【正文】 第一篇：荊楚理工學(xué)院教學(xué)類檔案建檔方案關(guān)于印發(fā)《荊楚理工學(xué)院教學(xué)類檔案建檔方案》的通知各學(xué)院（部）：為規(guī)范我校教學(xué)類檔案工作，為教學(xué)及教學(xué)管理工作考核提供檔案依據(jù)，學(xué)校于2008年11月14日發(fā)布了《荊楚理工學(xué)院教學(xué)類檔案建檔方案（試行）》（荊理工教〔2008〕5號）。根據(jù)二年多的運行情況，結(jié)合各學(xué)院（部）的反饋意見，對原試行方案進(jìn)行了修訂完善，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。本方案自發(fā)布之日起施行，荊理工教〔2008〕5號文《荊楚理工學(xué)院教學(xué)類檔案建檔方案（試行）》同時廢止。附：《荊楚理工學(xué)院教學(xué)類檔案建檔方案》二〇一〇年十一月十四日 荊楚理工學(xué)院教學(xué)類檔案建檔方案為了加強教學(xué)類文件材料的整理和歸檔(以下簡稱教學(xué)檔案)工作，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在學(xué)校教育教學(xué)管理，教學(xué)活動，教學(xué)研究等項工作中的作用，提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化和現(xiàn)代化，并為考核教學(xué)及教學(xué)管理工作提供檔案依據(jù)，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（2008中華人民共和國教育部令第27號）和《高等學(xué)校檔案實體分類法》（原國家教委教辦〔1993〕429號），特制定本方案。一、教學(xué)檔案建檔的基本思路1．教學(xué)檔案是教學(xué)水平和教育教學(xué)質(zhì)量的重要表現(xiàn)載體之一，是學(xué)校檔案的主體。教學(xué)檔案管理工作與教學(xué)工作同等重要。2．在教育教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字，圖表，實物，聲像等資料(含數(shù)字信息)均屬教學(xué)檔案。3．教學(xué)檔案要確保完整，準(zhǔn)確，系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。4．教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，應(yīng)在教學(xué)工作計劃，教學(xué)管理制度，管理人員崗位責(zé)任中有相應(yīng)的體現(xiàn)。下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求，檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況，評審鑒定教學(xué)質(zhì)量與審查驗收檔案材料，上報評審材料與學(xué)校檔案部門出具歸檔證明的要求同步。5．各教學(xué)單位應(yīng)確定專(兼職)人員負(fù)責(zé)教學(xué)檔案整理歸檔工作，并在業(yè)務(wù)上接受教務(wù)處、教學(xué)質(zhì)量評價辦公室和檔案館的指導(dǎo)。6．努力實現(xiàn)教學(xué)檔案工作從經(jīng)驗管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。二、教學(xué)檔案建檔范圍的確定 1．確定的原則(1)歸檔的教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動過程中形成的文件材料，必須對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考和憑證作用。(2)歸檔的教學(xué)文件材料，必須反映教學(xué)管理，教學(xué)實踐活動的全過程，保證完整，準(zhǔn)確，系統(tǒng)。(3)歸檔的教學(xué)文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系，符合教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動的成套性特點。2．歸檔的范圍(1)上級教育主管機關(guān)下達(dá)的指令性，指導(dǎo)性文件：教育教學(xué)改革，教學(xué)計劃，專業(yè)和課程設(shè)置，招生，畢業(yè)生分配等方面的計劃，指示，規(guī)定，辦法等。(2)綜合性教學(xué)文件材料：學(xué)校制定的各種教學(xué)制度，辦法，規(guī)定，條例，教學(xué)工作的各種統(tǒng)計表。(3)招生工作的材料：招生計劃，簡章，專業(yè)介紹，新生名冊，代培計劃，合同，招生工作總結(jié)等。(4)學(xué)籍管理的材料：新生登記表，學(xué)生學(xué)籍卡片，成績卡，在校學(xué)生名冊，學(xué)生學(xué)籍變更(升級，留級，休學(xué)，轉(zhuǎn)學(xué)，復(fù)學(xué)，退學(xué))的材料。(5)學(xué)生獎懲材料。(6)人才培養(yǎng)方案和教學(xué)大綱，教學(xué)改革方案，總結(jié)。(7)教材方面的材料：自編，主編教材的正本，各系各專業(yè)教材使用目錄。(8)教學(xué)實習(xí)，生產(chǎn)實習(xí)方面的材料：教學(xué)實習(xí)，生產(chǎn)實習(xí)的計劃，大綱，總結(jié)，實習(xí)指導(dǎo)書，實習(xí)講義，實習(xí)結(jié)果鑒定，有代表性的實習(xí)報告等。(9)課堂教學(xué)材料：課程安排表，課程進(jìn)度表，教師任課安排，典型講義，教案，各系各專業(yè)的考試題。(10)畢業(yè)論文，畢業(yè)設(shè)計及評審意見。(11)學(xué)生獲得學(xué)士以上學(xué)位者的名冊，學(xué)位論文及有關(guān)審批文件。(12)學(xué)生取得職業(yè)技能等級證書情況，參加大學(xué)英語等級考試及?？朴⒄Z應(yīng)用能力測試結(jié)果情況，參加計算機等級考試結(jié)果情況。(13)畢業(yè)生分配材料：畢業(yè)生分配計劃，方案，報告，總結(jié)，分配名單，畢業(yè)證書存根，供需見面的計劃，合同。(14)畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查材料：學(xué)校對畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查的計劃，總結(jié)，調(diào)查表，使用單位對畢業(yè)生質(zhì)量的評審意見等。(15)師資培訓(xùn)的計劃，考核和總結(jié)，出國進(jìn)修等文件。(16)教研室的教學(xué)總結(jié)，教師教學(xué)經(jīng)驗總結(jié)，教師教學(xué)質(zhì)量獎勵材料，教學(xué)情況調(diào)查表。(17)教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況。三、歸檔的原則及方法1．堅持由教學(xué)文件材料形成單位或部門歸檔的原則，教學(xué)文件材料形成單位或部門和 教學(xué)管理部門的專(兼)職檔案管理員負(fù)責(zé)將所積累的文件材料歸檔。2．根據(jù)教學(xué)文件材料的形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和便于利用查考的原則進(jìn)行歸檔。原則上相同內(nèi)容的文件材料組成一卷(盒)。同一內(nèi)容的文件材料數(shù)量較多時，可分別組成若干卷(盒)；也可以根據(jù)材料的內(nèi)在聯(lián)系，對問題單一，材料較少的合組成一卷(盒)。3．在不影響教學(xué)文件材料自然形成規(guī)律和有機聯(lián)系的前提下，同一內(nèi)容的文件分別按永久，長期，短期順序排列。4．建檔材料應(yīng)加制封面，注明標(biāo)題，責(zé)任者，編制時間，保管期限及歸檔單位。卷(盒)內(nèi)應(yīng)建立材料目錄。卷(盒)上應(yīng)標(biāo)注編號，完整填寫相應(yīng)的欄目。教學(xué)文件材料未注明標(biāo)題的或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題并另加“〔〕”。5．應(yīng)拆除掉文件材料上的易銹蝕金屬物，對破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補。6．文件材料應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后。7．各種文字材料大小應(yīng)為A4(或16K)本，圖件按此規(guī)格折疊。8．不宜折疊的非標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格材料和其他載體材料由專柜保管，但需填寫與文字材料一致的卷(盒)編號。9．屬專項檔案的材料，已歸于其他類檔案的，應(yīng)在教學(xué)建檔的相應(yīng)卷(盒)內(nèi)注明去向或復(fù)制相應(yīng)材料。10．打印件的建檔材料，需附有與之內(nèi)容相符的電子文檔，以便永久保存和利用。11．屬手寫的文字材料，一律使用鋼筆填寫，并使用黑色碳素墨水或藍(lán)黑墨水，不得復(fù)寫。12．歸檔文件應(yīng)按教學(xué)檔案分類與編號方案和文件的排列順序逐件編號。13．在檔案的首頁和末頁分別填寫歸檔文件目錄及備考表。14．教學(xué)檔案一般歸檔一份，重要的教學(xué)文件材料，各教學(xué)單位根據(jù)實際情況，酌加副本。四、教學(xué)檔案工作崗位職責(zé)1．教務(wù)處，教學(xué)學(xué)院（部）行政負(fù)責(zé)人是教學(xué)檔案工作責(zé)任人。教學(xué)學(xué)院（部）分管教學(xué)工作的副院長具體負(fù)責(zé)院部教學(xué)檔案建設(shè)工作，教務(wù)處各科科長，教學(xué)學(xué)院（部）教學(xué)科長是兼職教學(xué)檔案管理人員。各教學(xué)單位在條件允許的情況下，可配專職教學(xué)檔案管理員。2．專(兼)職教學(xué)檔案管理員職責(zé)(1)做好本單位的教學(xué)建檔材料的形成積累工作。(2)督促有關(guān)人員按時上交教學(xué)建檔材料。(3)將收集，積累的文件材料整理組卷(盒)，做到組卷(盒)合理，編目清楚，標(biāo)題準(zhǔn)確，裝訂整齊；及時向?qū)W校有關(guān)職能部門移交應(yīng)交檔案。(4)做好存放在本學(xué)校的教學(xué)檔案保管，利用等工作。3．教研室主任職責(zé)(1)負(fù)責(zé)收集教研室的教學(xué)文件，集體備課記錄，試卷，畢業(yè)設(shè)計(論文)等，完整填寫相應(yīng)信息，并向?qū)?兼)職教學(xué)檔案管理員移交。(2)督促本教研室教師向上交各種教學(xué)業(yè)務(wù)檔案。附件：荊楚理工學(xué)校教學(xué)類檔案分類與編號荊楚理工學(xué)院教學(xué)類檔案分類與編號JX 11教學(xué)綜合保存期限：永久 學(xué)校、各教學(xué)單位及教學(xué)管理部門教學(xué)工作的年度計劃、總結(jié) 、各教學(xué)單位及教學(xué)管理部門各級領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)教學(xué)工作的報告、論文 、各教學(xué)單位及教學(xué)管理部門有關(guān)教學(xué)工作的會議記錄、調(diào)研報告、簡報、總結(jié)、各教學(xué)單位及教學(xué)管理部門落實教育部及省教育廳高等學(xué)校教學(xué)工作會議精神的有關(guān)材料 學(xué)校投入教學(xué)的經(jīng)費統(tǒng)計表及相關(guān)材料(含對新辦專業(yè)的經(jīng)費投入) 學(xué)校各級組織迎評創(chuàng)建工作材料(含迎評機構(gòu)設(shè)置，迎評創(chuàng)建計劃等) 學(xué)校各級教學(xué)組織機構(gòu)設(shè)置的相關(guān)材料 學(xué)校對各教學(xué)單位教學(xué)管理工作考核的材料 、進(jìn)修班材料 、各教學(xué)單位學(xué)生運動會材料（包括開展的職業(yè)素質(zhì)教育、新生入學(xué)教育、心理咨詢、人文素質(zhì)教育等）JX12 規(guī)章制度保存期限：永久 學(xué)校，教務(wù)處等部門發(fā)的有關(guān)教學(xué)的條例，制度，規(guī)定等(分類) 學(xué)校各級組織根據(jù)有關(guān)教學(xué)文件所制定的實施細(xì)則(分類)JX13學(xué)科、專業(yè)、實驗室及課程建設(shè) 保存期限：永久 （分級）、重點（特色）專業(yè)建設(shè)和新專業(yè)建設(shè)有關(guān)文件（學(xué)科、實驗室、課程）、重點（優(yōu)勢）學(xué)科建設(shè)有關(guān)文件 、重點實驗室建設(shè)有關(guān)文件 、精品課程建設(shè)有關(guān)文件、專業(yè)、實驗室論證、評估、申報、審批材料、專業(yè)、實驗室、課程建設(shè)一覽表（分校級、省部級，國家級統(tǒng)計）、專業(yè)、實驗室、課程建設(shè)計劃、簡報、總結(jié)材料 （含申報、批復(fù)、建設(shè)等）（含輔修專業(yè)教學(xué)計劃）（修）訂本科專業(yè)人才培養(yǎng)方案的文件、論證報告等 （含教學(xué)環(huán)節(jié)和課程體系改革情況）（含項目申報、任務(wù)書、成果、鑒定報告等材料，分校級、省部級、國家級統(tǒng)計列表）、制度等材料（如教學(xué)計劃、課程教學(xué)大綱修訂意見，學(xué)校教學(xué)改革整體方案等）、原則、內(nèi)容、措施、成果等情況說明 、教學(xué)情況、雙語教學(xué)授課一覽表（含授課專業(yè)、課程名、教材、授課教師、占必修課比例）、實訓(xùn)基地情況（一覽表、協(xié)議書、證明材料）JX14 質(zhì)量監(jiān)控與保障保存期限：永久 學(xué)校、各教學(xué)單位教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控制度及相關(guān)文件 學(xué)校、各教學(xué)單位教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系建設(shè)及實施情況材料(含教學(xué)督導(dǎo)制度，教學(xué)信息員制度等及工作情況，對各方反饋意見的整改措施落實情況及效果) 各級領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)指導(dǎo)委員會聽課評課記錄 (相關(guān)規(guī)定，執(zhí)行情況等)(期末)教學(xué)檢查及總結(jié)等材料 、硬件配備，使用情況JX15 課程教學(xué)保存期限：永久 、制度、規(guī)定 （含實驗課、上機實驗等）、校歷 （含課程名、課件來源、授課教師、專業(yè)年級、人數(shù)、教室，必修課用多媒體授課占必修課比例，選修課用多媒體授課占選修課比例等）（含課程名、授課教師、選修學(xué)生人數(shù)、開出時間、學(xué)時等）（分專業(yè)、分學(xué)期）（含開放的范圍、時間、地點、內(nèi)容、對象等），開放實驗項目情況一覽表，開放實驗項目實施情況總結(jié)、設(shè)計性實驗課的課程一覽表及占實驗課程比例 、設(shè)計性實驗有關(guān)材料（校內(nèi)外專家評審意見、實訓(xùn)內(nèi)容等）（見習(xí)）實訓(xùn)項目一覽表（含計劃、指導(dǎo)教師安排、指導(dǎo)記錄）報告、成績、總結(jié)）JX16 考試和試卷保存期限：長期 試卷保存條例制度：組織機構(gòu)，考試日程及考場安排計劃表，監(jiān)考教師安排表，巡考記錄等 考后試卷(保存到學(xué)生畢業(yè)離院后一年) 各學(xué)期課程的空白A、B試卷樣卷及參考答案評分細(xì)則、考勤表、記分冊等 課程考試試卷分析報告等 課程命題計劃表 其他考核方式的材料 試卷(題)庫一覽表(含課程名稱，適用專業(yè)及學(xué)生人數(shù)，在用或在建，來源等)JX17 畢業(yè)設(shè)計(論文)保存期限：長期 畢業(yè)設(shè)計(論文)管理條例，規(guī)范及相關(guān)質(zhì)量監(jiān)控材料 畢業(yè)設(shè)計(論文)工作安排及檢查材料 畢業(yè)設(shè)計(論文)數(shù)據(jù)匯總 指導(dǎo)教師職稱結(jié)構(gòu)及情況統(tǒng)計表 畢業(yè)設(shè)計(論文)選題及成績匯總表 畢業(yè)設(shè)計(論文)成績評定統(tǒng)計表 畢業(yè)設(shè)計(論文)總結(jié)及推優(yōu)材料 畢業(yè)設(shè)計(論文)、作品等材料（方案、展演情況等）JX18學(xué)位 保存