湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法-wenkub
2022-09-20 13:27:21 本頁面
【正文】 (2).凡遺失學(xué)生證學(xué)生，必須作出書面報(bào)告，并到院學(xué)工保衛(wèi)處登記，辦理相關(guān)手續(xù)。 ★ 畢業(yè)生的相關(guān)事宜： (1).電子圖像信息的采集：應(yīng)屆畢業(yè)生每年秋季由學(xué)院組織統(tǒng)一進(jìn)行。由學(xué)院統(tǒng)一去更正。 B、歸檔材料必須用鋼筆（碳素墨水或藍(lán)黑墨水）認(rèn)真填寫，字跡工整。 F、畢業(yè)生必須把派遣單位的詳細(xì)通訊地址、單位全稱填好，由各系匯總統(tǒng)一交學(xué)工保衛(wèi)處檔案室，以免檔案材料寄錯退回。過期未辦理檔案代保管手續(xù)者，學(xué)院將檔案寄至該生生源所在地的教育局大、中專就業(yè)辦。 (3).畢業(yè)證的補(bǔ)辦：凡需要補(bǔ)辦畢業(yè)證的學(xué)生，登報(bào)申明原畢業(yè)證作廢后，帶報(bào)紙（中專畢業(yè)生還需帶一張 1 寸黑白照片 ） 到院學(xué)工保衛(wèi)處檔案室辦理補(bǔ)辦手續(xù)。第 5 位數(shù)字為系、部代碼（土木工程系“ 1”，建筑系“ 2”，管理工程系“ ３”，設(shè)備工程系“４”，信息工程系“５”，材料工程系“６”，機(jī)電工程系“７”， 基礎(chǔ)學(xué)科部 為“８”）。全院學(xué)生學(xué)號采用統(tǒng)一的學(xué)籍編號，學(xué)籍編號一經(jīng)給定，便不再更改。 7 每學(xué)期開學(xué)一個(gè)月內(nèi)，各系部必須核實(shí)本系到校學(xué)生人數(shù)，并將學(xué)生名單送交學(xué)工保衛(wèi)處檔案室。認(rèn)真填寫姓名、借閱時(shí)間及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間。 (3)、其它科室需要了解學(xué)生檔案情況，需向?qū)W工保衛(wèi)處領(lǐng)導(dǎo)提出申請，由檔案管理人員代查，如有特殊情況需借出，須經(jīng)處長批準(zhǔn)，方可辦理借閱手續(xù)，但不可再轉(zhuǎn)借他人。 (6)、借閱人員退還檔案時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)檔案數(shù)量，檢 8 查案卷有無損壞，文件是否齊全等。 (3)、新生進(jìn)校后要及時(shí)發(fā)學(xué)生學(xué)籍卡，由系（部）輔導(dǎo)員專門負(fù)責(zé)組織學(xué)生認(rèn)真填寫，并以系（部）為單位按專業(yè)、班級、學(xué)號先后順序整理后統(tǒng)一交學(xué)生檔案室歸檔。 9 ★ 學(xué)生檔案管理?xiàng)l例： (1)、嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，鉆研檔案管理業(yè)務(wù)，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，提高業(yè)務(wù)水平。及時(shí)收集學(xué)生檔案材料并做好歸檔（如：黨、團(tuán)檔案、學(xué)生登記表、學(xué)生軍訓(xùn)鑒定表、學(xué)年鑒定表、獎懲材料、學(xué)生助學(xué)貸款申請表 、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生設(shè)計(jì)論文考核表、體檢表等等）。 (6)、辦理學(xué)生檔案的查、借閱手續(xù)。本辦法所稱學(xué)校指湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院。 第四條 學(xué)校在學(xué)工保衛(wèi)處內(nèi)，設(shè)置學(xué)生資助工作辦公室，負(fù)責(zé)資助活動的管理與服務(wù)，各教學(xué)系學(xué)工辦負(fù)責(zé)本系貧困生資助活動的管理與服務(wù)。貧困生的審核要認(rèn)真調(diào)查研究，廣泛征求意見，召開專題會議進(jìn)行；審核的初步結(jié)論以適當(dāng)方式公布并受理申請資助學(xué)生的申訴和聽取其他同學(xué)的意見。該項(xiàng)獎學(xué)金的評定要嚴(yán)格執(zhí)行政策精神，充分掌握有關(guān)學(xué)生的實(shí)際情況，按照“公開、公平、公正”的原則，組織申報(bào)、審核、公示、定案各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，每次評定必須發(fā)布通知，規(guī)范程序，公開結(jié)果，并及時(shí)兌現(xiàn)。 12 第九條 貧困生如出現(xiàn)下列情況，則取消資助資格： 弄虛作假提供貧困生材料； 嚴(yán)重違反校紀(jì)校規(guī)，受到嚴(yán)重警告（含）以上處分的； 生活鋪張浪費(fèi)，追求超越自身和家庭實(shí)際的物質(zhì)享 受的。 第六條 資助申請由學(xué)生本人向所在系部提出資助申請，填寫《湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院家庭困難學(xué)生資助申請表》，如實(shí)反映家庭困難情況，并出具家庭所在地街道或鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的家庭困難證明材料，其中，申請助學(xué)貸款的證明材料要求見第四章第十二條。 第三條 學(xué)校積極為貧困生開辟資助途徑，逐步建立資助貧困生的基金制度；依照國家法律和相關(guān)規(guī)定管理各類基金；動員教職工關(guān)心、幫助貧困生完成學(xué) 業(yè)。 (8)、熟悉所管檔案的基本情況，為學(xué)校及用人單位提供服務(wù)。 (4)、對新生的檔案材料要及時(shí)進(jìn)行檢查，若發(fā)現(xiàn)缺少材料或有誤，必須及時(shí)去函有關(guān)部門索取。認(rèn)真做好“六防”。 (5)、每學(xué)年下期，對上一學(xué)年度的學(xué)年鑒定表、獎懲材料、學(xué)
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