【正文】 取。其中包括：專業(yè)能力——指熟悉專業(yè)業(yè)務(wù)工作；理解與領(lǐng)會能力——含有高度的注意力、靈敏的反應(yīng)力、深刻的理解力、牢固的記憶力以及睿智的品評力等；條理與駕馭能力；口語表達(dá)能力；應(yīng)變能力（臨機(jī)處理能力）；交際公關(guān)能力等。二、行政工作基本規(guī)律行政工作的基本規(guī)律就是：按照本單位、企業(yè)發(fā)展的總體規(guī)劃，在從事的崗位基礎(chǔ)上有創(chuàng)造性地做好本職工作。如辦公室秘書在考慮一次重要接待或重要會議時要事無巨細(xì)，不可遺漏任何細(xì)節(jié)并且都要予以落實(shí)，才能取得工作的完滿。第二章 行政工作特點(diǎn)和基本規(guī)律一、行政工作特點(diǎn)（一）從屬性從工作角度上來講，行政工作、尤其是行政事務(wù)工作從屬性非常突出。三、參謀作用實(shí)質(zhì)上是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的功能表現(xiàn)。第六章 其他常用公文種類的寫作分別重點(diǎn)講授計劃、總結(jié)、會議記錄、經(jīng)濟(jì)合同等常用文種的寫作特點(diǎn)和要求。30 / 36上 編 行政事務(wù)第一章 行政工作的作用一、樞紐作用 行政工作既是每一個具體崗位，又勾連上下左右。四、信息、耳目作用行政人員要立足本職崗位，為領(lǐng)導(dǎo)的決策和決策的施行采集上報有關(guān)信息，通過調(diào)查研究，提供參考材料。我們要深切意識到這一重要屬性和特點(diǎn)，才能弄清出發(fā)點(diǎn)，有針對性地開展好自己的工作。（三）被動性與主動性相結(jié)合行政工作首先是被動性的，因?yàn)樵诰唧w的工作崗位上要受到來自不同等級的上級部門或領(lǐng)導(dǎo)的直接指揮，按照企業(yè)發(fā)展的總體規(guī)劃統(tǒng)籌考慮確定崗位及其職責(zé)。隨著本單位、企業(yè)的不斷發(fā)展擴(kuò)大，事業(yè)日漸興旺昌盛，對行政人員的基本要求隨之不斷提高，對大家的素質(zhì)要求等等也隨之不斷提高。（二）較強(qiáng)的文字表達(dá)能力不僅要具備基礎(chǔ)寫作的一般要求，更重要的是要符合公文寫作的特殊要求。二、智能素養(yǎng)（一）知識積累主要包括：第一，政治理論和政策法規(guī)方面的知識；第二，業(yè)務(wù)知識；第三，歷史文化以及邏輯思維等方面的知識等等。其中語言能力體現(xiàn)思維水平，因?yàn)檎Z言是表達(dá)思想、進(jìn)行交際的工具，沒有思維就沒有語言，沒有語言也表達(dá)不出思維結(jié)果，兩者相輔相成。它是以知識、經(jīng)驗(yàn)和思維力作為后盾，并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關(guān)?？鬃釉疲骸拔崛杖∥嵘?。它們是一副身心健康劑，還是融洽人際關(guān)系、密切交往效果的優(yōu)化劑。信心來自于對自己、對環(huán)境的清醒分析，而不是盲目自信。競爭是社會發(fā)展的動力，是積極因素，事業(yè)的成功和個人的發(fā)展無不與競爭息息相關(guān)。（一）樹立為事業(yè)埋頭苦干的獻(xiàn)身精神 這是職業(yè)道德的原動力，是其基礎(chǔ)和保證。五、調(diào)查研究（一）調(diào)查研究是基本任務(wù)與基本工作方法調(diào)查研究是行政工作的一項(xiàng)基本任務(wù)和基本工作方法。第四章 行政事務(wù)綜論一、會務(wù)工作（一）會務(wù)工作的種類與作用會務(wù)工作的種類會務(wù)工作的作用（二）會務(wù)工作的原則與內(nèi)容會務(wù)工作的原則會務(wù)工作的內(nèi)容（三）端正會風(fēng)，提高會議質(zhì)量會風(fēng)不正的主要表現(xiàn)端正會風(fēng)的措施二、文檔工作（一）公文處理公文處理的意義與要求公文處理的程序(1)來文處理程序：簽收、登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、督辦、立卷歸檔；(2)發(fā)文處理程序：擬稿、文稿呈批、登記或編號、印制與分發(fā)、立卷歸檔。公文寫作是研究各類公文的寫作規(guī)律、辦法和探索公文寫作能力形成及提高途徑的一門學(xué)科。公文寫作一般沒有寫作者的主動的寫作愿望，大多數(shù)是在機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)人授意下，按照領(lǐng)導(dǎo)者的意圖，或依據(jù)決策層和全體成員的意愿，“遵命”而寫作。與一般寫作活動不同，寫作公文有特定的明確的指向。任何文體都有一定的讀者對象。一般寫作基本上是個體活動。公文有特定的體裁格式，國家有關(guān)部門對公文格式和發(fā)文稿紙等都用國家標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)定，除了維護(hù)行政公文的嚴(yán)肅性以外，還能起到方便起草、方便處理的作用，可以有效地保證公文的高質(zhì)量和公文寫作的高效率。這是一個重要標(biāo)志。公文的體裁需要合乎規(guī)范。行文內(nèi)容上，事項(xiàng)要明確，計劃要可行，意見要中肯，建議要科學(xué)，要求要合理，態(tài)度要明朗，結(jié)論要正確等等，都是公文要實(shí)用的具體要求。這里主要強(qiáng)調(diào)知識儲備和實(shí)踐訓(xùn)練兩方面。其次是公文寫作知識。多練是寫作學(xué)習(xí)中反復(fù)闡述的一條提高寫作能力的基本途徑，公文寫作也不例外。嚴(yán)格來說，公文寫作的要求也是相當(dāng)高的。二、行政公文的分類從內(nèi)容性質(zhì)及其作用上看，公文大致分為三類：(1)專用公文：一定工作部門在一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，根據(jù)公文辦理的特殊需要專門使用的公文，如經(jīng)濟(jì)合同、外交照會、公訴書、商品廣告等等；(2)技術(shù)公文：教學(xué)、科研、生產(chǎn)、基建等領(lǐng)域根據(jù)公文辦理需要使用的公文，如說明書、圖紙等等；(3)通用公文：指機(jī)關(guān)單位根據(jù)公務(wù)活動的需要而使用的公文。公文格式是在長期的治理社會、管理國家、辦理公務(wù)的過程中形成的。第十一條 公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。各個部分、各個項(xiàng)目圍繞主題部分的正文，從不同方面、不同角度，反映、傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的撰寫意圖，組成一個形式與內(nèi)容相結(jié)合的有機(jī)的系統(tǒng)，為公文在傳遞過程中能夠得到正確的處理，發(fā)揮各自應(yīng)有的作用。其中電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”’、“平急”。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。（二）行政公文的行文規(guī)則《辦法》第四章專門介紹行文規(guī)則。第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。第十八條 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。第二十一條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。第14條規(guī)定：“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。第15條規(guī)定：“政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級政府正式行文?！钡?3條還規(guī)定：“受雙重領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。如擅自行文，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。第21條規(guī)定：“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。(4)不得同時抄送下級機(jī)關(guān)。(5)不直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。報告是用來匯報工作、反映情況、提出建議的公文文種，一般上級機(jī)關(guān)不予批復(fù)?！惫谋仨氂兄髦迹瑢懝谋仨毷紫却_立主旨。”如何確立主旨呢？公文主旨來源于人們辦理公務(wù)的社會實(shí)踐，是人們對接觸到的各種各樣的材料產(chǎn)生的各種各樣的感受的反復(fù)分析、認(rèn)真研究中形成的、確定的。確立主旨的要求：要符合黨和國家的政策、法令。主旨要單一、鮮明，有強(qiáng)烈的針對性。材料在公文中是不可缺少的。公文材料的收集：一是各種文件資料及各種信息，二是周圍現(xiàn)實(shí)中的人、事、情況、問題。占有了一些材料，就要對調(diào)查資料進(jìn)行分類整理，通過審查、檢驗(yàn)，區(qū)分資料的真假和粗細(xì)，保證資料的真實(shí)；在此基礎(chǔ)上，根據(jù)調(diào)查的性質(zhì)、內(nèi)容和特征，將相異的資料區(qū)分開來，將相同或相近的資料合為一類。選擇材料就要把不能有效地說明主旨觀點(diǎn)的材料舍去，毫不吝惜。三、行政公文的結(jié)構(gòu)安排如果說，主旨是文章的靈魂，材料是文章的血肉，那么結(jié)構(gòu)是文章的骨骼。安排公文結(jié)構(gòu)的方法主要有：一、層次安排：并列，遞進(jìn)；二、段落安排：并列、遞進(jìn)；三、連接、轉(zhuǎn)折的方法：普遍使用序數(shù)，經(jīng)常使用表示銜接和轉(zhuǎn)接的詞語和句式；四、頭尾圓合的方法“鳳頭豹尾”——開頭要“直”忌“曲”，可用交代式、結(jié)論式、概述式、簡介式，而結(jié)尾可采用期請式、總結(jié)式、說明式、號召式。多用敘述、說明、議論的方法，不用描寫、抒情。（見例二分析）要實(shí)現(xiàn)語言的明晰，特別要注意選用含意確定、自己明白的詞語，要選用通俗易懂的詞語。所謂簡樸，就是要簡明扼要、實(shí)事實(shí)說、直陳直敘，不冗長繁雜、不浮華藻飾。它是依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施，嘉獎有關(guān)單位及人員的公文。（二）行政令——用于公布重大強(qiáng)制性行政措施。（三）正文。多用陳述語氣、祈使語氣。第二節(jié) 決定一、決定的概念決定是對重大事項(xiàng)或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)決定事項(xiàng)的公文。三是獎勵或懲戒有關(guān)單位或人員，如《國務(wù)院關(guān)于2009年度國家科學(xué)技術(shù)獎勵的決定》。另外決定有時也會起到法規(guī)作用，往往是法規(guī)的延伸和補(bǔ)充，具有強(qiáng)制性和行政約束力。三、決定的類型一般分為兩大類型：（一）知照性決定。主要指關(guān)于重大事項(xiàng)和行動的決定以及一些帶有規(guī)定性質(zhì)的決定。語言表達(dá)上，要語氣堅決、鮮明、準(zhǔn)確，決不能模棱兩可，含糊不清。（二）時間標(biāo)注要準(zhǔn)確。原由是事項(xiàng)的依據(jù)、理由。第三節(jié) 公告一、公告的概念和特點(diǎn)公告適用于“向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（二）發(fā)布范圍廣泛。企事業(yè)單位，法院等發(fā)布的公告屬于專門的文書，不是行政公文。正文：一般由原由、事項(xiàng)兩部分組成。第四節(jié) 通告2000年頒布實(shí)施的《辦法》才將公告與通告分為兩種公文。通告的事項(xiàng)一般比較具體且多為業(yè)務(wù)方面，使用頻率很高。（四）獨(dú)特的發(fā)布方式。三種情況皆可。四、通告的要求（一）不要將通告寫成通知。（三）通告事項(xiàng)要符合政策法規(guī)。（二）文種功用的指導(dǎo)性。（三）行文方向的不確定性。（二）轉(zhuǎn)發(fā)公文。一般事項(xiàng)性通知。主要適用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。指示性通知。指組織召開會議的機(jī)關(guān)向參加會議的機(jī)關(guān)、單位行文，告知其會議內(nèi)容、時間、地點(diǎn)和會議要求的公文。（一）通知標(biāo)題的寫法通知的標(biāo)題有完全式和省略式兩種寫法。(3)省略文種?？梢愿鶕?jù)《辦法》規(guī)定改為：“XX縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)人事部關(guān)于XXX同志恢復(fù)名譽(yù)后享受XX級待遇的通知”。通知的主體在事項(xiàng)部分。抓住關(guān)鍵，闡明道理。有些通報涉及面廣，教育作用大，發(fā)送單位廣泛，并可公開發(fā)表。通報的作用重在提供榜樣、借鑒，使下級機(jī)關(guān)與全體人員提高思想認(rèn)識、自覺地有所依循。寫作通報要注意以下問題：注意時效性。注意真實(shí)性。議案的特點(diǎn)：第一，內(nèi)容的法規(guī)性和政策性。第三種，任免議案。議案的寫作要求：第一，要熟悉國家的法律、法規(guī)和黨的方針政策。工作報告指匯報工作的報告。其時效性強(qiáng)，發(fā)生事情要及時向上級機(jī)關(guān)報告，如《鐵道部關(guān)于193次旅客列車發(fā)生重大顛覆事故的報告》；建議報告指提出工作建議。如《關(guān)于試辦中國南方食糖批發(fā)市場的報告》，要注意與請示區(qū)別開來（后述）；答復(fù)報告指答復(fù)上級查詢事項(xiàng)的報告，如上級領(lǐng)導(dǎo)對群眾來信來訪反映的問題，或文件材料中反映的問題，批示下級機(jī)關(guān)查辦，或詢問有關(guān)情況，下級機(jī)關(guān)辦理完畢，需用書面形式答復(fù)上級機(jī)關(guān)。正文可分為開頭、主體、結(jié)尾三部分。重點(diǎn)突出，脈絡(luò)分明。（二）請示的類型按內(nèi)容和目的可分為：請求指示類，遇到疑難問題須請求上級機(jī)關(guān)作出指示性意見，如對上面有關(guān)精神理解把握不準(zhǔn)，就要請求有關(guān)機(jī)關(guān)作出明確的解釋；請求批示類，需報請上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)執(zhí)行