【正文】 – 要符合組織的客觀(guān)實(shí)際，使其具有可操作性。這是文件得以貫徹執(zhí)行的重要前提。 5. 系統(tǒng)性 – 質(zhì)量管理體系本是一個(gè)由組織架構(gòu)、程序、過(guò)程和資源構(gòu)成的有機(jī)整體。應(yīng)對(duì)過(guò)程輸入、輸出、過(guò)程之間的界面接口和相互關(guān)系，以及文件的層次（支持性）關(guān)系施以有效的控制，使質(zhì)量管理體系文件形成一個(gè)有機(jī)的整體。 第 9頁(yè) 體系文件編寫(xiě)的基本要求 6. 優(yōu)化和高增值性 – 每個(gè)過(guò)程都應(yīng)權(quán)衡風(fēng)險(xiǎn)、利益和成本，尋求最佳的平衡。 – 研究?jī)?yōu)化，首先要明確目標(biāo)，識(shí)別約束條件（包括可能的各種負(fù)面效應(yīng)），尋找可能的解決辦法，實(shí)施最佳的方案。 – 這種優(yōu)化思路應(yīng)貫穿文件編寫(xiě)全過(guò)程。在文件實(shí)施過(guò)程中，要持續(xù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)優(yōu)化，以獲得最佳的增值效果。 第 10頁(yè) 體系文件編寫(xiě)的基本要求 7. 預(yù)防 – 預(yù)防是質(zhì)量保證的精髓，在質(zhì)量管理活動(dòng)中，要預(yù)先對(duì)可能的各種影響因素作出有效控制安排，應(yīng)注重如何發(fā)現(xiàn)各種潛在的不合格因素，并在體系文件中加以體現(xiàn)。 8. 閉環(huán) – 任何管理活動(dòng)的安排均應(yīng)善始善終，實(shí)施動(dòng)態(tài)控制，并按照 PDCA循環(huán)力求不斷改進(jìn)。在體系策劃及文件編制時(shí)應(yīng)體現(xiàn)閉環(huán)管理思想。 9. 普及性 – 盡可能擴(kuò)展到組織最低層次 第 11頁(yè) 體系文件編寫(xiě)的基本要求 質(zhì)量管理體系文件編制除了應(yīng)遵循前面所列的編寫(xiě)原則之外，還應(yīng)注意以下事項(xiàng)： 1. 規(guī)范性（格式、內(nèi)容） – 為保持文件的規(guī)范性，應(yīng)用統(tǒng)一的要求來(lái)編寫(xiě)，而不能自行其是， “ 百花齊放 ” 。 2. 邏輯性 – 在內(nèi)容安排及說(shuō)明文字中，要符合邏輯規(guī)律，不能前后矛盾或說(shuō)法不一。 3. 異常流的控制 – 即 “ 非正常的少數(shù) ” ， 指質(zhì)量活動(dòng)失控所造成的那一部分，異常流下的產(chǎn)品易失控而造成品質(zhì)問(wèn)題。如例緊急放行、設(shè)備漏檢、標(biāo)示丟失等。 在體系文件中應(yīng)對(duì)異常流有充分的控制措施，來(lái)預(yù)防失控 。 第 13頁(yè) 體系文件編寫(xiě)的基本要求 體系文件編寫(xiě)的基本要求 4. 文字表達(dá)準(zhǔn)確、順暢、簡(jiǎn)練 – 要注意文字表達(dá)的規(guī)范性?！皽?zhǔn)確”就是要表達(dá)清楚，避免歧意?！绊槙场本褪且Z(yǔ)句通順，流暢。“簡(jiǎn)練”就是要簡(jiǎn)潔、明了。 – 質(zhì)量管理體系文件要用詞準(zhǔn)確，例如：“必須 ……” 、“應(yīng)該 ……” 、“應(yīng) ……” 、“允許 ……” 、“注意 ……” 表示要求嚴(yán)格程度是不同的；不能用“是否 ……” 、“請(qǐng) ……” 、“希望 ……” 等詞。 第 14頁(yè) 指導(dǎo)性和約束性 鞭策性和激勵(lì)性 規(guī)范性和程序性 文件制度的特點(diǎn) 文件制度的分類(lèi)方法很多，如 ——行政管理制度 ——生產(chǎn)管理制度 ——人力資源管理制度 ——財(cái)務(wù)管理制度等； ——有實(shí)體制度 ——程序制度之分； ——基礎(chǔ)制度 ——通用制度 ——銜接制度等。 文件制度的分類(lèi) 編寫(xiě)段時(shí)不宜出現(xiàn) “ 懸置段 ” 。 “ 懸置段 ” 是指在同一層次的條之前出現(xiàn)了未予編號(hào)的獨(dú)立的一段文字表述。 懸置段示例： 這里紅 色部分就是懸置段。 文件制度的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) 列項(xiàng) 列項(xiàng)通俗地說(shuō)是指一個(gè)句子分幾行來(lái)表述。 列項(xiàng)可用下述形式引出：一個(gè)句子；一個(gè)句子的前半部分，該句子由分行列舉的各項(xiàng)來(lái)完成。 列項(xiàng)表述示例： 其它 當(dāng)與現(xiàn)行管理制度相沖突時(shí)，應(yīng)表明處理原則。處理原則的陳述可根據(jù)需要使用下列表述其中之一項(xiàng)： —— 制度自本制度實(shí)施之日起即行廢止。 ——現(xiàn)行制度與本制度有抵觸的，以本制度之規(guī)定為準(zhǔn)。 ——現(xiàn)行制度中與本制度之規(guī)定不相符的，應(yīng)參照本制度予以修改。 文件制度的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) 不正確的列項(xiàng)表述示例： 其它 當(dāng)與現(xiàn)行管理制度相沖突時(shí)，應(yīng)表明處理原則。處理原則的陳述可根據(jù)需要使用下列表述其中之一項(xiàng)： 制度自本制度實(shí)施之日起即行廢止。 現(xiàn)行制度與本制度有抵觸的，以本制度之規(guī)定為準(zhǔn)。 現(xiàn)行制度中與本制度之規(guī)定不相符的，應(yīng)參照本制度予以修改。 文件制度的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) 文件 編號(hào) QG/ZL Q－企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) G－管理標(biāo)準(zhǔn) 01－職能分類(lèi)號(hào) 02－子個(gè)性代號(hào) 03－順序號(hào) A/0 －版本好 文件制度的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) （ １ ） 名稱(chēng) 一般而言，用于文件制度名稱(chēng)的有這樣一些詞語(yǔ) ：規(guī)定 、規(guī)范、規(guī)則、辦法、條例和制度。 文件制度的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) （ ２ ） 目的 目的是表述管理制度所要達(dá)到的目標(biāo)，是對(duì)這個(gè)管理制度應(yīng)該起到的作用一種目標(biāo)性的描述。 文件制度的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) （ ３ ） 范圍 一是制度的適用范圍，又稱(chēng)實(shí)施范圍； 另一個(gè)是制度內(nèi)容的范圍。 文件制度的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) （ ４ ） 定義 當(dāng)管理制度中某些關(guān)鍵詞語(yǔ)尚未普遍使用 ， 或有可能影響管理制度的理解時(shí) ， 宜對(duì)這些詞語(yǔ)加以解釋說(shuō)明 。 文件制度的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) （ ５ ） 權(quán)責(zé) （ 職責(zé)與權(quán)限 ） 權(quán)責(zé)為可選要素 。 當(dāng)管理制度中的事項(xiàng)需要兩個(gè)或兩個(gè)以上部門(mén)參與完成且需要界定他們的職責(zé)時(shí) ， 應(yīng)明確加以說(shuō)明 。 必要時(shí) ， 即使管理制度中的事項(xiàng)只需一個(gè)部門(mén)完成 ， 也可明確其職責(zé) 。 文件制度的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) （ ６ ） 工作要求 工作要求是文件制度的主體內(nèi)容 ， 可用一章或若干章予以表述 。 本規(guī)則中所指 “ 工作要求 ” 是一般性推薦標(biāo)題 。 文件制度的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) （ ７ ） 表格記錄 （ ８ ） 流程圖等 （ ９ ） 終結(jié)線(xiàn) （ １０ ） 特別說(shuō)明 （ １１ ） 附錄 圖表含有一些要求或規(guī)定 ， 則一般應(yīng)當(dāng)置于正文內(nèi)而不能放到附錄中來(lái) 。 文件制度的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) （ １ ） 幅面與頁(yè)邊距 （ ２ ） 名稱(chēng) （ ３ ） 文件編號(hào) （ ４ ） 章 、 條 、 段 （ ５ ） 列項(xiàng) （ ６ ） 圖 、 表 （ ７ ） 表單記錄 （ ８ ） 終結(jié)線(xiàn) （ ９ ） 特別說(shuō)明 （ 10） 流程圖 （ 11） 附錄 文件制度的編寫(xiě)結(jié)構(gòu) １、基本心態(tài) ２、基本思路 ３、基本要求 ４、管理制度的結(jié)構(gòu) ５、管理制度編寫(xiě)規(guī)則中的起草要求 文件制度編制的基礎(chǔ)要求 管理制度其實(shí)就是管理者管理思想與理念、管理方法與技巧的具體體現(xiàn)方式之一。就具體編寫(xiě)某個(gè)管理制度而言，我們作為起草人就是要把我們對(duì)于這個(gè)管理制度所涉及的事項(xiàng)如何正確運(yùn)作，運(yùn)作成什么樣子等等的一些思想理念、方法技巧融入進(jìn)這個(gè)管理制度中去。 文件制度編制的基礎(chǔ)要求 “ 為什么要做，什么人來(lái)做，做什么，怎么做，做成什么樣 ” 對(duì)于編寫(xiě)管理制度而言，為什么要做是目的，什么人來(lái)做是職責(zé)，做什么是范圍，怎么做及做成什么樣則是管理內(nèi)容與要求。這是一個(gè)基本思路。 企業(yè)管理制度 =規(guī)范 +規(guī)則 +創(chuàng)新 企業(yè)管理制度的編制或創(chuàng)新要按照事物的演變過(guò)程，依循事物發(fā)展過(guò)程中內(nèi)在的本質(zhì)規(guī)律，依據(jù)企業(yè)管理的基本原理，實(shí)施創(chuàng)新的方法或原則，進(jìn)行編制或創(chuàng)新，形成規(guī)范。 文件制度編制的基礎(chǔ)要求 （１）合法性 管理制度應(yīng)貫徹國(guó)家有關(guān)政策、法令和法規(guī)，遵守集團(tuán)基本法，與同級(jí)有關(guān)制度規(guī)章相協(xié)調(diào)，下級(jí)制度不得與上級(jí)制度相抵觸 。 （１ ）完整性 管理制度在其范圍所規(guī)定的界限內(nèi)按需要力求完整。 一般來(lái)說(shuō)一個(gè)管理對(duì)象只用一個(gè)管理制度來(lái)規(guī)定，我們起草編寫(xiě)時(shí)考慮要全面完整。 文件制度編制的基礎(chǔ)要求 文件制度編制的基礎(chǔ)要求 （３）準(zhǔn)確性 管理制度的文字表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、易懂、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免產(chǎn)生不易理解或不同理解的可能性。管理制度的圖樣、表格、