【正文】 備注 會議場所租賃 會議設備租賃 會議所需物資明細 會議用餐及用車 會議用水果 /煙 /茶等 其他費用 會議地點、時間 會場聯系電話 聯系人 附件 11： 會議簽到表 會議名稱（主題） 會議 時間 會議地點 會議主持人 應到人數 部門 /分公司 要求與會人員 時間出席人員（簽到） 備注 會議要求： 集團內會議由行政辦公室具體安排，請行政辦公室做好會議紀要并做好會簽工作；如遇特殊情況，由行政負責人另行通知； 請與會人員將手機靜音。 ②對交通事故肇事者除經濟處罰外，還將視情節(jié)輕重開具 《行駛事故處理 報告書》 ，并分別給予書面檢查、通報批評、停止駕駛、降薪等處理。 ④原則上各單位不得相互借用車輛，特殊情況須經集團分管領導批準。 二、車輛管理 ①根據工作需要，行政必須對所有車輛進行統一管理，填寫 《車輛登記表》 。 所有招待用餐費用，接待部門須及時報批，辦理結算。用餐通知書要列明來客單位、時間、標準、人數。 行政辦公室負責檢查檔案的整理質量，必要時可將不符合要求的文件材料退回，要求重新整理。 多個單位合作完成的項目，由公司主辦的保存一套完整的文件材料，如協辦則保存與承擔任務相關的一套正本。 具有長期保存價值的電子文件，必須同步制成紙質文件與原電子文件一同歸檔。文件書寫和載體材料應能耐久保存。 下列文件材料應隨時歸檔： （ 1） 公司發(fā)文； （ 2） 應歸檔的零散文件材料； （ 3） 變更、修 改、補充的文件材料； （ 4）合同、協議等具有法律效力的文檔； （ 5）公司機構變動和職工調動、離崗等留在部門或個人手中的文件材料； （ 6）其他臨時活動中形成的文件材料。 （ 2）會計賬簿。 業(yè)務項目工作形成的文件材料 （ 1）業(yè)務項目的籌備與形成。 （ 5）商務合同正本及與合同有關的補充材料，有關的協議、意向書，有關的資信調查等。 經營管理工作形成的文件材料 （ 1）公司改革、經營戰(zhàn)略決策。 （ 5）審計工作。 五、歸檔分類 行政管理工作形成的文件材料 （ 1）公司籌備期的可行性研究、申請、批準，工商登記等證明材料，企業(yè)章程，董事會、股東會、監(jiān)事會和部長層構成及變更。 檔案管理工作實施責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損失的直接責任者，依法進行處理。 三、原則 檔案及有關資料的接收、移交等，要嚴格履行交接手續(xù)及審批制度。 ③請與會人員將手機靜音。 ，統一交由行政辦公室指定專人保管、立卷歸檔。 。 : 擬稿人→責任部門負責人初審（及相關部門責任負責人會簽）→行政辦公室核稿→行政總監(jiān)審核→副總裁審核→總裁簽發(fā)→ 行政辦公室（統一編號→打印→蓋章→發(fā)文→備案） : 擬稿人→部門經理審 核→主管副總經理→總經理核準→總經辦統一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 “絕密”、“機密”、“秘密”。 。 七、印章的刻制必須填寫 《印章刻制申請表》 報廢必須填寫 《印章報廢申請表》 。 二、凡以公司名義上報和下發(fā)行文的請示、報告、匯報、通知等需先填寫 《印章使用申請表》經部門總監(jiān)及總裁簽字后方可用??； 三、因業(yè)務工作需要，如投標、報價、做方案資料、更改銀行帳戶等需用行政印章時，先填寫《印章使用申請表》經部門總監(jiān)簽字后方可用印 。 ⑤來訪人員報不清受訪部門及受訪人者。 ： ①攜帶易燃易爆及危險品的人員。 需要閱讀者，辦理借閱手續(xù)。未經批準之前，不得隨意拆除或變價出售其實物。固定資產的無償轉讓，由總裁審批。 流程圖： 請購 →審批→購置→報賬→登帳→建卡 固定資產的修理、轉讓、轉移、盤點和報廢 ①為保持固定資產的正常生產能力，保證固定資產的正常使用年限，企業(yè)必須對固定資產進行定期或不定期的修理。 ③購置：由歸口行政辦公室統一購置。不屬于生產經營主要設備的物品，使用期限超過兩年的列作固定資產。 ③每月月底進行辦公用品庫存盤點，確保賬物相符。 ②所有辦公用品的采購工作統一由行政辦公室辦理。 ⑤辦公場所要保持整潔、衛(wèi)生；保持肅靜，不得高聲喊叫、吹口哨、哼小調；不準在非指定地點抽煙。 （二）辦公場所管理制度 一、員工行為規(guī)范： ①公司的員工都應具有開拓進取、愛崗敬業(yè)的精神，做到團結協作、 誠實守信、遵紀守法。 ②待人接物態(tài)度和藹，言行舉止文明禮貌，接聽電話語調溫和親切。 ⑥嚴守紀律，服從大局，堅持工作請示報告制度，逐級負責，各司其責。 ③堅持集體采購制度，急用現買零散物品實行特事特辦原則，批量、貴重物品由采購人員及有關領導全程參與采購工作。 三．固定資產管理 固定資產管理總原則：誰用誰負責，維修歸行政。不符合上述條件的勞動資料，列 作低值易耗品。 ④報帳：購置人憑發(fā)票和《固定資產請購單》到財務部門報帳。 ②辦公用品的維修統一歸口有行政辦公室負責，報修人必須先填寫 《辦公設備報修申請單》 ，嚴格執(zhí)行行政程序。 ④固定資產在公司內部轉移，必須辦理固定資產內部轉移手續(xù)，轉移手續(xù)由轉出部門辦理，要及時變動固定資產卡片。 三、公用書報管理 ，集中收發(fā)和管理。 四、公司門禁管理規(guī)范 ，應先登記，經接洽部門或相 關人員同意后，再給來訪者指出接洽部門位置。 ②不明身份、衣冠不整的人員。 ，各部門接待人員應加強保密意識，如客人翻閱辦公桌的資料時應予以制止。 四、用合同專用章，必須經分管領導 確認、總裁審核并同意方可用印。 （四）上傳下達制度 一 .呈報 《呈報單》 。 ，有發(fā)起人辦結匯報具體工作進程并記錄和完成歸檔工作。 “特急”、“急”、“平”。 ，防止漏辦或延 誤。 四、會議管理 會議是集團決議產生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。 ④與會人員需于會前準備好會上需討論和匯報的相關材料；避免無必要的時間拖延，延緩工作效率。 檔案人員適 時對檔案資料進行檢查、清理、核對工作；如發(fā)現問題，應當立即向領導報告，對破損或褪變檔案及時搶救。 四、歸檔范圍 公司在籌備、設立、運營及產權變動及其他過程中形成的直接記述和反映公司活動的具有現實和長遠考查價 值的文件材料列入歸檔范圍。 （ 2）股東會、董事會、監(jiān)事會活動及形成的相關記 錄、紀要。 （ 6）員工教育與培訓工作。 （ 2）公司發(fā)展規(guī)劃、各項目發(fā)展計劃，責任制管理，各種統計報表，公司綜合性統計分析。 （ 6）營銷管理，市場調查與分析，客 戶信息管理，廣告宣傳，產品銷售，售后