【正文】 個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。一個中心包括：■ 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人?！羲信c會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進行反饋的職責(zé)?！舾鳂I(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達成負(fù)直接責(zé)任。會議規(guī)范主要包括以下條款：◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點子、新方法。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時檢驗，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議?！咀詸z】請根據(jù)自身情況完成下列表格。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職?！九e例】以會議為例，為了預(yù)防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對7種致使會議效率低下的原因，做一個全面的預(yù)防性管理。（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。2．會議效率不高的原因會議效率不高通常由以下7種原因造成。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來不及準(zhǔn)備。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。高效的會議能幫助我們迅速解決實踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時間成本、直接成本及效率成本的損失。開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。會議的種類會議可以按照人數(shù)、開會方式和開會目的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發(fā)展密切相關(guān)。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性?！舯O(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅmail、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。2．會議顯示一個組織或一個部門的存在會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。 企業(yè)基層管理者 企業(yè)中層管理者★企業(yè)高層管理者★★講師簡介張曉彤☆ 著名人力資源管理專家、培訓(xùn)專家，曾任諾基亞中國公司人力資源經(jīng)理、培訓(xùn)經(jīng)理☆ 北京時代光華教育發(fā)展有限公司特聘高級培訓(xùn)師☆ 北京21世紀(jì)光華管理培訓(xùn)中心特聘講師☆ 北大光華管理學(xué)院EMBA班特邀講師☆ 人力資源開發(fā)與管理職業(yè)經(jīng)理人、職業(yè)培訓(xùn)講師☆ 現(xiàn)任金蝶軟件（中國）有限公司北方區(qū)人力資源總監(jiān)☆ 曾任諾基亞中國投資有限公司人力資源部經(jīng)理、諾基亞學(xué)院非技術(shù)課課程經(jīng)理☆曾先后為北大方正集團、寧波方太廚具公司、中國東方通信公司、中國紡織進出口總公司、中國國際電子商務(wù)公司等幾十家企業(yè)做過咨詢和內(nèi)訓(xùn)★課程對象——誰需要學(xué)習(xí)本課程★課程目標(biāo)——通過學(xué)習(xí)本課程，您將實現(xiàn)以下轉(zhuǎn)變會議的意義1．會議是一個集思廣益的渠道圖11 集思廣益圖如上圖11，會議是一個集合的載體。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質(zhì)疑。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣?！暨_成協(xié)議與解決問題達成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決?！艏钍繗饽瓿趸蚰甑椎臅h通常具有這一目的性。表11 會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類● 團體會議● 一對一會議● 面對面會議● 電話會議● 視頻會議● 宣布人事安排、講解政策的會議● 當(dāng)眾表揚或批評別人的會議● 臨時處理突發(fā)事件的會議● 固定的團隊會議● 集思廣益的會議會議的頻率每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達到目的。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。因此，每個人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計算會議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識，才可能使每一次會議都“行之有效”。◆許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。時下有一句很流行的話——“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改為“開會比較煩”。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議效率不高的原因預(yù)防性管理措施時 間會議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，避免安排在周一或周五。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。(1)你所在公司是否存在會議效率不高的問題？□ 是 □ 否(2)如果存在，請從下列選項中選出符合你所在公司實際情況的選項，并提出改進意見。會議規(guī)范會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身?！羯衔?10點之間，員工已經(jīng)開始進入工作狀態(tài)?！粝挛?5點之間，最好不要安排會議。◆超過1小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料?！羲信c會者應(yīng)知道維護別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。◆必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量?！?進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重要。對一個人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的準(zhǔn)備，那么等待他的必然是一個注定的失敗。1．無需開會的“五個如果”圖31 不需開會的“五個如果”◆如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達到與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。◆會議成本是一個絕對不容忽視的問題，一定要做好會議成本的預(yù)算，不能用高昂的會議成本來換取某些會議的發(fā)生，因為長此以往公司必然會不堪重負(fù)、得不償失?！舯頁P和批評是兩種很好的激勵方式，而當(dāng)眾的表揚和批評具有更強的影響力。因為分派任務(wù)意味著要達到團結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時完成。一般來說，會議的準(zhǔn)備工作具有以上4種作用，它可以幫助你確定在會議中應(yīng)該采取哪種討論方式達到最好的會議效果；通過充分的會議準(zhǔn)備、通過書面通知的形式告知參會者會議的目的、意圖以及會議對與會者發(fā)言的要求等情況。這個人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因為人數(shù)過多，從而造成一部分人的消極參與。這張核對單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會議成功的有效保證。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢和劣勢；而“O”和“T”則是指你所進行的這次會議主持工作對你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機會或是威脅。好的準(zhǔn)備是成功的一半，一定要做好會議的準(zhǔn)備工作。1．語言方式語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進度。2．非語言方式更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。德魯克決議法彼德適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團隊領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時。優(yōu)點：決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。保證大多數(shù)人獲勝。3．共識決策共識決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權(quán)。優(yōu)點：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員有機會發(fā)表意見。4．無異議決策無異議決策產(chǎn)生于所有成員對某項決策完全贊同時?！九e例】一陪審團認(rèn)真研究法庭案子后，呈遞一份無異議裁決書。4種團隊決策法【自檢】請你完成以下連線題： (1)無異議決策 A、確保團隊每個人都認(rèn)為所達成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和及沖突最低。保證大多數(shù)獲勝。從會議的開始直至?xí)h的結(jié)束，每一步都需要掌握得恰到好處，只有這樣才能讓會議的高效變得萬無一失。對溝通者來說，是指如果一個人心里想的是100%的東西，當(dāng)你在眾人面前、在開會的場合用語言表達心里100%的東西時，這些東西已經(jīng)漏掉了20%，你說出來的只剩80%了。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強大。由圖52所示，在三角形的底端， “自己”和“對方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對話，是不會成功的；只有在金三角的頂端，只有開會溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對方的角度上，設(shè)身處地的為對方考慮，才能真正體會彼此的意思，也才能實現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關(guān)鍵在于換位思考。在溝通過程中，彼此積極主動，善于傾聽對方，注重雙方的每一個細節(jié)，并且雙方為達成目標(biāo)而不斷努力?！艚ㄔO(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo)，即一般意義上的批評。是□ 否□◆見參考答案51【本講總結(jié)】高效的會議離不開良好的溝通與反饋。只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個角度，站在他人的立場上，充分理解他人的處境、他人當(dāng)時的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無法彌補的錯誤。經(jīng)理乙說：別太著急，大家可以幫你湊足首付，你還差多少錢？員工甲說：不好意思，我還差很多錢。這次溝通以失敗告終。2．傾聽的具體方法傾聽時最好保持點頭且微笑的精神面貌，你的眼神要與交談?wù)呦嗷ソ佑|，要使交談?wù)哂幸环N被重視、在溝通的感覺。3．傾聽的誤區(qū)傾聽容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意：4．“傾聽”小總結(jié)如果用兩句日常用語來總結(jié)傾聽的技巧，那你可以經(jīng)常使用“我也有相同的經(jīng)歷”“如果是我的話”這兩句話進入傾聽狀態(tài)，同時也能使會談?wù)叱浞指惺艿侥阏趦A聽?！籼皆?。評論之后需要采用“建立”的說話技巧。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說 “您剛才是說的這個意思，我理解對了嗎？”這就是測試的說話方式，用其來保證大家真正弄懂一些意見的實際含義。排除是指拒絕某些與會者繼續(xù)發(fā)言，引進指邀請某些與會者發(fā)言。簡而言之，排除的是滔滔不絕的人，引進的是沉默不語的人。一個會議進行到一定時間時，主持人就要根據(jù)實際情況說：“好，這個程序我們現(xiàn)在進行到第二步了，那我建議我們馬上轉(zhuǎn)入第三步的程序”、“我們討論這幾個方案到底哪個適用？”?！痹u議：當(dāng)25句其他人的發(fā)言之后，主持人方才說了這么一句簡短無力的話。“今天先別討論這個問題了，會議先到此結(jié)束，我們下次再通知一個會議，再開一個吧，我覺得今天的會議沒結(jié)果。所以，主持人一定要掌握高超的談話技巧，這樣才能有效控制會場，使會議盡在你的掌握之中。就說而言，主要應(yīng)學(xué)習(xí)8種說話技巧。( )(3)“鯊魚”性格的發(fā)言者習(xí)慣于給予消極的、否定的意見。下面請大家各抒己見。要達到這個效果，我覺得去年那個抽獎就挺有意思，我抽中了一臺彩電，而張總只抽到一支鋼筆，把我們給樂壞了。主持人說：好好，我明白你的意思了，你講的其實非常好，你想總結(jié)的是地點和抽獎是非常重要的，其他是不重要的。所有的員工在一塊，對去年一年做一個回顧，對來年做一個展望，在這一氣氛之下，也能凝聚團隊的這種戰(zhàn)斗力，所以我覺得這些東西都無所謂，只要不是太嚴(yán)肅的地方就可以，時間的話這個只要是臨近春節(jié)的幾天都行。主持人說：禮品的發(fā)放，你建議我們從禮品發(fā)放開始討論，我們看看能不能這樣，既然他們兩位都說到了時間、地點，我們不妨先按照這個順序討論，然后馬上討論這個禮品發(fā)放