進出口單證檔案管理制度(已修改)
2025-10-30 12:42 本頁面
【正文】 第一篇：進出口單證檔案管理制度進出口業(yè)務(wù)單證檔案管理制度為維護正常的進出口秩序，規(guī)范進出口行為，確保我公司保存的進出口紙質(zhì)和電子報關(guān)單證、物流信息檔案的及時性、準(zhǔn)確性、完整性和安全性，根據(jù)《海關(guān)法》、《海關(guān)稽查條例》及有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。一、一般貿(mào)易項下的出口單證管理按出運批次歸檔；每一套單證附上《單證船務(wù)跟蹤單》，跟蹤單必須注明：發(fā)票號、制單人、客戶名稱、貨代單位、核銷單號、拖箱日期、船名航次、開船日期（B/L日期）、交單日期及議付銀行；存檔單據(jù)包括：出口合同、供貨合同、信用證、出口報關(guān)的單據(jù)（包括發(fā)票、裝箱單、報關(guān)單、商檢單）、收匯水單、外匯核銷單。以上單據(jù)均為原件正本的復(fù)印件。（下同）；按客戶分類歸檔。二、一般貿(mào)易項下的進口單證的管理按進口批次歸檔；存檔單據(jù)包括：進口合同、進口裝箱單、進口發(fā)票、進口報關(guān)單、進口付匯憑證（可以是付匯核銷單）、進口商檢單；按供應(yīng)商分類歸檔。三、加工貿(mào)易項下單證的管理所有進出口單據(jù)先按一般貿(mào)易單據(jù)規(guī)定歸檔，且必須注明加工貿(mào)易字樣和手冊號碼。另外根據(jù)手冊號再作檔案，要求：手冊審批過程中的各種資料、手冊復(fù)印件、進出口報關(guān)單、進出口貨物的發(fā)票、出口成品實際用料表、核銷結(jié)案通知書，按手冊號歸檔。四、以上相關(guān)單證自進出口報關(guān)日期起保管五年。五、以上相關(guān)單證資料由有關(guān)進出口業(yè)務(wù)人員整理成冊，再由進出口業(yè)務(wù)部統(tǒng)一歸檔保管。六、海關(guān)查閱資料時，檔案經(jīng)管人員應(yīng)積極配合，人員調(diào)動時，要做好書面交接工作，不得擅自外帶。第二篇：進出口單證管理制度進出口單證管理制度一、總則建立進出口單證管理制度，明確對各崗位人員審單、錄入和操作執(zhí)行的控制要求，規(guī)范進出口業(yè)務(wù)操作，促使進出口業(yè)務(wù)的順利開展和有序進行，使報關(guān)業(yè)務(wù)更加有效，準(zhǔn)確與符合法規(guī)要求二、范圍適用于本公司進出口業(yè)務(wù)操作所涉及的程序三、報關(guān)業(yè)務(wù)管理（一）出口業(yè)務(wù)操作人員必須在貨物出運至少7天前編制出口報關(guān)單證報關(guān)資料須經(jīng)公司復(fù)核員校對，尤其在產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、金額、港口等方面進行嚴(yán)格檢查，做到單單相符，單證相符，如有發(fā)現(xiàn)不符合條件的資料要求及時通知編制人員，并追蹤得到更新的報關(guān)文件出口操作員在報關(guān)前至少23個工作日將全套報關(guān)資料交給代理報關(guān)行代理報關(guān)行必須在指定的報關(guān)日向海關(guān)申報并遞交所需的報關(guān)材料（二）進口業(yè)務(wù)操作人員先取得進口貨物的正本單據(jù)貨物到港后，操作人員必須將進口發(fā)票、裝箱單、提單、報關(guān)委托書及其他特殊單證寄往指定報關(guān)行，委托代理公司辦理進口清關(guān)手續(xù)。貨到公司后，業(yè)務(wù)操作人員通知指定倉庫保管人員接貨，記錄，卸貨。如需報檢的應(yīng)提前通知檢驗檢疫部門，檢驗合格后方可使用四、單證存檔管理（一）出口業(yè)務(wù)：出口存檔單據(jù)：發(fā)票、箱單、合同、報關(guān)單、產(chǎn)地證、提單、水單等。單據(jù)的保存包括電子版和紙質(zhì)版，保管人員將電子版單據(jù)保存到計算機中，定期做好數(shù)據(jù)備份。紙
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