【正文】 . . . .第一章 總 則第一節(jié) 建設項目檔案編制的意義及依據(jù)一、編制竣工檔案的重要意義（略）二、編制竣工檔案的依據(jù)為規(guī)范和統(tǒng)一公路建設項目檔案編制及檔案整理，全面、系統(tǒng)、準確、及時完成項目檔案編制工作，根據(jù)《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T118222000）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T282002）、《廣東省實施公路建設工程項目文件材料立卷歸檔管理辦法》（粵交辦〔2002〕404號文）、《公路工程竣（交）工驗收辦法》（交通部〔2004〕第3號令）、《關(guān)于貫徹執(zhí)行公路工程竣交工驗收有關(guān)事宜的通知》（交公路發(fā)〔2004〕446號）、《關(guān)于印發(fā)佛山市重點建設項目檔案管理辦法的通知》（佛府辦〔2005〕116號）、《轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局 國家發(fā)展和改革委員會關(guān)于印發(fā)重大建設項目檔案驗收辦法的通知》（佛檔〔2006〕48號）、現(xiàn)行公路工程標準、規(guī)范、規(guī)程之規(guī)定，制定本《指南》。交通基礎設施建設項目檔案須遵照執(zhí)行的部分規(guī)范詳見附件1～6。第二節(jié) 建設項目檔案編制組織機構(gòu)及職責一、建設單位組織機構(gòu)與職責（一）建設單位組織機構(gòu)建設單位在項目建設進入施工階段時，必須做好項目各階段文件的統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)管理。明確一位負責人分管檔案工作，確定專門的檔案工作機構(gòu)和人員（專職或?qū)Ｘ煈曧椖拷ㄔO規(guī)模而定）負責項目檔案材料的積累和監(jiān)督指導工作。隨著項目建設的展開而開展檔案工作。同時把檔案工作網(wǎng)絡擴展到項目參建的每一個單位，建立與項目相適應的檔案管理網(wǎng)絡機構(gòu)。參照圖1：工程部（辦公室）檔案室計劃部工程部……監(jiān)理單位設計單位領(lǐng) 導：協(xié)調(diào)工作工作人員：具體工作（總承包）施工隊施工隊………施工隊圖1 檔案管理網(wǎng)絡機構(gòu)圖（二）檔案管理機構(gòu)的職責（略）二、勘測設計單位組織機構(gòu)與職責（略）三、監(jiān)控單位組織機構(gòu)與職責（略）四、施工單位組織機構(gòu)與職責（一）施工單位必須成立與項目檔案管理相適應的管理機構(gòu)和人員，明確分管工程檔案的領(lǐng)導，在管理全過程中不允許隨意更換項目檔案管理人員（工程文件管理組要求更換除外）。（二）按時完成與工程施工有關(guān)的檔案收集、整理、保管和移交工作；按項目檔案的規(guī)范要求進行自檢，提供計量附件檔案（開工報告、自檢自評檔案、工程圖紙等）、計量檔案、進度計劃及執(zhí)行情況報告、提交變更申請、施工總結(jié)（包括階段總結(jié)和工程總結(jié)）。（三）對上報的項目檔案的真實性、準確性和完整性負全責，即使得到監(jiān)理、工程文件管理組和業(yè)主的簽認，施工單位仍不能免除在該方面的責任。（四）施工單位應參與項目檔案預驗收和正式驗收會。五、監(jiān)理單位組織機構(gòu)與職責（略）第三節(jié) 文件的收集與整理一、文件收集文件收集應注意以下事項：檔案工作人員必須具備一定的專業(yè)水平和工作經(jīng)驗，特別須熟悉相關(guān)的工作流程、施工工藝，切實將被動收集變?yōu)橹鲃邮占?。應區(qū)別文件收集與檔案整理是兩個不同概念，部分文件在過程中需要收集，但在檔案整理過程中應予以剔除（如消防、衛(wèi)生防疫、防洪防旱等普發(fā)性文件，且施工過程中未造成后果的）。文件收集順序應盡可能遵循檔案整理的規(guī)律，以減少后期檔案整理的工作量。如來往文件的收集必須遵循“閉合原則”，施工技術(shù)文件必須依據(jù)經(jīng)過批準的單位、分部、分項工程劃分為主線進行收集。收集過程應注意審查提交的文件是否符合檔案管理的相關(guān)要求，如簽名是否齊全、字跡是否清晰、紙張是否規(guī)范等。二、文件整理項目檔案的整理一般按如下步驟進行：組卷——卷內(nèi)文件排列——案卷編目——案卷裝訂——案卷排列。（一）組卷的基本方法總體原則按照形成主體、事件、專業(yè)、時間為主線劃分類別，項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；設備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。各類別按以下基本方法進行組卷：案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。綜合管理性文件的組卷方法：這類型文件的立卷首先應按事件分類，然后同類時間形成材料按時間先后（或重要程度）進行排序。如立項、征地拆遷、報建是幾項不同的工作，形成的文件也自然分成幾個問題，可把反映不同問題的文件分開。同一問題形成的文件按時間順序排列，若文件數(shù)量多，可按問題組成若干個案卷，如數(shù)量不多，可組成一卷。卷內(nèi)反映同一問題的文件應排列在一起，可按時間順序或重要程度排列。如征地拆遷包括征地拆遷合同協(xié)議、征地批文、征用土地數(shù)量一覽表、占地圖及土地證等，這些材料不能與招、投標文件放在一起，它們不僅形成的時間不同，最主要的是它們的內(nèi)容完全不同，所以應單獨組卷。圖紙的組卷方法：各階段形成的圖紙應單獨組卷，各卷內(nèi)按圖紙目錄控制其排序。如果一張施工圖由若干單位施工，建設單位要指定匯總?cè)?，各施工單位完成自己負責的部分后交有關(guān)單位匯總?？⒐D與施工圖數(shù)量不一致（有增加或減少）時應重新填寫目錄，同時保留原施工圖紙目錄。施工文件的組卷方法。施工文件的開工報告、施工組織設計、施工計劃、施工日志及中間驗收等分別按合同段集中組卷；各項施工原始記錄（施檢表）、試驗檢測報告（試驗表）、評表和檢表按照單位、分部、分項工程劃分整理組卷；原材料按批量形成，單獨組卷。工程變更文件的組卷方法。由于工程變更文件的特殊意義和作用，它們不能直接附在被變更的竣工圖的次頁，應以單項（單位）工程為單元，把涉及該單項（單位）工程的所有變更通知單集中起來，前面附上該單項（單位）工程的變更通知單目錄。如修改通知單數(shù)量少，可組成一卷，卷內(nèi)可按文號順序排列；如數(shù)量多，則要按文號或?qū)I(yè)（標段或單位工程）分別組卷。若一張更改通知單涉及多圖多處修改，圖紙又不在同一單位工程的，應將復印件附在有關(guān)卷冊或在備考表中說明；若一張圖紙有多張修改通知單修改的，這些修改通知單應集中順序排列。在施工過程中的工程聯(lián)系單也可按文種組卷（做法與修改通知單相同）。監(jiān)理文件的組卷方法。（1）項目監(jiān)理依據(jù)性文件的整理：監(jiān)理依據(jù)性文件包括《監(jiān)理大綱》、《監(jiān)理規(guī)劃》和各專業(yè)的《監(jiān)理實施細則》等，這些監(jiān)理依據(jù)性文件應該在項目批準實施后整理歸檔，排列方法一般按專業(yè)的先后順序。（2）監(jiān)理工作性文件：項目監(jiān)理工作性文件產(chǎn)生于整個項目建設的各有關(guān)方面，它反映項目建設參建各方的有關(guān)建設項目情況，是建設項目的實質(zhì)性文件。在項目開工前要統(tǒng)一規(guī)定不同文種的文號編排方式，如開工令、復工令等可設文種，圍繞工程質(zhì)量、支付、會議紀要、備忘錄也應分別設文種、文號。不同的專業(yè)和業(yè)務范圍應分別設立文種，這樣一來文件管理才能有序。監(jiān)理文件排列時按發(fā)文程序，一份文件如有擬稿、簽發(fā)、審批記錄，應將請示、批復放一起，以便于文件的管理。同時，也便于隨時了解發(fā)文數(shù)量等。對于監(jiān)理過程中產(chǎn)生的文件材料，應按文種（或?qū)I(yè)）——時間整理組卷。如變更支付、進度款支付、索賠支付要分別單獨組卷，同時應把過程文件材料作為附件一并歸檔。監(jiān)理月報按年度組卷。與項目有關(guān)的來往文件應整理歸檔，與工程有關(guān)的但沒有批文，沒有結(jié)果的報告，應單獨立卷，待竣工驗收后處理。具體組卷的排列方法參考如下：①監(jiān)理依據(jù)性文件歸檔時間在其形成后組卷，如：監(jiān)理大綱、監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則；②監(jiān)理工作性文件的組卷工作在次年第一季度或積累到一定厚度及時組卷，如：開工、停工、復工令、監(jiān)理文件、會議紀要、備忘錄、工程款項支付、監(jiān)理簡報、監(jiān)理日志等；③監(jiān)理工作中形成的照片、錄音、錄像帶可按形成內(nèi)容隨時組卷。（二）卷內(nèi)文件排列管理性文件按問題、時間或重要程度排列。施工文件按管理、依據(jù)、建設、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。設備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列?？⒐D按專業(yè)、圖號排列。卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；批復在前，請示在后；結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后。（三）案卷的編目編頁號的目的是為了鞏固卷內(nèi)文件的順序和確切地統(tǒng)計案卷內(nèi)文件材料的數(shù)量，確保其完整性。裝訂的案卷一律依序編制頁號，順序均從“1”開始，一頁一號。正面在右下角編號，反面在左下角編號。每一卷（冊）一個序號，均從“1”開始（不能若干卷一個序號）。有些技術(shù)說明書，如果已經(jīng)是裝訂成冊的出版物并擁有序號，可以不重新編頁號，只需在備考表中說明此卷號的總頁數(shù)。卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄式樣如下：卷　內(nèi)　目　錄序號文件編號責任者文件材料題名日期頁號備注（1）序號：應用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序，一份文件一個號。（2）文件編號：應填寫文件材料的文號或圖樣的圖號、項目代號等。（3）責任者：應填寫文件材料的形成部門或主要責任者?？刹扇⊥ㄓ玫臉藴屎喎Q。（4）文件材料題名：對于文件類的資料，應每一份文件列一條目錄；對于原始施工記錄、原材料試驗等非文件性的資料，不必細分到一張記錄表列一條目錄，也不能粗略到一盒檔案就一條目錄，可按樁號范圍、工程部位、工藝順序等拆分每一盒檔案的內(nèi)容，例如對橋梁而言，可以一座橋每一根樁或一個承臺或一條立柱等列一條目錄。如果文件形成時對工程名稱填寫不準確的，編制卷內(nèi)目錄時要糾正 如：會議紀要、變更通知單中每一份文件沒有題名的要擬卷內(nèi)題名，主要揭示會議主題、修改內(nèi)容等。（5）日期：應填寫文件材料的形成日期。填寫文件的年、月、日。若是一份文件材料里有多個日期的，則應填起訖日期如：—。（6）頁號：應填寫每份文材料首頁上標注的頁號,最后一份文件應標注首尾頁號。（7）備注：需要時填寫（8）卷內(nèi)目錄：排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。案卷封面和脊背的編制案卷封面包括案卷外封面（檔案盒）和案卷內(nèi)封面。（1）案卷題名：應簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，主要包括項目名稱或代字、代號及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。主要由建設工程全稱、子項工程名稱、內(nèi)容、文種或載體形式（如錄像帶、照片）等四部分組成。如“工程（分部或分項）混凝土（砂漿）抗壓統(tǒng)計匯總表”（2）立卷單位：應填寫負責建設項目文件材料組卷的部門或項目負責部門。（3）起止日期：應填寫案卷內(nèi)建設項目文件材料形成的起止日期。（4）保管期限：應依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。（5）密級：應依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)建設項目文件材料的最高密級。（6）檔號：應填寫分類號（項目代號）、案卷號。分類號是指按統(tǒng)一的分類規(guī)則劃分本大類內(nèi)全部檔案后所給定的類別號；項目代號是指項目檔案所反映的工程的代號；案卷號是指項目檔案按一定順序排列后的流水號。卷內(nèi)備考表（1）說明：包括案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。（2）立卷人：應由責任立卷人簽名。（3）立卷日期：應填寫完成立卷的日期。（4）檢查人：應由案卷質(zhì)量審核者簽名。（5）檢查日期：應填寫審核的日期。（6）互見號：應填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應注明檔案載體形式，并用括號括起。（7）卷內(nèi)備考表：排列在卷內(nèi)文件材料之后。臨時檔號編制規(guī)則：第一個字母表示合同工程編號；第二個字母為大類代號：l—綜合性文件，2—設計文件，3—施工文件，4 —監(jiān)理文件，5 —竣工圖表，6— 科研文件，7 —設備文件；8—試運行類、財務器材管理類第三個字母表示流水序號。例如某項目是由A、B、C 三個單位分包的，A、B、C分別把各自編制完畢的施工文件、竣工圖向總包單位移交。其編號模式：A3—1（A 表示第一合同工程；3表示施工文件；1表示施工文件的第一卷）。總包單位應按照項目檔案整理的有關(guān)要求，把A、B、C三個單位形成的施工文件按單項、單位工程理順其排列順序，歸入施工階段形成的文件內(nèi)；把A 、B 、C三個單位分別編制的竣工圖按設計圖紙的排列順序理順，歸入竣工圖表中。根據(jù)項目檔案形成特點，需要建設單位在接收施工、設計、監(jiān)理單位移交的項目檔案后，進行案卷的匯總整理。（四）案卷裝訂要求案卷采取裝訂與不裝訂兩種形式；文字材料一般要裝訂，圖紙不裝訂。裝訂的案卷，厚度以3cm 左右為宜；不裝訂的案卷，厚度不要超過3cm 。案卷內(nèi)不同幅面的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的要先修復。幅面一般采用國際標準A4型（297mm210mm）。案卷裝訂一般采用“三孔一線”結(jié)扣法，要求整齊、牢固、美觀，不能出現(xiàn)脫頁、壓字、文件倒置的現(xiàn)象。文件采用不裝訂時，應在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋和填寫檔號章。檔號章內(nèi)容有：檔號、序號。其中檔號應填寫分類號（項目代號）和案卷號；分類號按事先編制的分類編號方案填寫檔案的分類號和案卷順序號；案卷號是指項目檔案按一定順序排列后的流水號；序號應用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序。檔號章用紅色印泥蓋“檔號章”，檔號、序號的代號及代字用黑色墨水填寫或蓋數(shù)字、字母章。外文資料應保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。（五）案卷的排列建設項目案卷按依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術(shù)設計、施工圖設計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)，水電、消防，環(huán)保等順序排列。（六）復制圖（藍圖）的折疊方法—8 要求統(tǒng)一折疊。幅面采用國際標準A4型（297mm210mm），圖樣折疊時應將圖面折向內(nèi)方，標題欄露在右下角。圖紙采用不裝訂的折疊方法。應在每張圖紙的右上角加蓋檔號章。（七）底圖的整理底圖不能裝訂，也不能折疊，組卷后一般是裝在大牛皮紙袋中平放在專用底圖柜中，或卷成筒裝入硬紙筒保存。不管用哪種方法，底圖進行整理、排列時，