【正文】 業(yè)務(wù)各類手續(xù)l 各類服務(wù)、維護(hù)合同（所需費(fèi)用應(yīng)在權(quán)限以內(nèi)）l 經(jīng)公司總裁審批同意后，行政工作所產(chǎn)生的實(shí)施文件 公司總裁審批權(quán)限行政人事部經(jīng)理/副經(jīng)理審批權(quán)限外的所有蓋印申請(qǐng) 各辦事處/聯(lián)絡(luò)處的公章、合同章的蓋印終審權(quán)歸首席代表/聯(lián)絡(luò)處負(fù)責(zé)人或由其書面授權(quán)的人員審批。 主要的印章如公章、合同章、財(cái)務(wù)專用章等應(yīng)放入保險(xiǎn)柜內(nèi)保管，暫不具備保險(xiǎn)柜條件的，應(yīng)確認(rèn)保管條件的安全性。 印章的管理使用，按照《公司印章存檔》表所規(guī)定的手續(xù)，由刻章申請(qǐng)部門指定專人登記領(lǐng)出且負(fù)責(zé)保管使用?？陶律暾?qǐng)必須有申請(qǐng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意簽字。 印章的類別劃分公司印章按三大類劃分： 公司/辦事處印章 包含公司/辦事處公章、公司合同章。 對(duì)于歸入公司、辦事處檔案室的文件，根據(jù)公司有關(guān)文檔管理的規(guī)定進(jìn)行保存、查閱及管理。 公司、代表處、聯(lián)絡(luò)處、各部門根據(jù)工作的需要設(shè)立檔案、資料管理人員負(fù)責(zé)文號(hào)的編發(fā)及文件的分類歸檔。如董事會(huì)決議、工資與分配方面的文件、有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)決策的文件、財(cái)務(wù)分析報(bào)告，供應(yīng)商、客戶信息資料等的有關(guān)保密文件應(yīng)列為“絕密”，而對(duì)于通知、通告、通報(bào)、規(guī)章制度、崗位職責(zé)、工作流程等可列為“一般”，界于這兩者之間的行文可考慮為“機(jī)密”；對(duì)沒有作出行文保密等級(jí)界定的文件一律視為保密等級(jí)為“一般”。以部門名義或個(gè)人名義發(fā)出的行文，在所屬部門指定的職責(zé)人員處領(lǐng)取編號(hào)。決定、通報(bào)、各種規(guī)章制度、工作流程應(yīng)有公司總裁的同意簽名或由公司總裁授權(quán)的職能部門負(fù)責(zé)人同意簽名才能發(fā)出。 行文規(guī)則 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。 內(nèi)部聯(lián)絡(luò)書是無直接從屬關(guān)系員工之間的來往、溝通及平行部門之間的工作聯(lián)系。 報(bào)告適用于向上一級(jí)匯報(bào)工作，反映情況、意見，答復(fù)上級(jí)的詢問等。二、內(nèi)部行文規(guī)定 目的 使公司辦公文書規(guī)范化，強(qiáng)化部門之間、上下級(jí)之間、公司與員工之間的聯(lián)系，減少工作糾紛，為指令的傳達(dá)、需求的溝通提供順暢的渠道。，關(guān)閉電腦及其它用電器電源，做好防盜、防火工作。剩飯盒及易發(fā)臭的垃圾自覺丟到寫字樓的大垃圾筒內(nèi)。位置：懸掛前胸。 執(zhí)行范圍 全體公司員工 規(guī)定與紀(jì)律、下班后無急需或必須完成的工作應(yīng)按時(shí)離開辦公室。序 阿爾創(chuàng)行政管理制度，規(guī)范了阿爾創(chuàng)公司主要行政工作開展的基本方法和要求，為各項(xiàng)工作的操作和實(shí)施提供行為準(zhǔn)則，以求減少在管理中的矛盾，保障整個(gè)行政管理工作能優(yōu)質(zhì)高效、正常有序的開展。、儀表整潔。、會(huì)議室、會(huì)客室內(nèi)不能吸煙。，不得串崗，不帶與公務(wù)無關(guān)人員進(jìn)入工作場(chǎng)所。、團(tuán)結(jié)互助、以禮相待。 執(zhí)行范圍：各級(jí)行政領(lǐng)導(dǎo)及全體員工 規(guī)定與要求: 文書的種類及意義 決定或通報(bào)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或是由行政人事部代表公司向全體員工發(fā)布的重要事項(xiàng)、獎(jiǎng)懲、任免決定及紀(jì)律規(guī)定等具有強(qiáng)制性質(zhì)的指令。報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)的信息表達(dá)，上一級(jí)可或不作出答復(fù)。 會(huì)議紀(jì)要適用于公司、辦事處、各部門的各類行政會(huì)議、業(yè)務(wù)會(huì)議、技術(shù)專題會(huì)議等的記載，用以傳達(dá)會(huì)議情況和議定的事項(xiàng)，檢查下步工作的完成情況。 行文關(guān)系要根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定，一般不能越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。會(huì)議紀(jì)要需會(huì)議主持人/召集人簽名確認(rèn)才能發(fā)出。 編號(hào)制定原則公司、辦事處行文編號(hào)由四部分組成英文（中）縮寫代碼+[年份]+文書類別縮寫+三位遞進(jìn)數(shù)字序號(hào)英文（中）縮寫代碼：AL 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司GZAL 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司本部BJAL 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司北京辦事處SHAL 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司上海辦事處董 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司董事會(huì)文書類別縮寫：決 代表 決定通 代表 通報(bào)知 代表 通知告 代表 通告紀(jì) 代表 會(huì)議紀(jì)要規(guī) 代表 規(guī)章制度類年份：[2002] 代表 2002年[2003] 代表 2003年數(shù)字序號(hào)：每年1月1日開始從001遞增編號(hào)舉例1：2003年北京辦事處行文發(fā)出的第3號(hào)通報(bào)編號(hào)為：BJAL[2003]通003號(hào)舉例2：2003年財(cái)務(wù)部重新修訂了崗位職責(zé)，因在這之前，行政人事部和商務(wù)部已發(fā)出過此類文件，則其出文編號(hào)為：AL[2003]規(guī)003號(hào)部門、聯(lián)絡(luò)處行文編號(hào)由五部份組成[年份]+地區(qū)（縮寫代碼）＋部門（英文縮寫代碼）＋文書類別縮寫＋三位遞進(jìn)數(shù)字序號(hào)年份：[2002] 代表 2002年[2003] 代表 2003年地區(qū)縮寫代碼：粵 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司本部京　代表　阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司北京辦事處滬　代表　阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司上海辦事處深　代表　阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司深圳聯(lián)絡(luò)處汕 代表　阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司汕頭聯(lián)絡(luò)處南 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司南京辦事處津 代表　阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司天津聯(lián)絡(luò)處部門英文縮寫代碼：TS　代表　通信系統(tǒng)事業(yè)部項(xiàng)目部SD　代表　通信系統(tǒng)事業(yè)部營(yíng)銷部IT　代表　信息系統(tǒng)部DB　代表　軟件開發(fā)中心SA　代表　商務(wù)部F　 代表　財(cái)務(wù)部AP　代表　行政人事部P　 代表　產(chǎn)品與技術(shù)發(fā)展中心PM　代表　市場(chǎng)部文書類別縮寫：知 代表 通知告 代表 通告報(bào)　代表　報(bào)告請(qǐng)　代表　請(qǐng)示聯(lián)　代表　內(nèi)部聯(lián)絡(luò)書紀(jì)　代表　會(huì)議紀(jì)要數(shù)字序號(hào)：每年1月1日開始從001遞增編號(hào)舉例1：2003年上海商務(wù)人員行文發(fā)出的第2號(hào)工作請(qǐng)示編號(hào)為：[2003]滬SA請(qǐng)002號(hào)舉例2：2003年深圳聯(lián)絡(luò)處項(xiàng)目技術(shù)人員行文發(fā)出的第9號(hào)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)書的行文編號(hào)為：[2003]深TS聯(lián)009號(hào) 保密等級(jí)公司文件的保密等級(jí)界定為三個(gè)檔次，即“絕密”、“機(jī)密”、“一般”，并同時(shí)按下面二個(gè)原則由行文部門去權(quán)衡、確認(rèn)文件的保密等級(jí)。 行文基本格式 （見附件） 通知行文參照本 報(bào)告行文參照本 請(qǐng)示行文參照本內(nèi)部聯(lián)絡(luò)書行文參照本 發(fā)文及管理 文件的分發(fā)應(yīng)由文件編號(hào)管理部門或文件的起草人進(jìn)行。 歸檔的文件資料，管理人員應(yīng)進(jìn)行歸檔登記，并建立借閱、查找登記手續(xù)。 違規(guī)處理 違反本規(guī)定的內(nèi)部行文視為無效行文，收文單位或個(gè)人應(yīng)拒絕簽收，退回發(fā)文部門重新行文。 部門/聯(lián)絡(luò)處印章 包含部門/聯(lián)絡(luò)處專用章，各類業(yè)務(wù)圖章（如財(cái)務(wù)專用章、出入庫(kù)章、圖紙審核章等）。 行政人事部職責(zé)人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提出意見，如申請(qǐng)的合理性、刻章的費(fèi)用及其它條件要求等。 公司公章、合同章，辦事處/聯(lián)絡(luò)處公章、合同章都應(yīng)由行政人事部行政專職人員管理。公司所有印章的存放保管都要保證其相對(duì)的安全條件。 蓋印審核工作要嚴(yán)格按程序辦理，當(dāng)終審領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，應(yīng)向再上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)至公司總裁申請(qǐng)審核批準(zhǔn)。 印章管理人員不能私自轉(zhuǎn)移印章管理責(zé)任，因特殊原因需代管的，應(yīng)將管理責(zé)任移交給所屬上級(jí)，如需最終轉(zhuǎn)移管理責(zé)任的，應(yīng)得到部門領(lǐng)導(dǎo)的同意，再到行政人事部辦理移交手續(xù)。附表（1）印章蓋印申請(qǐng)單 （2）公司印章存檔四、話務(wù)管理規(guī)定 目的 本規(guī)定對(duì)公司有線電話的使用和管理做出必要的規(guī)范，旨在保證公司的電話資源能最大限度地為公司經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展服務(wù)，使其成為公司對(duì)外形象宣傳、溝通的有效途徑。全體員工在接聽電話時(shí)都應(yīng)使用“您好”“請(qǐng)”等禮貌用語(yǔ)。任何情況下嚴(yán)禁“煲電話粥”。 小總機(jī)應(yīng)安裝計(jì)費(fèi)系統(tǒng)。 因工作需要使用電話線撥號(hào)上網(wǎng)的，需向行政人事部提出申請(qǐng)，否則嚴(yán)禁用電話線撥號(hào)上網(wǎng)。、董事會(huì)成員的家庭電話費(fèi)、上網(wǎng)月租費(fèi)（只限各一條線），公司予以報(bào)銷。 執(zhí)行范圍：網(wǎng)絡(luò)管理人員及全體員工 規(guī)定及要求 行政人事部作為公司網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)和管理部門，有權(quán)對(duì)公司網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)管和控制，經(jīng)過必要的呈批手續(xù)后有權(quán)對(duì)網(wǎng)絡(luò)上的信息進(jìn)行檢查和備案。 不得使用非法手段竊取他人口令，盜用他人IP地址，非法入侵他人計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，閱讀他人文件或電子郵件。，不得隨意將帳號(hào)和密碼告訴他人使用；也不得利用他人賬號(hào)使用網(wǎng)絡(luò)資源。各部門在配置網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備時(shí)，應(yīng)在設(shè)備的有關(guān)技術(shù)參數(shù)方面征得網(wǎng)管人員的同意。 違規(guī)處理 視情節(jié)輕重，給予“辭退處罰”及以下的行政處分，情節(jié)特別惡劣者追究其法律責(zé)任。如有違反，每次罰款50元并發(fā)出執(zhí)罰通知（從工資中扣除）。 每半年進(jìn)行一次防火安全教育，加強(qiáng)職員防火意識(shí)，學(xué)習(xí)防火器材使用方法，提高對(duì)事故的應(yīng)變能力。，還應(yīng)配備安全性能保障的防盜鎖，防盜鎖根據(jù)職員的流動(dòng)情況，最少每半年更換一次。一天工作結(jié)束后，應(yīng)關(guān)好電腦，鎖好柜鎖，最后一位離開辦公室的人員，負(fù)責(zé)鎖好大門防盜鎖，加在大門防盜鎖未鎖好的情況下發(fā)生盜竊事故，追究最后一位離開辦公室人員的事故責(zé)任。 對(duì)于個(gè)人保管的公司財(cái)物，如手提電腦、手機(jī)、金錢等，個(gè)人應(yīng)妥善保管，否則即使在辦公室內(nèi)遺失，遺失者也應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。 任何人或部門發(fā)現(xiàn)安全事故或隱患，都要及時(shí)向上一級(jí)及行政