張玉利主編管理學(xué)n-wenkub
2023-04-22 23:08:45 本頁(yè)面
【正文】 而及時(shí)采取行動(dòng)。一個(gè)提供不準(zhǔn)確信息的控制系統(tǒng)將會(huì)導(dǎo)致管理者在應(yīng)該采取行動(dòng)的時(shí)候沒(méi)有行動(dòng)或根本沒(méi)有出現(xiàn)問(wèn)題而采取行動(dòng)。他們?cè)O(shè)立了齊備的工作控制和考核表格，其中包括拜訪醫(yī)院計(jì)劃表、工作日記、工作統(tǒng)計(jì)表、銷售計(jì)劃表、銷售成績(jī)統(tǒng)計(jì)表等。雖然可能有數(shù)據(jù)表明某產(chǎn)品的產(chǎn)量在節(jié)節(jié)上升，但是更進(jìn)一步的調(diào)查則可能表明該產(chǎn)品的生產(chǎn)車間正在使用非標(biāo)準(zhǔn)材料，用工過(guò)度或捏造報(bào)表，因此管理者還要善于透過(guò)數(shù)字看到問(wèn)題的實(shí)質(zhì)。而另有一名銷售代表則報(bào)告說(shuō)，他認(rèn)為大部分顧客對(duì)公司產(chǎn)品滿意，下一個(gè)季度的銷售還將有所上升。管理工作中難免會(huì)有許多主觀的因素，但是下屬人員能將工作做好卻不是主觀所能決定的事。 控制是制定標(biāo)準(zhǔn)、衡量實(shí)際工作、采取矯正措施的過(guò)程，對(duì)于控制過(guò)程中的各項(xiàng)工作都要由人來(lái)執(zhí)行，這就要求組織的構(gòu)建能將這些工作的責(zé)任得以明確的劃分，使控制系統(tǒng)得到有力的組織保證。 計(jì)劃是為實(shí)現(xiàn)一定的目的或目標(biāo)而制定的，這些目的或目標(biāo)就是進(jìn)行控制所采用的績(jī)效衡量標(biāo)準(zhǔn)的原始依據(jù)。沒(méi)有了目標(biāo)與計(jì)劃，也就不可能控制，這是因?yàn)楸仨氁褬I(yè)績(jī)同某些已規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)相比較。 有關(guān)基本的控制原理并不難以理解，但要在管理實(shí)踐中構(gòu)建起有效的控制系統(tǒng)卻十分不容易，這意味著要排除大量的人為因素干擾，需要做大量扎實(shí)而細(xì)致的基礎(chǔ)管理工作。 第一節(jié) 有效控制的基本特征 一個(gè)有效的控制系統(tǒng)通常要具備整合性、客觀性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、靈活性等五個(gè)基本的特征，這也是使控制行之有效的必要條件?！? 哈羅德管理者在制定計(jì)劃時(shí)，要考慮到相關(guān)的控制因素，這樣才能保證計(jì)劃的可行性。假設(shè)某企業(yè)有大量的產(chǎn)品積壓或所簽訂的合同無(wú)法如約履行，這些偏差出現(xiàn)后如果不能明確究竟由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)，那么進(jìn)一步的糾正行動(dòng)就難于進(jìn)行。在整個(gè)控制過(guò)程中，主觀的判斷和估計(jì)不僅可能使績(jī)效的衡量得不出明確的結(jié)論，而且還會(huì)使糾正偏差的力度難于把握，從而使現(xiàn)實(shí)工作更加混亂。顯然，當(dāng)公司對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行改進(jìn)或?qū)嵤┬碌臓I(yíng)銷方案的時(shí)候，前一位銷售代表所提供的信息更能派上用場(chǎng)。 在諸多衡量標(biāo)準(zhǔn)中總有一些是定性的，難于衡量的。所有這些表格對(duì)包括科長(zhǎng)在內(nèi)的每個(gè)科員都適用，和每個(gè)表格相應(yīng)得考核、評(píng)定工作對(duì)包括科長(zhǎng)在內(nèi)的每個(gè)科員都嚴(yán)格執(zhí)行，較好地解決了控制的客觀性問(wèn)題。基于不準(zhǔn)確信息的種種決策，往往會(huì)使整個(gè)組織蒙受損失。如果某項(xiàng)工作沒(méi)有得到正確的處理，那么越早報(bào)告和糾正，造成的損失就越小。 通常，對(duì)適時(shí)性的要求與不確定性有關(guān)，環(huán)境中的不確定因素越多，就越頻繁地需要及時(shí)的信息。 假設(shè)一家制造企業(yè)設(shè)計(jì)了一個(gè)控制系統(tǒng)來(lái)管理用來(lái)制造某一產(chǎn)品所用的200種原材料，現(xiàn)在一項(xiàng)新的技術(shù)突破使公司只用一半的原材料就能生產(chǎn)出同樣的產(chǎn)品，如果控制系統(tǒng)不靈活，不能就此進(jìn)行調(diào)整，該公司將不得不全部放棄原有的控制系統(tǒng)，從頭設(shè)計(jì)一個(gè)新的控制系統(tǒng)來(lái)應(yīng)付新的局面，這其中人、財(cái)、物力以及時(shí)間的損失和浪費(fèi)是顯而易見(jiàn)的。 通常，對(duì)各種可能出現(xiàn)的情況都盡量準(zhǔn)備好各種可選擇的方案，可以使控制更具有靈活性，事實(shí)上，靈活的控制一般來(lái)說(shuō)最好是通過(guò)靈活的計(jì)劃來(lái)實(shí)現(xiàn)。試圖對(duì)組織活動(dòng)中的每一個(gè)因素進(jìn)行控制是相當(dāng)繁重的，甚至是不可能的。這一原理可以表述為：為了進(jìn)行有效的控制，需要對(duì)根據(jù)各種計(jì)劃來(lái)衡量工作績(jī)效時(shí)有關(guān)鍵意義的那些因素給予特別的注意。首先，應(yīng)該對(duì)關(guān)鍵績(jī)效區(qū)進(jìn)行識(shí)別，即找出那些為確保整個(gè)組織的成功必須有效運(yùn)作的區(qū)域。大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明，在一項(xiàng)工作中只有一小部分的活動(dòng)、事件、人員或事物占用著大部分的資源(如費(fèi)用支出、管理者的精力等)，這就為戰(zhàn)略控制點(diǎn)的確定提供了可能。如果衡量工具的靈敏度不夠，不能對(duì)實(shí)際績(jī)效進(jìn)行準(zhǔn)確的度量，一旦產(chǎn)生較大誤差就會(huì)使衡量結(jié)果失真，由此做出的控制決策必然背離真實(shí)需要，出現(xiàn)糾正偏差的時(shí)機(jī)不當(dāng)或糾偏的力度失衡。 控制系統(tǒng)中要選擇適宜的衡量工具，此外，還要注意對(duì)它的維護(hù)，以保證它始終正常地發(fā)揮作用。比如，顧客問(wèn)卷調(diào)查可用來(lái)預(yù)測(cè)銷售情況的起伏，從而能適時(shí)調(diào)整生產(chǎn)，避免由大量存貨或缺貨帶來(lái)的損失；機(jī)器的振動(dòng)可用來(lái)預(yù)測(cè)機(jī)器的故障，從而能及早檢修，以防造成生產(chǎn)的停頓；員工的怨言可以用來(lái)預(yù)測(cè)消極怠工，因而能盡快尋找對(duì)策，保持員工的工作積極性。當(dāng)前國(guó)際上一些知名的大公司都建有先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)分析、處理系統(tǒng)，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上提出預(yù)測(cè)方案，收到相當(dāng)好的效果。在一些小型的組織單位內(nèi)，管理者常常是自己來(lái)評(píng)價(jià)結(jié)果，僅有的報(bào)告也只是同工作受到評(píng)價(jià)的個(gè)人進(jìn)行的口頭討論。管理者越能把控制工作集中于例外情況，就越能實(shí)行有效控制。 五、注重控制系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)性 在控制系統(tǒng)中，應(yīng)考慮兩種基本類型的成本，一是為了獲取信息所花費(fèi)的成本，一是糾正偏差所花費(fèi)的成本。這兩類費(fèi)用的相互關(guān)系可由圖14—1來(lái)表示。此外，還應(yīng)注意，現(xiàn)實(shí)中管理者很難了解哪種控制力度是劃算的，以及它將花多少費(fèi)用，因此選擇一個(gè)絕對(duì)最優(yōu)的控制水平幾乎是不可能的，經(jīng)濟(jì)性也只能是一個(gè)相對(duì)的概念。 控制過(guò)度是管理者較常犯的一種錯(cuò)誤?？刂七^(guò)度不僅可能導(dǎo)致員工士氣和責(zé)任心低下，而且還可能造成不信任，甚至法
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