【正文】 許多的會計科目。提醒各位，一定要有工作底稿，否則部門預(yù)算一定會出問題，因工作底稿為一先決條件。按道理說，預(yù)算不能隨便修正，筆者通常半年才動一下，會為未來的半年做一次修正，要不然預(yù)算是不可以修正的。這一部份未做，則部門預(yù)算不可能做得好。無論如何，事先會計單位一定要釐清，若未釐清則各相關(guān)單位不可能做得好。統(tǒng)一制由會計單位統(tǒng)一計算，不分?jǐn)偨o各部門。(1).組織：部門薪資(2).工作重點(diǎn)：共同費(fèi)用 行政費(fèi)用 屬費(fèi)用部分 專案費(fèi)用 專案資本支出：商品、資產(chǎn)任何一個企業(yè)團(tuán)隊在做部門預(yù)算編製時，事前會計單位要做的準(zhǔn)備工作，如下：(1).事先將公司會計科目的定義範(fàn)圍、內(nèi)容，界定清楚。專案資本支出，包括：(1)在採購單位會有採購的動作，進(jìn)行商品採購，指：原物料、半成品、及成品。愈高階的要寫得愈詳細(xì)完整，到單位、個員則只有一張甘特氏表，就只是一張執(zhí)行計畫表，在其中填入我有哪些工作重點(diǎn)？預(yù)計哪個月份執(zhí)行？執(zhí)行計畫表的格式，可參考下圖所示：工作重點(diǎn)元二三 …十一十二說明 通常一份部門年度計劃中，篇幅佔(zhàn)最大的是執(zhí)行計劃。) 。若一個公司不是這個方式，各部門各行其是，雖各個部門都努力的想做好事情、做它認(rèn)為對的事情，但因為與公司總目標(biāo)沒有完整的相關(guān)，放任各部門編預(yù)算最後彙總後，其結(jié)果會超乎老闆的想像。年度計劃的推衍從總目標(biāo)來，總目標(biāo)推衍出部門年度經(jīng)營計劃，然後再展到單位年度工作計劃，最終再展到個員年度工作計劃，這就是計劃經(jīng)營的架構(gòu)。零基預(yù)算要推成功一定要各部門做。以零基預(yù)算編製法來編製預(yù)算準(zhǔn)確度相當(dāng)高。很多人認(rèn)為不可能，但筆者覺得這境界並不難，關(guān)鍵其實(shí)只是在懂不懂得做？有沒有方法？年度計劃是做預(yù)算的第一個要項。一個企業(yè)團(tuán)隊推動預(yù)算制度時，企業(yè)團(tuán)隊的預(yù)算規(guī)劃應(yīng)如何進(jìn)行？第一點(diǎn)就是要有年度計劃，計劃經(jīng)營一定要做，計劃經(jīng)營即是年度計劃的推動實(shí)施。在筆者這20年來擔(dān)任專業(yè)總經(jīng)理的角色過程上，多半都是用這樣的方式讓業(yè)主放心，也就是讓他們清楚知道：”他們的企業(yè)交由我經(jīng)營，他們會得到什麼樣的成效與預(yù)期。常常很多人問筆者：「預(yù)算重不重要？」此時筆者多半不會直接、正面強(qiáng)調(diào)預(yù)算有多重要，但筆者會提醒他：「你想不想知道你的企業(yè)在未來的一段時間能賺多少錢？」這句話往往也引起在場許多其他人的興趣。企業(yè)預(yù)算其實(shí)就是在做這件事，不能把它單純的當(dāng)成會計作業(yè)的一部份。”同樣筆者經(jīng)營企業(yè)時也會引導(dǎo)團(tuán)隊，並訓(xùn)練、規(guī)劃、安排使每個同仁了解預(yù)算管理關(guān)係到他們每個人工作的績效。企業(yè)若已實(shí)施年度計劃，則預(yù)算管理是很容易導(dǎo)入的；若企業(yè)未實(shí)施年度計劃，現(xiàn)在雖已進(jìn)入年度中，仍可導(dǎo)入練習(xí)。傳統(tǒng)上很多企業(yè)對預(yù)算的認(rèn)知，都是用所謂傳統(tǒng)預(yù)算制，也就是公司的很多預(yù)算乃交由財會部門，將去年的數(shù)據(jù)加加減減成今年的數(shù)據(jù)，非常不準(zhǔn)，經(jīng)常要修改，此為傳統(tǒng)預(yù)算制的弊端。除非公司過去從未按零基預(yù)算做過，第一次做會有差異，但筆者跟各位保證，第二次、第三次做就會抓得準(zhǔn)。零基預(yù)算由各部門開始，它又要有任何的執(zhí)行依據(jù)的話？那就是要有年度計劃。通常對於一個公司預(yù)算編擬的過程到部門年度經(jīng)營計劃即可。最大的問題是沒有部門目標(biāo)，也非由承接總目標(biāo)展開下來。當(dāng)企業(yè)為買賣業(yè)、或服務(wù)業(yè)時，其中的生產(chǎn)管理要變更為商品管理，會牽涉到採購的作業(yè)?？梢园l(fā)現(xiàn)到執(zhí)行計劃是最充分完整的，而且其中每個動作都會牽涉到我們的預(yù)算，所以說企業(yè)預(yù)算編製一定要有部門年度經(jīng)營計劃做基礎(chǔ)。商品採購發(fā)生在六大機(jī)能中，生產(chǎn)跟商品的地方。(2).要把公司的所有相關(guān)數(shù)據(jù)資料，整理提供給各部門參考，例如：共同費(fèi)用、行政費(fèi)用；至於專案費(fèi)用則不需要；專案費(fèi)用要按實(shí)際上的市場價格來決定，由負(fù)責(zé)單位去做。若企業(yè)決定做分?jǐn)?，則會計要把分?jǐn)偟墓?、或金額提供各部門參考。最近10年來，筆者主持的企業(yè)到了要編製年度計劃期間，會計部門會拿出企業(yè)會計準(zhǔn)則中會計科目來review，然後給各部門主管上課。若要落實(shí)執(zhí)行，這一部分非常重要。各部門已有工作計劃，如何由工作計劃變成預(yù)算，這個過程很重要。很多人認(rèn)為沒有工作底稿也不會有問題，尤其會計人員會說：「我有一個總表，統(tǒng)計出來就可以了。每個專案執(zhí)行時，每個都有一個費(fèi)用的預(yù)估$A$A2…、$A6，最後加總得到一個專案費(fèi)用的總數(shù)AT。統(tǒng)計總表格式可參照下表： 統(tǒng)計總表科目元二三 …十二合計…第一欄……第二欄……第三欄…合計統(tǒng)計總表共劃分有三欄：(1) 第一欄的科目比較偏重強(qiáng)調(diào)共同費(fèi)用的分?jǐn)?，假設(shè)公司的會計政策共同費(fèi)用不分?jǐn)?，則僅有總務(wù)及人力資源部門會有本欄，其他部門沒有。三欄中費(fèi)用類可個別小計，然後加總得合計，也就是部門總費(fèi)用。專案工作底稿會有很多張，每個專案就有一張，而部門總表只有一張，很多的工作底稿構(gòu)成這一張部門總表的附件。同樣為了節(jié)稅，筆者所主持的4個公司，我們的車輛一定是用租賃，因為買就不節(jié)稅了！100萬的車子，2年就可以費(fèi)用攤掉，可加速折舊。如果公司有許多股東，也可以採用讓每個股東都擁有一輛車的做法。(4) 廣告針對這個展，我們要刊登的廣告，這個廣告費(fèi)用在11月份發(fā)生。由上述案例，希望能讓大家體會，每個部門在它年度計劃執(zhí)行的過程中，每個執(zhí)行的重點(diǎn)就是一個專案。筆者所主持的企業(yè)，會計單位不必做，由各部門主管做，但還要有一個前提，那就是筆者在企業(yè)推動職涯發(fā)展體系，所升任的主管都已經(jīng)儲備班訓(xùn)練通過，它們已有能力做。儲備主管班要學(xué)管理會計學(xué)、以及經(jīng)營分析。有人說：「會計很難。在筆者所主持的連鎖體系裡，要當(dāng)?shù)曛鞴芤约壕幠甓阮A(yù)算，也一定要學(xué)這些，學(xué)預(yù)算制度。總預(yù)算編製出來後，會計單位再分別以科目的方式匯集各部門或以部門的方式編製下述總表：(1) 以科目的方式：劃分部門別，編年表及月表科目甲部門乙部門丙部門丁部門(2) 以部門的方式：匯集出編製年表部門元二 …如此立刻可以知道公司的總費(fèi)用有多少？可以看出每個月份每個部門在每個科目的費(fèi)用為多少？可由年表看出，全年度全公司要用多少錢？也可看出每個科目全公司每個月份要花多少錢？這個彙總表是絕對必要的，另外會計單位還要根據(jù)發(fā)生月份這一項的數(shù)據(jù)，搭配公司會計制度的付款制度、採購政策、請款政策、月結(jié)方式要付幾個月的票…等等，然後編製下年度的預(yù)估資金運(yùn)用表、資產(chǎn)負(fù)債表、與損益表。筆者幫忙經(jīng)營企業(yè)時，會在每年的12/25前完成明年度的經(jīng)營總計劃以及預(yù)估資金運(yùn)用表、資產(chǎn)負(fù)債表、與損益表。以筆者20多年來扮演專業(yè)經(jīng)理人的角色心得，筆者要提醒一些專業(yè)經(jīng)理人，你要輕鬆還是不要？筆者目前除本身的企管公司外，還可同時擔(dān)任3家公司的專業(yè)總經(jīng)理。筆者對這些企業(yè)授權(quán)幅度也很大，授權(quán)幅度的大小關(guān)係到計劃預(yù)算是否有做。如果他能知道，我們就能取得授權(quán)；如果他什麼都不知道，他當(dāng)然很擔(dān)心；其實(shí)從領(lǐng)導(dǎo)與管理的動作來看也能了解。 主管人員如何進(jìn)行預(yù)算管理(2) 陳宗賢老師剛剛跟各位談部門預(yù)算怎麼去編製出來，現(xiàn)在談部門預(yù)算執(zhí)行時，如何進(jìn)行執(zhí)行管理。 即部門預(yù)算的執(zhí)行，建立在兩個前提下：(1) 部門預(yù)算由誰負(fù)責(zé)管理，由部門主管。(2) 任何支出皆必須要按會計準(zhǔn)則來提出，按核決權(quán)限來核決。筆者所主持的三家公司，都設(shè)有稽核，其中兩家還是Full Time的，另一家由會計兼。若超過稽核權(quán)限時，則稽核會加註，然後轉(zhuǎn)往具權(quán)責(zé)者。(2) 1，2，…31：指這個月的日期。筆者的要求是反正一定不能超支，筆者的目的在訓(xùn)練他有責(zé)任意識，以及如何量入為出，這原就是他抓出的交通費(fèi)，他本來就該評估、預(yù)計好本月所產(chǎn)生的費(fèi)用是多少？而團(tuán)隊中的每個人也應(yīng)了解並產(chǎn)生節(jié)約觀念，否則節(jié)約的觀念就很難建立。筆者一向在預(yù)算方面所給權(quán)限為：總數(shù)的差異不得超過1千元，否則要解釋的清清楚楚。審核也就是稽核，稽核是否是按原先的計劃去做，會計是沒有權(quán)力控制這筆錢能不能花？筆者相信各位了解內(nèi)控內(nèi)稽的制度，為何先要有內(nèi)控制度才有內(nèi)稽制度？其實(shí)內(nèi)控制度它把公司相關(guān)規(guī)章、作業(yè)流程(SOP)、或各項辦法整建起來，這就是制度。請問各位的公司這方面是否做得完整？否則就要加強(qiáng)。狹義來看，談公司預(yù)算管理也一樣，若一個公司沒有內(nèi)部的管理制度，或所有的人員沒有有效遵循公司的制度，則預(yù)算管理就沒有辦法做。請問貴公司新人訓(xùn)練時，是否有教新進(jìn)人員公司有哪些作業(yè)流程？與他相關(guān)的有哪些作業(yè)流程？建議貴公司有新人來時，即要做此職前教育工作。所以在預(yù)算管理，希望要能不偏差的話，應(yīng)該在第一關(guān)把持住，我的費(fèi)用不要超過，第二關(guān)才除了看有無超過金額外，就是看核決權(quán)限、以及合不合理，總之希望能運(yùn)作正確，不要有太大的落後差。所以要讓部門預(yù)算能執(zhí)行成功，會有許多相關(guān)條件與因素要考慮。筆者主持企業(yè)會於10月初佈達(dá)公司總目標(biāo)於各部門主管，10月底或11月初會召開年度計劃發(fā)表會，屆時每個部門主管輪流上臺，~2小時的時間present明年度的年度計劃，他上臺的第一句話要說：「我如果明年度仍是這部門的主管的話，我將要這樣經(jīng)營這個部門…」在臺下的CEO或其他部門主管可提出修正意見。筆者一定會在年度總目標(biāo)把各項重要支出的預(yù)算講清楚，例如：人事費(fèi)用佔(zhàn)多少%、教育訓(xùn)練費(fèi)用、行銷費(fèi)用…列出後，然後執(zhí)行部門用這個做分配。(2)第二種方式執(zhí)行過程中，萬一出現(xiàn)預(yù)算外的支出，哪怕是預(yù)算外超過1塊錢，任何的執(zhí)行團(tuán)隊主管通通要寫專案簽呈，被認(rèn)定，才準(zhǔn)動用預(yù)備金。各位可想而知，若企業(yè)未實(shí)施預(yù)算管制，費(fèi)用報支將會多浮濫。讓部門自己管，那麼各個主管做開支時、做資本支出時，會自動