【正文】 認(rèn)后該預(yù)訂客單被標(biāo)記上會(huì)員卡號(hào)；或者直接輸入合法的會(huì)員卡號(hào)。詳情請(qǐng)參見合約系統(tǒng)說明。 查找合約資料來填寫預(yù)訂客單 當(dāng)是熟客或曾經(jīng)來酒店入住過的客人訂房時(shí)，我們可以點(diǎn)擊工具欄上的[客人檔案]命令按鈕，然后進(jìn)入客歷查詢系統(tǒng)，輸入客人姓名或客歷號(hào)等條件，查出客人資料，在點(diǎn)擊[確定]按鈕，這時(shí)界面回到預(yù)訂單，并且可以看到已在單中填入了客人的相關(guān)資料。如果國(guó)籍沒有輸入，系統(tǒng)在保存時(shí)默認(rèn)是CHN中國(guó)。 訂房人姓名（最好再填入住客的姓名，便于查詢） 按房類訂房，必須填入房類代碼及訂房間數(shù)（點(diǎn)擊房類下拉框，可列出全部房類代碼及名稱） 因此首先點(diǎn)擊[自動(dòng)排房]按鈕，進(jìn)入自動(dòng)排房系統(tǒng)。 直接輸入客人的資料填寫預(yù)訂客單 1）直接輸入客人的資料填寫預(yù)訂客單；三、 預(yù)訂系統(tǒng)客人預(yù)訂 2）點(diǎn)擊主窗體的關(guān)閉窗體按鈕或點(diǎn)菜單業(yè)務(wù)關(guān)閉系統(tǒng)，系統(tǒng)彈出提示窗體如下： *點(diǎn)擊[ 取消 ]按鈕，關(guān)閉提示窗體。這是其他人可以使用自己的密碼進(jìn)入系統(tǒng)。 1）在“主菜單”窗體上，點(diǎn)擊工具欄上按鈕。 2）選擇框[□如果服務(wù)停止則啟動(dòng)(T)]只適用于數(shù)據(jù)庫(kù)安裝在本機(jī)的單機(jī)運(yùn)行環(huán)境； 3）點(diǎn)擊桌面任務(wù)欄上的“開始”按鈕 “程序”“酒店管理系統(tǒng)”接待員可以在自己工作的電腦上完成客人入住的全部程序：派房、辦理入住登記、制鑰匙等而不用更換電腦、甚至在客人多時(shí)排隊(duì)等候制卡。例如：航班、列車、長(zhǎng)途汽車等時(shí)刻表，其他酒店和景點(diǎn)情況，政府機(jī)關(guān)和公共機(jī)構(gòu)的電話地址等信息，以及內(nèi)部營(yíng)業(yè)場(chǎng)所營(yíng)業(yè)時(shí)間、電話及內(nèi)部所有電話等資料。天氣報(bào)告功能：是為提供客人詢問而設(shè)置的，它由一般由酒店的總機(jī)話務(wù)員輸入，最多可反映一周的天氣情況，如氣溫、風(fēng)力、紫外線系數(shù)等。 從房態(tài)表可以方便地切換到可售表。 房態(tài)表反映每間房的狀態(tài)可達(dá)十多種，同時(shí)可以方便地顯示住客的摘要信息、房間信息資料；對(duì)每間房可以根據(jù)其狀態(tài)執(zhí)行相應(yīng)的右鍵操作，如修改客單；其下端可伸縮的面版，顯示了30天的狀況，同時(shí)對(duì)住客可以使用拖動(dòng)滑鼠進(jìn)行續(xù)住延期。可以按房類、樓、層進(jìn)行篩選顯示。設(shè)置：包括對(duì)系統(tǒng)基本參數(shù)如是否收服務(wù)費(fèi)、收百分之幾服務(wù)費(fèi)等；另外還可以設(shè)置假期、鎖房、國(guó)籍代碼、銷售代表、客源碼、記帳代碼、收款代碼、修改房?jī)r(jià)。查找：其功能是本系統(tǒng)中查詢客單的最強(qiáng)大的功能，它對(duì)各種狀態(tài)的客單進(jìn)行查詢及相關(guān)操作，真正體現(xiàn)面向?qū)ο螅蛦危┑奶幚矸绞剑梢詫?duì)查到的客單進(jìn)行諸如預(yù)訂入住、修改、取消、查帳等操作。報(bào)表：可以打印出與營(yíng)業(yè)有關(guān)的各種數(shù)據(jù)，分以下幾類：應(yīng)收帳系統(tǒng)同時(shí)也提供了手動(dòng)記掛消費(fèi)功能，可以進(jìn)行帳務(wù)調(diào)整。 凡是酒店的住客，都可以發(fā)展為酒店的會(huì)員，通過會(huì)員系統(tǒng)錄入其資料，按照設(shè)定的規(guī)則，在客人入住時(shí)填入會(huì)員卡號(hào)，系統(tǒng)就可以自動(dòng)進(jìn)行消費(fèi)積分，同時(shí)入住時(shí)也可以方便地查詢積分，對(duì)符合積分條件的可以進(jìn)行積分兌獎(jiǎng)。同時(shí)可以吸引新的客人，因此會(huì)員制的建立是酒店經(jīng)營(yíng)者的一項(xiàng)重要銷售工作方法。 凡是在酒店有客歷檔案的住客，在退房時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)在其檔案中增加一客歷記錄，如果該客人＂跑單＂其客歷檔案自動(dòng)轉(zhuǎn)入黑名單。手工輸入客歷是指尚未入住酒店但有可能將來入住的社會(huì)名流、政府要員，以及通輯犯、社會(huì)流氓、某類女性等（入黑名單），自動(dòng)輸入將把首次入住酒店的客人（如必要）的資料自動(dòng)產(chǎn)生一個(gè)新的客歷檔案。校驗(yàn)糾錯(cuò)功能對(duì)查核人員來說會(huì)使用的非?！暗眯膽?yīng)手”。查核：主要功能包括：查帳、校驗(yàn)糾錯(cuò)、試算平衡、開戶、應(yīng)收帳、匯率設(shè)置。 退房功能將自動(dòng)檢測(cè)：A、客人的帳務(wù)余額為０；B、客人帳號(hào)下的帳項(xiàng)為空；C、保險(xiǎn)箱鎖匙已歸還（如曾借用），否則系統(tǒng)拒絕退房從而保證了酒店方面不受任何損失另一方面也保證了客人也不受損失（如余額為負(fù)）. 收銀系統(tǒng)的結(jié)帳又與其它營(yíng)業(yè)場(chǎng)點(diǎn)不同，前臺(tái)的結(jié)帳允許客人一帳多單，分期結(jié)帳、分類結(jié)帳等，系統(tǒng)還獨(dú)特設(shè)計(jì)了萬能分類的功能，可以滿足客人的任何苛刻的要求。酒店管理者還可根據(jù)客人的情況鎖住其帳號(hào)，以限制其消費(fèi)。 錄入關(guān)注事件信息，方便管理客人從入住到離店期間的所有事件，如客人要求、房?jī)r(jià)變更、特別關(guān)照等，可以做到預(yù)先設(shè)定，提前提示；人人（接待員）皆知，事事不漏；達(dá)到提高內(nèi)部管理水平和對(duì)客服務(wù)質(zhì)量?？梢愿鶕?jù)用戶的需要,連接指定的專用證件掃描儀,頭像自動(dòng)剪切、文字自動(dòng)識(shí)別，減少漢字錄入,提高接待效率。接待功能對(duì)客人的入住分為多種，可以靈活地處理各類客人的入住。二、功能介紹預(yù)訂：處理散客的新預(yù)訂，包括自動(dòng)派房、手動(dòng)派房；客歷預(yù)訂；合約預(yù)訂；復(fù)制已有客單資料到新預(yù)訂單等等。o 全操作跟蹤，記錄客單修改的每個(gè)細(xì)節(jié)，記錄房態(tài)變化過程...等等。o 特別設(shè)計(jì)的聯(lián)房功能。o 房間動(dòng)態(tài)可售情況表結(jié)合售房預(yù)測(cè)功能，為酒店每一天的房間預(yù)訂提供準(zhǔn)確、及時(shí)的數(shù)據(jù)，幫助訂房員合理掌握散客和團(tuán)隊(duì)的訂房比例，提高酒店的平均房租。整體性能好、系統(tǒng)穩(wěn)定。 我公司是一家專業(yè)從事酒店管理系統(tǒng)開發(fā)的公司，從1992年開始開發(fā)和銷售自己的酒店管理系統(tǒng)，早期的DOS版系統(tǒng) 開發(fā)是在一家五星級(jí)酒店中實(shí)地進(jìn)行的，并在其他酒店得以應(yīng)用和不斷完善，其功能全面、實(shí)用，在國(guó)內(nèi)擁有一百多家用戶，為順應(yīng)市場(chǎng)的變化，從98年開始，在DOS系統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，開始開發(fā)WINDOWS平臺(tái)的系統(tǒng)，并于2001年初推出第一套全WINDOWS版星級(jí)酒店管理系統(tǒng)，然后在多家酒店實(shí)地應(yīng)用，版本已多次升級(jí)。華軟云酒店管理系統(tǒng)操作手冊(cè)廣州易華軟件科技有限公司二0一二年六月二十八日106 / 106目 錄第一章、系統(tǒng)介紹系統(tǒng)說明功能介紹第二章、操作說明登陸系統(tǒng)退出系統(tǒng)預(yù)訂系統(tǒng)接待系統(tǒng)收銀系統(tǒng)查核系統(tǒng)應(yīng)收賬系統(tǒng)管家系統(tǒng)客歷系統(tǒng)合約系統(tǒng)1報(bào)表系統(tǒng)1查找系統(tǒng)1事務(wù)系統(tǒng)1系統(tǒng)設(shè)置1經(jīng)理圖表第一章、系統(tǒng)介紹一、操作說明開發(fā)背景系統(tǒng)特點(diǎn)o 我們的開發(fā)與設(shè)計(jì)人員本身就有多年外資酒店工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉國(guó)際酒店實(shí)際運(yùn)作與工作慣例，開發(fā)的WINDOWS版酒店電腦管理系統(tǒng)，在功能上完全符合國(guó)際化酒店管理的需要。尤其在操作具有操作合理、簡(jiǎn)潔的特點(diǎn)。在售房和動(dòng)態(tài)房間狀況表中，圖示出當(dāng)日和未來三十天內(nèi)每間房的預(yù)訂和占用情況，保證用房的合理性。系統(tǒng)支持任意帳號(hào)之間的任意帳務(wù)的轉(zhuǎn)帳功能，特別為提高前臺(tái)收銀處的效率，設(shè)計(jì)了連接多間散房的聯(lián)房功能，使相聯(lián)房間之間的轉(zhuǎn)帳輕松自如。o 接口齊全，包括證件掃描、電話計(jì)費(fèi)、電話PMS、VOD系統(tǒng)、門鎖等。預(yù)訂功能可隨時(shí)查詢３０天以內(nèi)酒店客房預(yù)售一覽表，及可售房間數(shù)，可查詢某間客房預(yù)訂情況（無限期）。對(duì)于散客步入，系統(tǒng)可以自動(dòng)檢測(cè)該客人是否回頭客，如果是回頭客系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)用其客歷資料填寫客單無須客人自已填單，給客人一種“賓至如歸”的感受。聯(lián)房：便于多間同住客房由其中某間房的客人統(tǒng)一結(jié)帳時(shí)的查詢和帳務(wù)處理，方便、快捷。查帳功能包括查總收入帳、總消費(fèi)帳等。開戶功能可以為其他的營(yíng)業(yè)場(chǎng)所和可簽單的公司設(shè)置帳號(hào)，實(shí)現(xiàn)收銀員對(duì)無房或非團(tuán)體的客人和部門進(jìn)行帳務(wù)處理。當(dāng)某客人入住時(shí)，可利用客歷入住方式自動(dòng)在客歷系統(tǒng)中查詢?cè)摽腿说臍v史資料，如果查到電腦將自動(dòng)填入客人資料于客單中，無需客人填單。會(huì)員檔案一旦建立后，可以隨時(shí)查詢?cè)摃?huì)員的消費(fèi)和積分兌獎(jiǎng)情況，以便酒店管理者隨時(shí)掌握全部會(huì)員的詳細(xì)消費(fèi)情況，以確定制定更好的銷售獎(jiǎng)勵(lì)政策，進(jìn)一步提高酒店的經(jīng)營(yíng)效益。配額：配額管理系統(tǒng)。事務(wù)：處理包括續(xù)住、解鎖、數(shù)據(jù)整理、日截、修改密碼功能。用戶管理功能包含在此設(shè)置功能中；用戶管理包括添加用戶、修改、刪除等，以及密碼設(shè)置和權(quán)限設(shè)置。動(dòng)態(tài)房間可售情況表：也是售房的重要工具，尤其是對(duì)客人的訂房起著重要的作用，它及時(shí)動(dòng)態(tài)地反映出當(dāng)前每類房30天內(nèi)的每一天中還有多少間房可以出售；更提供了從某天起30天內(nèi)每類房每天的出售情況的功能，強(qiáng)大的銷售預(yù)測(cè)功能，可以準(zhǔn)確預(yù)測(cè)任何時(shí)期的售房情況（可以細(xì)致到每一種房類和價(jià)類上）。 世界時(shí)間功能：是為提供客人詢問而設(shè)置的，它以北京時(shí)間為準(zhǔn)，可以及時(shí)查詢到當(dāng)前世界其他主要城市的當(dāng)?shù)貢r(shí)間。電話PMS功能：可以在前臺(tái)系統(tǒng)于電話交換機(jī)之間實(shí)現(xiàn)自動(dòng)功能，如：在客人入住或離店時(shí)可以自動(dòng)打開或關(guān)閉其入住房間的外線、批量設(shè)置團(tuán)房的叫醒時(shí)間、設(shè)置房間的留言燈、或其他交換機(jī)提供的PMS功能。收銀電腦配置IC卡讀寫設(shè)備，可以實(shí)現(xiàn)酒店內(nèi)的一卡通服務(wù)。 2）點(diǎn)擊桌面上的“酒店管理系統(tǒng)”圖標(biāo)后，按回車鍵[Enter] 1）選擇框[□不顯示對(duì)話框(N)]的作用：當(dāng)勾選此選項(xiàng)，則在第一次正確連接后，下次運(yùn)行酒店前臺(tái)管理系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)不再顯示此連接窗；否則每次都會(huì)顯示此連接窗，但對(duì)話窗中的輸入框的內(nèi)容會(huì)自動(dòng)顯示為上次連接輸入的信息； 1）按照對(duì)話窗的顯示，輸入（或點(diǎn)擊服務(wù)器名稱文本框右則的按鈕查找選擇服務(wù)器）服務(wù)器名稱、連接數(shù)據(jù)庫(kù)的授權(quán)用戶名和密碼、主數(shù)據(jù)庫(kù)名和備份數(shù)據(jù)庫(kù)名，勾選[□不顯示對(duì)話框]，也可不勾選。 2）點(diǎn)擊[ 確定(O) ]按鈕，系統(tǒng)立即進(jìn)行自動(dòng)連接。 如果輸入正確，系統(tǒng)首先開始連接服務(wù)器，進(jìn)行系統(tǒng)連接初始化，提示窗體如下圖： 登錄系統(tǒng)：1） 啟動(dòng)初始化系統(tǒng)后，直接彈出“輸入密碼”窗口。 用戶必須輸入自己的用戶名和密碼(口令)，輸入的名字不分大小寫，輸入的密碼區(qū)分大小寫；輸入用戶名和密碼后點(diǎn)擊“確定”，如果輸入正確，立即進(jìn)入系統(tǒng)，否則系統(tǒng)提示名字或密碼錯(cuò)誤，要求重新輸入。系統(tǒng)彈出提示窗體如下： 在散客預(yù)訂中，可以： 4）查找已存在的客單復(fù)制后粘貼填入預(yù)訂客單；當(dāng)然，如果知道某房類或房間可以預(yù)訂出售，可以直接輸入房類或房號(hào)，而不必進(jìn)入自動(dòng)派房功能或查看房間狀況表或可售情況表。 預(yù)訂單分兩類，一是房類預(yù)訂單，二是房間預(yù)訂單。 進(jìn)入自動(dòng)派房后，系統(tǒng)首先顯示按房類排列的當(dāng)日起一個(gè)月內(nèi)的、每日可售情況表，可以非常方便地知道某時(shí)間段內(nèi)，某類房是否有房可賣，然后按[ESC]鍵或點(diǎn)擊[結(jié)束返回]按鈕退出“自動(dòng)派房”窗體界面，回到預(yù)訂功能繼續(xù)填寫新預(yù)訂單。 房?jī)r(jià)類及房?jī)r(jià)（點(diǎn)擊房?jī)r(jià)類下拉框，可列出全部房?jī)r(jià)類代碼及名稱） 保存成功后，該客單的單號(hào)（或叫帳號(hào)）由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生。 查找客歷資料來填寫預(yù)訂客單詳情請(qǐng)參見客歷系統(tǒng)說明 點(diǎn)擊房?jī)r(jià)類前的查找 配額按鈕，可以查出指定單位的配額計(jì)劃，確認(rèn)后該預(yù)訂客單被標(biāo)記為使用配額訂房的預(yù)訂單；購(gòu)買了配額系統(tǒng)的用戶，使用該功能有效。 查找會(huì)員購(gòu)買了會(huì)員系統(tǒng)的用戶，使用該功能可以方便累計(jì)和兌獎(jiǎng)會(huì)員積分。 查找應(yīng)收購(gòu)買了應(yīng)收帳系統(tǒng)的用戶，使用該功能可以在客人離店時(shí)其消費(fèi)情況掛入應(yīng)收帳系統(tǒng)。 查找客戶點(diǎn)擊客戶代碼前的查找 按鈕，可以查出指定客戶的信息，確認(rèn)后該預(yù)訂客單被標(biāo)記上客戶代碼?！∽⒁?，團(tuán)體主單的團(tuán)號(hào)與團(tuán)體的帳號(hào)是不一致的。點(diǎn)擊[確認(rèn)房數(shù)]按鈕可以進(jìn)行團(tuán)體訂房的房類、房?jī)r(jià)、抵店日期、離店日期、確認(rèn)訂房數(shù)等輸入。房類代碼可以去點(diǎn)擊下拉箭，由彈出的列表框選擇填入或鍵盤直接輸入。1）、修改客人預(yù)訂單（客單）進(jìn)入預(yù)訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預(yù)訂單查詢結(jié)果表，如下圖示： 2）、修改團(tuán)體預(yù)訂單（團(tuán)單）　1）、顯示客人預(yù)訂單（客單） 關(guān)于預(yù)訂單查詢操作，參見預(yù)訂系統(tǒng)介紹中的預(yù)訂單查詢操作；取消訂單 相關(guān)： 進(jìn)入預(yù)訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預(yù)訂單查詢結(jié)果表，如下圖示： 如果預(yù)訂客單上的預(yù)訂房間數(shù)大于１，那么沒排一間房，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張新的預(yù)訂客單，直到預(yù)訂房間數(shù)為１時(shí)，預(yù)訂客單就是它本身。2）、預(yù)訂團(tuán)單排房修改或添加后，移動(dòng)光標(biāo)到其他行，系統(tǒng)提示“提交改變嗎？”，選擇“是”則改變生效。 團(tuán)體排房：點(diǎn)擊工具欄上的[團(tuán)體排房]按鈕，在下方的確認(rèn)房數(shù)表旁會(huì)顯示[開始排房]按鈕，選定其中某一房類，即有黑色三角符號(hào)提示的行。 可以調(diào)整的參數(shù)： 含空臟房：勾選后，可排房中包括VD房態(tài)的房間；否則，僅列出VR房。 點(diǎn)擊確定，系統(tǒng)自動(dòng)選出滿足條件的房號(hào)，并列表出來供最后確認(rèn)，顯示如下圖：表示單號(hào)房間被選擇。 可以點(diǎn)擊[雙號(hào)]按鈕，所列出的雙號(hào)房間前面全部會(huì)自動(dòng)打勾。進(jìn)入取消團(tuán)體排房操作。 團(tuán)體入?。翰⒎侨看_認(rèn)房都排房后才可以入住，即已排好的房可以入住。表示雙號(hào)房間被選擇。 自由選擇：用鼠標(biāo)直接點(diǎn)擊表格上列出的房號(hào)。如果之前團(tuán)體主單是預(yù)訂狀態(tài)（RE），這時(shí)團(tuán)體主單已由預(yù)訂狀態(tài)自動(dòng)改變?yōu)槿胱顟B(tài)（IN）。 相關(guān)： 在豎式菜單區(qū)中點(diǎn)擊[查詢導(dǎo)出]菜單條，系統(tǒng)彈出 提示對(duì)話窗體，如下圖示： 導(dǎo)出完成，顯示如下圖示： 散客步入或稱為散客入住。 進(jìn)入接待系統(tǒng)后，點(diǎn)擊左部豎式菜單上的[新建]菜單條，系統(tǒng)彈出新的散客入住窗體，如下圖示： 2）查找客歷資料來填寫入住客單； 在客人辦理入住手續(xù)前，我們需要知道當(dāng)日到客人離店時(shí)間段內(nèi)，酒店是否有房間可以入住?？墒酃δ艿牟僮髡?qǐng)參照其說明部分。 必須填寫的部分： 離店日期（日期的輸入既可鍵盤輸入，也可用鼠標(biāo)點(diǎn)擊日期下拉框后在日歷表中點(diǎn)選），日期格式為yyyymmdd(年月日）。 在正確填寫房號(hào)，光標(biāo)離開該字段后，工具欄的[保存]按鈕變亮，表示已經(jīng)可以保存此入住單，如果僅僅再填入必須填寫的部分如房?jī)r(jià)類、房?jī)r(jià)等就保存而不填寫其他資料，就是我們所說的快速開房功能。 點(diǎn)擊房?jī)r(jià)類前的查找 配