見 ） – 設(shè)計(jì)和開發(fā)驗(yàn)證結(jié)果及措施（見 ） – 設(shè)計(jì)和開發(fā)確認(rèn)結(jié)果及措施（見 ） – 設(shè)計(jì)和開發(fā)變更評(píng)審結(jié)果及措施（見 ） 質(zhì)量體系文件的策劃 – 供方評(píng)價(jià)結(jié)果及措施（見 ） – 生產(chǎn)和服務(wù)提供過程的確認(rèn)記錄（見 ） – 客戶財(cái)產(chǎn)異常記錄（見 ） – 可追溯性產(chǎn)品的唯一性標(biāo)識(shí) （見 ） – 內(nèi)部審核結(jié)果（見 ） – 監(jiān)視和測(cè)量裝置的校準(zhǔn)或驗(yàn) 證依據(jù)和結(jié)果（見 ） – 糾正措施結(jié)果（見 ） – 不合格品的性質(zhì)和處理措施及批準(zhǔn)的讓步記錄（見 ） – 預(yù)防措施結(jié)果（見 ） – 產(chǎn)品符合接收準(zhǔn)則的證據(jù)和負(fù)責(zé)放行的授權(quán)（見 ） 質(zhì)量體系文件的策劃 文件制度的要求 ISO9000文件制度的基本要求 制度涵蓋性 — 要求覆蓋標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)方要求 制度繼承性 — 在原有體系基礎(chǔ)上貫徹標(biāo)準(zhǔn) ， 持續(xù)改進(jìn) 制度合理化 — 閉環(huán)制衡 ， 具有可證實(shí)性 通用簡(jiǎn)單化 — 描述通俗 ， 簡(jiǎn)捷易懂便于執(zhí)行； 形式統(tǒng)一化 — 文件格式 、 編號(hào)原則 、 版式頁碼 、 生效日期 應(yīng)遵循以下方面的原則： ? 符合標(biāo)準(zhǔn)的要求； ? 符合法律法規(guī)的要求； ? 符合組織的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)； ? 滿足產(chǎn)品特性要求。 就其本質(zhì)而言，企業(yè)管理制度實(shí)際上是管理者管理思想與理念、管理方法與技巧的具體表現(xiàn)方式之一。 在一定的歷史條件下形成的政治 、 經(jīng)濟(jì) 、 文化等各方面的體系 。 注 1：媒體可以是紙張、計(jì)算機(jī)磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或他們的組合 注 2：一組文件，如若干個(gè)規(guī)范和記錄，英文中通常被稱為 ”documentation”。 注 3：某些要求（如易讀的要求）與所有類型的文件有關(guān)，然而對(duì)規(guī)范（如修訂受控的要求）和記錄（如可檢索的要求）可以有不同的要求。 如：社會(huì)主義制度 。 每一個(gè)管理制度也有它的中心思想 什么是制度 從體系角度上， 文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)，其使用有助于： ? 實(shí)現(xiàn)顧客要求和質(zhì)量改進(jìn) ? 提供適宜的培訓(xùn) 制訂培訓(xùn)需求的依據(jù)及培訓(xùn)教材 ? 重復(fù)性和可追溯性 產(chǎn)品可追溯性的依據(jù) ? 提供客觀證據(jù) 質(zhì)量活動(dòng)的客觀依據(jù)、管理體系的評(píng)價(jià)依據(jù) ? 評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)適宜性 文件的形成本身不是目的，它應(yīng)是一項(xiàng)增值的活動(dòng) 文件制度的作用 從公司管理角度上， 文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)，其作用在于： （ 1）符合標(biāo)準(zhǔn)要求 在 ISO9001條文中，要求組織 “ 建立體系，形成 文件，加以實(shí)施和保持 ” （ 2）工作的依據(jù) ? 明確工作職責(zé)和內(nèi)容 ? 明確工作規(guī)程 ,規(guī)范管理 ? 合理化改進(jìn)工作流程 ,改善部門間溝通 ? 提供適宜的培訓(xùn) 文件制度的作用 （ 3）提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ) ? 當(dāng)所有的工作要求都文件化后，可在此基礎(chǔ)上通過日常工作不斷提升管理和技術(shù)的要求。 ? 在描述質(zhì)量活動(dòng)過程時(shí)，必須具有確定性。 4. 可操作性 – 要符合組織的客觀實(shí)際，使其具有可操作性。 第 9頁 體系文件編寫的基本要求 6. 優(yōu)化和高增值性 – 每個(gè)過程都應(yīng)權(quán)衡風(fēng)險(xiǎn)、利益和成本，尋求最佳的平衡。 第 10頁 體系文件編寫的基本要求 7. 預(yù)防 – 預(yù)防是質(zhì)量保證的精髓，在質(zhì)量管理活動(dòng)中，要預(yù)先對(duì)可能的各種影響因素作出有效控制安排，應(yīng)注重如何發(fā)現(xiàn)各種潛在的不合格因素，并在體系文件中加以體現(xiàn)。 2. 邏輯性 – 在內(nèi)容安排及說明文字中，要符合邏輯規(guī)律，不能前后矛盾或說法不一。 第 13頁 體系文件編寫的基本要求 體系文件編寫的基本要求 4. 文字表達(dá)準(zhǔn)確、順暢、簡(jiǎn)練 – 要注意文字表達(dá)的規(guī)范性。 – 質(zhì)量管理體系文件要用詞準(zhǔn)確，例如：“必須 ……” 、“應(yīng)該 ……” 、“應(yīng) ……” 、“允許 ……” 、“注意 ……” 表示要求嚴(yán)格程度是不同的；不能用“是否 ……” 、“請(qǐng) ……” 、“希望 ……” 等詞。 懸置段示例： 這里紅 色部分就是懸置段。處理原則的陳述可根據(jù)需要使用下列表述其中之一項(xiàng)： —— 制度自本制度實(shí)施之日起即行廢止。處理原則的陳述可根據(jù)需要使用下列表述其中之一項(xiàng)： 制度自本制度實(shí)施之日起即行廢止。 文件制度的編寫結(jié)構(gòu) （ ２ ） 目的 目的是表述管理制度所要達(dá)到的目標(biāo)，是對(duì)這個(gè)管理制度應(yīng)該起到的作用一種目標(biāo)性的描述。 當(dāng)管理制度中的事項(xiàng)需要兩個(gè)或兩個(gè)以上部門參與完成且需要界定他們的職責(zé)時(shí) ， 應(yīng)明確加以說明 。 文件制度的編寫結(jié)構(gòu) （ ７ ） 表格記錄 （ ８ ） 流程圖等 （ ９ ） 終結(jié)線 （ １０ ） 特別說明 （ １１ ） 附錄 圖表含有一些要求或規(guī)定 ， 則一般應(yīng)當(dāng)置于正文內(nèi)而不能放到附錄中來 。這是一個(gè)基本思路。 一般來說一個(gè)管理對(duì)象只用一個(gè)管理制度來規(guī)定，我們起草編寫時(shí)考慮要全面完整。其實(shí)寫管理制度如同文章一樣結(jié)構(gòu)要合理，條理要清楚，要點(diǎn)要突出。 編寫制度時(shí)要多一些標(biāo)準(zhǔn)，少一些概念；多一些定量，少一點(diǎn)定性。 文件制度編制的基礎(chǔ)要求 管理制度好與不好，標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)本身在市場(chǎng)中的表現(xiàn)，是企業(yè)的業(yè)績(jī)，管理制度編纂的技術(shù)永遠(yuǎn)回答不了這個(gè)最基本的問題。 /支持性文件：即程序中引用的文件 /表格：即程序引用的表格 4. 程序文件的基本內(nèi)容 程序文件的編寫 5. 程序文件編寫步驟 1)擬定程序文件清單 : ? 確定過程 ? 整理現(xiàn)有文件 ? 按標(biāo)準(zhǔn)要求列出需編寫的程序 2)確定文件編寫格式 ,統(tǒng)一名稱、術(shù)語、稱呼、代號(hào) 3)確定編寫人員 ,制定編寫計(jì)劃 程序文件的編寫 4)編寫人員先收集現(xiàn)行有關(guān)部門資料及記錄表格 5)按標(biāo)準(zhǔn)要求提出修改現(xiàn)行做法的方