【正文】 許多的會(huì)計(jì)科目。提醒各位，一定要有工作底稿，否則部門(mén)預(yù)算一定會(huì)出問(wèn)題，因工作底稿為一先決條件。按道理說(shuō)，預(yù)算不能隨便修正，筆者通常半年才動(dòng)一下，會(huì)為未來(lái)的半年做一次修正，要不然預(yù)算是不可以修正的。這一部份未做，則部門(mén)預(yù)算不可能做得好。無(wú)論如何，事先會(huì)計(jì)單位一定要釐清，若未釐清則各相關(guān)單位不可能做得好。統(tǒng)一制由會(huì)計(jì)單位統(tǒng)一計(jì)算，不分?jǐn)偨o各部門(mén)。(1).組織：部門(mén)薪資(2).工作重點(diǎn)：共同費(fèi)用 行政費(fèi)用 屬費(fèi)用部分 專(zhuān)案費(fèi)用 專(zhuān)案資本支出：商品、資產(chǎn)任何一個(gè)企業(yè)團(tuán)隊(duì)在做部門(mén)預(yù)算編製時(shí)，事前會(huì)計(jì)單位要做的準(zhǔn)備工作，如下：(1).事先將公司會(huì)計(jì)科目的定義範(fàn)圍、內(nèi)容，界定清楚。專(zhuān)案資本支出，包括：(1)在採(cǎi)購(gòu)單位會(huì)有採(cǎi)購(gòu)的動(dòng)作，進(jìn)行商品採(cǎi)購(gòu)，指：原物料、半成品、及成品。愈高階的要寫(xiě)得愈詳細(xì)完整，到單位、個(gè)員則只有一張甘特氏表，就只是一張執(zhí)行計(jì)畫(huà)表，在其中填入我有哪些工作重點(diǎn)？預(yù)計(jì)哪個(gè)月份執(zhí)行？執(zhí)行計(jì)畫(huà)表的格式，可參考下圖所示：工作重點(diǎn)元二三 …十一十二說(shuō)明 通常一份部門(mén)年度計(jì)劃中，篇幅佔(zhàn)最大的是執(zhí)行計(jì)劃。) 。若一個(gè)公司不是這個(gè)方式，各部門(mén)各行其是，雖各個(gè)部門(mén)都努力的想做好事情、做它認(rèn)為對(duì)的事情，但因?yàn)榕c公司總目標(biāo)沒(méi)有完整的相關(guān)，放任各部門(mén)編預(yù)算最後彙總後，其結(jié)果會(huì)超乎老闆的想像。年度計(jì)劃的推衍從總目標(biāo)來(lái)，總目標(biāo)推衍出部門(mén)年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，然後再展到單位年度工作計(jì)劃，最終再展到個(gè)員年度工作計(jì)劃，這就是計(jì)劃經(jīng)營(yíng)的架構(gòu)。零基預(yù)算要推成功一定要各部門(mén)做。以零基預(yù)算編製法來(lái)編製預(yù)算準(zhǔn)確度相當(dāng)高。很多人認(rèn)為不可能，但筆者覺(jué)得這境界並不難，關(guān)鍵其實(shí)只是在懂不懂得做？有沒(méi)有方法？年度計(jì)劃是做預(yù)算的第一個(gè)要項(xiàng)。一個(gè)企業(yè)團(tuán)隊(duì)推動(dòng)預(yù)算制度時(shí)，企業(yè)團(tuán)隊(duì)的預(yù)算規(guī)劃應(yīng)如何進(jìn)行？第一點(diǎn)就是要有年度計(jì)劃，計(jì)劃經(jīng)營(yíng)一定要做，計(jì)劃經(jīng)營(yíng)即是年度計(jì)劃的推動(dòng)實(shí)施。在筆者這20年來(lái)?yè)?dān)任專(zhuān)業(yè)總經(jīng)理的角色過(guò)程上，多半都是用這樣的方式讓業(yè)主放心，也就是讓他們清楚知道：”他們的企業(yè)交由我經(jīng)營(yíng)，他們會(huì)得到什麼樣的成效與預(yù)期。常常很多人問(wèn)筆者：「預(yù)算重不重要？」此時(shí)筆者多半不會(huì)直接、正面強(qiáng)調(diào)預(yù)算有多重要，但筆者會(huì)提醒他：「你想不想知道你的企業(yè)在未來(lái)的一段時(shí)間能賺多少錢(qián)？」這句話往往也引起在場(chǎng)許多其他人的興趣。企業(yè)預(yù)算其實(shí)就是在做這件事，不能把它單純的當(dāng)成會(huì)計(jì)作業(yè)的一部份。”同樣筆者經(jīng)營(yíng)企業(yè)時(shí)也會(huì)引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，並訓(xùn)練、規(guī)劃、安排使每個(gè)同仁了解預(yù)算管理關(guān)係到他們每個(gè)人工作的績(jī)效。企業(yè)若已實(shí)施年度計(jì)劃，則預(yù)算管理是很容易導(dǎo)入的；若企業(yè)未實(shí)施年度計(jì)劃，現(xiàn)在雖已進(jìn)入年度中，仍可導(dǎo)入練習(xí)。傳統(tǒng)上很多企業(yè)對(duì)預(yù)算的認(rèn)知，都是用所謂傳統(tǒng)預(yù)算制，也就是公司的很多預(yù)算乃交由財(cái)會(huì)部門(mén)，將去年的數(shù)據(jù)加加減減成今年的數(shù)據(jù)，非常不準(zhǔn)，經(jīng)常要修改，此為傳統(tǒng)預(yù)算制的弊端。除非公司過(guò)去從未按零基預(yù)算做過(guò)，第一次做會(huì)有差異，但筆者跟各位保證，第二次、第三次做就會(huì)抓得準(zhǔn)。零基預(yù)算由各部門(mén)開(kāi)始，它又要有任何的執(zhí)行依據(jù)的話？那就是要有年度計(jì)劃。通常對(duì)於一個(gè)公司預(yù)算編擬的過(guò)程到部門(mén)年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃即可。最大的問(wèn)題是沒(méi)有部門(mén)目標(biāo)，也非由承接總目標(biāo)展開(kāi)下來(lái)。當(dāng)企業(yè)為買(mǎi)賣(mài)業(yè)、或服務(wù)業(yè)時(shí)，其中的生產(chǎn)管理要變更為商品管理，會(huì)牽涉到採(cǎi)購(gòu)的作業(yè)。可以發(fā)現(xiàn)到執(zhí)行計(jì)劃是最充分完整的，而且其中每個(gè)動(dòng)作都會(huì)牽涉到我們的預(yù)算，所以說(shuō)企業(yè)預(yù)算編製一定要有部門(mén)年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃做基礎(chǔ)。商品採(cǎi)購(gòu)發(fā)生在六大機(jī)能中，生產(chǎn)跟商品的地方。(2).要把公司的所有相關(guān)數(shù)據(jù)資料，整理提供給各部門(mén)參考，例如：共同費(fèi)用、行政費(fèi)用；至於專(zhuān)案費(fèi)用則不需要；專(zhuān)案費(fèi)用要按實(shí)際上的市場(chǎng)價(jià)格來(lái)決定，由負(fù)責(zé)單位去做。若企業(yè)決定做分?jǐn)?，則會(huì)計(jì)要把分?jǐn)偟墓?、或金額提供各部門(mén)參考。最近10年來(lái)，筆者主持的企業(yè)到了要編製年度計(jì)劃期間，會(huì)計(jì)部門(mén)會(huì)拿出企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中會(huì)計(jì)科目來(lái)review，然後給各部門(mén)主管上課。若要落實(shí)執(zhí)行，這一部分非常重要。各部門(mén)已有工作計(jì)劃，如何由工作計(jì)劃變成預(yù)算，這個(gè)過(guò)程很重要。很多人認(rèn)為沒(méi)有工作底稿也不會(huì)有問(wèn)題，尤其會(huì)計(jì)人員會(huì)說(shuō)：「我有一個(gè)總表，統(tǒng)計(jì)出來(lái)就可以了。每個(gè)專(zhuān)案執(zhí)行時(shí)，每個(gè)都有一個(gè)費(fèi)用的預(yù)估$A$A2…、$A6，最後加總得到一個(gè)專(zhuān)案費(fèi)用的總數(shù)AT。統(tǒng)計(jì)總表格式可參照下表： 統(tǒng)計(jì)總表科目元二三 …十二合計(jì)…第一欄……第二欄……第三欄…合計(jì)統(tǒng)計(jì)總表共劃分有三欄：(1) 第一欄的科目比較偏重強(qiáng)調(diào)共同費(fèi)用的分?jǐn)?，假設(shè)公司的會(huì)計(jì)政策共同費(fèi)用不分?jǐn)?，則僅有總務(wù)及人力資源部門(mén)會(huì)有本欄，其他部門(mén)沒(méi)有。三欄中費(fèi)用類(lèi)可個(gè)別小計(jì)，然後加總得合計(jì)，也就是部門(mén)總費(fèi)用。專(zhuān)案工作底稿會(huì)有很多張，每個(gè)專(zhuān)案就有一張，而部門(mén)總表只有一張，很多的工作底稿構(gòu)成這一張部門(mén)總表的附件。同樣為了節(jié)稅，筆者所主持的4個(gè)公司，我們的車(chē)輛一定是用租賃，因?yàn)橘I(mǎi)就不節(jié)稅了！100萬(wàn)的車(chē)子，2年就可以費(fèi)用攤掉，可加速折舊。如果公司有許多股東，也可以採(cǎi)用讓每個(gè)股東都擁有一輛車(chē)的做法。(4) 廣告針對(duì)這個(gè)展，我們要刊登的廣告，這個(gè)廣告費(fèi)用在11月份發(fā)生。由上述案例，希望能讓大家體會(huì)，每個(gè)部門(mén)在它年度計(jì)劃執(zhí)行的過(guò)程中，每個(gè)執(zhí)行的重點(diǎn)就是一個(gè)專(zhuān)案。筆者所主持的企業(yè)，會(huì)計(jì)單位不必做，由各部門(mén)主管做，但還要有一個(gè)前提，那就是筆者在企業(yè)推動(dòng)職涯發(fā)展體系，所升任的主管都已經(jīng)儲(chǔ)備班訓(xùn)練通過(guò)，它們已有能力做。儲(chǔ)備主管班要學(xué)管理會(huì)計(jì)學(xué)、以及經(jīng)營(yíng)分析。有人說(shuō)：「會(huì)計(jì)很難。在筆者所主持的連鎖體系裡，要當(dāng)?shù)曛鞴芤约壕幠甓阮A(yù)算，也一定要學(xué)這些，學(xué)預(yù)算制度。總預(yù)算編製出來(lái)後，會(huì)計(jì)單位再分別以科目的方式匯集各部門(mén)或以部門(mén)的方式編製下述總表：(1) 以科目的方式：劃分部門(mén)別，編年表及月表科目甲部門(mén)乙部門(mén)丙部門(mén)丁部門(mén)(2) 以部門(mén)的方式：匯集出編製年表部門(mén)元二 …如此立刻可以知道公司的總費(fèi)用有多少？可以看出每個(gè)月份每個(gè)部門(mén)在每個(gè)科目的費(fèi)用為多少？可由年表看出，全年度全公司要用多少錢(qián)？也可看出每個(gè)科目全公司每個(gè)月份要花多少錢(qián)？這個(gè)彙總表是絕對(duì)必要的，另外會(huì)計(jì)單位還要根據(jù)發(fā)生月份這一項(xiàng)的數(shù)據(jù)，搭配公司會(huì)計(jì)制度的付款制度、採(cǎi)購(gòu)政策、請(qǐng)款政策、月結(jié)方式要付幾個(gè)月的票…等等，然後編製下年度的預(yù)估資金運(yùn)用表、資產(chǎn)負(fù)債表、與損益表。筆者幫忙經(jīng)營(yíng)企業(yè)時(shí)，會(huì)在每年的12/25前完成明年度的經(jīng)營(yíng)總計(jì)劃以及預(yù)估資金運(yùn)用表、資產(chǎn)負(fù)債表、與損益表。以筆者20多年來(lái)扮演專(zhuān)業(yè)經(jīng)理人的角色心得，筆者要提醒一些專(zhuān)業(yè)經(jīng)理人，你要輕鬆還是不要？筆者目前除本身的企管公司外，還可同時(shí)擔(dān)任3家公司的專(zhuān)業(yè)總經(jīng)理。筆者對(duì)這些企業(yè)授權(quán)幅度也很大，授權(quán)幅度的大小關(guān)係到計(jì)劃預(yù)算是否有做。如果他能知道，我們就能取得授權(quán)；如果他什麼都不知道，他當(dāng)然很擔(dān)心；其實(shí)從領(lǐng)導(dǎo)與管理的動(dòng)作來(lái)看也能了解。 主管人員如何進(jìn)行預(yù)算管理(2) 陳宗賢老師剛剛跟各位談部門(mén)預(yù)算怎麼去編製出來(lái)，現(xiàn)在談部門(mén)預(yù)算執(zhí)行時(shí)，如何進(jìn)行執(zhí)行管理。 即部門(mén)預(yù)算的執(zhí)行，建立在兩個(gè)前提下：(1) 部門(mén)預(yù)算由誰(shuí)負(fù)責(zé)管理，由部門(mén)主管。(2) 任何支出皆必須要按會(huì)計(jì)準(zhǔn)則來(lái)提出，按核決權(quán)限來(lái)核決。筆者所主持的三家公司，都設(shè)有稽核，其中兩家還是Full Time的，另一家由會(huì)計(jì)兼。若超過(guò)稽核權(quán)限時(shí)，則稽核會(huì)加註，然後轉(zhuǎn)往具權(quán)責(zé)者。(2) 1，2，…31：指這個(gè)月的日期。筆者的要求是反正一定不能超支，筆者的目的在訓(xùn)練他有責(zé)任意識(shí)，以及如何量入為出，這原就是他抓出的交通費(fèi)，他本來(lái)就該評(píng)估、預(yù)計(jì)好本月所產(chǎn)生的費(fèi)用是多少？而團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人也應(yīng)了解並產(chǎn)生節(jié)約觀念，否則節(jié)約的觀念就很難建立。筆者一向在預(yù)算方面所給權(quán)限為：總數(shù)的差異不得超過(guò)1千元，否則要解釋的清清楚楚。審核也就是稽核，稽核是否是按原先的計(jì)劃去做，會(huì)計(jì)是沒(méi)有權(quán)力控制這筆錢(qián)能不能花？筆者相信各位了解內(nèi)控內(nèi)稽的制度，為何先要有內(nèi)控制度才有內(nèi)稽制度？其實(shí)內(nèi)控制度它把公司相關(guān)規(guī)章、作業(yè)流程(SOP)、或各項(xiàng)辦法整建起來(lái)，這就是制度。請(qǐng)問(wèn)各位的公司這方面是否做得完整？否則就要加強(qiáng)。狹義來(lái)看，談公司預(yù)算管理也一樣，若一個(gè)公司沒(méi)有內(nèi)部的管理制度，或所有的人員沒(méi)有有效遵循公司的制度，則預(yù)算管理就沒(méi)有辦法做。請(qǐng)問(wèn)貴公司新人訓(xùn)練時(shí)，是否有教新進(jìn)人員公司有哪些作業(yè)流程？與他相關(guān)的有哪些作業(yè)流程？建議貴公司有新人來(lái)時(shí)，即要做此職前教育工作。所以在預(yù)算管理，希望要能不偏差的話，應(yīng)該在第一關(guān)把持住，我的費(fèi)用不要超過(guò)，第二關(guān)才除了看有無(wú)超過(guò)金額外，就是看核決權(quán)限、以及合不合理，總之希望能運(yùn)作正確，不要有太大的落後差。所以要讓部門(mén)預(yù)算能執(zhí)行成功，會(huì)有許多相關(guān)條件與因素要考慮。筆者主持企業(yè)會(huì)於10月初佈達(dá)公司總目標(biāo)於各部門(mén)主管，10月底或11月初會(huì)召開(kāi)年度計(jì)劃發(fā)表會(huì)，屆時(shí)每個(gè)部門(mén)主管輪流上臺(tái)，~2小時(shí)的時(shí)間present明年度的年度計(jì)劃，他上臺(tái)的第一句話要說(shuō)：「我如果明年度仍是這部門(mén)的主管的話，我將要這樣經(jīng)營(yíng)這個(gè)部門(mén)…」在臺(tái)下的CEO或其他部門(mén)主管可提出修正意見(jiàn)。筆者一定會(huì)在年度總目標(biāo)把各項(xiàng)重要支出的預(yù)算講清楚，例如：人事費(fèi)用佔(zhàn)多少%、教育訓(xùn)練費(fèi)用、行銷(xiāo)費(fèi)用…列出後，然後執(zhí)行部門(mén)用這個(gè)做分配。(2)第二種方式執(zhí)行過(guò)程中，萬(wàn)一出現(xiàn)預(yù)算外的支出，哪怕是預(yù)算外超過(guò)1塊錢(qián)，任何的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)主管通通要寫(xiě)專(zhuān)案簽呈，被認(rèn)定，才準(zhǔn)動(dòng)用預(yù)備金。各位可想而知，若企業(yè)未實(shí)施預(yù)算管制，費(fèi)用報(bào)支將會(huì)多浮濫。讓部門(mén)自己管，那麼各個(gè)主管做開(kāi)支時(shí)、做資本支出時(shí)，會(huì)自動(dòng)