第21章：收發(fā)通信管理標(biāo)準(zhǔn)-電子電信(存儲版)
【正文】 屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報送范圍。 管 理 工 具 2 企業(yè)報刊、郵件、函電收發(fā)制度 第一條 全廠公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電等由廠收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。 、匯款單、包裹單、貨運單等 的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時去郵局取款取件。收發(fā)員清點分發(fā)報刊時間為小時，任何人不得進入收發(fā)室。 管 理 工 具 3 收發(fā)文處理規(guī)定 第一章 通則 第一條 目的 公司文件 (本公司及其事務(wù)所之間的書信、文件、傳票、小包裹等 )以及公司外文件的收發(fā)、分發(fā)等依本規(guī)定處理。 第七條 分發(fā) 收文科將《收文簿》及文件分發(fā)各處室，各處室的文書負(fù)責(zé)人應(yīng)在《收文簿》上蓋印簽收。 第十二條 投遞 文件投遞通常一天三次，按以下時間投出。 第十五條 定期專遞收發(fā)文簿的制作在發(fā)送定期專遞時，各總務(wù)處應(yīng)在定期專遞收發(fā)文簿上登記期內(nèi)容 (一式二頁 )，副頁留存，正 頁與發(fā)送物品同時放入定期專遞箱，交給定期專遞司機。特快專遞以及電報等文書，必須即時發(fā)出。 。 第三條 寄發(fā) 文秘科匯集所有待發(fā)文書，作好“文書發(fā)送登記”。 第四章 公司內(nèi)部定期專遞文件的處理 第十四條 公司內(nèi)部的定期專遞 不利用國家郵政，而是通過公司內(nèi)部定期專遞形式發(fā)送的信函、文書、傳票、小包裹、錢款以及其他物品的收集和遞送，可依照第二章，第三章的有關(guān)規(guī)定辦理。 文書負(fù)責(zé)人將本處室文件分門別類，遞交總務(wù)處收文科，請示發(fā)文。 第六條 審核以及分發(fā)批示 總務(wù)處長在對文件及《收文簿》加以審核后，對收文科做出分發(fā)批示。 第六條 收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。 (1)收發(fā)員每天對郵局送來的報刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清點，發(fā)現(xiàn)有差錯應(yīng)及時登記并要求補缺退余。 (信袋 )內(nèi)，由個人自取。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有 關(guān)部門，不得積壓遲誤；屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。 第二條 文件簽發(fā)后，送辦公室 統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。 交換站的工作以簡化手續(xù)、快速傳遞、安全保密為原則，應(yīng)注意以下事項： ①參加交換的文件，要求封口包裝都牢固完好，不能敞口或用訂書器釘裝封口。 (3)機要通信傳遞 通過機要通信傳遞機密文書，必須經(jīng)有關(guān)部門的批準(zhǔn)，才能辦理具體傳遞手續(xù)。有時，對于重要、緊急的信件也請下級機關(guān)或單位派人來取回。比較重要的信 件為防止丟失，可以寄掛號信；郵寄實物或票證時可以用特掛；郵寄急件時可用航空信。 通過郵電局、機要通信局外發(fā)的信件，可以采用統(tǒng)一印制的交寄三聯(lián)單進行登記，其中一聯(lián)在通信員簽收后由發(fā)文部門存查；一聯(lián)由機要通信局或郵局留存；一聯(lián)在郵電局或機要通信局簽收后由通信員帶回，交收發(fā)室存查。 （ 6）信件登記件數(shù)與實有件數(shù)是否相符。這些信件一般有三個去向：一是通過郵電局，主要是一般的掛號信和平信；二是機要通信局，主要是發(fā)往外埠的機要信件；三是派通信員直接送達，或由公交交換站交換的發(fā)往本埠的機要信件。 轉(zhuǎn)交指信件在登記之后分別轉(zhuǎn)送給本機關(guān)或本單位的各個部門及有關(guān)人員，或者由各部門派人到收發(fā)室領(lǐng)取。登記的目的是為了便于交接簽收，使手續(xù)嚴(yán)密，便于統(tǒng)計及查找。簽收信件時，要簽署全名，注明收到的時間，對特急件應(yīng)注明幾時幾分收到，簽名時要用鋼筆或毛筆，要求字跡工整，易于辨認(rèn)。 (5)清查信件緩急的性質(zhì)。 收信工作程序包括簽收、分揀、登記、轉(zhuǎn)交等環(huán)節(jié)。 、通信員在任何情況下都必須保證機要信件的機密安全，不許私自拆閱和透視經(jīng)手轉(zhuǎn)遞的任何公私信件，更不能泄漏和遺失機密信件的內(nèi)容。 。 兼有傳達任務(wù)的收發(fā)室，還應(yīng)配備有電話、電話號碼簿、有關(guān)部門的電話號碼表及會客登記簿等。也可以在卷柜的上半部分設(shè)置分揀格以分揀信件，下半部分用來臨時存放收進發(fā)出的信件。若有兩個以上的機關(guān)或單位，則最好設(shè)置一個聯(lián)合收發(fā)室，統(tǒng)管這幾個機關(guān)或單位的收發(fā)工作，以便于外單位向本庭院內(nèi)或樓內(nèi)的幾個機關(guān)、單位投遞信件。外收發(fā)只擔(dān)負(fù)著收信、發(fā)信的任務(wù)，信件只是在這里經(jīng)辦手續(xù)，工作人員只是根據(jù)信件的外部標(biāo)志接收、發(fā)送信件，而一般不能拆閱、處理信件。 、內(nèi)收發(fā)的區(qū)別 外收發(fā)與內(nèi)收發(fā)有所不同。如只有兩個機關(guān)或單位，那么，即可設(shè)置一個聯(lián)合收發(fā)室，也可以在大門口各自設(shè)置收發(fā)室。帶分揀的卷柜用來按不同方向分揀信件。這種登記簿的格式包括：日期、來件單位、封皮編號、數(shù)量、發(fā)往單位、簽收等項目。一般說來，收發(fā)室的主要職責(zé)有： 、分揀、登記并分發(fā)送達本機關(guān)或單位的文件、公私信函、普通電報以及其他郵件。
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