【正文】 23/06/2020PAGE 1 ALLPKU青島乾坤 青島乾坤內部管理診斷報告 （中期報告） 北大縱橫管理咨詢公司 2020年 6月 機密 23/06/2020PAGE 2 ALLPKU青島乾坤 項目進程 第 12天 06/0606/07 青島 第 35天 06/0806/10 青島 第 68天 06/1106/13 青島 第 912天 06/1406/17 青島 項目啟動 高層訪談 資料搜集 內部研討 高層訪談 內部研討 問卷設計 中期報告匯報 訪談階段 中層訪談： 29人次 : 關鍵人員訪談： 11人次 。 高層訪談 :4人次；電話訪談： 3人次 共計： 47人次 撰寫報告 高層訪談： 2人次；關鍵人員訪談： 12人次 電話訪談： 10人次 共計： 24人次 匯報 第 20天 06/25 青島 高管交流 問卷發(fā)放 問卷分析 報告初稿成形 第 1219天 06/1806/24 青島 診斷報告形成 中層人員訪談 關鍵人員訪談 資料搜集 外部調研 23/06/2020PAGE 3 ALLPKU青島乾坤 導讀 建議 業(yè)務流程 職能 管理 綜述 23/06/2020PAGE 4 ALLPKU青島乾坤 青島乾坤經過 6年的發(fā)展已經初具規(guī)模 ?銷售額 ?企業(yè)規(guī)模 ?市場占有率 2020 1996 2020 青島 乾坤 發(fā)展 2020 1997 1999 1998 1998年以啤酒節(jié)促銷為標志，公司開始迅速發(fā)展 1999年 8月遷廠 2020年業(yè)務拓展迅速 乾坤已成為青島高檔木地板市場的領頭羊 1996年來青島設廠 發(fā)展出現(xiàn)停滯現(xiàn)象 資料來源：訪談 23/06/2020PAGE 5 ALLPKU青島乾坤 然而，伴隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，許多問題凸現(xiàn)出來 組織機構問題 人力配置問題 業(yè)務流程問題 利潤大幅下降 內控體系問題 職能管理混亂 職能薄弱 考核缺乏 薪酬 不合理 銷售停滯不前 員工士氣不高 資料來源：訪談 23/06/2020PAGE 6 ALLPKU青島乾坤 因此，青島乾坤需要轉變觀念，調整管理 人治（柔性管理） 戰(zhàn)略目標模糊 法制（規(guī)范化管理） 戰(zhàn)略目標明晰 目前 未來 23/06/2020PAGE 7 ALLPKU青島乾坤 建議 導讀 業(yè)務流程 職能 管理 綜述 23/06/2020PAGE 8 ALLPKU青島乾坤 組織是為了實現(xiàn)企業(yè)目標而對資源進行的一種系統(tǒng)性安排 組織結構的本質是員工的分工協(xié)作體系 組織結構又可稱為權責結構，是員工在職、責、權方面的結構體系 實現(xiàn)組織目標所需的各項業(yè)務工作，以及比例和關系 各管理層次的構成，即縱向結構 各管理部門的構成，即橫向結構 各層次、各部門在權力和責任方面的分工及相互關系 組織結構含義的三個方面 組織結構是實現(xiàn)組織目標的一種手段 職能結構 層次結構 部門結構 職權結構 23/06/2020PAGE 9 ALLPKU青島乾坤 青島乾坤目前正處于集體化階段，特別需要加強計劃和控制 創(chuàng)造性 指明方向 內部資源增加 提高團隊工作 危機： 需要領導 危機： 需要加強計劃和控制 危機： 需要解決官僚作風 危機： 需要恢復活力 組織規(guī)模 創(chuàng)業(yè)階段 集體化階段 規(guī)范化階段 精細化階段 青島乾坤現(xiàn)在正處于集體化階段，如何理順企業(yè)的各項職責和職能，并通過有效的管理過程來控制和協(xié)調各部門，達到內部管理的規(guī)范化是這一階段的重點 23/06/2020PAGE 10 ALLPKU青島乾坤 目前，青島乾坤在計劃的三個層面都是一片空白 經營計劃 戰(zhàn)略計劃 作業(yè)計劃 關系企業(yè)全局的、為企業(yè)設立總體目標、確立企業(yè)地位的籌劃 定 義 從企業(yè)目前面對的環(huán)境和擁有的資源出發(fā)，規(guī)定對戰(zhàn)略計劃的落實措施 企業(yè)內部各部門為實現(xiàn)經營計劃而規(guī)定的實施細節(jié) 全局性的， 涉及企業(yè) 的內外部 計劃期間 長，通常 為 5年以上 通常為 1年或 5年以下 不超過 1年 側重關注 本企業(yè)內 部經營 企業(yè)內部 的各個作 業(yè)部門 宏觀性、 方向性 明確和分解戰(zhàn)略計劃，使之能貫徹執(zhí)行 明晰各職能、作業(yè)部門任務、職責 涉及范圍 計劃時間 作用 現(xiàn)狀 缺失 缺失 缺失 資料來源：訪談 23/06/2020PAGE 11 ALLPKU青島乾坤 青島乾坤的戰(zhàn)略計劃支持部門職能不僅薄弱而且部分缺失，無法對公司的戰(zhàn)略確定起到參謀作用，總經理也無暇考慮公司的戰(zhàn)略計劃問題 ?對經濟環(huán)境和技術環(huán)境的分析 ?對行業(yè)信息的搜集（包括競爭對手、政策法規(guī)、客戶需求、技術發(fā)展趨勢等） ?對新興行業(yè)和相關行業(yè)的信息搜集 ?專門從事企業(yè)戰(zhàn)略研究的關鍵人員 總經理 財務部 企劃部 ?分身乏術，沒有時間和精力去考慮戰(zhàn)略問題 財務部的投資、預算職能缺失，財務核算職能薄弱，無法對戰(zhàn)略計劃的制定提供支持 缺失 資料來源：訪談 23/06/2020PAGE 12 ALLPKU青島乾坤 領導的作用是確定經營方向，并率領員工在一定的管理方式下完成既定目標 制定議程 發(fā)展完成計劃所需的資源網絡，并執(zhí)行計劃 監(jiān)督并調整 管理 計劃、預算過程 ——確定實現(xiàn)計劃的詳細步驟和日程安排，調拔所需資源實現(xiàn)計劃 企業(yè)組織和人員配備 ——根據完成計劃的要求建立企業(yè)組織機構，配備人員，賦予他們完成計劃的職責和權力，制定政策和程序對人們進行引導，并采取某些方式創(chuàng)建一定系統(tǒng)監(jiān)督計劃的執(zhí)行情況 控制解決問題 ——相當詳細地監(jiān)督計劃的完成情況。如發(fā)現(xiàn)偏差點，重新制定計劃、組織人員解決問題 在一定程度上實現(xiàn)預期計劃，維持秩序，并具有持續(xù)滿足利益相關者期望的潛力 領導 確定經營方向 ——確立將來，通常是遙遠的將來的長期目標，并為實現(xiàn)長期目標制定進行變革的戰(zhàn)略 聯(lián)合群眾 ——通過言行將所確定的企業(yè)經營方向傳達給群眾，爭取有關人員的合作，并形成影響力，使相信遠景目標和戰(zhàn)略的人們形成聯(lián)盟，并得到他們的支持 激勵和鼓舞 ——通過喚起員工尚未得到滿足的最基本的需求，激勵人們戰(zhàn)勝變革過程中遇到的政治、官僚和資源方面的主要障礙 引起變革，通常是劇烈變革，并形成非常積極的變革潛力（例如，生產出顧客需要的新產品，尋求新的勞資關系協(xié)調辦法，增強企業(yè)的競爭力等） 結果 23/06/2020PAGE 13 ALLPKU青島乾坤 目前，高層管理者中存在著一些問題 …… 很多成功企業(yè)的經驗表明企業(yè)中都需要有一個核心，而且只有一個核心 公司 內部 外部環(huán)境 核心 一個成功的企業(yè)必然會有一個核心，如 通用電氣的韋爾奇和海爾的張瑞敏等 23/06/2020PAGE 14 ALLPKU青島乾坤 總經理的重要職責應該是 …… 職能 具體工作 ?公司的總體戰(zhàn)略策劃 ?公司的經營策略制訂，完成年度經營目標 ?外部溝通交流 ?建設高效的組織團隊 ?策劃和草擬公司的發(fā)展戰(zhàn)略，在對公司的發(fā)展戰(zhàn)略深入了解的基礎上建議調整公司的發(fā)展戰(zhàn)略 ?發(fā)掘未來的公司發(fā)展機會 ?制定公司年度經營計劃，并進行計劃分解 ?對經營計劃的實施情況進行監(jiān)督、控制 ?與外部公眾的聯(lián)絡和溝通 ?副總經理、直接下屬職能部門負責人的選擇和考評 ?主持、推動關鍵管理流程和規(guī)章制度 ?教練、指導、選擇人才 ?企業(yè)文化的塑造和強化 35% 25% 10% 30% 建議的時間分配 總體戰(zhàn)略策劃 經營計劃制定、分解、控制 建設高效的組織團隊 外部溝通交流 23/06/2020PAGE 15 ALLPKU青島乾坤 但是，總經理對中層授權不足，呈現(xiàn)戰(zhàn)略、經營、作業(yè)三層次全方位承擔的現(xiàn)象，職責界定重點不突出，在具體事務上分散太多的精力 總經理 經常扮演救火的角色以及被各種事務性工作牽扯過多的精力 財務部 企管部 生產部 總倉庫 售后部 國際業(yè)務部 采購部 銷售部 總經理助理 工程部 總經理負責南方材的采購 對特殊客戶，總經理親自談合同 對特殊客戶，總經理親自帶人安裝 資料來源：訪談 23/06/2020PAGE 16 ALLPKU青島乾坤 管理幅度：部分部門的管理幅度過大或過小，不能對下屬進行有效監(jiān)督或出現(xiàn)職位虛設 青島乾坤的管理幅度 管理原則一般認為管理者的管理幅度不宜超過 8人，管理幅度過大等于沒有管理 !同時，也不能少于兩人，否則等于職位虛設！ 管理幅度：一個管理者能夠有效地指揮下屬的人數(shù) 工程部 無人匯報 總經理 財務部 企管部 生產部 總倉庫 售后部 采購部 工程部 業(yè)務部 采購部 1人匯報 國際業(yè)務部 小組 小組 小組 小組 。 小組 小組 共有 18個小組 ！ 企管部 1人匯報 資料來源：訪談 23/06/2020PAGE 17 ALLPKU青島乾坤 指揮：多頭指揮和越級匯報造成指揮系統(tǒng)的混亂 總經理 副總經理 中層管理者 一般員工 正常的指揮系統(tǒng) 青島乾坤的指揮系統(tǒng) 總經理 中層管理者 一般員工 越級 指揮 越級 匯報 重要原則 ?上級對下級只能越級檢查不能越級指揮。 ?下級對上級不能越級報告，只能越級申訴 ?造成企業(yè)管理指揮系統(tǒng)失靈 ?降低上級的威信 ?損害管理者在員工中的整體形象 日常管理中，一半以上的人認為存在越級指揮現(xiàn)象 接近一半的人在日常工作中接受多頭指揮 匯報 指揮 基層管理者 基層管理者 % %31%%%基本不出現(xiàn)偶爾有時經常說不清%%%%%基本沒有有時偶爾經常說不清資料來源：調查問卷 23/06/2020PAGE 18 ALLPKU青島乾坤 人員配置：部分部門的人員配置沒有考慮到工作和崗位對人的能力要求，基本是按照感覺來安排 工作 崗位 人 要求設崗 要求人的素質 ?不勝任工作 ?不稱職，工作無法完成 ?成為冗員 正常的崗位設置和人員安排 不正常的崗位設置和人員安排 沒有按照崗位本身的客觀要求來安排合適的人選，而是按照感覺 資料來源：訪談 23/06/2020PAGE 19 ALLPKU青島乾坤 適度的職能專業(yè)化分工，可以提高組織效率 基本職能設計 根據組織設計的相關變量，如環(huán)境、戰(zhàn)略、技術、規(guī)模等特點加以調整，確定本組織應具備的基本職能 關鍵職能設計 根據組織的任務和戰(zhàn)略，在基本職能中找出對實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略起關鍵作用的職能，如：質量管理、研究開發(fā)、市場營銷、生產管理等關鍵職能設計模式 職能分解 將確定的基本職能和關鍵職能逐步細化為兩級職能、三級職能等，從而為各個管理層次、部門、職務以至崗位規(guī)定相應的管理職能 職能專業(yè)化的作用 ：明確部門職責，提高管理效率 職能專業(yè)化的原則 ：根據業(yè)務特征，梳理各項職能，在保證協(xié)調順暢的前提下設立專業(yè)職能部門，并保持動態(tài)調整，增強部門活力 23/06/2020PAGE 20 ALLPKU青島乾坤 青島乾坤組織結構中存在相近、相關職能分散，職能專業(yè)化優(yōu)勢沒有很好體現(xiàn)的現(xiàn)象 采購職能 銷售職能 總經理 財務部 企