文秘時(shí)間管理與日程安排課件(已修改)
2025-03-17 20:24 本頁(yè)面
【正文】 第二節(jié) 時(shí)間管理與日程安排 本節(jié)要點(diǎn) 三、 本節(jié)小結(jié) 二、 日程安排 一、 時(shí)間管理 四、 技能訓(xùn)練 時(shí)間管理的好壞直接決定著秘書的工作效率和工作前景，秘書應(yīng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的時(shí)間管理理論，從而為自己的個(gè)人發(fā)展奠定好良好的基礎(chǔ)。 周一上班，秘書小周需要完成以下工作。她迅速地開始逐一工作，搞的手忙腳亂，臨近下班時(shí)間，仍有部分工作沒有完成。 給某客戶打電話，與對(duì)方聯(lián)系你的上司下周四將與他約會(huì)的事宜； 為下午部門經(jīng)理會(huì)議所要討論的報(bào)告復(fù)印每人一份（ 8人，每份 10頁(yè)）及會(huì)議日程表； 向人力資源部門寫報(bào)告，申請(qǐng)今年的休假日； 復(fù)印一份將給某客戶的答復(fù)信以備存，原件郵寄給對(duì)方； 拆封、分類和傳遞今天收到的郵件； 布置下午要使用的會(huì)議室，準(zhǔn)備茶水和咖啡； 為上司預(yù)訂周末去天津的火車票（北京出發(fā)）； 將財(cái)務(wù)部新發(fā)的辦公經(jīng)費(fèi)報(bào)銷規(guī)定復(fù)印一份備存，原件放置文件傳閱夾中個(gè)部門同事傳閱； 在做這些事情的同時(shí)，她還接待了 3位訪客、接應(yīng)電話等事宜。 案例分析 一、 時(shí)間管理 （一）時(shí)間管理的陷阱 （二）跨越時(shí)間陷阱 （三） ABC時(shí)間管理法 （一）時(shí)間管理的陷阱 豬八戒踩西瓜皮 —— 滑到哪里是哪里 不好意思拒絕別人 “反正時(shí)間還早” —— 拖延 文件滿桌病 喋喋不休的“電話粥” 源源不斷的信息 —— 滑到哪里是哪里 ? 沒時(shí)間做計(jì)劃 ? 工作是程序化 ， 規(guī)律化 ， 根本沒必要做計(jì)劃 ? 計(jì)劃常常被打斷 ? 不喜歡被計(jì)劃束縛 ? “船到橋頭自然直” 建立明確的目標(biāo)并排列好先后順序，制定出十年以上的長(zhǎng)期目標(biāo)、五年時(shí)十年的中期目標(biāo)和一至五年需實(shí)現(xiàn)的短期目標(biāo)。特別是每天抽出一定時(shí)間列出一天計(jì)劃。 2. 不好意思拒絕別人 —— 接受請(qǐng)托比拒絕更容易 —— 拒絕請(qǐng)托會(huì)觸怒請(qǐng)托者從而導(dǎo)致請(qǐng)托者報(bào)復(fù) —— 我想做一個(gè)廣受愛戴的人 —— 我不懂得如何拒絕 3．“反正時(shí)間還早” —— 拖延 ? 帕金森定律 ? 工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間 。 ? 時(shí)間管理陷阱隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過多的時(shí)間 ， 如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng) ， 你會(huì)放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間 。 4．文件滿桌病 ? 安全感 ? 猶豫的個(gè)性 ? 半途而廢的工作習(xí)慣 ? 個(gè)人的喜好 5．喋喋不休的“電話粥” ? 不分優(yōu)先順序打電話 ? 沒有充分準(zhǔn)備就打重要電話 ? 電話的談話離題 ? 與喜歡的人打電話 ， 容易失去對(duì)時(shí)間的控制 6．源源不斷的信息 ? 紙張的形式：郵件 、 傳真 、 備忘錄 、 報(bào)紙 、雜志 、 期刊 、 報(bào)告 ? 電子的形式：電子郵件 、 互聯(lián)網(wǎng) ? 聲音的形式：面談、電視、廣播、電話 （二）跨越時(shí)間陷阱（ 返回 ） 1. 要事第一 （ ABC法則 ，大石頭理論） 2. 以最終的結(jié)果來開始行動(dòng)（以終為始） 3. 學(xué)會(huì)說“ NO！” 4. 辦公桌上的清理運(yùn)動(dòng) 5. 恰當(dāng)、有效地使用電話 6. 篩選信息 把辦公室變成一個(gè)省時(shí)工作站。對(duì)于自己的辦公場(chǎng)所，要精心安排，尋找最佳布局和途徑。 （三） ABC時(shí)間管理分類法 （重點(diǎn)分類法） 分類法的基本原理 事務(wù) 80%的價(jià)值集中在 20%的組成部分中，即表現(xiàn)為“關(guān)鍵的少數(shù)、次要的多數(shù)” 把 80%的時(shí)間用于 20%的工作中（柏拉圖法則） 列表分析 ABC時(shí)間管理分類 見表 21 確定 ABC工作的先后順序 判斷工作的有效性、重要性、關(guān)鍵性、創(chuàng)造性和迫切性 分類 比例 特征 管理要點(diǎn) A 重要又緊迫 （ 1）最重要，具有本質(zhì)上的重要性 （ 2）最迫切具有時(shí)間上的迫切性 （ 3）有后果 B 重要不緊迫 （ 1）重要 （ 2）一般迫切 （ 3）無(wú)大的后果
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