加強辦公室的精細化管理-wenkub
2023-04-27 12:10:40 本頁面
【正文】 照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達無歧義。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的延續(xù)。一、 工作規(guī)范（一）、 辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細則執(zhí)行。精細化管理要產(chǎn)生大量的信息流、數(shù)據(jù)流，針對這些資料如何收集、整理、篩選、加工、分析、應(yīng)用，目前軟件市場也推出了數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，各類組織都可以找到適合本組織規(guī)模的數(shù)據(jù)庫軟件包。辦公室推行科學(xué)化、精細化管理，要按照獎優(yōu)、治庸、罰劣的原則，探索開展績效考核，為提高管理水平提供可靠保障。要根據(jù)辦公室工作職能和流程，科學(xué)設(shè)置工作崗位，制訂詳細的“崗位操作手冊”。各項工作都依既定流程運行，才能做到有條不紊，高效有序。分解細化崗位職責，按章辦事，做到不越位，不缺位。要把加強辦公室工作人員的思想教育擺到突出位置，強化理論修養(yǎng)，開展崗位練兵，使人人成為政務(wù)、事務(wù)的行家。從目標制定、工作計劃的實施，體現(xiàn)管理與服務(wù)的結(jié)合，以管促效能，以服務(wù)促效能。二是有關(guān)辦公室工作的規(guī)章制度還不夠完善，現(xiàn)有規(guī)章制度的科學(xué)性和系統(tǒng)性還需進一步提升，工作流程也有不夠科學(xué)的地方，這在一定程度上限制了辦公室職能的有效發(fā)揮。精細化管理就是落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，它要求每一個管理者都要到位、盡職。辦公室既是一個單位的綜合管理部門，又是一個單位具體的辦事機構(gòu)，直接為單位領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工服務(wù)，同時也承擔一部分對外服務(wù)職能，其職能主要體現(xiàn)為參謀助手、協(xié)調(diào)綜合、審核把關(guān)、運轉(zhuǎn)保障和督促檢查等五個方面。做好新形勢下的辦公室工作，是辦公室長期以來應(yīng)該思考和探索的一個問題。第一次就把工作做到位，工作要日清日結(jié)，每天都要對當天的情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，及時處理等等。三是崗責體系還需進一步健全，工作職責不明確，責任不落實的情況還不同程度地存在。具有上情下達和督查督辦職能的辦公室，更應(yīng)體現(xiàn)執(zhí)行力，強有力的執(zhí)行力，是提高辦公室行政效能的載體。進一步增強“三種意識”、提高“四項能力”、樹立“五方面作風”：即增強把握規(guī)律的意識、創(chuàng)新意識、精益求精的意識；提高輔助決策的能力、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的能力、狠抓落實的能力、促進和諧的能力；樹立理論聯(lián)系實際、愛崗敬業(yè)、嚴謹細致、雷厲風行、清正廉潔的良好作風，打牢效能建設(shè)的基礎(chǔ)。建立調(diào)查研究、公文運轉(zhuǎn)、新聞宣傳、檔案管理、督促檢查和值班、財務(wù)、會議、信訪、網(wǎng)站等各方面管理工作的具體流程，做好“三個協(xié)調(diào)”：一是做好與上級單位的協(xié)調(diào)，爭取支持；與科室之間的協(xié)調(diào)，督辦落實；與其他部門的協(xié)調(diào)，爭取配合；與相對人關(guān)系的協(xié)調(diào)，爭取理解。辦公室工作的核心職能是輔助決策，要以決策的形成、實施、反饋、評估、完善為導(dǎo)向，抓住決策前的調(diào)查研究，決策中的對策建議，決策后的宣傳、督查、反饋等主要環(huán)節(jié)來設(shè)計流程，使各項工作均依流程運行。 把辦公室的工作任務(wù)分解并明確地落實到具體個人身上，實現(xiàn)人人有事做，事事有人管的管理目標，使辦公室每個成員都各司其職，優(yōu)質(zhì)高效地完成各自承擔的工作任務(wù)。推行辦公室工作精細化管理，要高度重視精神的作用，重視文化建設(shè)，形成每個辦公室成員都自覺認同并努力為之奮斗的核心價值觀。辦公室工作科學(xué)化、精細化管理必須依托先進的信息技術(shù)手段的支持，實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化是提升辦公室管理水平的必然要求。（二）、 辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規(guī)定。 根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。 按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。 文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結(jié)匯編）、發(fā)文文書（學(xué)習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事
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