第21章：收發(fā)通信管理標(biāo)準(zhǔn)-電子電信(已修改)
2025-07-29 18:49 本頁面
【正文】 第二十一章 收發(fā)通信管理標(biāo)準(zhǔn) 第一節(jié) 收發(fā)、通信的特點(diǎn)及要求 一、收發(fā)、通信工作的特點(diǎn) 收發(fā)工作是指在機(jī)關(guān)、單位收發(fā)室內(nèi)接收、分揀收進(jìn)送出的文件 (包括機(jī)要文件 )、信函、報(bào)刊等 (統(tǒng)稱為信件 )，一般稱為外收發(fā)；通信工作指上門送取信件。收發(fā)工作與通信工作是密切地聯(lián)系在一起的。它有兩個突出的特點(diǎn)： 它是機(jī)關(guān)、單位文書、信件往來的總進(jìn)出口，從外面進(jìn)來的所有信件都要經(jīng)過收發(fā)室轉(zhuǎn)送到本機(jī)關(guān)、單位的各部門，本機(jī)關(guān)、 單位的所有信件，都要經(jīng)過這里向外發(fā)出。 、內(nèi)收發(fā)的區(qū)別 外收發(fā)與內(nèi)收發(fā)有所不同。外收發(fā)只擔(dān)負(fù)著收信、發(fā)信的任務(wù)，信件只是在這里經(jīng)辦手續(xù)，工作人員只是根據(jù)信件的外部標(biāo)志接收、發(fā)送信件，而一般不能拆閱、處理信件。而內(nèi)收發(fā)則負(fù)責(zé)拆閱信件，并根據(jù)信件的內(nèi)容去處理。 收發(fā)、通信工作是秘書工作的一個重要環(huán)節(jié)。收發(fā)通信工作做得好不好，直接影響著文件、信函處理的工作效率，甚至還會影響到整個機(jī)關(guān)、單位正常的工作秩序。 二、收發(fā)室的設(shè)立 一般說來，較大的機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位都設(shè)有獨(dú)立的收發(fā)室 ，一些較小的基層行政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位，則在辦公室內(nèi)設(shè)專職或兼職的文書人員進(jìn)行收發(fā)工作。 機(jī)關(guān)、單位的收發(fā)室，一般設(shè)在機(jī)關(guān)或單位的大門口或靠近大門口。但是，如果一個機(jī)關(guān)、單位院內(nèi)或一座樓內(nèi)有兩個或兩個以上的機(jī)關(guān)或單位，可以視不同情況而設(shè)立收發(fā)室。如只有兩個機(jī)關(guān)或單位，那么，即可設(shè)置一個聯(lián)合收發(fā)室，也可以在大門口各自設(shè)置收發(fā)室。若有兩個以上的機(jī)關(guān)或單位，則最好設(shè)置一個聯(lián)合收發(fā)室，統(tǒng)管這幾個機(jī)關(guān)或單位的收發(fā)工作，以便于外單位向本庭院內(nèi)或樓內(nèi)的幾個機(jī)關(guān)、單位投遞信件。 和通信員 收發(fā)員一般只是在收發(fā)室內(nèi)負(fù)責(zé)接收、分揀、登記收進(jìn)送出的信件，通信員則要走出去到外單位投遞或取回信件。收發(fā)室所配備的收發(fā)員和通信員的數(shù)量，應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)或單位的大小及收進(jìn)送出的信件的多少、投遞信件路程的遠(yuǎn)近等各種情況確定。比如，在高級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中發(fā)送機(jī)密、絕密信件，要求雙人投遞，為此，通信員的人數(shù)就要相應(yīng)地增加。 一般必備的設(shè)施有：辦公桌椅、帶分揀格的卷柜、一般卷柜、信報(bào)箱、登記簿冊、電話和電話號碼簿、各有關(guān)部門的電話號碼表等。此外，還可以根據(jù)投送信件數(shù)量的多少、投送距離的遠(yuǎn) 近，配備適當(dāng)?shù)慕煌üぞ?。其中一般卷柜用來臨時存放收進(jìn)發(fā)出的信件。帶分揀的卷柜用來按不同方向分揀信件。也可以在卷柜的上半部分設(shè)置分揀格以分揀信件，下半部分用來臨時存放收進(jìn)發(fā)出的信件。信報(bào)箱的形式有兩種。一種是在收發(fā)室設(shè)置一個大型信報(bào)箱，分成若干小格，并按各個部門的順序統(tǒng)一編號。另一種是各部門在適當(dāng)位置各設(shè)一個小型信報(bào)箱。信報(bào)箱的鑰匙一般由各部門指定的專人掌管。對于那些不需要登記簽收的一般信件和報(bào)刊，收發(fā)員可將其直接投入信報(bào)箱里，由各部門自取。登記簿冊是用來登記收進(jìn)發(fā)出的信件的。這種登記簿的格式包括：日期、來件單位、封皮編號、數(shù)量、發(fā)往單位、簽收等項(xiàng)目。 兼有傳達(dá)任務(wù)的收發(fā)室，還應(yīng)配備有電話、電話號碼簿、有關(guān)部門的電話號碼表及會客登記簿等。有條件的單位可以備有傳呼設(shè)備。兼有門衛(wèi)職能的收發(fā)室，還應(yīng)備有報(bào)警器，要把匪警、火警電話，當(dāng)?shù)嘏沙鏊氨Ｐl(wèi)部門、負(fù)責(zé)保衛(wèi)工作的人員的電話號碼寫在明顯的位置，以備急用。兼有作息報(bào)時責(zé)任的收發(fā)室還要備有作息時間表、時鐘和電鈴。 對收發(fā)室的設(shè)施要加強(qiáng)管理，信報(bào)箱的鑰匙要由專人保管，登記簿冊要妥善保管。對電鈴、電話等通訊設(shè)備和電氣設(shè)備要經(jīng)常進(jìn)行檢查維 修，以保證安全可靠。 三、收發(fā)室的職責(zé) 收發(fā)室的職責(zé)范圍，因不同機(jī)關(guān)或單位的不同情況和要求而確定。一般說來，收發(fā)室的主要職責(zé)有： 、分揀、登記并分發(fā)送達(dá)本機(jī)關(guān)或單位的文件、公私信函、普通電報(bào)以及其他郵件。 。 、投送本機(jī)關(guān)、單位發(fā)出的公文、公函、公用電報(bào)或其他公務(wù)信件。 有些規(guī)模較小的企、事業(yè)單位和基層行政機(jī)關(guān)，設(shè)立職能較多的綜合性收發(fā)室。除了上述三個職能外，還擔(dān)負(fù)起門衛(wèi)、傳達(dá)、作息報(bào)時等職能， 負(fù)責(zé)來客登記、找人、報(bào)時打鈴、傳呼電話等任務(wù)。 四、收發(fā)、通信工作基本原則和要求 收發(fā)、通信工作在整個機(jī)關(guān)、單位工作中起著傳送帶的作用，是文書、信件往來的吞吐口和咽喉，同時，它又是機(jī)關(guān)、單位的門面。因而，收發(fā)、通信人員應(yīng)該具備秘書工作人員的素質(zhì)，對自己承擔(dān)的工作有正確的認(rèn)識，熱愛本職工作，忠于職守，工作要認(rèn)真、細(xì)致，待人處事要有禮貌。收發(fā)、通信人員在工作中必須嚴(yán)格遵守以下基本原則和要求： 、通信員在接收、投遞信件時，必須嚴(yán)格地執(zhí)行責(zé)任制度，仔細(xì)謹(jǐn)慎地檢 查、清點(diǎn)信件，受的手續(xù)要清楚明白，防止出現(xiàn)漏洞。 、通信員必須及時、準(zhǔn)確地完成信件的收發(fā)、投遞任務(wù)，不能延誤、遺忘
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