【正文】 。案卷封面和脊背的編制案卷封面包括案卷外封面（檔案盒）和案卷內(nèi)封面。（3）起止日期：應填寫案卷內(nèi)建設項目文件材料形成的起止日期。分類號是指按統(tǒng)一的分類規(guī)則劃分本大類內(nèi)全部檔案后所給定的類別號；項目代號是指項目檔案所反映的工程的代號；案卷號是指項目檔案按一定順序排列后的流水號。（4）檢查人：應由案卷質(zhì)量審核者簽名。（7）卷內(nèi)備考表：排列在卷內(nèi)文件材料之后。3—1（A 表示第一合同工程；3表示施工文件；1表示施工文件的第一卷）。裝訂的案卷，厚度以3cm 左右為宜；不裝訂的案卷，厚度不要超過3cm 。文件采用不裝訂時，應在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋和填寫檔號章。外文資料應保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。幅面采用國際標準A4型（297mm210mm），圖樣折疊時應將圖面折向內(nèi)方，標題欄露在右下角。不管用哪種方法，底圖進行整理、排列時，其編目可利用原目錄，但應另以張為單位編底圖目錄。二、施工技術記錄、工程簽證單、事故記錄、試驗單、設計變更單等表式和數(shù)據(jù)均應用合格的書寫材料書寫并要求原件歸檔。六、施工記錄表式應符合本指南相關填表要求（第一章第九節(jié)）的有關規(guī)定。十、所有檔案中的各方人員必須手簽全名，不能以蓋章或復印代替手簽名。外觀質(zhì)量要求：竣工圖必須是新藍圖，圖紙質(zhì)量的規(guī)格統(tǒng)一，圖面整潔、字跡線條清晰、耐久、標注位置合理。如變更設計通知單、洽商會議記錄等文件編號，加蓋“竣工圖章”，圖號為原圖號后加“變”字；凡是圖形、標高沒有變化，但工程數(shù)量與原設計工程數(shù)量不同的。（四）施工圖被取消的，包括設計變更取消或現(xiàn)場沒施工的不需編制竣工圖，但應在原圖中注明“取消”并將原圖作廢，在竣工圖目錄上保留原圖名稱注明“取消”。（七）完成竣工圖的編制后。三、竣工圖的更改方法（一）文字、數(shù)字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制；有關施工技術要求或材料明細表等有文字更改的，應在修改變更處進行杠改，當更改內(nèi)容較多時，可采用注記說明。四、竣工圖的審核（一）竣工圖編制完成后，送監(jiān)理單位審核，發(fā)現(xiàn)不準確或短缺時要及時修改和補齊。（五）一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊的，應將復印件附后在有關卷冊中，或在備考表中說明。地基及基礎錄像：建（構）筑物基礎類型及施工技術工藝制作的照片、錄像；建（構）筑物的位移、沉降、變形及處理的照片、錄像。工程照片質(zhì)量要求圖像清晰，工程照片應包括底片和文字說明，工程照片文字說明內(nèi)容包括所拍攝照片的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素。二、驗收申請項目建設單位應向項目檔案驗收組織單位報送檔案驗收申請報告，并填報《重大建設項目檔案驗收申請表》。（四）驗收要求項目檔案驗收應在項目竣工驗收3個月之前完成。項目檔案驗收會議的主要議程包括：（1）項目建設單位（法人）匯報項目建設概況、項目檔案工作情況；（2）監(jiān)理單位匯報項目檔案質(zhì)量的審核情況；（3）項目檔案驗收組檢查項目檔案及檔案管理情況；（4）項目檔案驗收組對項目檔案質(zhì)量進行綜合評價；（5）項目檔案驗收組形成并宣布項目檔案驗收意見。這造成相關人員在主觀上不重視工程項目檔案管理工作。三、案卷形成質(zhì)量較差，在齊全性、真實性、耐久性方面存在不足，主要表現(xiàn)在文件材料不閉合、簽署手續(xù)不完備、填寫不規(guī)范、簽名不真實、公章使用尺度把握不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)來源缺乏依據(jù)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)前后不一致、結論簽署用語不準確、質(zhì)量評定扣分依據(jù)不充分、使用紙張不耐久等問題。針對案卷形成質(zhì)量較差、整理質(zhì)量不理想的問題，應參照本指南的相關要求，并深刻領會綜合類文件必須遵循“閉合”原則、技術類文件按照單位、分部、分項工程劃分原則進行收集、整理，并使最終形成的項目檔案能真實反應建設過程、便于使用查找這一目的。三、本指南提供的評表、檢表只明確了檢測項目和權值，而未明確規(guī)定值或允許偏差。如：“KXX+XXX□□橋”（中心樁號+橋梁名稱），“KXX+XXX～KXX+XXX路基工程”（起迄樁號+工程名稱），“KXX+XXX～KXX+XXX路面工程底基層”；③樁號及部位欄填寫要準確。（三）工程資料中各個分項工程的評表、檢表、施檢表、試驗表中的相應數(shù)據(jù)必須對應，杜絕出現(xiàn)前后不統(tǒng)一的現(xiàn)象。②水泥、鋼筋等外購材料要有“建筑材料報驗單”，廠家合格證，出廠證明質(zhì)量報告。⑤所有試驗報告均須加蓋試驗室公章。在項目開工前施工、監(jiān)理單位須按照《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》（JTG F80－2004）（以下簡稱《評定標準》）附錄A及《佛山市交通建設工程項目單位、分部、分項工程劃分及檢驗項目、頻率和數(shù)量規(guī)定》（佛交監(jiān)函〔2008〕12號）的要求劃分單位工程、分部工程和分項工程并確定相應使用的各類表格，監(jiān)理單位負責審查施工單位劃分及表格，建設單位負責審查監(jiān)理單位劃分及表格，原則上施工過程中不得隨意更改，若需修改則須經(jīng)原審查單位同意。如在橋梁工程中，施工單位以每個墩為分部工程，而監(jiān)理單位可以整個下部構造為一個分部工程。七、砌筑工程按每1～3km為分部工程，鑒于強度等技術指標檢測值較多離散較大可能導致不合格，故盡可能細分分部工程，最好每分部工程劃分控制1km左右或每一處砌筑工程。十、橋梁工程中，施工單位基礎及下部構造以每墩、臺為一分部工程；上部結構預制和安裝、上部結構現(xiàn)澆筑按每結構受力劃分分部工程，例如：簡支結構以每跨劃分分部工程，連續(xù)梁以每一結構受力聯(lián)為一分部工程；上部結構總體及橋面按全橋為一分部工程；每座橋的防護工程、引道工程各劃分為一個分部工程。這些材料不能與招、投標文件放在一起。公路建設項目檔案案卷組成包括以下內(nèi)容：一、工程可行性研究項目建議書及報批文件；項目選址意見書及報批文件工程可行性研究報告及其評估、報批文件(附圖一起歸檔)；項目評估(包括借貸承諾評估)、論證文件；環(huán)境預測、調(diào)查報告、環(huán)境影響報告書和批復、水土保持批準文件、文物調(diào)查、保護等文件。四、工程項目管理文件的主要內(nèi)容征用土地批準文件及紅線圖；占地用圖、土地使用證；公路建設用地呈報表及征地數(shù)量明細表；征地拆遷合同協(xié)議、補償建筑物、電力電訊設備協(xié)議書；招標文件審查、技術設計審查、技術協(xié)議；招標投標、承包合同；招標書、招標修改文件、招標補遺及答疑文件；投標書、資質(zhì)材料、履約類保函、委托授權書和投標澄清文件、修正文件；中標通知書，評標報告；合同變更、索賠等涉及法律事務所的文件；1定標、租賃工文件；1電、暖、煤氣等供應協(xié)議書；五、竣工結算及財務決算竣工文件勘查設計結算協(xié)議及有關文件監(jiān)理結算協(xié)議及有關文件各合同段施工結算協(xié)議及有關文件項目竣工決算報告財務報告六、竣工驗收文件項目交、竣工驗收報告；項目建設總結；工程設計總結；工程施工總結；工程監(jiān)理總結；項目質(zhì)量評審文件；工程現(xiàn)場聲像；工程審計文件、材料、決算審計報告；檔案驗收審批文件、交工驗收文件。本指南按照《公路工程施工監(jiān)理規(guī)范》（JTJ G102006）的相關要求，對所有監(jiān)理管理性用表進行了統(tǒng)一和簡化，其使用的評表、檢表、試驗用表與施工單位用表除在簽名、結論意見等格式存在差異外（如圖57），其余內(nèi)容基本一致（具體表格詳見第四冊）。五工程計量與支付六單位、分部、分項工程質(zhì)量檢驗評定報告主要包括：①評定報告；②建設項目質(zhì)量檢驗評定表；③單位工程質(zhì)量檢驗評定表；④分部工程或分部工程匯總質(zhì)量檢驗評定表；⑤分項工程質(zhì)量檢驗評定表。本節(jié)主要內(nèi)容重點介紹技術類文件（即質(zhì)量保證資料）的編排順序，為本指南的核心內(nèi)容，其基本思路是以分項工程為一單元進行編制整理，然后匯總成分部工程、單位工程。二工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要、重要會審紀要等。六試驗檢測資料非支撐評表用的原材料、構件檢測，含出廠證明、質(zhì)量鑒定報告單及其試驗報告。四施工總結主要內(nèi)容：工程地理位置圖、工程規(guī)模、承包單位基本情況及完成的主要工作量、工程管理、采用的新技術、交工自查結果、經(jīng)驗總結以及其它相關內(nèi)容。施工單位歸檔范圍見表7，分項工程質(zhì)量保證資料編排順序詳見表8，具體表格詳見第四～八冊。與各有關單位的往來文件等由監(jiān)理單位按階段、問題分類整理組卷，組卷時注意把過程文件（如請示與批復、來文與復文等）為一件歸檔。 監(jiān)理單位項目文件歸檔范圍 表6序號項目文件范圍一投標書及中標通知書二監(jiān)理計劃、監(jiān)理實施細則三合同管理文件主要包括工程變更資料、工程延期審查報告、費用索賠審查報告、爭端與仲裁文件、分包轉讓及指定分包審查文件、保險檢查情況等資料。其中2一起組卷，3單獨組卷，5一起組卷。二、設計基礎材料工程地質(zhì)、水文地質(zhì)，勘察設計、勘察報告、試驗報告、重要土（巖）樣及說明；地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及重要設備安裝測量定位、觀測記錄；水文、氣象、地震等其它設計基礎資料。首先是批準文件、接下來征地拆遷合同、協(xié)議、土地使用證，紅線圖等，公路的紅線圖數(shù)量較大，其組卷按征地的起止地點進行有序排列。卷內(nèi)反映同一問題的材料應排列在一起，按時間順序或重要程度排列。九、分離式公路橋梁由于是分開設計、分開施工，因此其基礎及下部構造、上部構造、橋梁總體及橋面等分別按左、右幅劃分分部工程匯總。五、排水工程按每1～3km為分部工程，鑒于強度等技術指標檢測值較多離散較大可能導致不合格,故盡可能細分分部工程,最好每分部工程劃分控制1km左右。二、在單位工程、分部工程和分項工程劃分時，盡可能考慮施工的連續(xù)性，以確保各分項工程能及時評定。（七）表格中不需填寫的部分和空白部分應用“／”斜線劃掉或填寫“以下空白字樣”。③試驗室要建立試驗臺帳，臺帳主要包括試驗項目、試驗結果、試驗完成時間、工程部位等（按統(tǒng)一表格）。②外觀鑒定描述按照評定標準要求規(guī)范填寫，扣分要做到有依有據(jù)，且應與各對應的質(zhì)量報告單外觀檢查意見對應；③結論簽署應規(guī)范、明確。⑦構件名稱及編號要填寫到位，如：“13m預應力空心板第X跨第X片”；⑧，要填寫完整的年月日（）；⑨不能出現(xiàn)有意見沒簽名、有簽名沒意見、沒日期等；⑩簽名不能用藝術字、繁體字等。四、在使用本指南時必須緊扣檔案管理要求，并注意以下細節(jié)：（一）施工、監(jiān)理單位自檢資料的表頭、簽字及時間要規(guī)范完整：①項目名稱填寫要規(guī)范、準確，項目名稱以本工程立項的名稱為準。在使用過程中須注意以下事項：一、在項目開工前，施工、監(jiān)理單位必須按照《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》（JTG F80－2004）的要求和第二章第一節(jié)的注意事項劃分單位工程、分部工程、分項工程后，選擇項目的使用表格（本指南提供表格不滿足要求時，須由監(jiān)理單位牽頭編制新增表格，表號不得與本指南表號重復，并報佛山市交通工程質(zhì)量監(jiān)督站〔以下簡稱“市質(zhì)監(jiān)站” 〕備案）。針對上述通病，提出以下建議：建設單位應在招標文件里明確各參建單位在項目文件材料的形成、整理、檔案移交等方面的義務，并在過程管理中將工程檔案與計量掛鉤，嚴格實行“資料不全不予計量”的管理模式。部分項目的專職資料員對項目的工程內(nèi)容、管理流程、施工工藝、試驗檢測、質(zhì)量評定等專業(yè)領域不了解，其工作定位僅僅停留在普通文職人員類別，基本上均為被動收集（即將別人提供的材料進行保管）。從我市今年所形成的交通基礎設施項目所形成的工程檔案檢查驗收情況看，仍存在以下常見問題：一、檔案管理制度不完善、制度未落到實處。項目檔案驗收以驗收組織單位召集驗收會議形式進行。（二）項目檔案驗收申請報告的主要內(nèi)容包括：項目建設及項目檔案管理概況；保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)所采取的控制措施；項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量狀況；檔案在項目建設、管理、試運行中的作用；存在的問題及解決措施。工程錄像檔案規(guī)格為專業(yè)帶，工程錄像檔案帶盒上應標有簡要說明，內(nèi)容包括工程名稱、主題、錄制人、帶長時間、審核人及批準人。工程施工組織及工程質(zhì)量：工程開工程儀式形成的各種照片、錄像；工程施工中主要的質(zhì)量檢查、驗收的照片、錄像。編制單位竣　工　圖編制人技術負責人編制日期監(jiān)理單位名稱監(jiān)理人760131010101080252530圖2： 竣工圖章式樣（單位mm）第六節(jié) 聲像檔案的編制指南工程聲像檔案，是建設項目檔案的重要組成部分，是反映建設工程現(xiàn)場原地物、地貌和工程施工主要過程及建成后的建（構）筑物的照片和錄像檔案。（三）竣工圖按單位工程、裝置或?qū)I(yè)編制，并配有詳細編制說明和目錄?？捎谩啊碧枌⒈恍薷牡木€條劃去，在適當?shù)奈恢蒙蟿澤闲薷木€條。見表1 設計變更與竣工圖修改對照一覽表 表1序號圖紙名稱原圖號竣工圖號變更修改內(nèi)容變更編號頁次備注（八）更改應用黑色墨水或碳素墨水。（六）原設計沒有的后來變更增加的部分。各責任人簽認后，作為竣工圖；（三）涉及結構形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圖面變更面積超過10％的，應重新繪制竣工圖。施工單位可以在原施工圖上加蓋“竣工圖章”（式樣見圖2）（必須是新圖，竣工圖章應使用不褪色的紅印泥）代替描制竣工圖，并經(jīng)有關責任人簽認后作為竣工圖，圖號為原圖號后加“竣”字，蓋竣工圖章的部位在藍圖的右下角的設計圖標上方或是靠近圖標不壓蓋圖形、文字的地方；（二）凡在施工過程中，對原設計做一般性設計變更的，可不重新繪制，在原施工圖上直接修改作為竣工圖。如測量檔案、試驗檔案、檢測檔案等，如果必須更改的話，應在旁邊簽名。 八、原始檔案報送工程文件管理組，承包商與監(jiān)理留一份復印件；報送若干份監(jiān)理審查認可的竣工程圖以及電子版