【正文】 當(dāng)我們講電話手持聽筒時要用哪一只手？可能有人認(rèn)為用哪只手拿還不是都一樣。 為了避免這種情況發(fā)生，記得當(dāng)客人離去之后，應(yīng)立即打掃會客室。 因此在電梯口送別時應(yīng)停留在那里，直到電梯間的門合攏并開始下降為止。15．等客人離去再離開—— 有一天勝文送客時，在電梯間的前面說了聲“您慢走”，當(dāng)電梯間的門正徐徐關(guān)上時，他便迅速走回辦公室。千萬別在客人剛一轉(zhuǎn)身就連忙往回走，急著返回公司去，因為你不知道客人是否會回過頭來，因此應(yīng)目送客人遠(yuǎn)去，直到看不見對方的身影為止。14．應(yīng)確認(rèn)客人離開后再離去—— 根據(jù)與對方的不同關(guān)系，送別客人的方式也會有所差異。 在電梯內(nèi)，操作按鍵的位置是最次的下座，因為站在這個位置上的人，必須按控制電梯開閉和樓層的按鍵，扮演電梯女郎的角色。 如果主人端出溫涼的、泡乏了的茶，任何客人都會感到不滿意。 如果將茶水加得滿滿的，在端到會客室途中，托盤可能會濺濕。 請記?。簯?yīng)先給訪客敬茶，然后才輪到本公司的職員?？偨?jīng)理生氣的原因是——“為什么不先送茶給客人？” 然而從李君的立場來看，他認(rèn)為先給遠(yuǎn)比訪客年長、并且地位也遠(yuǎn)比他高的總經(jīng)理上茶，是當(dāng)然之舉。要是有對方的主管在場，你卻在一旁指手劃腳地分派座次，就會顯得越俎代庖。10．哪里是上座，哪里是下座—— 將訪客帶到會客室后，因此必須清楚哪里是上座，哪里是下座。9．進(jìn)會客室前先敲門—— 以下是常發(fā)生的情形：職員將訪客帶到會客室，心想里面空無一人，于是將房門打開，卻發(fā)現(xiàn)里面有人。 當(dāng)有一位或者兩位客人來訪時，根據(jù)對方的態(tài)度，大致能判斷出誰的地位較高：可是當(dāng)有許多人來訪時，就很難分出誰是上司，誰是下屬。 正確的方法是：帶路時，應(yīng)配合訪客的步調(diào)，走在距離對方大約1公尺的斜前方，而這是為了讓訪客走在走道中的中央。 有人會認(rèn)為將客人帶到會客室，是件簡單的事。 當(dāng)有多位來訪客時，應(yīng)以不讓訪客看到的方式作記錄，然后交給公司內(nèi)的人。6．記住訪客的基本資料—— 雖然自己所任職的公司名稱已在詢問臺被問過一次，但是過沒多久，又被重復(fù)問“請問您是哪一位？”任何人都會有不被重視的感覺。當(dāng)你的上司看到你如此向訪客問好后，必定會對你刮目相看。把頭低下時，以能在中途作1～3次呼吸的速度進(jìn)行就可以了。無論行多少次敬禮，如果眼睛看著別的地方，這種行為也無異于是忽視對方。 如果當(dāng)時正與同事站著談話而沒打招呼，或者來訪者是進(jìn)進(jìn)出出的業(yè)者，就不在此列。3．要跟訪客問好—— 遇到訪客，無論在何種情形下，都應(yīng)搶先向?qū)Ψ絾柡?，這才是正確的待客之道。 當(dāng)然，如君也有她的苦衷，但在這種情況下，不論手上的工作多么繁重，對于訪客，都應(yīng)當(dāng)站起身來行禮，這是最基本的禮節(jié)。假使你在電話里顯出失禮的態(tài)度，對方會認(rèn)為這是你所任職公司的失禮，有時還可能導(dǎo)致談判破裂，最終失去顧客。 如果你剛進(jìn)入公司，影印資料、整理文件，以及端茶倒水之類的事，會顯得特別的多?；蛟S你會覺得自己所從事的工作缺乏意義。2．客人來訪，應(yīng)起身迎接—— 如君整理資料正在忙得不可開交，此時有位客人走進(jìn)來?；蛟S如君的心里懷著熱情歡迎的想法，可是，在訪客心里卻不如此認(rèn)為。寒暄時的禮節(jié)為身份低的人先問候身份高的人。4．鞠躬時眼睛要注視對方—— 鞠躬大致可以分為二類，即微微的點頭致意和常見的敬禮。 此外，太快把頭低下或抬起，都不能算是正確的鞠躬方式。5．對訪客附上一句——“讓你久等了”—— 當(dāng)有約好的訪客時，大部分的人會說“歡迎光臨”！可是，接下來會附上一句“讓您久等了”的人，卻不多。 這并不說只能使用“讓您久等了”這句話，可以根據(jù)不同的時間和場合，加上額外的話。為了避免使對方產(chǎn)生不快，當(dāng)聽到訪客的公司名稱、姓名之后，應(yīng)記錄下來，以免遺忘。如果訪客的人數(shù)太多，也可以只記下公司名稱及其代表者的姓名。但我們?？吹綍腥俗灶欁缘刈咴谇胺?，而忽略了后方的客人，認(rèn)為客人會自己跟上來：甚至不管訪客有沒有跟來，便徑自地往前走去。此外，不時回頭看看訪客是否跟上自己，也是非常重要的一點。 遇到這種情況，只要確認(rèn)誰是上司或負(fù)責(zé)人就行了。因此，在進(jìn)入會客室前別忘了要先敲門。 根據(jù)會客室的不同，上、下座也會不一樣，但基本是，靠近入口的座位是下座，靠近里面的座位是上座。11．送茶有一套—— 甫入職場的李君，將總經(jīng)理的客人帶進(jìn)了會客室，并隨后送去了茶水。 然而，正如總經(jīng)理所說的，這是極大的錯誤。12．倒茶只倒七分滿—— 古人云“鞭長不及馬腹”，倒茶也是如此，倒在茶杯里的茶水并不是加得越滿越好。所以，應(yīng)注意使茶水保持大約七分滿。尤其是在年長的男性之中有很多喜歡喝茶的人。 相反，被看作最尊貴的上座位置，是位于操作按鍵位置的里面，其次是它旁邊的位置，再其次是在有按鍵位置的旁邊。既有可以在會客室門口告別的客人，也有需要送到大門口的客人。 在將客人送到停車場時，也應(yīng)將對方的行李送到車上。 可是，這位客人忽然想到自己有東西忘了帶，于是將正在合攏的電梯門打開，而剛才還在深鞠躬的勝文卻已經(jīng)不在了。 或許有人認(rèn)為大可不必如此，但電梯間與在走廊里是一樣的，你不知道有誰注視著你。 將茶杯和點心類的東西撤掉，將桌子擦干凈，將煙灰缸換掉；此外不要忘記將房門和窗戶打開，尤其是在客人很多的時候，香煙等不良?xì)馕稌浡谡麄€會客室。 話雖如此，但如果用左手拿，而將右手騰出來，在打電話的過程中，就可以作紀(jì)錄、查資料。18．做好事前準(zhǔn)備，講電話不怯場—— 一般人認(rèn)為：透過電話將事情說清楚，似乎是一件很容易的事，但實際上卻很困難。如果不能正確地把握何時、何地、誰、做什么、方式、如何？這5W1H，就不能簡潔地將一件事告訴對方。19．接電話時，要說聲“您好”—— 一般人在接聽來電時，習(xí)慣性的先從“喂喂”開始應(yīng)答。 可是在商業(yè)上，有所謂的社交辭令。自報姓名時，應(yīng)將自己所任職公司的名稱與自己的姓名，同時告訴對方。此外，如果不知道名字，會對以后的工作帶來許多不便，如果自己要找的人不在，還會造成聯(lián)系困難?？墒?，當(dāng)變成了長達(dá)幾十分鐘的超長電話時，那就是另一回事了。22．電話中途斷線，應(yīng)主動打過去—— 我們時常會遇到這樣的情形：當(dāng)通過電話與對方交談時，電話在中途突然因操作失誤而斷線。 應(yīng)具備始終由自己主動重打的意識，除非對方使用公用電話，那就另當(dāng)別論了。可是，她想要找的資料臨時卻找不到。如果過了一分鐘，就已經(jīng)超出了“片刻”的范圍，這一點要多加注意?？雌饋硭坪趵硭?dāng)然，然而卻很少人能將留言記錄做的完善。 由于業(yè)務(wù)員等大多出門在外，見到留言條通常已是黃昏時的事了。終于，有人接聽了，但傳來的卻是一聲很沒精神的“喂……”。27．應(yīng)確認(rèn)對方的留言—— 當(dāng)你從對方那里聽到留言后，說聲“請讓我復(fù)述一遍”，并把聽到的內(nèi)容重復(fù)一次。此外，如果是自己留言，當(dāng)對方?jīng)]有復(fù)述時，應(yīng)將事情很快地重復(fù)一遍，并補(bǔ)充一句“可以了嗎？”，以此叮嚀。因此，她只是含含糊糊地回答。這樣，就能讓上司或同事知道對方和自己在說些什么。 所以，最好在一開始就告訴對方當(dāng)事人不在，才是恰當(dāng)?shù)男袨椤? 有時對方或許會說“我待會兒再打電話來”，如果只簡單地說聲“知道了”，然后將電話掛斷，是不太恰當(dāng)?shù)摹? 例如，要是接到與自己公司往來密切的廠商來電，卻連該公司的名稱都弄錯；或者不知道該往來客戶與哪個部門有聯(lián)系，就會使整個公司喪失信譽(yù)。這樣一來，就能理解公司的業(yè)務(wù)內(nèi)容，然而使工作變得更為有趣。但你不能受到影響，而變得意氣用事，應(yīng)始終保持冷靜。 即使是經(jīng)常打來的投訴電話，也不能在對方正在說話的時候，隨意打斷對方。此時，不要讓對方產(chǎn)生接電話者象走馬燈一樣換個不停的感覺。 當(dāng)對方長時間外出的時候，若只留下要交待的事情，對方會弄不清楚這是何時打來的電話。明天我將打電話與您聯(lián)系。 我們常會遇到電話打過去之后，卻發(fā)現(xiàn)是答錄機(jī)，于是心里發(fā)慌，要說出的事也變得語無倫次了。其實，只要事先作好記錄，然后，再照著紀(jì)錄念就行了?？墒牵瑢Ψ絽s是答錄機(jī)，于是永賢就將要說的話錄進(jìn)了自動答錄機(jī)中。 上司訓(xùn)斥他的理由是：“當(dāng)對方不在而用答錄機(jī)時，應(yīng)該在稍后再次打電話進(jìn)行確認(rèn)，你卻就這么算了”。當(dāng)你向?qū)Ψ竭f張污跡斑斑的名片，或以從對方看來相反的方向遞出，都是錯誤的。 此外，在遞出名片時，必須站起來。37．用雙手遞名片—— 當(dāng)對方搶先遞出名片的時候，應(yīng)先用雙手將名片接過來，然后再遞出自己的名片。而接受名片之后，注意不要將它垂到腰部以下或漫不經(jīng)心地塞入口袋里。 “非常抱歉，請問這個字怎么念？”然后再重復(fù)一次加以確認(rèn)。不過，當(dāng)客人只有一位時，就應(yīng)該將名字牢記，然后收在名片夾或口袋中，不可放在桌上置之不理。40．對方介紹時，應(yīng)從下位者的人開始—— 當(dāng)你正與其他公司的人員進(jìn)行會談時，突然看到自己的上司朝這邊走來，須先從下位者開始介紹。所以要改說為——“這位是我們的經(jīng)理，姓C”。不過，有一個時間要特別注意，千萬別說“日期定在星期一上午”。如此一來，對方才能對會客室等作出安排，并安排之后的日程。雖然事前都會先約好時間，但是，在訪問的前一天打電話加以確認(rèn)，也是應(yīng)有的禮節(jié)。而且，對方還可能對你的細(xì)心感到高興。 如果能提前5分鐘到達(dá)對方的公司，是最為恰當(dāng)?shù)?。接待員看過名片，就會替你跟負(fù)責(zé)人聯(lián)系。 不要大聲地呼喚位于房間里面的共事者，或者不管三七二十一，冒冒失失地撞入室內(nèi)。而在會客室里等待時，應(yīng)當(dāng)淺坐在沙發(fā)上。 一般較大的皮包類應(yīng)放在自己的腳邊。然而，在會客室內(nèi)聊天，是絕對禁止的。但這并不代表只需說出問候語，便萬事OK。只要用對方能夠聽清楚的音量，發(fā)音盡可能清晰就可以了。49．上班服裝應(yīng)得體—— 沒有規(guī)定員工穿制服的公司，職員可以自由的穿著。 因此，平時就應(yīng)注意，穿著適合工作地點的服裝。 雖然你不知道上司將就哪件事作出指示，還是應(yīng)將記事本帶去。51．應(yīng)在限期內(nèi)完成上司指示工作—— 當(dāng)接受上司指派的任務(wù)時，不能什么都不說，只是一味地點頭。經(jīng)常有這樣的事發(fā)生：上司把他認(rèn)為緊急的事來交代你，數(shù)日之后當(dāng)被他問到“那件事做完了嗎？”你卻驚訝地說“呃？它有那么急嗎？ 為了避免這種情況，從上司那里接受指派的工作后，必須提出“在什么時候之前完成才好？”的問題，以確認(rèn)期限。52．因故遲到要事先告知—— 如果因交通堵塞而可能會遲到時，應(yīng)該要與公司取得聯(lián)系，告知原因與抵達(dá)時間。此時應(yīng)該打電話給對方，說明自己可能會遲到。而當(dāng)已完成工作、正返回公司時，可在路上與對方聯(lián)絡(luò)，告知自己預(yù)定返回公司的時間。但是，他不會每天反復(fù)地問“完成