【正文】 年 月 日 接收人（簽名） 年 月 日 移交單位審核人（簽名） 年 月 日 接收單位審核人（簽名） 年 月 日 移交單位（印章） 年 月 日 接收單位（印章） 年 月 日 14 附錄 F 建設(shè)電子檔案轉(zhuǎn)存登記表 存儲設(shè)備更新與兼容性檢驗情況登記 光盤載體轉(zhuǎn)存登記 磁性載體轉(zhuǎn)存登記 填表人（簽名）： 年 月 日 審核人（簽名）： 年 月 日 單位（蓋章）： 年 月 日 附錄 G 建設(shè)電子檔案遷移登記表 源系統(tǒng) 設(shè)備情況 硬件系統(tǒng)： 系統(tǒng)軟件 ： 應(yīng)用軟件： 存儲設(shè)備： 目標(biāo)系統(tǒng) 設(shè)備情況 硬件系統(tǒng)： 系統(tǒng)軟件： 應(yīng)用軟件： 存儲設(shè)備： 被遷移歸檔電子文件情況 源文件格式： 目標(biāo)文件格式： 遷移文件數(shù)： 遷移時間： 遷移檢驗情況 硬件系統(tǒng)校驗： 系統(tǒng)軟件校驗： 應(yīng)用軟件校驗： 存儲載體校驗： 電子文件內(nèi)容校驗： 電子文件形態(tài)校驗： 遷移操作者（簽名）： 遷移校驗者（簽名）： 單位（蓋章）： 15 年 月 日 年 月 日 年 月 日 附錄 H 建設(shè)電子檔案銷毀登記表 序號 文件名稱 文件字號 歸檔日期 頁次 銷毀原因 銷毀人簽字 備注 本規(guī)范用詞說明 1 為了便于在執(zhí)行本規(guī)范條文時區(qū)別對待，對要求嚴(yán)格程度不同的用詞，說明如下： 1）表示很嚴(yán)格，非這樣做不可的用詞： 利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。凡利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布或在線利用建設(shè)電子檔案時，應(yīng)報請有關(guān)部門審核批準(zhǔn)。 9 建設(shè)電子檔案遷移時必須進(jìn)行遷移登記，登記內(nèi)容應(yīng)按本規(guī)范附錄 G 的要求填寫。 轉(zhuǎn)存時必須進(jìn)行登記，登記內(nèi)容應(yīng)按本規(guī)范附錄 F 的要求填寫。 有效存儲 建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)每年對電子檔案讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。 脫機(jī)建設(shè)電子檔案（載體）應(yīng)在符合保管條件的環(huán)境中存放，一式 3 套，一套封存保管，一套異地保存，一套提供利用。 辦理移交手續(xù) 城建檔案館（室）接收建設(shè)電子檔案時，應(yīng)按照本規(guī)范 的要求對電子檔案再次檢驗，檢驗合格后，將檢驗結(jié)果按照本規(guī)范附錄 E 的要求，填入《建設(shè)電子檔案移交、接收登記表》，交接雙方簽字、蓋章。 列入城建檔案館（室）接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館（室）移交工程紙質(zhì)檔案時，應(yīng)當(dāng)同時移交一套工程電子檔案。 7 建設(shè)電子檔案的驗收與移交 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案的移交 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案形成單位應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，定期向城建檔案館（室）移交已歸檔的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案。 檢驗 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成部門在向本單位檔案部門移交電子文件之前，以及本單位檔案部門在接收電子文件之前，均應(yīng)對移交的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，檢驗合格后方可進(jìn)行交接。 6 歸檔移交時，交接雙方必須辦理歸 檔移交手續(xù)。 3 對存儲的建設(shè)電子文件進(jìn)行檢驗。 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的在線式歸檔可實時進(jìn)行；離線式歸檔應(yīng)與相應(yīng)的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理紙質(zhì)或其他載體形式文件歸檔同時進(jìn)行。 歸檔的建設(shè)電子文件應(yīng)符合下列要求： 1 已按電子檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管要求的脫機(jī)載體上。 歸檔前，建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)按照規(guī)定的項目，對建設(shè)電子文件的真實性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定。 建設(shè)電子文件的分類應(yīng)按照《城建檔案分類大綱》進(jìn)行。 6 建設(shè)電子文件的整理、鑒定與歸檔 整理 建設(shè)電子文件的形成單位應(yīng)做好電 子文件的整理工作。 對已收 集積累的建設(shè)電子文件，應(yīng)按業(yè)務(wù)案件或工程項目來組織存儲。 1 工作人員應(yīng)按本單位文件歸檔和保管期限的規(guī)定，從電子文件生成起對需歸檔的電子文件性質(zhì)、類別、期限等進(jìn)行標(biāo)記。 與建設(shè)電子文件的真實性、完整性、有效性、安全性等有關(guān)的管理控制信息（如電子簽章等）必須與建設(shè)電子文件一同收集。對于多年才能完成的項目，應(yīng)實行分段積累，宜一年拷貝一次。登記時必須按照本規(guī)范附錄 A、附錄 B 的要求，填寫建設(shè)電子文件（檔案）的案卷級和文件級登記表。 建設(shè)電子文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確。 5 建設(shè)電子文件的收集與積累 收集積累的范圍 凡是在城鄉(xiāng)規(guī)劃、 建設(shè)及其管理等活動中形成的具有重要憑證、依據(jù)和參考價值的電子文件和數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的收集范圍。通用格式應(yīng)符合表 的規(guī)定。 4 電子文件的代碼標(biāo)識、格式與載體 電子文件的代碼應(yīng)包括稿本代碼和類別代碼。 5 建設(shè)電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策。 建設(shè)電子文件形成單位和建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)采取措施，保證建設(shè)電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性，并應(yīng)符合以下規(guī)定： 1 應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從建設(shè)電子文件形成開始不 間斷地對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證建設(shè)電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。建設(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對建設(shè)工程電子文件的整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和預(yù)驗收。 3 基本規(guī)定 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位和建設(shè)工程電子文件形成單位應(yīng)加強(qiáng)對電子文件歸檔的管理，將電子文件的形成、收集、積累、整理和歸檔納入文件管理工作程序，明確責(zé)任崗位，指定專人管理。 固化 fixing 為避免電子文件因動態(tài)因素造成信息缺損的現(xiàn)象，而將其轉(zhuǎn)換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式的過程。 有效性 utility 2 電子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 建設(shè)電子檔案 electronic construction archives 具有參考和利用價值并作為檔案保存的建設(shè)電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件 electronic records of construction professional administration 建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門 (包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)建設(shè)、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設(shè) 計咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門，以及供水、排水、燃?xì)?、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運、規(guī)劃、勘察、設(shè)計、抗震、人防等專業(yè)管理單位 )在業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)活動中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的業(yè)務(wù)及技術(shù)文件。 本規(guī)范適用于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件的歸檔和管理。 建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行國家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。 建設(shè)工程電子文件 electronic records of construction engineering 在工程建設(shè)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或 光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案和建設(shè)工程電子檔案。 元數(shù)據(jù) metadata 描述電子文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。 遷移 migration 將源系統(tǒng)中的電子文件向目標(biāo)系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程。 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位的檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本單位建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子 文件的收集、整理和歸檔，并定期向當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案。 對具有永久保存價值的可輸出打印型電子文件，建設(shè)電子文件形成單位必須將其制 成紙質(zhì)文件或縮微品等。 2 應(yīng)采取安全防護(hù)技術(shù)措施，保證建設(shè)電子文件的真實性。 建設(shè)電子文件形成單位與建設(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對建設(shè)電子文件加強(qiáng)前端控制，實行 全過程的管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。 1 稿本代碼應(yīng)按表 標(biāo)識。 表 各類電子文件的通用格式 文件類別 通用格式 文本文件 XML、 DOC、 TXT、 RTF 表格文件 XLS、 ET 圖像文件 JPEG、 TIFF 圖形文件 DWG 影像文件 MPEG、 AVI 聲音文件 WAV、 MP3 各種不同類別電子文件的存儲亦可采用國務(wù)院建設(shè)行政主管部門和信息化主管部門認(rèn)可的，能兼容各種電子文件的通用文檔格式。 凡是記錄與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀的具有重要憑證、依據(jù)和參考價值的電子文件和相關(guān)數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于建設(shè)工程電子文件的收集范圍。工程電子文件內(nèi)容必須與工程實際相符合，且內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、測量等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。 5 應(yīng)采取嚴(yán)密的安全措施，保證建設(shè)電子文件在形成和處理過程中不被非正 常改動。 對通用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。 對采用統(tǒng)一套用格式的建設(shè)電子文件，在保證能恢復(fù)原格式形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可不按原格式存儲。 2 應(yīng)運用建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)對每份建設(shè)電子文件進(jìn)行登記，電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時保存。 對存儲的建設(shè)電子文件的命名，宜由三位阿拉伯?dāng)?shù)字或三位阿拉伯?dāng)?shù)字加漢字組成，數(shù)字是本文件保管單元內(nèi)電子文件編排順序號，漢字部分則體現(xiàn)本電子文件的內(nèi)容及特征或圖紙的專業(yè)名稱和編號。 6 對于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件，業(yè)務(wù)案件辦理完結(jié)或工程項目完成后，應(yīng)在收集積累的基礎(chǔ)上，對該案件或項目的電子文件進(jìn)行整理。 建設(shè)電子文 件的著錄應(yīng)按照《城建檔案著錄規(guī)范》（ GB/T503232020）進(jìn)行，同時應(yīng)按照保證其真實性、完整性、有效性的要求補(bǔ)充建設(shè)電子文件特有的著錄項目和其他標(biāo)識信息與數(shù)據(jù)。 建設(shè)電子文件的歸檔范圍、保 管期限應(yīng)按照國家關(guān)于建設(shè)紙質(zhì)文件材料歸檔范圍、保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 2 必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映建設(shè)活動的全過程。工程電子文件應(yīng)與相應(yīng)的工程紙質(zhì)或其他載體形式的文件同時歸檔。 7 4 在存儲建設(shè)電子文件的載體或裝具上編制封面。檔案部門必須對歸檔的建設(shè)電子文件進(jìn)行檢驗，并按照本規(guī)范附錄 E 的要求，填寫《建設(shè)電子檔案移交、接收登記表》。 勘察、設(shè)計、施工 、監(jiān)理、測量等單位形成的工程電子檔案應(yīng)由建設(shè)單位進(jìn)行檢驗。移交方式包括在線式和離線式。 停建、緩建建設(shè)工程的電子檔案，暫由建設(shè)單位保管。 登記表應(yīng)一式兩份，移交和接收單位各存一份。 脫機(jī)建設(shè)電子檔案的保管，應(yīng)符合下列條件： 1 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，必須進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換。 在采取各種有效存儲措施后，原載體必須保留三個月以上。 建設(shè)電子檔案遷移后，原 格式電子檔案必須同時保留的時間不少于 3 年，但對于一些較為特殊必須以原始格式進(jìn)行還原顯示的電子檔案，可采用保存原始檔案的電子圖像。 對具有保密要求的建設(shè)電子檔案采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，必須按照國家、地方及部門有關(guān)計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)保密安全管理的規(guī)定，采取必要的安全保密措施，報經(jīng)國家或地方 保密管理部門審批，確保國家利益和國家安全。 鑒定銷毀 建設(shè)電子檔案的鑒定銷毀，應(yīng)按照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。正面詞采用 “必須 ”； 反面詞采用 “不應(yīng) ”或 “不得 ”。 表示有選擇，在一定條件下可以這樣做，采用 “可 ”。保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用是檔案歸檔與管理的目的。其中建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件主要產(chǎn)生于建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門 (包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)建設(shè)、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設(shè)計咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門，以及供水、