華西建筑施工公司產(chǎn)品工程檔案管理制度-wenkub
2023-06-13 16:41:06 本頁面
【正文】 參加”制度。 配備的人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、遵紀(jì)守法，具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。 各檔案室和檔案人員負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督 、檢查本公司歸檔人員對產(chǎn)品（工程）檔案的立卷歸檔工作；負(fù)責(zé)檔案的保管、鑒定、檢索、編研、提供利用等工作；實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品（工程）檔案管理的制度化、同步化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。 （工程）檔案的統(tǒng)計(jì)工作。 （工程）檔案的保密工作，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)保密規(guī)定，堅(jiān)持檔案借閱登記制和反饋記錄制，嚴(yán)防丟失、更改、損毀檔案。 （工程）檔案。檔號編制規(guī)則為：全宗號 .目錄號 .一級類目號 .二級類目號 .項(xiàng)目順序號 — 案卷流水號。 第四章 檔案內(nèi)容 產(chǎn)品（工程）檔案形成的文件材料內(nèi)容主要包括九個方面： 經(jīng)濟(jì)管理文件材料；質(zhì)量保證文件材料；質(zhì)量管理技術(shù)文件材料；質(zhì)量檢驗(yàn)評定文件材料；安裝施 工文件材料；施工監(jiān)理文件材料；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件材料；竣工圖；特殊載體文件材料。 、電子、光盤、磁盤、照（底）片、膠片 、聲像、實(shí)物等各種載體形式。 形成的各類文件材料，要按規(guī)定進(jìn)行整理，從工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收之日起， 3個月內(nèi)向檔案室移交。 應(yīng)當(dāng)歸檔的文 件材料必須依照相關(guān)規(guī)定，由形成部門的歸檔人員收集齊全，在檔案人員的指導(dǎo)下進(jìn)行立卷，經(jīng)審查合格后向檔案室移交。 歸檔的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，能如實(shí)地反映工程項(xiàng)目全過程的面貌。 案卷與卷內(nèi)文件材料的排列應(yīng)符合案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要具有邏輯性、條理性 。 建立“文件包”制度。 （內(nèi)業(yè)技術(shù)人員）對平時(shí)在施工過程中形成的各類文件材料進(jìn)行裝盒積累的“文件包” 。 在項(xiàng)目經(jīng)理協(xié)助下，歸檔人員負(fù)責(zé)向建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等有關(guān)單位收集屬于產(chǎn)品（工程）檔案應(yīng)歸檔的文件材料。 歸檔手續(xù)。 各公司應(yīng)采用先進(jìn)技術(shù)和手段，逐步實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品（工程）檔案的數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化管理，提高工作效率。 各公司應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，確保檔案安全。項(xiàng)目經(jīng)理必須對已被封存的各類文件材料的安全和完整負(fù)責(zé)。 ，應(yīng)明確提出移交 合格的產(chǎn)品（工程）檔案的要求。在 向檔案室移交 后 （決算文件材料 可適當(dāng)延后 歸檔 ） ， 由管理產(chǎn)品（工程）檔案的人員出具《歸檔保證金退還通知》（附件四），經(jīng)檔案主管部門和分管領(lǐng) 導(dǎo)簽字后，由財(cái)務(wù)部門（結(jié)算中心或內(nèi)部銀行）憑《歸檔保證金退還通知》，全額退還“歸檔保證金”。 情節(jié)嚴(yán)重者， 應(yīng)按照《檔案法》的規(guī)定 給予嚴(yán)肅處理。 第九章 歸檔方法 采取樹樣板、學(xué)經(jīng)驗(yàn)、抓檢查、辦培訓(xùn)等形式，提高歸檔人員的業(yè)務(wù)水平，確保案卷質(zhì)量。 ，對一部分已經(jīng)成冊的文件材料，對照產(chǎn)品（工程）檔案的案卷質(zhì) 量標(biāo)準(zhǔn)采取加工、調(diào)整、補(bǔ)充、說明的方法。 第十章 檔案保 管與借閱 對接收的產(chǎn)品（工程）檔案應(yīng)科學(xué)排列柜架，庫內(nèi)標(biāo)注檔案存放示意圖，柜架上標(biāo)明指引標(biāo)記。逐步使用無酸卷皮卷盒，柜、架數(shù)量充裕且質(zhì)量好，庫房設(shè)施齊全，對破損及變質(zhì)檔案要及時(shí)采取補(bǔ)救措施，對涉密檔案要嚴(yán)格保密，確保檔案信息安全。 每次借閱時(shí)間最長不得超過一個月。短期為 15 年（含 15 年）、長期為 50 年，永久為 50 年以上，保管期限表見附件一。 第十二章 附則 本辦法 從 2020 年 月 日起實(shí)施，四川華西集團(tuán)有限公司檔案處負(fù)責(zé)解釋，原規(guī)定與本辦法不一致或相抵觸的，按本辦法 執(zhí)行。經(jīng)鑒定，對需銷毀的過期檔案要編制檔案銷毀清冊，提出鑒定銷毀的請示（附銷毀清冊），由公司法定代表人簽字，報(bào)集團(tuán)公司檔案處審核后，公司方能批復(fù)銷毀。 原則上不向外單位提供檔案。在查、借閱檔案的過程中，嚴(yán)禁私自拆頁、損壞、涂改、摘抄、散失、轉(zhuǎn)借等。 做好檔案保管工作。 歸檔案卷，可采取兩種分類和檔號編制方法：一種分在產(chǎn)品（工程）檔案的工程管理類，即檔號為：４．１１，另一種方法分在每個工程項(xiàng)目案卷之首，即檔號為：４．１２或４．１３，待竣工文件材料收齊后再一并歸檔。 ，在文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，協(xié)助歸檔人員確定其保管單位（組成案卷）、擬寫案卷題名、排列案卷順序、給定檔號、安裝檔案管理軟件、指導(dǎo)錄入編目方法。 確因工作需要，可留存復(fù)印件 。 （工程）檔案收集、整理、歸 檔、保管和開發(fā)利用等各項(xiàng)工作中做出突出成績的，應(yīng) 給予 表彰和 獎勵 （ 獎勵標(biāo)準(zhǔn)由各公司自定 ） 。 各公司不準(zhǔn)挪用“歸檔保證金”。 第八章 控制措施與獎罰 建立產(chǎn)品（工程）檔案“歸檔保證金”制度。 對因各種原因停工的工程項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理必須要求內(nèi)業(yè)人員立即對前期施工過程中形成的各類文件材料進(jìn)行清理、造冊、封存。 歸檔時(shí)，應(yīng)將與歸檔文件材料相應(yīng)的電子文件按規(guī)定移交檔案室，產(chǎn)生電子文件的（軟硬件環(huán)境及相關(guān)數(shù)據(jù)）須符合有關(guān)要求。移交單位保存一份，接收單位保存兩份?！稓w檔說明》包括：檔案形成的內(nèi)容、載體簡介、數(shù)量、案卷質(zhì)量問題、整理過程處理情況、文件缺失說明、目錄表、主要參加（整理、撰寫）
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