第12章：辦公室主任職責標準-人力資源綜合-wenkub
2023-06-03 16:17:25 本頁面
【正文】 手資料，進行綜合分析，去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里，從中理出完成各項工作任務和進行決策的有利因素和不利因素，及時向領導反饋，協(xié)助領導實施科學的宏觀決策和有效的指揮，保證各項工作目標和任務的圓滿完成。這既是領導決策民主化、科學化的迫切需要，又是新時期賦予辦公室主任工作的一項重要任務。 第二節(jié) 參謀職責 參謀職責是指辦公室主任在輔助領導決策過程中所 應有的職能和應盡的責任。 辦公室主任“承辦”的具體形式，主要有“主辦”、“會辦”、“轉辦”、“催辦”等。上一級辦公單位及其負責人向下級辦公機關及其負責人交辦事項的范圍較廣，除了調(diào)研任務之外，還有諸如信息反饋、來信來訪以及系統(tǒng)內(nèi)部自身業(yè)務建設等具體事宜，都需要下一級承辦者認真辦理。即使是領導交由其他部門或其他人員辦理的事項，辦公室主任也有協(xié)助辦理的責任；有時，一些牽涉面較廣、歸屬不太明確的且其他有關職能部門不便于也不宜承擔的事項，則須由辦公室主任去具體承擔、落實。 第十二章 辦公室主任職責標準 第一節(jié) 承辦職責 承辦職責是指辦公室主任對領導決策意見的貫徹、實施，承辦各職能部門乃至下級機關、基層群眾轉辦事項等方面所應有的職能和應盡的責任。 二、承辦上一級辦公部門交辦事項 各級辦公室既是本級政府的綜合辦事機構，是獨立存在的一個整體；又是從中央到地方整個辦公系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，是依存于大整體 的部分。 三、承辦同級和下級單位轉辦事項 為了保持領導機關工作的正常秩序，各職能部門和下級單位向領導機關、領導匯報請求問題，往往不直接去找領導本人，而是先找辦公室主任，辦公室作為所在單位與外界聯(lián)系的窗口和紐帶，經(jīng)常需要安排、處理各職能部門和下級機關轉辦的事項?！爸鬓k”即直接負責具體辦理；“會辦”即會同有關部門和單位聯(lián)合辦理；“轉辦”即轉由其他有關部門和負責人辦理。決策是領導者的基本功能。 一、履行參謀職責的便利和優(yōu)勢 由于辦公室的工作有著同其 他部門明顯不同的從屬性等特點，領導層確定要抓的工作，也多是辦公室主任著力要辦的事情，正是由于這種“思維共振”，使得辦公室主任的工作能與領導者的工作合拍，從而為辦公室主任輔助領導者決策提供了便利。 二、正確發(fā)揮參謀職責的注意事項 作為領導，就應當允許乃至鼓勵辦公室主任在一定情況下同自己唱“對臺戲”。 、決策后多反饋 作為辦公室主任，就應當做到領導決策前多參謀、領導決策后多反饋 ，即：在領導決策前，辦公室主任要通過調(diào)查研究，協(xié)助領導廣泛收集同決策密切相關的各種情況，然后進行縱向、橫向的可靠性研究，經(jīng)過加工和篩選，為領導提供可供選擇的多種方案；在領導決策過程中，辦公室主任要通過調(diào)查研究，收集和整理各方面的意見和反應，為領導進行冷靜周密的思考提供準確的依據(jù)，堅定領導決策的信心和決心；在領導決策后，辦公室主任要通過調(diào)查研究，了解和掌握決策意見的貫徹執(zhí)行情況、可供借鑒的典型經(jīng)驗、需要解決的某些問題、協(xié)助領導搞好跟蹤反饋，保證決策意見順利的貫徹落實，或根據(jù)客觀變化了的形勢及時進行調(diào)整和充實。 3.“側向”參謀 “側向”參謀，即當領導集中主要精力考慮某一方面工作時，辦公室主任為避免領導顧此失彼而進行的“提示性參謀”。國家機關的公文工作，即指圍繞公文的擬制、處理與保管工作而需要進行的由撰稿、審稿、簽發(fā)、印刷、收發(fā)、登記、批辦、催辦、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)所構成的整個運轉流程。 二、信息管理 辦公室主任輔佐領導決策，發(fā)揮參謀職能，主要是通過向領導 提供適用信息和依據(jù)信息出謀獻策而實現(xiàn)的。 目前，在一些領導機關的管轄區(qū)內(nèi)，已基本形成以該機關辦公室的信息機構為中心，包括下級、同級各辦公室信息機構在內(nèi)的信息網(wǎng)絡 (當然，該級信息機構又同時以上級的信息機構為中心 )。 信息傳輸?shù)姆较蛉绾?，即與領導決策的需求是順應還是相逆，這是辦公室主任應當加以控制、管理的。 信息可分為兩個層次：初級層次，即直觀性地反映事物動態(tài)的信息；高級層次，即全面反映事物概貌，深入反映事物本質(zhì)及其運動規(guī)律的信息。其次要管“質(zhì)量”，對初級層次的動態(tài)信息要力求既快又準；對高級層次信息要力求既準又深。辦公室主任在加強機關財務管理 方面發(fā)揮著重要的作用，它主要通過合理安排和執(zhí)行預算、指導、督促各有關部門開源節(jié)流、合理組織收入，加強財務監(jiān)督，維護財經(jīng)紀律，保證機關工作任務的順利完成。要充分認識辦公室工作的特點，分別選調(diào)各種不同類型的專業(yè)人才和管理人才，使之結構 合理，運轉協(xié)調(diào)。同時，辦公室主任還要加強對現(xiàn)有工作人員的培養(yǎng)、提高，要根據(jù)實際需要，通過各種形式，努力提高員工的科學文化知識素質(zhì)和業(yè)務能力素質(zhì)。后者如搞好食堂、幼兒園、托兒所、醫(yī)務所等方面的管理工作；做好員工宿舍的興建、分配、管理和修繕工作；組織好機關的文娛體育活動，活躍員工的
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