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行政辦公室工作流程-wenkub

2022-11-03 18:33:21 本頁(yè)面
 

【正文】 備注 會(huì)議場(chǎng)所租賃 會(huì)議設(shè)備租賃 會(huì)議所需物資明細(xì) 會(huì)議用餐及用車 會(huì)議用水果 /煙 /茶等 其他費(fèi)用 會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間 會(huì)場(chǎng)聯(lián)系電話 聯(lián)系人 附件 11: 會(huì)議簽到表 會(huì)議名稱(主題) 會(huì)議 時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn) 會(huì)議主持人 應(yīng)到人數(shù) 部門 /分公司 要求與會(huì)人員 時(shí)間出席人員(簽到) 備注 會(huì)議要求: 集團(tuán)內(nèi)會(huì)議由行政辦公室具體安排,請(qǐng)行政辦公室做好會(huì)議紀(jì)要并做好會(huì)簽工作;如遇特殊情況,由行政負(fù)責(zé)人另行通知; 請(qǐng)與會(huì)人員將手機(jī)靜音。 ②對(duì)交通事故肇事者除經(jīng)濟(jì)處罰外,還將視情節(jié)輕重開具 《行駛事故處理 報(bào)告書》 ,并分別給予書面檢查、通報(bào)批評(píng)、停止駕駛、降薪等處理。 ④原則上各單位不得相互借用車輛,特殊情況須經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 二、車輛管理 ①根據(jù)工作需要,行政必須對(duì)所有車輛進(jìn)行統(tǒng)一管理,填寫 《車輛登記表》 。 所有招待用餐費(fèi)用,接待部門須及時(shí)報(bào)批,辦理結(jié)算。用餐通知書要列明來(lái)客單位、時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)。 行政辦公室負(fù)責(zé)檢查檔案的整理質(zhì)量,必要時(shí)可將不符合要求的文件材料退回,要求重新整理。 多個(gè)單位合作完成的項(xiàng)目,由公司主辦的保存一套完整的文件材料,如協(xié)辦則保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的一套正本。 具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件,必須同步制成紙質(zhì)文件與原電子文件一同歸檔。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。 下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔: ( 1) 公司發(fā)文; ( 2) 應(yīng)歸檔的零散文件材料; ( 3) 變更、修 改、補(bǔ)充的文件材料; ( 4)合同、協(xié)議等具有法律效力的文檔; ( 5)公司機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗等留在部門或個(gè)人手中的文件材料; ( 6)其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。 ( 2)會(huì)計(jì)賬簿。 業(yè)務(wù)項(xiàng)目工作形成的文件材料 ( 1)業(yè)務(wù)項(xiàng)目的籌備與形成。 ( 5)商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補(bǔ)充材料,有關(guān)的協(xié)議、意向書,有關(guān)的資信調(diào)查等。 經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材料 ( 1)公司改革、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策。 ( 5)審計(jì)工作。 五、歸檔分類 行政管理工作形成的文件材料 ( 1)公司籌備期的可行性研究、申請(qǐng)、批準(zhǔn),工商登記等證明材料,企業(yè)章程,董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)和部長(zhǎng)層構(gòu)成及變更。 檔案管理工作實(shí)施責(zé)任追究制度,對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損失的直接責(zé)任者,依法進(jìn)行處理。 三、原則 檔案及有關(guān)資料的接收、移交等,要嚴(yán)格履行交接手續(xù)及審批制度。 ③請(qǐng)與會(huì)人員將手機(jī)靜音。 ,統(tǒng)一交由行政辦公室指定專人保管、立卷歸檔。 。 : 擬稿人→責(zé)任部門負(fù)責(zé)人初審(及相關(guān)部門責(zé)任負(fù)責(zé)人會(huì)簽)→行政辦公室核稿→行政總監(jiān)審核→副總裁審核→總裁簽發(fā)→ 行政辦公室(統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章→發(fā)文→備案) : 擬稿人→部門經(jīng)理審 核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案 “絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。 。 七、印章的刻制必須填寫 《印章刻制申請(qǐng)表》 報(bào)廢必須填寫 《印章報(bào)廢申請(qǐng)表》 。 二、凡以公司名義上報(bào)和下發(fā)行文的請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)、通知等需先填寫 《印章使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門總監(jiān)及總裁簽字后方可用?。? 三、因業(yè)務(wù)工作需要,如投標(biāo)、報(bào)價(jià)、做方案資料、更改銀行帳戶等需用行政印章時(shí),先填寫《印章使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門總監(jiān)簽字后方可用印 。 ⑤來(lái)訪人員報(bào)不清受訪部門及受訪人者。 : ①攜帶易燃易爆及危險(xiǎn)品的人員。 需要閱讀者,辦理借閱手續(xù)。未經(jīng)批準(zhǔn)之前,不得隨意拆除或變價(jià)出售其實(shí)物。固定資產(chǎn)的無(wú)償轉(zhuǎn)讓,由總裁審批。 流程圖: 請(qǐng)購(gòu) →審批→購(gòu)置→報(bào)賬→登帳→建卡 固定資產(chǎn)的修理、轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)移、盤點(diǎn)和報(bào)廢 ①為保持固定資產(chǎn)的正常生產(chǎn)能力,保證固定資產(chǎn)的正常使用年限,企業(yè)必須對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行定期或不定期的修理。 ③購(gòu)置:由歸口行政辦公室統(tǒng)一購(gòu)置。不屬于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)主要設(shè)備的物品,使用期限超過兩年的列作固定資產(chǎn)。 ③每月月底進(jìn)行辦公用品庫(kù)存盤點(diǎn),確保賬物相符。 ②所有辦公用品的采購(gòu)工作統(tǒng)一由行政辦公室辦理。 ⑤辦公場(chǎng)所要保持整潔、衛(wèi)生;保持肅靜,不得高聲喊叫、吹口哨、哼小調(diào);不準(zhǔn)在非指定地點(diǎn)抽煙。 (二)辦公場(chǎng)所管理制度 一、員工行為規(guī)范: ①公司的員工都應(yīng)具有開拓進(jìn)取、愛崗敬業(yè)的精神,做到團(tuán)結(jié)協(xié)作、 誠(chéng)實(shí)守信、遵紀(jì)守法。 ②待人接物態(tài)度和藹,言行舉止文明禮貌,接聽電話語(yǔ)調(diào)溫和親切。 ⑥嚴(yán)守紀(jì)律,服從大局,堅(jiān)持工作請(qǐng)示報(bào)告制度,逐級(jí)負(fù)責(zé),各司其責(zé)。 ③堅(jiān)持集體采購(gòu)制度,急用現(xiàn)買零散物品實(shí)行特事特辦原則,批量、貴重物品由采購(gòu)人員及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)全程參與采購(gòu)工作。 三.固定資產(chǎn)管理 固定資產(chǎn)管理總原則:誰(shuí)用誰(shuí)負(fù)責(zé),維修歸行政。不符合上述條件的勞動(dòng)資料,列 作低值易耗品。 ④報(bào)帳:購(gòu)置人憑發(fā)票和《固定資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)單》到財(cái)務(wù)部門報(bào)帳。 ②辦公用品的維修統(tǒng)一歸口有行政辦公室負(fù)責(zé),報(bào)修人必須先填寫 《辦公設(shè)備報(bào)修申請(qǐng)單》 ,嚴(yán)格執(zhí)行行政程序。 ④固定資產(chǎn)在公司內(nèi)部轉(zhuǎn)移,必須辦理固定資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移手續(xù),轉(zhuǎn)移手續(xù)由轉(zhuǎn)出部門辦理,要及時(shí)變動(dòng)固定資產(chǎn)卡片。 三、公用書報(bào)管理 ,集中收發(fā)和管理。 四、公司門禁管理規(guī)范 ,應(yīng)先登記,經(jīng)接洽部門或相 關(guān)人員同意后,再給來(lái)訪者指出接洽部門位置。 ②不明身份、衣冠不整的人員。 ,各部門接待人員應(yīng)加強(qiáng)保密意識(shí),如客人翻閱辦公桌的資料時(shí)應(yīng)予以制止。 四、用合同專用章,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo) 確認(rèn)、總裁審核并同意方可用印。 (四)上傳下達(dá)制度 一 .呈報(bào) 《呈報(bào)單》 。 ,有發(fā)起人辦結(jié)匯報(bào)具體工作進(jìn)程并記錄和完成歸檔工作。 “特急”、“急”、“平”。 ,防止漏辦或延 誤。 四、會(huì)議管理 會(huì)議是集團(tuán)決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場(chǎng)合。 ④與會(huì)人員需于會(huì)前準(zhǔn)備好會(huì)上需討論和匯報(bào)的相關(guān)材料;避免無(wú)必要的時(shí)間拖延,延緩工作效率。 檔案人員適 時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對(duì)工作;如發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)當(dāng)立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,對(duì)破損或褪變檔案及時(shí)搶救。 四、歸檔范圍 公司在籌備、設(shè)立、運(yùn)營(yíng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)及其他過程中形成的直接記述和反映公司活動(dòng)的具有現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)考查價(jià) 值的文件材料列入歸檔范圍。 ( 2)股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)活動(dòng)及形成的相關(guān)記 錄、紀(jì)要。 ( 6)員工教育與培訓(xùn)工作。 ( 2)公司發(fā)展規(guī)劃、各項(xiàng)目發(fā)展計(jì)劃,責(zé)任制管理,各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表,公司綜合性統(tǒng)計(jì)分析。 ( 6)營(yíng)銷管理,市場(chǎng)調(diào)查與分析,客 戶信息管理,廣告宣傳,產(chǎn)品銷售,售后
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