【正文】 備注 會議場所租賃 會議設(shè)備租賃 會議所需物資明細(xì) 會議用餐及用車 會議用水果 /煙 /茶等 其他費用 會議地點、時間 會場聯(lián)系電話 聯(lián)系人 附件 11： 會議簽到表 會議名稱（主題） 會議 時間 會議地點 會議主持人 應(yīng)到人數(shù) 部門 /分公司 要求與會人員 時間出席人員（簽到） 備注 會議要求： 集團內(nèi)會議由行政辦公室具體安排，請行政辦公室做好會議紀(jì)要并做好會簽工作；如遇特殊情況，由行政負(fù)責(zé)人另行通知； 請與會人員將手機靜音。 ②對交通事故肇事者除經(jīng)濟處罰外，還將視情節(jié)輕重開具 《行駛事故處理 報告書》 ，并分別給予書面檢查、通報批評、停止駕駛、降薪等處理。 ④原則上各單位不得相互借用車輛，特殊情況須經(jīng)集團分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 二、車輛管理 ①根據(jù)工作需要，行政必須對所有車輛進行統(tǒng)一管理，填寫 《車輛登記表》 。 所有招待用餐費用，接待部門須及時報批，辦理結(jié)算。用餐通知書要列明來客單位、時間、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)。 行政辦公室負(fù)責(zé)檢查檔案的整理質(zhì)量，必要時可將不符合要求的文件材料退回，要求重新整理。 多個單位合作完成的項目，由公司主辦的保存一套完整的文件材料，如協(xié)辦則保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的一套正本。 具有長期保存價值的電子文件，必須同步制成紙質(zhì)文件與原電子文件一同歸檔。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。 下列文件材料應(yīng)隨時歸檔： （ 1） 公司發(fā)文； （ 2） 應(yīng)歸檔的零散文件材料； （ 3） 變更、修 改、補充的文件材料； （ 4）合同、協(xié)議等具有法律效力的文檔； （ 5）公司機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗等留在部門或個人手中的文件材料； （ 6）其他臨時活動中形成的文件材料。 （ 2）會計賬簿。 業(yè)務(wù)項目工作形成的文件材料 （ 1）業(yè)務(wù)項目的籌備與形成。 （ 5）商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補充材料，有關(guān)的協(xié)議、意向書，有關(guān)的資信調(diào)查等。 經(jīng)營管理工作形成的文件材料 （ 1）公司改革、經(jīng)營戰(zhàn)略決策。 （ 5）審計工作。 五、歸檔分類 行政管理工作形成的文件材料 （ 1）公司籌備期的可行性研究、申請、批準(zhǔn)，工商登記等證明材料，企業(yè)章程，董事會、股東會、監(jiān)事會和部長層構(gòu)成及變更。 檔案管理工作實施責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損失的直接責(zé)任者，依法進行處理。 三、原則 檔案及有關(guān)資料的接收、移交等，要嚴(yán)格履行交接手續(xù)及審批制度。 ③請與會人員將手機靜音。 ，統(tǒng)一交由行政辦公室指定專人保管、立卷歸檔。 。 : 擬稿人→責(zé)任部門負(fù)責(zé)人初審（及相關(guān)部門責(zé)任負(fù)責(zé)人會簽）→行政辦公室核稿→行政總監(jiān)審核→副總裁審核→總裁簽發(fā)→ 行政辦公室（統(tǒng)一編號→打印→蓋章→發(fā)文→備案） : 擬稿人→部門經(jīng)理審 核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 “絕密”、“機密”、“秘密”。 。 七、印章的刻制必須填寫 《印章刻制申請表》 報廢必須填寫 《印章報廢申請表》 。 二、凡以公司名義上報和下發(fā)行文的請示、報告、匯報、通知等需先填寫 《印章使用申請表》經(jīng)部門總監(jiān)及總裁簽字后方可用??； 三、因業(yè)務(wù)工作需要，如投標(biāo)、報價、做方案資料、更改銀行帳戶等需用行政印章時，先填寫《印章使用申請表》經(jīng)部門總監(jiān)簽字后方可用印 。 ⑤來訪人員報不清受訪部門及受訪人者。 ： ①攜帶易燃易爆及危險品的人員。 需要閱讀者，辦理借閱手續(xù)。未經(jīng)批準(zhǔn)之前，不得隨意拆除或變價出售其實物。固定資產(chǎn)的無償轉(zhuǎn)讓，由總裁審批。 流程圖： 請購 →審批→購置→報賬→登帳→建卡 固定資產(chǎn)的修理、轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)移、盤點和報廢 ①為保持固定資產(chǎn)的正常生產(chǎn)能力，保證固定資產(chǎn)的正常使用年限，企業(yè)必須對固定資產(chǎn)進行定期或不定期的修理。 ③購置：由歸口行政辦公室統(tǒng)一購置。不屬于生產(chǎn)經(jīng)營主要設(shè)備的物品，使用期限超過兩年的列作固定資產(chǎn)。 ③每月月底進行辦公用品庫存盤點，確保賬物相符。 ②所有辦公用品的采購工作統(tǒng)一由行政辦公室辦理。 ⑤辦公場所要保持整潔、衛(wèi)生；保持肅靜，不得高聲喊叫、吹口哨、哼小調(diào)；不準(zhǔn)在非指定地點抽煙。 （二）辦公場所管理制度 一、員工行為規(guī)范： ①公司的員工都應(yīng)具有開拓進取、愛崗敬業(yè)的精神，做到團結(jié)協(xié)作、 誠實守信、遵紀(jì)守法。 ②待人接物態(tài)度和藹，言行舉止文明禮貌，接聽電話語調(diào)溫和親切。 ⑥嚴(yán)守紀(jì)律，服從大局，堅持工作請示報告制度，逐級負(fù)責(zé)，各司其責(zé)。 ③堅持集體采購制度，急用現(xiàn)買零散物品實行特事特辦原則，批量、貴重物品由采購人員及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)全程參與采購工作。 三．固定資產(chǎn)管理 固定資產(chǎn)管理總原則：誰用誰負(fù)責(zé)，維修歸行政。不符合上述條件的勞動資料，列 作低值易耗品。 ④報帳：購置人憑發(fā)票和《固定資產(chǎn)請購單》到財務(wù)部門報帳。 ②辦公用品的維修統(tǒng)一歸口有行政辦公室負(fù)責(zé)，報修人必須先填寫 《辦公設(shè)備報修申請單》 ，嚴(yán)格執(zhí)行行政程序。 ④固定資產(chǎn)在公司內(nèi)部轉(zhuǎn)移，必須辦理固定資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移手續(xù)，轉(zhuǎn)移手續(xù)由轉(zhuǎn)出部門辦理，要及時變動固定資產(chǎn)卡片。 三、公用書報管理 ，集中收發(fā)和管理。 四、公司門禁管理規(guī)范 ，應(yīng)先登記，經(jīng)接洽部門或相 關(guān)人員同意后，再給來訪者指出接洽部門位置。 ②不明身份、衣冠不整的人員。 ，各部門接待人員應(yīng)加強保密意識，如客人翻閱辦公桌的資料時應(yīng)予以制止。 四、用合同專用章，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo) 確認(rèn)、總裁審核并同意方可用印。 （四）上傳下達(dá)制度 一 .呈報 《呈報單》 。 ，有發(fā)起人辦結(jié)匯報具體工作進程并記錄和完成歸檔工作。 “特急”、“急”、“平”。 ，防止漏辦或延 誤。 四、會議管理 會議是集團決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。 ④與會人員需于會前準(zhǔn)備好會上需討論和匯報的相關(guān)材料；避免無必要的時間拖延，延緩工作效率。 檔案人員適 時對檔案資料進行檢查、清理、核對工作；如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)當(dāng)立即向領(lǐng)導(dǎo)報告，對破損或褪變檔案及時搶救。 四、歸檔范圍 公司在籌備、設(shè)立、運營及產(chǎn)權(quán)變動及其他過程中形成的直接記述和反映公司活動的具有現(xiàn)實和長遠(yuǎn)考查價 值的文件材料列入歸檔范圍。 （ 2）股東會、董事會、監(jiān)事會活動及形成的相關(guān)記 錄、紀(jì)要。 （ 6）員工教育與培訓(xùn)工作。 （ 2）公司發(fā)展規(guī)劃、各項目發(fā)展計劃，責(zé)任制管理，各種統(tǒng)計報表，公司綜合性統(tǒng)計分析。 （ 6）營銷管理，市場調(diào)查與分析，客 戶信息管理，廣告宣傳，產(chǎn)品銷售，售后