【正文】 第一篇：外貿(mào)跟單員手冊外貿(mào)跟單員手冊外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進行貨物的進出口交易。在這一系列講座中我們來了解一下貨物進出口的程序和跟單員所要做的工作。貨物的出口交易有兩種形式，一種通過外貿(mào)公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。今天我們先來看一下接單。一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax，Email或書面合同等方式。2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用網(wǎng)站，等等。3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：（1）合同（Contract）：合同有銷貨合同（Sales Contract）和購貨合同（Purchase Contract）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。（2）確認(rèn)書（Confirmation）：它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書（Sales Confirmation）和購貨確認(rèn)書（Purchase Confirmation）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而機器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進出口的合同則比較正規(guī)。還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。需要提的一點是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。4．接單的程序：接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。（1）詢盤（Inquiry）：又叫詢價。（2）發(fā)盤（Offer）：又叫發(fā)價。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜椊灰讞l件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。（3）還盤（Counteroffer）：又叫還價。（4）接受（Acceptance）：買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。上次我們講了如何接單，接單之后就該審單了。二．審單：即審核合同1．審單內(nèi)容：確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。2．審單方法：（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品，與我們的產(chǎn)品資料能否對上號。有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。（2）質(zhì)量： 也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。（3）數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C動。國際上對約字的含義解釋不一。%，有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定“約”字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。（4）單價，總額的審查：1． 客戶下單有的會將單價標(biāo)出，我們要對照我們的報價表審查是否對、總額有沒有加錯。新客戶下單，要查看我們給他的報價。2． 通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣（英鎊，港幣，歐元）。（5）價格條款的審查：出口貨物的單價條款，也稱價格術(shù)語，常用的有：FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件）Camp。F 運費付至指定目地的交貨價CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格（6）付款方式審查： ？？（7）包裝要求的審查：A．工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？B．客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？C．客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說明書）內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要的是嘜頭印刷。（8）交貨期的審查跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短，可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。（9）交貨方式的審查：運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費用。關(guān)于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。1． 寄目錄，樣本：2． 準(zhǔn)備樣品。（1）工廠現(xiàn)有的款式（2）新款（3）客戶來樣。要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時找不到確認(rèn)樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：（1）有完整的產(chǎn)品資料，主動進行宣傳。（2）新品的成本，價格要進行核算。（3）新品的制作要留有實樣。（4）客戶的來樣要保存好原樣。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。外貿(mào)必然涉及到外匯問題，于是就要用到形式發(fā)票。三．形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE買方為了向其本國當(dāng)局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯標(biāo)明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期），產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價格，交貨期），合同條款（價格條款，付款方法）。此外，還要提供我方的銀行資料以便客戶開證或匯款。注意幾點：.單價條款要明確（FOB, CFR, CIF）（LC, TT）四．出口貨物跟單的基本程序出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關(guān)，報驗，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：(1)籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質(zhì)，按量地備好貨物。(2)催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時，要催證。審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上審，如開證的國家有無貿(mào)易往來，開證行的資信等等。公司則審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。常會有包裝上的錯誤，總金額，有效期，拼寫錯誤等等。一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。(3)訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù)。首先：出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事宜。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。A 貨柜選擇：根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。B 制作裝箱單：裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。C 跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。(4)制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。A 制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)，并在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。B 結(jié)匯：如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。物料采購跟單是指跟單員按采購訂單所載明的物料，品名，規(guī)格，數(shù)量及交期等進行跟蹤。目的：滿足企業(yè)生產(chǎn)活動對物料的需求，在必要的時候，獲得必要的物料，避免停工待料。一．采購跟單的基本要求：適當(dāng)?shù)慕回洉r間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r格。（適時，適質(zhì)，適地，適量，適價）二．物料采購跟單的原因：以下原因造成我們要對物料進行跟催：（1）供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產(chǎn)能的接單和超過技術(shù)水準(zhǔn)的接單。工程管理不良，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低、完不成等原因。（2）企業(yè)方面的原因：供應(yīng)商的選定有誤，對他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足。所要求的品質(zhì)沒說清楚。價格的決定很勉強。進度的掌握和督促不力。下訂單到過遠的地方。（3）溝通方面的原因：信息交換不及時。三． 物料采購跟單流程：（1