【正文】 文 —— 海華船務(wù)公司海運信息管理系統(tǒng) 16 數(shù)據(jù)流程圖的描述 數(shù)據(jù)流程圖是在對系統(tǒng)調(diào)研階段繪制的業(yè)務(wù)流程圖進行分析的基礎(chǔ)上，從系統(tǒng)的科學(xué)性、管理的合理性、實際去得的可行性角度出發(fā)，將信息處理功能和彼此之間的聯(lián)系自頂向下、逐層分解，從邏輯上精確地描述新系統(tǒng)應(yīng)雎有的數(shù)據(jù)加工、數(shù)據(jù)輸入阻抗、數(shù)據(jù)輸出、數(shù)據(jù)存儲以及數(shù)據(jù)的來源和去向，綜合的反映出信息在系統(tǒng)中的流動、處理和存儲情況。 數(shù)據(jù)流程圖 數(shù)據(jù)流程圖是一種能全面地描述信息系統(tǒng)邏輯模型的主要工具，是管理信息系統(tǒng)邏輯模型的主要形式。不但要利用前幾個階段的工作成果，而且要在此基礎(chǔ)上進一步調(diào)查，明確問題，進行創(chuàng)新。另外，通畢業(yè)論文 —— 海華船務(wù)公司海運信息管理系統(tǒng) 14 過 Visual Foxpro 可以設(shè)計出一個統(tǒng)一，友好的人機界面與用戶對話。 由于計算機的普及和工作人員計算機知識的不斷增長，海運信息管理系統(tǒng)一經(jīng)提出就受到了海華船務(wù)公司領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。由于該系統(tǒng)相對來說比較簡單，人員的培訓(xùn)費和培訓(xùn)時間相對也較少，系統(tǒng)的維護費用也不高。 經(jīng)濟可行性 主要是對組織的經(jīng)濟狀況和投資能力進行分析，對系統(tǒng)建設(shè)、運行和維護費進行估算，對系統(tǒng)建成后可能取得的社會及經(jīng)濟效益進行估計。 Visual Foxpro 是一種可視化、面向?qū)ο蟮目焖賾?yīng)用程序開發(fā)軟件，程序員可以直觀地創(chuàng)建應(yīng)用程序界面，調(diào)用數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行修改，并且 Visual Foxpro 提畢業(yè)論文 —— 海華船務(wù)公司海運信息管理系統(tǒng) 13 供了功能強大，簡便的 SQL 語言，使程序員能方便地對用戶操作進行響 應(yīng)。 項目信息管理系統(tǒng)的硬件要求不高，加上如今軟件開發(fā)環(huán)境的多樣化，功能增加，使程序員能開發(fā)功能更強大且易于操作的系統(tǒng)。因此，海華船務(wù)公司最終決定采用計算機開發(fā)一畢業(yè)論文 —— 海華船務(wù)公司海運信息管理系統(tǒng) 12 個海運信息管理系統(tǒng)。包括內(nèi)部因素和外部因素 畢業(yè)論文 —— 海華船務(wù)公司海運信息管理系統(tǒng) 11 （ 3） 暫時性因素 通過具體的分析發(fā)現(xiàn)，目前在海運信息管理工作中存在的主要問題是海運操作者能及時準確地掌握項目各實驗的進度并進行合理的決策，提高工作人員之間的實驗信息的共享率，實現(xiàn)高效、科學(xué)的管理。 對于組織的信息需求分析方法主要有兩類，一類是全面調(diào)查法，另一類是重點突破法，而關(guān)鍵成功因素法（ CFS）則是重點突破法的應(yīng)用典型。 縱觀該公司的業(yè)務(wù)務(wù)流程和分布格局上來看，主要存在如下幾個問題：第一、由于該行業(yè)業(yè)務(wù)所涉及的面廣，聯(lián)第人及所需溝通協(xié)調(diào)的項目繁多，所以在實際操作中往往應(yīng)為工作人員的誤傳誤報而造成業(yè)務(wù)上的損失，對公司造成不好的影響。公司總部雖然實施在一系列針對信息回饋、實時監(jiān)控等手段，但還是不能滿足業(yè)務(wù)上龐大的信息數(shù)據(jù)以及瞬息萬變的操作情況。詳細調(diào)查的重點是對管理業(yè)務(wù)的流程進行描述，有關(guān)調(diào)查情況可用“業(yè)務(wù)流程圖”來說明。責(zé)任與職權(quán)明確，因而做出決定可能較容易和迅速， 圖 組織結(jié)構(gòu)圖 業(yè)務(wù)流程調(diào)查 組織機構(gòu)圖描述了在組織邊界之內(nèi)，各部分之間的主要的各種業(yè)務(wù)活動的情況。組織機構(gòu)狀況可以通過組織結(jié)構(gòu)圖來反映。 現(xiàn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)描述 系統(tǒng)的初步調(diào)查是系統(tǒng)分析階段的第一項活動，也是整個系統(tǒng)開發(fā)的第一項活運。 畢業(yè)論文 —— 海華船務(wù)公司海運信息管理系統(tǒng) 6 第二章 系統(tǒng)需求分析 系統(tǒng)分析，是指在管理信息系統(tǒng)開發(fā)的生命周期中系統(tǒng)分析階段的各項活動和方法，系統(tǒng)分析也指應(yīng)用系統(tǒng)思想和系統(tǒng)科學(xué)原理進行分析工作的方法和技術(shù)。海華船務(wù)公司海運信息管理系統(tǒng)的開發(fā)需要公司對計算機軟硬件設(shè)備進行投資、維護、同時也需要雇傭?qū)ｉT的系統(tǒng)開發(fā)人員對該系統(tǒng)進行開發(fā)，需要不 少的資源和費用。為了快速實現(xiàn)海運信息管理系統(tǒng)的功能，海華船務(wù)公司又安排了項目開發(fā)計劃，使該系統(tǒng)的開發(fā)能如期進行和實現(xiàn)。海運提單信息則由海華船務(wù)公司員工不定時輸入電腦，依照海運流程不斷進行更新，以使管理人員掌握每項托運任務(wù)的進度，從而一旦貨主發(fā)生更改能靈活地畢業(yè)論文 —— 海華船務(wù)公司海運信息管理系統(tǒng) 5 調(diào)整。 組織的信息需求分析 這是系統(tǒng)規(guī)劃的第二階段。 這一階段的關(guān)鍵是要使 MIS 戰(zhàn)略與整個組織的戰(zhàn)略和目標協(xié)調(diào)一致。 畢業(yè)論文 —— 海華船務(wù)公司海運信息管理系統(tǒng) 4 結(jié)構(gòu)化生命周期開發(fā)方法采用 ―自下而上 ‖的開發(fā)策略，進行系統(tǒng)分析和系統(tǒng) 設(shè)計，然后， ―自上而下 ‖地開發(fā)和調(diào)試的各個模塊，最后實現(xiàn)模塊聯(lián)調(diào)和整個系統(tǒng)的聯(lián)調(diào)。系統(tǒng)運行與維護階段又是整個生命周期中歷時最久的階段，也是管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)其功能、獲得效益的階段。系統(tǒng)規(guī)劃是管理信息系統(tǒng)的起始階段。 項目開發(fā)方法論概述 鑒于管理信息系統(tǒng)建設(shè)工作的復(fù)雜性，本系統(tǒng)運用目前較為流行的 MIS 開發(fā)方法（即結(jié)構(gòu)化生命周期開發(fā)方法）進行以計算機為茂盛的管理信息系統(tǒng)的建設(shè)工作。并能在這一 傳遞過程中密切監(jiān)視，主導(dǎo)運輸過程，且能靈活調(diào)整每一項運輸方案。 畢業(yè)論文 —— 海華船務(wù)公司海運信息管理系統(tǒng) 2 信息系統(tǒng)目標 管理信息系統(tǒng)是先進的科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理相結(jié)合的產(chǎn)物，建立以計算機為主要手段的管理信息系統(tǒng)，已成為現(xiàn)在企業(yè)，政府部門等各類組織提高自身素質(zhì)、實現(xiàn)組織目標的戰(zhàn)略措施。隨著國際貿(mào)易、運輸方式的發(fā)展、海運業(yè)務(wù)涉及的面越來越廣，頭緒眾多，情況復(fù)雜?？者\雖然能及時有效的運輸貨物，但由于其運費高昂，而提高貨物的成本。因此，在遠程貿(mào)易中，海運成為人們的首選運輸方式。畢業(yè)論文 —— 海華船務(wù)公司海運信息管理系統(tǒng) 1 第一章 前 言 項目開發(fā)背景 隨著我國國民經(jīng)濟建設(shè)的蓬勃發(fā)展和具有中國特色的社會主義市場經(jīng)濟體制的迅速完善，各個行業(yè)都在積極使用現(xiàn)代化的手段，不斷改善服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率。眾所周知，在交易過程中，運輸?shù)淖饔貌蝗菪「Q，尤其對于食品及時效性的物品，價值與價格往往 會因為季節(jié)的變動或時事狀況等原因而失之毫里差之千里。因此海洋運輸方式贏得了貨主們的青睞。同時，海運貨 物量不斷加大，出口航線不斷增多，海洋運輸?shù)臒o論是從其運輸量，還是從開通的航線上，都有相當(dāng)大幅度的增加。通過合用管理信息系統(tǒng)，使企業(yè)的信息管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、自動化，從而達到提高企業(yè)管理效率的目的。保證系統(tǒng)資源不受人為因素干擾，減少誤送、誤時等情況，使海運管理體系運用現(xiàn)代化技術(shù)創(chuàng)造更好的服務(wù)質(zhì)量。生命周期法將整個系統(tǒng)的建設(shè)過程分解成類似霍爾模型時間維所示的若干階段，并對每個階段的目標、活動、工作內(nèi)容、工作方法及各階段之間的關(guān)系作了具體規(guī)定，以使整個建設(shè)工作具有合理的組織和科學(xué)的秩序。這一階段的主要任務(wù)是：根據(jù)組織的整體目標和發(fā)展戰(zhàn)略，確定管理信息系統(tǒng)的發(fā)展戰(zhàn)略，明確組織總的信息需求，制定管理信息系統(tǒng)建設(shè)總計劃，包括 MIS 戰(zhàn)略規(guī)劃、組織的信息需求分析和資源分配三個主要階段。而系統(tǒng)更新階段是新舊系統(tǒng)并存的時期。該方法嚴格區(qū)分了開發(fā)階段，非常重視工作文件的標準化與文檔化，開發(fā)過程中出現(xiàn)的問題可以得到及時糾正，避免了出現(xiàn)混亂狀態(tài)。為組織創(chuàng)造更好的效益是每個組織的主要宗旨，為了實現(xiàn)這個宗旨，做為海運體系運用現(xiàn)代化技術(shù)創(chuàng)造更好效益的主要因素之一的海運信息管理發(fā)揮著不可 磨滅的作用。海華船務(wù)公司決定用基于計算機的項目信息管理系統(tǒng)來代替人 工管理，提出以也下的總體結(jié)構(gòu)方案：對原始貨物信息進行存儲和管理，便于核查和審核。對港口產(chǎn)生的船舶調(diào)度信息進行進行及時更新，以保證貨物能及時裝船。該系統(tǒng)屬于中型項目的開發(fā)，有一定的開發(fā)過程及難度。但是，如果該系統(tǒng)投入運行，可以時顯減輕管理人員的工作量，尤其致力于操作方面的管理人員，系統(tǒng)的投入運行可以使其縱覽全局，而不必依賴電話、傳真的方式獲取信息。 按照結(jié)構(gòu)化方法嚴格劃分工作階段，“先物理，后邏輯”的原則，系統(tǒng)分析階段的目標，就是按系統(tǒng)規(guī)劃所定的某個開發(fā)項目范圍內(nèi)明確系統(tǒng)開發(fā)的目標和用戶的信息需求，提出系統(tǒng)的邏輯方案。其主要目標就是從系統(tǒng)分析人員和管理人員的角度看新項目開發(fā)有無必要和可能，明確系統(tǒng)開發(fā)的目標和規(guī)模。所謂組織結(jié)構(gòu)圖就是把組織分成若干部分，同時標明 行政隸屬關(guān)系，信息流動關(guān)系和其他關(guān)系。這只是一種粗略的描述。 在與海華船務(wù)公司的領(lǐng)導(dǎo)層進行多次交流后，了解該海運系統(tǒng)的運作情況以及他們對信息系統(tǒng)的要求，并經(jīng)常到各管理組織與管理人員進行交 談，通過各級人員了解的實際情況，逐一對他們的工作流程進行詳細調(diào)查，了解各級管理人員的工作內(nèi)容、工作方式和方法以及海運系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，與他們討論如何通過管理信息系統(tǒng)來提高他們的效率，明確了各主要人員對信息系統(tǒng)的具體要求。而且由于信息溝能不夠及時，有時會產(chǎn)生延遲現(xiàn)象，對貨物的起運、交貨產(chǎn)生一定的影響。第二、由于該行業(yè)對時效性高求極高，能否準確及的傳遞信息對于運輸質(zhì)量的好壞致關(guān)重要，而在操作中，信息沒有統(tǒng)一管理，各部門分管本部所涉及 的信息，不便于總體調(diào)度和取用，致使整體效率下降。在每一個組織中，都存在著對該組織的成功起關(guān)鍵作用的因素，我們稱之為關(guān)鍵成功因素。 表 列出了該海運體系的關(guān)鍵成功因素： 目標 關(guān)鍵成功因素 提高海運體系各部門管理人員和工作人員的工作效率并優(yōu)化管理決策 信息的正確充分的采集 高質(zhì)量的管理信息系統(tǒng) 表 關(guān)鍵成功的因素 海華船務(wù)公司為解決以上問題，曾提出過以下解決方案： 第一、 增加各部門工作人員的 溝通次數(shù)，舉行部門研討會，每次由各部門的代表上臺發(fā)言，匯報自已部門在現(xiàn)階段工作中的重點內(nèi)容，能為所遇到的困難，和管理者及其他工作人員一起交流討論，以更快掌握項目的進度，提高信息的共享率，這種方法雖然能解決一部分問題，但同時卻產(chǎn)生了新的問題，諸如增加了管理人員和工作人員的負擔(dān)，工作人員要經(jīng)常性寫工作匯報，管理人員要審閱分析工作匯報，開一次集體會議也需時半天左右，使大量的時間和精力浪費在開會上，反而降低了工作效率，影響了工作的進度，也并沒有給管理者的決策帶來多大的幫助。 在本系統(tǒng)的設(shè) 計過程中為了克服這些困難，滿足計算機管理的需要，開發(fā)者主要采取了下面的一些原則： 刪除不必要的管理冗余，實現(xiàn)管理規(guī)范化，科學(xué)化 程序代碼標準化，軟件統(tǒng)一化，確保軟件的可維護性和實用性 界面盡量簡單化，做到實用，方便，盡量滿足管理者和工作人員的需要 建立用戶安全管理，提高系統(tǒng)的保密性、安全性 系統(tǒng)可行性分析 可行性分析是系統(tǒng)分析階段的第二項活動?，F(xiàn)在市場上有很多管理系統(tǒng)的開發(fā)工具，如 Visual basic、 delphi、 ASP 等等，數(shù)據(jù)庫開發(fā)工具又有很多種，如： Access， SQL Sever，Oracle， PowerBuilder 等等。它已經(jīng)為許多數(shù)據(jù)庫應(yīng)用開發(fā)人員所熟悉和使用，并獲得了廣泛的好評。 由于該海運信息管理系統(tǒng)是一個比較小型的系統(tǒng)，適用于公司各部門人員管理和調(diào)研使用，而不是一個大型的 全面復(fù)雜、綜合的系統(tǒng)，對于該實驗室從人力、物力、財力方面來說都是可行的。開發(fā)完成后，可以實現(xiàn)準確與快速于一體，大提高了工作效率，有效降低了錯誤機率，使項目管理工作從大量的信息中更加準確地了解動態(tài)變化，為海運體系將來的項目管理工作發(fā)展提供強有力的支持，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益，將海華船務(wù)公司帶來一筆不小的回報。有了領(lǐng)導(dǎo)的理視關(guān)心，主要管理者的大力支持和全體員工的熱心參與，管理信息系統(tǒng)的成功開發(fā)勢在必行。用戶無須精通計算機知識或是了解它的內(nèi)部處理，簡單易學(xué)，清晰易懂，一般人在兩天內(nèi)即可學(xué)會使用，若稍有基礎(chǔ)的一個小時便可學(xué)會使用，即該系統(tǒng)的開發(fā)在營運上是完全可行的。它的主要目標是明確用戶的信息需求，全面、系統(tǒng)、準確、詳細地描述新系統(tǒng)應(yīng)具備的邏輯功能，提出新系統(tǒng)邏輯方案。它與對系統(tǒng)的物理描述無關(guān)，只是用一種圖形及與此相關(guān)的注釋來表示系統(tǒng)的邏輯功能，即所開發(fā)的系統(tǒng)在管理信息處理方面要做什么。也就是說，數(shù)據(jù)流程圖是分層次的，繪制時，先將整個系統(tǒng)作為一 個加工環(huán)節(jié)畫出系統(tǒng)頂層的流程圖，然后再逐層細分，畫出各個處理功能的第一層流程圖、第二層流程圖等，直至整個系統(tǒng)不能再分，分解結(jié)束。 ? 海運費 管理 P2——由管理人員提供運費核算 標準 （ F6） ，從 貨物基本信息庫（ D1） 調(diào)用 審核后貨物信息（ F5） ， 進入海運費 管理 P2 功能處理模塊，確定其運價，得出海運費信息 F3存入海運費信息庫 (D2)。 ? 裝貨 管理 P4——從 提單信息庫（ D3） 中調(diào)用 提單信息（ F2） ， 由 港口提供 船舶 調(diào)度程序（ F7），進入港口管理 P4 功能處理模塊，經(jīng)處理后得出貨物裝船信息（ F8），存入港口信息庫（ D4）中，并提供給港口 。以下就是對各個功能模塊進行細化后所得到的一層數(shù)據(jù)流 (程 )圖。 B. 下面是對 ―海運費 管理 （ P2） ‖功能模塊進一步細化而得到的 ―海運費 管理 ‖第一層圖，如圖 所示： 圖 “海運費 管理（ P1） ”第一層 DFD 圖 將來自 貨物基本信息庫（ D1）中的審核后 貨物信息 F5 進入確定基本運價 功能模塊進行處理，將已確定的基本海運 費（ F11 為該層內(nèi)部數(shù)流） 存入 海 運 運費信息庫（ D2）中 。并輸出提單給貨主 D. 下面再對 ―裝貨 管理（ P4） ‖ 功能模塊進一步細化而得到的 ―港口管理 ‖第一層 DFD 圖，如圖 所示： 圖 ―裝貨 管 理