【正文】 認后該預訂客單被標記上會員卡號；或者直接輸入合法的會員卡號。詳情請參見合約系統(tǒng)說明。 查找合約資料來填寫預訂客單 當是熟客或曾經來酒店入住過的客人訂房時，我們可以點擊工具欄上的[客人檔案]命令按鈕，然后進入客歷查詢系統(tǒng)，輸入客人姓名或客歷號等條件，查出客人資料，在點擊[確定]按鈕，這時界面回到預訂單，并且可以看到已在單中填入了客人的相關資料。如果國籍沒有輸入，系統(tǒng)在保存時默認是CHN中國。 訂房人姓名（最好再填入住客的姓名，便于查詢） 按房類訂房，必須填入房類代碼及訂房間數（點擊房類下拉框，可列出全部房類代碼及名稱） 因此首先點擊[自動排房]按鈕，進入自動排房系統(tǒng)。 直接輸入客人的資料填寫預訂客單 1）直接輸入客人的資料填寫預訂客單；三、 預訂系統(tǒng)客人預訂 2）點擊主窗體的關閉窗體按鈕或點菜單業(yè)務關閉系統(tǒng)，系統(tǒng)彈出提示窗體如下： *點擊[ 取消 ]按鈕，關閉提示窗體。這是其他人可以使用自己的密碼進入系統(tǒng)。 1）在“主菜單”窗體上，點擊工具欄上按鈕。 2）選擇框[□如果服務停止則啟動(T)]只適用于數據庫安裝在本機的單機運行環(huán)境； 3）點擊桌面任務欄上的“開始”按鈕 “程序”“酒店管理系統(tǒng)”接待員可以在自己工作的電腦上完成客人入住的全部程序：派房、辦理入住登記、制鑰匙等而不用更換電腦、甚至在客人多時排隊等候制卡。例如：航班、列車、長途汽車等時刻表，其他酒店和景點情況，政府機關和公共機構的電話地址等信息，以及內部營業(yè)場所營業(yè)時間、電話及內部所有電話等資料。天氣報告功能：是為提供客人詢問而設置的，它由一般由酒店的總機話務員輸入，最多可反映一周的天氣情況，如氣溫、風力、紫外線系數等。 從房態(tài)表可以方便地切換到可售表。 房態(tài)表反映每間房的狀態(tài)可達十多種，同時可以方便地顯示住客的摘要信息、房間信息資料；對每間房可以根據其狀態(tài)執(zhí)行相應的右鍵操作，如修改客單；其下端可伸縮的面版，顯示了30天的狀況，同時對住客可以使用拖動滑鼠進行續(xù)住延期?？梢园捶款?、樓、層進行篩選顯示。設置：包括對系統(tǒng)基本參數如是否收服務費、收百分之幾服務費等；另外還可以設置假期、鎖房、國籍代碼、銷售代表、客源碼、記帳代碼、收款代碼、修改房價。查找：其功能是本系統(tǒng)中查詢客單的最強大的功能，它對各種狀態(tài)的客單進行查詢及相關操作，真正體現面向對象（客單）的處理方式，可以對查到的客單進行諸如預訂入住、修改、取消、查帳等操作。報表：可以打印出與營業(yè)有關的各種數據，分以下幾類：應收帳系統(tǒng)同時也提供了手動記掛消費功能，可以進行帳務調整。 凡是酒店的住客，都可以發(fā)展為酒店的會員，通過會員系統(tǒng)錄入其資料，按照設定的規(guī)則，在客人入住時填入會員卡號，系統(tǒng)就可以自動進行消費積分，同時入住時也可以方便地查詢積分，對符合積分條件的可以進行積分兌獎。同時可以吸引新的客人，因此會員制的建立是酒店經營者的一項重要銷售工作方法。 凡是在酒店有客歷檔案的住客，在退房時系統(tǒng)將自動在其檔案中增加一客歷記錄，如果該客人＂跑單＂其客歷檔案自動轉入黑名單。手工輸入客歷是指尚未入住酒店但有可能將來入住的社會名流、政府要員，以及通輯犯、社會流氓、某類女性等（入黑名單），自動輸入將把首次入住酒店的客人（如必要）的資料自動產生一個新的客歷檔案。校驗糾錯功能對查核人員來說會使用的非?！暗眯膽帧?。查核：主要功能包括：查帳、校驗糾錯、試算平衡、開戶、應收帳、匯率設置。 退房功能將自動檢測：A、客人的帳務余額為０；B、客人帳號下的帳項為空；C、保險箱鎖匙已歸還（如曾借用），否則系統(tǒng)拒絕退房從而保證了酒店方面不受任何損失另一方面也保證了客人也不受損失（如余額為負）. 收銀系統(tǒng)的結帳又與其它營業(yè)場點不同，前臺的結帳允許客人一帳多單，分期結帳、分類結帳等，系統(tǒng)還獨特設計了萬能分類的功能，可以滿足客人的任何苛刻的要求。酒店管理者還可根據客人的情況鎖住其帳號，以限制其消費。 錄入關注事件信息，方便管理客人從入住到離店期間的所有事件，如客人要求、房價變更、特別關照等，可以做到預先設定，提前提示；人人（接待員）皆知，事事不漏；達到提高內部管理水平和對客服務質量。可以根據用戶的需要,連接指定的專用證件掃描儀,頭像自動剪切、文字自動識別，減少漢字錄入,提高接待效率。接待功能對客人的入住分為多種，可以靈活地處理各類客人的入住。二、功能介紹預訂：處理散客的新預訂，包括自動派房、手動派房；客歷預訂；合約預訂；復制已有客單資料到新預訂單等等。o 全操作跟蹤，記錄客單修改的每個細節(jié)，記錄房態(tài)變化過程...等等。o 特別設計的聯房功能。o 房間動態(tài)可售情況表結合售房預測功能，為酒店每一天的房間預訂提供準確、及時的數據，幫助訂房員合理掌握散客和團隊的訂房比例，提高酒店的平均房租。整體性能好、系統(tǒng)穩(wěn)定。 我公司是一家專業(yè)從事酒店管理系統(tǒng)開發(fā)的公司，從1992年開始開發(fā)和銷售自己的酒店管理系統(tǒng)，早期的DOS版系統(tǒng) 開發(fā)是在一家五星級酒店中實地進行的，并在其他酒店得以應用和不斷完善，其功能全面、實用，在國內擁有一百多家用戶，為順應市場的變化，從98年開始，在DOS系統(tǒng)經驗的基礎上，開始開發(fā)WINDOWS平臺的系統(tǒng)，并于2001年初推出第一套全WINDOWS版星級酒店管理系統(tǒng)，然后在多家酒店實地應用，版本已多次升級。華軟云酒店管理系統(tǒng)操作手冊廣州易華軟件科技有限公司二0一二年六月二十八日106 / 106目 錄第一章、系統(tǒng)介紹系統(tǒng)說明功能介紹第二章、操作說明登陸系統(tǒng)退出系統(tǒng)預訂系統(tǒng)接待系統(tǒng)收銀系統(tǒng)查核系統(tǒng)應收賬系統(tǒng)管家系統(tǒng)客歷系統(tǒng)合約系統(tǒng)1報表系統(tǒng)1查找系統(tǒng)1事務系統(tǒng)1系統(tǒng)設置1經理圖表第一章、系統(tǒng)介紹一、操作說明開發(fā)背景系統(tǒng)特點o 我們的開發(fā)與設計人員本身就有多年外資酒店工作經驗，熟悉國際酒店實際運作與工作慣例，開發(fā)的WINDOWS版酒店電腦管理系統(tǒng)，在功能上完全符合國際化酒店管理的需要。尤其在操作具有操作合理、簡潔的特點。在售房和動態(tài)房間狀況表中，圖示出當日和未來三十天內每間房的預訂和占用情況，保證用房的合理性。系統(tǒng)支持任意帳號之間的任意帳務的轉帳功能，特別為提高前臺收銀處的效率，設計了連接多間散房的聯房功能，使相聯房間之間的轉帳輕松自如。o 接口齊全，包括證件掃描、電話計費、電話PMS、VOD系統(tǒng)、門鎖等。預訂功能可隨時查詢３０天以內酒店客房預售一覽表，及可售房間數，可查詢某間客房預訂情況（無限期）。對于散客步入，系統(tǒng)可以自動檢測該客人是否回頭客，如果是回頭客系統(tǒng)自動調用其客歷資料填寫客單無須客人自已填單，給客人一種“賓至如歸”的感受。聯房：便于多間同住客房由其中某間房的客人統(tǒng)一結帳時的查詢和帳務處理，方便、快捷。查帳功能包括查總收入帳、總消費帳等。開戶功能可以為其他的營業(yè)場所和可簽單的公司設置帳號，實現收銀員對無房或非團體的客人和部門進行帳務處理。當某客人入住時，可利用客歷入住方式自動在客歷系統(tǒng)中查詢該客人的歷史資料，如果查到電腦將自動填入客人資料于客單中，無需客人填單。會員檔案一旦建立后，可以隨時查詢該會員的消費和積分兌獎情況，以便酒店管理者隨時掌握全部會員的詳細消費情況，以確定制定更好的銷售獎勵政策，進一步提高酒店的經營效益。配額：配額管理系統(tǒng)。事務：處理包括續(xù)住、解鎖、數據整理、日截、修改密碼功能。用戶管理功能包含在此設置功能中；用戶管理包括添加用戶、修改、刪除等，以及密碼設置和權限設置。動態(tài)房間可售情況表：也是售房的重要工具，尤其是對客人的訂房起著重要的作用，它及時動態(tài)地反映出當前每類房30天內的每一天中還有多少間房可以出售；更提供了從某天起30天內每類房每天的出售情況的功能，強大的銷售預測功能，可以準確預測任何時期的售房情況（可以細致到每一種房類和價類上）。 世界時間功能：是為提供客人詢問而設置的，它以北京時間為準，可以及時查詢到當前世界其他主要城市的當地時間。電話PMS功能：可以在前臺系統(tǒng)于電話交換機之間實現自動功能，如：在客人入住或離店時可以自動打開或關閉其入住房間的外線、批量設置團房的叫醒時間、設置房間的留言燈、或其他交換機提供的PMS功能。收銀電腦配置IC卡讀寫設備，可以實現酒店內的一卡通服務。 2）點擊桌面上的“酒店管理系統(tǒng)”圖標后，按回車鍵[Enter] 1）選擇框[□不顯示對話框(N)]的作用：當勾選此選項，則在第一次正確連接后，下次運行酒店前臺管理系統(tǒng)時，系統(tǒng)不再顯示此連接窗；否則每次都會顯示此連接窗，但對話窗中的輸入框的內容會自動顯示為上次連接輸入的信息； 1）按照對話窗的顯示，輸入（或點擊服務器名稱文本框右則的按鈕查找選擇服務器）服務器名稱、連接數據庫的授權用戶名和密碼、主數據庫名和備份數據庫名，勾選[□不顯示對話框]，也可不勾選。 2）點擊[ 確定(O) ]按鈕，系統(tǒng)立即進行自動連接。 如果輸入正確，系統(tǒng)首先開始連接服務器，進行系統(tǒng)連接初始化，提示窗體如下圖： 登錄系統(tǒng)：1） 啟動初始化系統(tǒng)后，直接彈出“輸入密碼”窗口。 用戶必須輸入自己的用戶名和密碼(口令)，輸入的名字不分大小寫，輸入的密碼區(qū)分大小寫；輸入用戶名和密碼后點擊“確定”，如果輸入正確，立即進入系統(tǒng)，否則系統(tǒng)提示名字或密碼錯誤，要求重新輸入。系統(tǒng)彈出提示窗體如下： 在散客預訂中，可以： 4）查找已存在的客單復制后粘貼填入預訂客單；當然，如果知道某房類或房間可以預訂出售，可以直接輸入房類或房號，而不必進入自動派房功能或查看房間狀況表或可售情況表。 預訂單分兩類，一是房類預訂單，二是房間預訂單。 進入自動派房后，系統(tǒng)首先顯示按房類排列的當日起一個月內的、每日可售情況表，可以非常方便地知道某時間段內，某類房是否有房可賣，然后按[ESC]鍵或點擊[結束返回]按鈕退出“自動派房”窗體界面，回到預訂功能繼續(xù)填寫新預訂單。 房價類及房價（點擊房價類下拉框，可列出全部房價類代碼及名稱） 保存成功后，該客單的單號（或叫帳號）由系統(tǒng)自動產生。 查找客歷資料來填寫預訂客單詳情請參見客歷系統(tǒng)說明 點擊房價類前的查找 配額按鈕，可以查出指定單位的配額計劃，確認后該預訂客單被標記為使用配額訂房的預訂單；購買了配額系統(tǒng)的用戶，使用該功能有效。 查找會員購買了會員系統(tǒng)的用戶，使用該功能可以方便累計和兌獎會員積分。 查找應收購買了應收帳系統(tǒng)的用戶，使用該功能可以在客人離店時其消費情況掛入應收帳系統(tǒng)。 查找客戶點擊客戶代碼前的查找 按鈕，可以查出指定客戶的信息，確認后該預訂客單被標記上客戶代碼。　注意，團體主單的團號與團體的帳號是不一致的。點擊[確認房數]按鈕可以進行團體訂房的房類、房價、抵店日期、離店日期、確認訂房數等輸入。房類代碼可以去點擊下拉箭，由彈出的列表框選擇填入或鍵盤直接輸入。1）、修改客人預訂單（客單）進入預訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預訂單查詢結果表，如下圖示： 2）、修改團體預訂單（團單）　1）、顯示客人預訂單（客單） 關于預訂單查詢操作，參見預訂系統(tǒng)介紹中的預訂單查詢操作；取消訂單 相關： 進入預訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預訂單查詢結果表，如下圖示： 如果預訂客單上的預訂房間數大于１，那么沒排一間房，系統(tǒng)自動生成一張新的預訂客單，直到預訂房間數為１時，預訂客單就是它本身。2）、預訂團單排房修改或添加后，移動光標到其他行，系統(tǒng)提示“提交改變嗎？”，選擇“是”則改變生效。 團體排房：點擊工具欄上的[團體排房]按鈕，在下方的確認房數表旁會顯示[開始排房]按鈕，選定其中某一房類，即有黑色三角符號提示的行。 可以調整的參數： 含空臟房：勾選后，可排房中包括VD房態(tài)的房間；否則，僅列出VR房。 點擊確定，系統(tǒng)自動選出滿足條件的房號，并列表出來供最后確認，顯示如下圖：表示單號房間被選擇。 可以點擊[雙號]按鈕，所列出的雙號房間前面全部會自動打勾。進入取消團體排房操作。 團體入?。翰⒎侨看_認房都排房后才可以入住，即已排好的房可以入住。表示雙號房間被選擇。 自由選擇：用鼠標直接點擊表格上列出的房號。如果之前團體主單是預訂狀態(tài)（RE），這時團體主單已由預訂狀態(tài)自動改變?yōu)槿胱顟B(tài)（IN）。 相關： 在豎式菜單區(qū)中點擊[查詢導出]菜單條，系統(tǒng)彈出 提示對話窗體，如下圖示： 導出完成，顯示如下圖示： 散客步入或稱為散客入住。 進入接待系統(tǒng)后，點擊左部豎式菜單上的[新建]菜單條，系統(tǒng)彈出新的散客入住窗體，如下圖示： 2）查找客歷資料來填寫入住客單； 在客人辦理入住手續(xù)前，我們需要知道當日到客人離店時間段內，酒店是否有房間可以入住?？墒酃δ艿牟僮髡垍⒄掌湔f明部分。 必須填寫的部分： 離店日期（日期的輸入既可鍵盤輸入，也可用鼠標點擊日期下拉框后在日歷表中點選），日期格式為yyyymmdd(年月日）。 在正確填寫房號，光標離開該字段后，工具欄的[保存]按鈕變亮，表示已經可以保存此入住單，如果僅僅再填入必須填寫的部分如房價類、房價等就保存而不填寫其他資料，就是我們所說的快速開房功能。 點擊房價類前的查找 配