【正文】 中國最大的管理資源中心 25 程 序 文 件 編 制： 相關職能部門 審 核： 批 準： 中國最大的管理資源中心 26 中國最大的管理資源中心 27 文件控制程序 編 號 XXZY/ 版 號 A 修改：第 0 次 生效日期 XX 年 3 月 12 日 目的 對質量管理體系所要求的文件進行控制，確保相關部門及時得到并使用有效文件，防止失效或作廢。 適用范圍 適用于本校教育教學服務質量管理體系有關文件的控制。 流程及要求 階段 工 作 流 程 工 作 內 容 及 要 求 責任部門 管理文件 記 錄 策 劃 為： ① 質量手冊； ② 程序文件； ③ 管理文件； ④ 質量記錄； ⑤ 外來文件。 實 施 質量手冊編號。 XXZY / QM 質量手冊 XX 職業(yè)技術學院縮寫 程序文件編號。 XXZY / SOP－ □ □ 章節(jié)號 程序文件 XX 職業(yè)技術學院縮寫 管理文件編號。 XXZY / IW－ □ □ 文件序號 管理文件 XX 職業(yè)技術學院縮寫 文件的版號以 A、 B、 C?依次類推，修改號以 0、 2?依次類推。 記錄的編號按《質量記錄控制程序》執(zhí)行。 外來文件編號按各自原來的編號。 辦 公 室 相關部門 收 文 登記薄 《質量手冊》由文件編制小組組織編寫 ,管理者代表審核 ,院長批準。 相關部門 文件審批簽 發(fā) 表 程序文件由相關職能部門編寫 ,管理者代表審核 ,院長批準。 其他文件分別由相關職能部門編制 ,部門分管副院長審核 ,院長批準。 文件發(fā)放時，由辦公室 填寫“文件發(fā)放回收清單”，與文件使用部門辦理領取簽字手續(xù)，確保在使用處獲得適用文件的有關版本。 文件分類 文件編號 文件編寫與審批 文件發(fā)放與使用 中國最大的管理資源中心 28 學校范圍內發(fā)放的文件為“受控”文件，在封面加蓋“受控”印章，注明分發(fā)號，向顧客提供的文件為“非受控”文件不蓋印章。 辦公室負責收集國家和教育主管部門的教育法規(guī)和相關文件，適時宣貫。 外來文件收到時，辦公室應識別其適用性及版本的有效性，控制分發(fā)。 教務處負責教學相關文件的收集、整理和歸檔。 使用文件受到嚴重損害時，應到發(fā)文部門辦理更換手續(xù)，仍沿用原文件分發(fā)號，破損文件由 辦公室收回。 若文件丟失，應向發(fā)文部門說明原因，申請補發(fā)。補發(fā)的文件應給予新的分發(fā)號，原分發(fā)號同時作廢。 人員調出時，辦公室應負責收回其領用的文件。 辦 公 室 教 務 處 相關部門 文件發(fā)放回收清單 檔案查閱 登 記 薄 質量體系文件的更改，由提出部門組織，填寫文件更改單，經院長批準后實施。 文件更改時，要做好記錄，保存更改單，適時收回相應作廢文件。 文件更改的情形如換頁、局部修改，必須注明。 文件五次以上更改或更改內容超過 30 %時應換版，換版同時作廢原文件。 文 件 更改單 文件應放在干燥、通風、安全的地方。 所有的文件原稿及其“文件發(fā)放回收清單”由辦公室統(tǒng)一保存。各部門設專人負責保存相關的文件，以方便存取和查閱。 辦公室負責編制并及時更新“質量文件一覽表”和“外來文件一覽表”以反映版本最新情況。 作廢文件由辦公室收集后填寫“銷毀申請單”，批準后統(tǒng)一銷毀。作廢文件原稿加蓋注明日期的“作廢”印章，與有效受控文件分開保存。 辦 公 室 相關部門 質量文件一 覽 表 文件銷毀申 請 單 外來文件一 覽 表 留用的作廢文件，應辦理手續(xù)，加標識并單獨存放。 文件更改 文件保存與銷毀 中國最大的管理資源中心 29 檢 查 每年底由辦公室組織使用部門，對現有體系文體的適用性、協調性進行評審，必要時進行修訂，更新“質量文件一覽表”。 辦公室 改 進 每年按本文件控制程序要求對各部門使用的文件情況進行抽查評比，識別和處理記錄控制中存在的問題并進行改進。 辦公室 在用文件的評審 反 饋 中國最大的管理資源中心 30 質量記錄控制程序 編 號 XXZY/ 版 號 A 修改：第 0 次 生效日期 XX 年 3月 12 日 目的 編制并保持質量記錄，以提供質量管理體系符合要求和有效運作的證據。 適用范圍 適用于本校質量管理體系有關的所有質量記錄的控制。 流程及要求 階段 工 作 流 程 工 作 內 容 及 要 求 責任部門 管理文件 記 錄 策 劃 各部門使用的記錄由各部門自行設計，向辦公室提出申請，經統(tǒng)一編號、批準后使用。辦公室負責記錄樣表的保存。 各種記錄必須項目齊全，內容清楚，符合規(guī)范。 辦 公 室 相關部門 實 施 質量記錄表格必須如實、清楚、準確完整填寫。 原始記錄發(fā)生筆錄錯誤需修改時只能用劃改方式進行修改，并注明修改人和日期。 所有記錄的記錄人必須簽名，對記錄負責。 需要復制、分發(fā)的其他記錄，要保留底稿。 相關部門 編號 號。 號： QR— □□ □□ 記錄的編號 文件編號 記錄的代號 質量記錄的收集、編目、歸檔、貯存和保管 錄的收集、歸檔、貯存和保管。 “質量 記錄控制清單”，對學院質量記錄表格統(tǒng)一進行編號管理。 內，并防潮、防蛀、防丟失。 保存期限，詳見“質量記錄控制清單 ”。 辦公室 相關部門 質量記 錄控制 清 單 記錄的建立 審核和 批準 記錄的使用 記錄的管理 中國最大的管理資源中心 31 質量記錄的檢索。質量記錄用編號或分區(qū)進行存放，易于檢索。 質量記錄的借閱手續(xù)由經手人填寫“質量記錄借閱申請表”，注明名稱、編號、借閱原因和期限，經部門領導簽字批準方可借閱。 質量記錄的銷毀 超過保存期限的質量記錄由管理人員填寫“ 質量記錄銷毀申請單”，經部門領導批準后方能進行銷毀。 各部門對部分超過保存期的質量記錄，在認為需長期保留，以便今后進行質量研究使用時，經本部門領導批準，各部門自行存檔保管，并加蓋作廢標識。 辦公室 相關部門 質量記 錄借閱 申請表 質量記 錄銷毀 申請單 檢 查 改 進 每年按本程序要求對各部門使用的記錄情況進行抽查評審，識別和處置記錄控制中存在的問題。 辦公室 記錄使用的檢查 記錄的銷毀 中國最大的管理資源中心 32 教育教學溝通交流控制程序 編 號 XXZY/SOP－ 版 號 A 修改：第 0 次 生效 日期 XX 年 3 月 12 日 目的 建立內、外溝通交流渠道，確保對質量管理體系的有效性進行溝通。 適用范圍 適用于本校各層次各部門間以及與外部各部門、單位、人員之間的溝通。 流程及要求 階段 工 作 流 程 工 作 內 容 及 要 求 責任部門 管理文件 記 錄 策 劃 辦公室負責歸口本院內部與外部溝通的管理。 學院各部門和人員涉及教育教學質量的內外交流與溝通在質量手冊、質量管理體系程序和其他質量管理文件中，確定組織接口、職責、并提供明確的溝通方式。 辦公室 相關部門 學院建立質量管理體系之外的必要的溝通渠道。 對內溝通方式 ； ； ； 。 、對外溝通方式 ； 、期刊、電視等各種媒體； 、電話； 。 本院職工可不受職位限制，直接向院長或管理者代表反映教學質量問題，提出解決問題的建議。 實 施 對內交流溝通 每雙周召開一次教學例會。議題由辦公室協調院領導和各處室系部安排確定 ，相關部門準備好研究討論材料。 辦公室負責每周打開院長信箱一次，收取信件交院長，并按院長批示辦理或回復。 校務公開欄每周定期公布一次相關信息。 學院網站及行政辦公系統(tǒng)隨時發(fā)布相關信息。 對外交流溝通 及時收取并傳達各級政府、部門相關文件精神。 相關部門 辦公室 回 復 記錄表 每周工作 安 排 表 確定組織 接口和職責 明確溝通方式 實施有效溝通 中國最大的管理資源中心 33 實 施 通過各種媒體及時收取、傳達和對外發(fā)布有關教育教學信息。及時收寄信函、接待來訪人員和電話，并作好記錄。全面掌握信息，及時、有效、準確的上傳下達，并督促落實。 辦公室 電話與來 訪記錄表 各部門將收集的各種信息分類匯總，定期或不定期向分管院領導和辦公室匯報。 ，進行登記或形成文字材料，向院長匯報。 相關部門 辦公室 檢 查 各部門應按《數據分析控制程序》定期進行數據分析，并報告分析結果。 溝通的過程和結果可用記錄表格或會議記錄、紀要及報告等形式予以表述。 相關部門 辦公室 改 進 根據交流溝通會議的精神，對不足之處制定改進方案，并實施。 相關部門 收集溝通信息 分析溝通信息 反 饋 中國最大的管理資源中心 34 人力資源培訓控制程序 編 號 XXZY/SOP－ 版 號 A 修改：第 0 次 生效日期 XX 年 3 月 12 日 目的 通過對學院教職員工有計劃地開展培訓活動，使從事教育教學服務的教職工能適應高職教育教學的需要，勝任其崗位要求，確保教育教學服務質量穩(wěn)步提高。 適應范圍 適用于本校教職工的各類培訓的控制。 流程及要求 階段 工 作 流 程 工 作 內 容 及 要 求 責任部門 管理文件 記 錄 策 劃 按學院要求制定《崗位描述書》，規(guī)定各崗位人員職責、資格、技能要求等。 各部門根據工作要求和人員素質狀況，于每年 12月底提出次年本部門人員的培訓申請和培訓目標。 組織人事處負責對部門提出的培訓需求進行確認。 組織人事處 相關部門 組織人事處 崗位描述書 培訓需求 申 請 表 實 施 組織人事處根據各部門提出的培訓需求和學院發(fā)展規(guī)劃和人力資源狀況，制定學院“年度培訓計劃 ”。培訓計劃包括： ； 培訓； ； 要求。 ，由各系提出，教務處初審，組織人事處匯總報批。 培訓計劃上報學院黨委和行政，批準后，下發(fā)責任部門組織實施。 組織人事處 系部 教務處 關于教職 工繼續(xù)教 育的規(guī)定 培訓計劃 與安排表 （教師）； 。 。 按照學院年度培訓計劃，由組織人事處牽頭