【正文】 1 建設(shè)工程監(jiān)理資料歸檔管理辦法 一、監(jiān)理資料的基本內(nèi)容 合同文件 1) 施工招投標(biāo)文件 2) 施工承包合同、分包合同、各類定貨合同，分包單位資格報(bào)審表 3) 工程監(jiān)理招投標(biāo)文件 4) 監(jiān)理委托合同 5) 中標(biāo)通知書 設(shè)計(jì)文件 1) 施工圖紙 2) 工程地質(zhì)勘察報(bào)告 3) 施工圖審查報(bào)告及審查批準(zhǔn)書 4) 測(cè)量基礎(chǔ)資料 工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實(shí)施細(xì)則 1) 監(jiān)理規(guī)劃 2) 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則 3) 項(xiàng)目監(jiān)理部編制的總控制計(jì)劃 工程變更文件 1) 圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)交底紀(jì)要 2) 設(shè)計(jì)變更文件 3) 工程洽商文件 施工組織設(shè)計(jì) (方案 )報(bào)審 進(jìn)度控制資料 1) 工程開工報(bào)審表 (含必要的附件 ) 2) 施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表 3) 工程暫停令 4) 工程復(fù)工報(bào)審表 質(zhì)量控制資料 1) 施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理體系報(bào)驗(yàn)表 (附上《施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄》及相關(guān)資料 2) 施工管理機(jī)構(gòu)及人員資格報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表 3) 工程材料 /構(gòu)配件 /設(shè)備報(bào)審表 4) 測(cè)量放線報(bào)驗(yàn)表 5) 檢測(cè)單位資格報(bào)驗(yàn)表 6) 施工設(shè)備報(bào)驗(yàn)表 7) 檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)表 8) 隱蔽工程報(bào)驗(yàn)表 9) 監(jiān)理抽檢記錄 10) 不合格項(xiàng)處置記錄 2 11) 工程質(zhì)量事故報(bào)告 12) 監(jiān)理旁站記錄 13) 見證記錄 投資控制資料 1) 工程計(jì)量單 2) 工程款支付申請(qǐng)表 3) 工程款支付證書 4) 工程變更費(fèi)用報(bào)審表 5) 竣工結(jié)算文件 監(jiān)理工程師通知及回復(fù)單 安 全管理資料 1）施工現(xiàn)場(chǎng)安全管理檢查記錄及相關(guān)資料 2）材料 /施工設(shè)備報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表 3）中間交接驗(yàn)收記錄 4）現(xiàn)場(chǎng)安全考評(píng)表 1合同事項(xiàng)管理資料 1) 合同變更材料 2) 費(fèi)用索賠申請(qǐng)表 3) 費(fèi)用索賠審批表 4) 工程延期申請(qǐng)表 5) 工程延期審批表 6) 合同爭(zhēng)議和違約處理 1工程驗(yàn)收資料 1) 工程竣工報(bào)驗(yàn)單 2) 工程竣工報(bào)告 3) 工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 4) 工程初驗(yàn)整改情況表 5) 工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告 6) 工程竣工驗(yàn)收記錄 7) 竣工移交證書 1其他事項(xiàng)管理資料 1) 監(jiān)理工作聯(lián)系單 2) 會(huì)議紀(jì)要 3) 來(lái)往函件 4) 監(jiān)理日記 5) 監(jiān)理月報(bào) 1監(jiān)理工作總結(jié) 3 二、監(jiān)理文件的歸檔范圍 監(jiān) 理文件材料歸檔范圍表 序號(hào) 歸 檔 文 件 表格 編號(hào) 保 存 單 位 備 注 建設(shè) 單位 監(jiān)理 單位 城建 檔案館 1 合同文件 此部分文件由建設(shè)單位提供或編制 施工招投標(biāo)文件 ╱ √ ○ 施工承包合同、分包合同、各類定貨合同，分包單位資格報(bào)審表 A3 √ ○ √ 工程監(jiān)理招投標(biāo)文件 ╱ √ ○ 監(jiān)理委托合同 ╱ √ √ √ 中標(biāo)通知書 ╱ √ √ 2 設(shè)計(jì)文件 此部分文件由建設(shè)單位提供或編制 施工圖紙 ╱ √ ○ 工程地質(zhì)勘察報(bào)告 ╱ √ ○ √ 施工圖審查報(bào)告及審查批準(zhǔn)書 ╱ √ ○ √ 測(cè)量基礎(chǔ)資料 ╱ √ ○ √ 3 工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實(shí)施細(xì)則 此部分文件由監(jiān)理單位提供或編制 監(jiān)理規(guī)劃 D1 √ √ √ 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則 D2 √ √ √ 項(xiàng)目監(jiān)理部編制的總控制計(jì)劃 ╱ √ √ √ 4 工程變更文件 此部分文件由建設(shè)單位提供，由施工單位編制歸檔 圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)交底紀(jì)要 A14 √ ○ √ 設(shè)計(jì)變更文件 C2 √ ○ √ 工程洽商文件 C2 √ ○ √ 5 施工組織設(shè)計(jì) (方案 )報(bào)審 A2 √ ○ 施工單位提供 6 進(jìn)度控制資料 施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表 A11 ○ ○ 施工單位提供 工程開工報(bào)審表 (含必要的附件 ) A1 √ √ √ 此部分文件由監(jiān)理單位編制歸檔 工程暫停令 B2 √ √ √ 工程復(fù)工報(bào)審表 A1 √ √ √ 7 質(zhì)量控制資料 施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理體系報(bào)驗(yàn)表 (附上《施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄》及相關(guān)資料 ) A4 ○ 施工單位提供 施工管理機(jī)構(gòu)及人員資格報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表 A4 ○ 施工單位提供 工程材料 /構(gòu)配件 /設(shè)備報(bào)審表 A9 √ √ 此部分文件由施工單位提供或編制歸檔 測(cè)量放線報(bào)驗(yàn)表 A4 √ √ 檢測(cè)單位資格報(bào)驗(yàn)表 A4 ○ 施工設(shè)備報(bào)驗(yàn)表 A4 ○ 檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)表 A4 √ √ 分部工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)表 A4 √ √ √ 隱蔽工程報(bào)驗(yàn)表 A4 √ ○ √ 4 序號(hào) 歸 檔 文 件 表格 編號(hào) 保 存 單 位 備 注 建設(shè) 單位 監(jiān)理 單位 城建 檔案館 監(jiān)理抽檢記錄 B7 ○ 此部分文件由監(jiān)理單位提供或編制歸檔 不合格項(xiàng)處置記錄 B8 √ √ √ 工程質(zhì)量事故報(bào)告 B9 √ √ √ 監(jiān)理旁站記錄 B10 √ 見證記錄 A12 √ 8 投資控制資料 此部分文件由監(jiān)理單位編制歸檔 工程計(jì)量單 ╱ √ ○ 工程款支付申請(qǐng)表 A5 √ ○ 工程款支付證書 B3 √ ○ 工程變更費(fèi)用報(bào)審表 ╱ √ ○ 竣工結(jié)算文件 ╱ √ ○ √ 9 監(jiān)理工程師通知及回復(fù)單 此部分文件由監(jiān)理單位編制歸檔 有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知及回復(fù)單 B1 A6 √ √ 有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知及回復(fù)單 √ √ 有關(guān)安全管理的監(jiān)理通知及回復(fù)單 √ √ 有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知及回復(fù)單 √ √ 10 安全管理資料 施工現(xiàn)場(chǎng)安全管理體系報(bào)驗(yàn)表 (附上《施工現(xiàn)場(chǎng)安全管理檢查記錄》及相關(guān)資料 ) A4 ○ 此部分文件由施工單位提供 材料 /施工設(shè)備報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表 A4 ○ 中間交接驗(yàn)收記錄 A4 ○ 現(xiàn)場(chǎng)安全考評(píng)表 JGJ59 — 99 ○ 此項(xiàng)由監(jiān)理單位編制 11 合同事項(xiàng)管理資料 此部分文件由監(jiān)理單位編制歸檔 合同變更材料 ╱ √ √ √ 費(fèi)用 索賠申請(qǐng)表 A8 √ √ 費(fèi)用索賠審批表 B6 √ √ 工程延期申請(qǐng)表 A7 √ √ √ 工程延期審批表 B4B5 √ √ √ 合同爭(zhēng)議和違約處理 ╱ √ √ √ 12 工程驗(yàn)收資料 工程竣工報(bào)驗(yàn)單 A10 ○ √ 施工單位提供 工程竣工報(bào)告 ╱ ○ √ 工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 B11 ○ √ 此部分文件由監(jiān)理單位提供或編制 工程初驗(yàn)整改情況表 B12 ○ √ 工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告 B13 √ √ √ 工程竣工驗(yàn)收記錄 A13 √ √ √ 施工 單位提供 竣工移交證書 B14 ○ √ 監(jiān)理單位提供 13 其他事項(xiàng)管理資料 此部分文件由監(jiān)理單位提供或編制歸檔 監(jiān)理工作聯(lián)系單 C1 ○ √ 會(huì)議紀(jì)要 D3 √ √ √ 來(lái)往函件 ╱ ○ √ 監(jiān)理日記 D4 √ 監(jiān)理月報(bào) D5 √ √ √ 14 監(jiān)理工作總結(jié) D6 √ √ √ 注：“ √ ”表示歸檔文件，“ ○ ”表示過(guò)程提交文件，“ ╱ ”表示表格形式不限。 5 三、監(jiān)理資料管理流程 形 成 形 成 形 成 形 成 形 成 形成 形成 形成 形成 形成 監(jiān)理中標(biāo) 編制監(jiān)理規(guī)劃 施工準(zhǔn)備階段 開工審批 施工階段 中標(biāo)通知書 監(jiān)理合同 監(jiān)理規(guī)劃 《施工組織設(shè)計(jì) (方案 )報(bào)審表 《施工管理機(jī)構(gòu)及人員資格報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表》 《分包單位資格報(bào)審表》 《施工測(cè)量成果報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表》 《施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄》 《施工現(xiàn)場(chǎng)安全管理檢查記錄》 第一次工地會(huì)議紀(jì)要 設(shè)計(jì)交底及圖紙會(huì)審紀(jì)要 《工程開工報(bào)審表》 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則 工程進(jìn)度控制 合同事項(xiàng)管理 工程安全管理 工程質(zhì)量控制 工程投資控制 《施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表》 《工程暫停令》 《工程復(fù)工報(bào)審表》 《監(jiān)理工程師通知單》 《監(jiān)理通知回復(fù)單》 《工程材料 /構(gòu)配件 /設(shè)備報(bào)審表》 《測(cè)量放線報(bào)驗(yàn)表》 《檢測(cè)單位資格報(bào)驗(yàn)表》 《施工設(shè)備報(bào)驗(yàn)表》 《檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)表》 《隱蔽工程報(bào)驗(yàn)表》 《監(jiān)理抽檢記錄》 《監(jiān)理工程師通知單》 《監(jiān)理通知回復(fù)單》 《不合格項(xiàng)處置記錄》 《工程質(zhì)量事故報(bào)告》 《監(jiān)理旁站記錄》 《見證記錄》 《工程計(jì)量單》 《工程款支付申請(qǐng)表》 《工程款支付證書》 《工程變更費(fèi)用報(bào)審表》 《竣工結(jié)算文件》 《監(jiān)理工程師通知單》 《監(jiān)理通知回復(fù)單》 《合同變更材料》 《費(fèi)用索賠申請(qǐng)表》 《費(fèi)用索賠審批表》 《工程延期申請(qǐng)表》 《工程延 期審批表》 《合同爭(zhēng)議和違約處理》 《材料 /施工設(shè)備報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表》 《中間交接驗(yàn)收記錄》 《現(xiàn)場(chǎng)安全考評(píng)表》 《監(jiān)理工程師通知單》 《監(jiān)理通知回復(fù)單》 組織竣工預(yù)驗(yàn)收 參加竣工驗(yàn)收 工程移交 竣工備案 形成 工程竣工報(bào)告 (施工單位 ) 《工程竣工報(bào)驗(yàn)單》 工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告 形成 《工程竣工驗(yàn)收記錄》 監(jiān)理工作竣工總結(jié) 形成 《竣工移交證書》 形成 《竣工驗(yàn)收備案表》 形 成 其他事項(xiàng)管理 《監(jiān)理工作聯(lián)系單》 《會(huì)議紀(jì)要》 《來(lái)往函件》 《監(jiān)理日記》 《監(jiān)理 月報(bào)》 6 四、監(jiān)理資料的日常管理 監(jiān)理資料管理的基本要求是：整理及時(shí)、真實(shí)齊全、分類有序。 總監(jiān)理工程師應(yīng)指定專人進(jìn)行監(jiān)理資料管理，總監(jiān)理工程師為總負(fù)責(zé)人。 監(jiān)理人員應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)資料，并及時(shí)對(duì)其進(jìn)行整理歸檔。 利用計(jì)算機(jī)建立監(jiān)理資料的管理臺(tái)帳。 監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)基本要求認(rèn)真審核資料，不得接受經(jīng)涂改的報(bào)驗(yàn)資料，并在審核整理后交資料管理人員存放。 在監(jiān)理工作過(guò)程中，監(jiān)理資料應(yīng)按單位工程建立案卷盒 (夾 )，分專業(yè)存放保管，并編目，以便于跟蹤檢查。 監(jiān)理資料的收發(fā)、借閱必須通過(guò)資料管理人員履 行手續(xù)。 五、監(jiān)理資料編制與組卷 歸檔文件的質(zhì)量要求 歸檔文件應(yīng)為原件。 歸檔文件的內(nèi)容及其深度必須符合《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》 (GB503192021)和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》 (GB/T503282021)的有關(guān)規(guī)定。 歸檔文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。 歸檔文件應(yīng)采用打印及耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。 歸檔文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 歸檔文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為 A4 幅面 (297mm 210mm)。 載體形式 監(jiān)理資料采用紙質(zhì)和光盤兩種載體形式。 紙質(zhì)載體的監(jiān)理檔案經(jīng)城建檔案館和有關(guān)部門驗(yàn)收合格后，進(jìn)行電子檔案的核查，核查無(wú)誤后，進(jìn)行電子檔案的光盤刻制。 歸檔文件的立卷 立卷的原則和方法 立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。 一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。對(duì)各單位工程共性的文件，可建立綜合卷。 案卷不宜 過(guò)厚，一般不超過(guò) 40mm。 案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。 卷內(nèi)文件的排列 卷內(nèi)文件應(yīng)按監(jiān)理文件的歸檔范圍進(jìn)行編制，并按工程監(jiān)理文件封面 (附錄A)、工程監(jiān)理文件目錄 (附錄 B)、工程監(jiān)理文件說(shuō)明 (附錄 C)、卷內(nèi)文件內(nèi)容的順序排列。 文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖 紙排后。 案卷的編目 編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定： 1) 卷內(nèi)文件