【正文】 制 ?對員工進行培訓開發(fā)，提升員工價值 ?多通道職業(yè)生涯設計 評價機制與工具： ?使優(yōu)秀人才脫穎而出的考評體系 ?不同的能力和業(yè)績在企業(yè)中有合理的定位和作用，做到人盡其才，人盡其用 ?分層分類的任職資格標準體系 ?企業(yè)關(guān)鍵業(yè)績指標 分配機制與形式： ?多種價值分配形式：機會、職權(quán)、工資、獎金、學習、榮譽等 ?富有競爭力的薪酬水平的確立 ?薪酬的內(nèi)在結(jié)構(gòu)與差異 導讀 建議 業(yè)務流程 職能 管理 綜述 營銷 生產(chǎn) 財務 人力資源 行政 現(xiàn)代行政管理的主要職能 辦公 物品 管理 財產(chǎn) 管理 生活 福利 管理 文書 資料 管理 公關(guān) 事務 管理 維修 服務 規(guī)章 管理 會議 管理 辦公 人員 管理 安全 衛(wèi)生 ?各類規(guī)章制度的起草和制定 ?出差管理 ?會前準備 ?會中服務 ?會后工作 ?水暖 ?電工 ?防火 ?防盜 ?生產(chǎn)安全 ?衛(wèi)生管理 ?辦公用品的購買、分發(fā)、保管和使用監(jiān)督 ?文書的收寄、制作、整理和檔案的分類、歸檔和廢除 ?固定資產(chǎn)的臺帳 ?車輛管理 ?房產(chǎn)管理 ?網(wǎng)絡管理 ?食堂 ?撫恤辦法 ?員工宿舍 ?應接電話 ?來訪接待 ?外出訪問 公司目前沒有專門的行政部門，企管部承擔了較多的行政職能 行政管理職能 行政管理各職能具備的職責 企 業(yè) 經(jīng) 營 運 作 規(guī)章制度 規(guī)章制度的制定 …... 注： 企管部 人員管理 出差管理 …... 會議管理 會前準備 會中事務 會后記錄 …... 維修服務 水暖 電工 …... 安全衛(wèi)生 防火 防盜 生產(chǎn)安全 …... 辦公用品 購買 分發(fā) 保管 使用監(jiān)督 …... 文書資料 收寄 制作 歸檔 …... 財產(chǎn)管理 固定資產(chǎn) 房產(chǎn) 網(wǎng)絡 車輛 …... 生活福利 食堂 撫恤 員工宿舍 …... 公關(guān)事務 應接電話 來訪接待 外出訪問 …... 財務部 倉庫 黃寧 生產(chǎn)部 多部門 公司目前行政管理較為混亂，而日常行政辦公的無序運行必然影響各部門的業(yè)務開展 無專人負責 無制度規(guī)定 無程序方法 一些重要電話無人接聽 一些重要客戶的傳真被遺失 緊急文件無法得到及時處理 來訪接待不周影響公司形象 問題 表現(xiàn) 導致結(jié)果 因為缺乏統(tǒng)一的行政管理部門，行政無法與生產(chǎn)、銷售等業(yè)務部門充分配合，無法有效發(fā)揮協(xié)調(diào)、保障及信息傳遞的功能，以致最后影響業(yè)務部門的工作效率和整個企業(yè)的經(jīng)濟效益 職能分割 統(tǒng)一的行政職能被分散在企管部、財務部、采購部、總倉庫等多個部門 制度缺失 大部分的行政工作沒有相 關(guān)制度規(guī)范，全靠執(zhí)行人 的主觀把握 人員配備 人員配備嚴重不足，無法 完成當前工作 資料來源 : 訪談 同時現(xiàn)有的行政職能過于分散，需要整合 根據(jù)專業(yè)分工與協(xié)作的原則，在組織設計時要按技能類似性和關(guān)系緊密性把相近的業(yè)務活動組合在一個部門 導致的結(jié)果： ?匯報體制的混亂 ?無法進行有效的考核 ?分散的職能干擾了其他部門的主流業(yè)務，如檔案管理工作分散了財務部門的精力。 ? 控制職能 ? 分析、評價職能 ?通過對企業(yè)成本的控制使產(chǎn)品成本按照人們預先測算確定的成本水平進行，從而防止浪費，使資源得到合理的使用。 公司目前的做法 ：生產(chǎn)部按照銷售部的生產(chǎn)聯(lián)絡單或國際業(yè)務部的出口訂單，制定簡單的生產(chǎn)通知單，下達四面刨車間、油漆車間。 ?下級對上級不能越級報告，只能越級申訴 ?造成企業(yè)管理指揮系統(tǒng)失靈 ?降低上級的威信 ?損害管理者在員工中的整體形象 日常管理中，一半以上的人認為存在越級指揮現(xiàn)象 接近一半的人在日常工作中接受多頭指揮 匯報 指揮 基層管理者 基層管理者 % %31%%%基本不出現(xiàn)偶爾有時經(jīng)常說不清%%%%%基本沒有有時偶爾經(jīng)常說不清資料來源：調(diào)查問卷 人員配置：部分部門的人員配置沒有考慮到工作和崗位對人的能力要求，基本是按照感覺來安排 工作 崗位 人 要求設崗 要求人的素質(zhì) ?不勝任工作 ?不稱職，工作無法完成 ?成為冗員 正常的崗位設置和人員安排 不正常的崗位設置和人員安排 沒有按照崗位本身的客觀要求來安排合適的人選，而是按照感覺 資料來源：訪談 適度的職能專業(yè)化分工，可以提高組織效率 基本職能設計 根據(jù)組織設計的相關(guān)變量，如環(huán)境、戰(zhàn)略、技術(shù)、規(guī)模等特點加以調(diào)整，確定本組織應具備的基本職能 關(guān)鍵職能設計 根據(jù)組織的任務和戰(zhàn)略，在基本職能中找出對實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略起關(guān)鍵作用的職能，如：質(zhì)量管理、研究開發(fā)、市場營銷、生產(chǎn)管理等關(guān)鍵職能設計模式 職能分解 將確定的基本職能和關(guān)鍵職能逐步細化為兩級職能、三級職能等，從而為各個管理層次、部門、職務以至崗位規(guī)定相應的管理職能 職能專業(yè)化的作用 ：明確部門職責，提高管理效率 職能專業(yè)化的原則 ：根據(jù)業(yè)務特征，梳理各項職能，在保證協(xié)調(diào)順暢的前提下設立專業(yè)職能部門，并保持動態(tài)調(diào)整，增強部門活力 ＸＸＸＸＸＸ組織結(jié)構(gòu)中存在相近、相關(guān)職能分散，職能專業(yè)化優(yōu)勢沒有很好體現(xiàn)的現(xiàn)象 采購職能 銷售職能 總經(jīng)理 財務部 企管部 生產(chǎn)部 總倉庫 售后部 國際業(yè)務部 采購部 業(yè)務部 總經(jīng)理助理 工程部 資料來源：訪談、公司資料 權(quán)責問題：職責、權(quán)限不明確導致部門和員工處于一種茫然狀態(tài) 81 %的員工反映當他們向上級請示工作時，上級有時作不了主，需要再向上級請示偶爾25%說不清19%有時出現(xiàn)39%經(jīng)常17% %%%%由負責這項工作的人決定 按習慣大家都知道 有明確的規(guī)定 習慣于找高層領(lǐng)導，由高層領(lǐng)導根據(jù)情況決定 只有 %的員工認為“一項工作由哪個部門負責 ”有明確規(guī)定 一半以上的員工對自己的職責和權(quán)限不明確 資料來源：調(diào)查問卷 44%45%11%不清楚 清楚工作內(nèi)容，但大部分工作要領(lǐng)導有明確指令后處理任務 十分清楚 非正式群體的優(yōu)點沒有體現(xiàn)出來，反而對組織績效存在著負面影響 非正式組織的缺點： ?擾亂正常的溝通渠道 ?與組織目標不一致時，會降低組織效率 非正式組織的優(yōu)點： ?給組織成員帶來歸屬感、地位感、自尊感 ?滿足人們社交的需要 ?彌補正式溝通的不足 ?與組織目標一致時會提高組織效率 %%%%%% % % %在一定程度上彌補了正式組織的不足，但負面作用更大 在一定程度上彌補了正式組織的不足，同時也有負面作用 說不清 彌補了正式組織的不足，作用很大 基本沒有正面作用，負面作用很大 問卷顯示： 近 60%的員工認為目前公司內(nèi)的非正式組織有負面作用 沒有形成 “不管來源 、背景如何，我們 都是ＸＸＸＸＸＸ人 ” “都是一家人 ” 的共識 資料來源：調(diào)查問卷 上下溝通：上下級部門之間溝通效果差，沒有形成鼓勵員工提合理化建議的氛圍 層級溝通 副總經(jīng)理、中層 一般員工 總經(jīng)理 %%%%%% % % % % %會說，但僅僅和同事聊一聊 想說，但不知道跟誰說 會和領(lǐng)導說，但通常不被領(lǐng)導重視 會和領(lǐng)導說，還能得到有關(guān)領(lǐng)導的反饋意見 不說，說了也白說 只有 %的員工認為把工作中產(chǎn)生的好想法告訴有關(guān)領(lǐng)導能得到領(lǐng)導的反饋 基層主管 資料來源：調(diào)查問卷 上級對下級的控制一般集中于以下四個方面 管理者為了追求獲取利潤的目標需要借助于費用、成本控制，使資源得以充分利用 用來評價一個組織轉(zhuǎn)換過程的效率和效果，一般為監(jiān)督業(yè)務活動是否按計劃進行，對資源及服務質(zhì)量進行控制 管理者需要信息來完成他們的工作，即在正確的時間以正確的數(shù)量為正確的人提供正確的信息 ?管理者通過績效控制掌握并改進組織的整體效果 ?通過對員工的績效考核來評估員工的表現(xiàn) 控制的焦點 財務控制：無費用控制目標，容易造成開支增長而無法控制、無人關(guān)注 0500000100000015000002023000250000030000003500000產(chǎn)品銷售費用 管理費用 財務費用 凈利潤2023年2023年銷售費用增加% 利潤下降% 財務費用增加 % 管理費用增加%！ 在銷售收入沒有增長的情況下， 2023年的費用開支 增加了一倍！ 資料來源：北大縱橫財務數(shù)據(jù)分析 業(yè)務控制：控制手段人格化，管理制度或者長期缺失或者執(zhí)行不力 近一半的員工認為公司的最大劣勢在于缺乏健全的管理制度 ?“（制度）只是給人看，沒人執(zhí)行，沒考核 ” ?“制度執(zhí)行不嚴 ，是因為不能一視同仁 ” 資料來源：調(diào)查問卷、訪談 %%%%%%%% % % %缺乏健全的管理制度 產(chǎn)供銷不能互相配合 缺乏現(xiàn)代管理理念 內(nèi)部不團結(jié) 市場營銷能力不強 員工素質(zhì)不高 其他 制度不合理28%高層領(lǐng)導不能很好執(zhí)行21%監(jiān)督不力13%中層不能很好執(zhí)行20%一般員工有抵觸情緒18%中層以上干部不能很好執(zhí)行制度被員工認為是以前制度未能推行的最主要原因 信息控制：大部分業(yè)務信息沒有以書面報告的形式保存，業(yè)務信息浪費嚴重 只有 45%的員工通過正式渠道了解公司重要信息，而有 1/4以上的員工無從了解公司重要信息 業(yè)務人員 部門主管 專門機構(gòu) 寫出報告 審核 處理、存檔 信息控制是為了讓上級管理者了解業(yè)務發(fā)展的實時動態(tài)，以便能夠及時、準確、全面地掌握下屬部門的業(yè)務情況，為內(nèi)部管理和業(yè)務決策提供依據(jù)。XXX公司內(nèi)部管理診斷報告 （中期報告） 北 XX橫管理咨詢公司 200X年 7月 機密 項目進程 第 12天 06/0606/07 ＸＸＸ 第 35天 06/0806/10 ＸＸＸ 第 68天 06/1106/13 ＸＸＸ 第 912天 06/1406/17 ＸＸＸ 項目啟動 高層訪談 資料搜集 內(nèi)部研討 高層訪談 內(nèi)部研討 問卷設計 中期報告匯報 訪談階段 中層訪談： 29人次 : 關(guān)鍵人員訪談： 11人次 。但是目前對業(yè)務開展過程中產(chǎn)生的信息沒有很好的控制方法，造成大量信息被浪費，不僅上級管理者無法有效利用，而且業(yè)務人員也無法從中得到參考，這對業(yè)務發(fā)展極為不利。 對于出口訂單，由于沒有詳細的生產(chǎn)計劃，執(zhí)行進度很難控制，出現(xiàn)問題也難以分清責任。 ?利用成本核算資料，對影響成本升降的各種因素進行科學的分析比較，研究成本變動的因素和原因，了解成本變動的規(guī)律，尋找降低成本的途徑。 ?隸屬不同的部門導致對崗位評價的不公平，使收入的公平性無法體現(xiàn)。 資料來源：訪談 會計制度、財務制度不健全，財務管理無法可依 目前已出臺的相關(guān)規(guī)定 ? 員工借款規(guī)定 ? 差旅費管理規(guī)定 需要出臺的相關(guān)規(guī)定 ? 現(xiàn)金管理、銀行存款管理制度 ? 固定資產(chǎn)管理制度 ? 實物資產(chǎn)管理制度 ? 應收帳款管理辦法 ? 銷售信用政策 ? 資金審批權(quán)限 ? 內(nèi)部審計制度等 資料來源：訪談、公司文件 缺乏財務監(jiān)督，審計職能不足，難于保證財會信息的一致性、客觀性、完整性，實現(xiàn)可控、在控 其它部門 財務部門 銷售部門 生產(chǎn)部門 倉儲部門 采購部門 目前審計工作基本處于空白 財務審計 預算審計 投資審計 會計審計 稅