【正文】 辦公設備使用與維護 辦公自動化 ? 定義：辦公自動化（ Office Automation,簡稱 OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業(yè)單位就大都叫 OA，即辦公自動化。 ? 意義：通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以 優(yōu)化現有的管理組織結構 ， 調整管理體制 ，在 提高效率的基礎上， 增加協同辦公能力 ， 強化決策的一致性 ，最后實現 提高決策效能 的目的。 辦公自動化系統具備六項功能 ? ①文字處理。 包括文件的輸入、編輯、修改、合并、生成、存儲、打印、復制和印刷等。通常由文字處理機、智能復印機和電子照排輕印刷設備等來完成這項任務。 ? ②文件管理。 包括文件的登記、存檔、分類、檢索、保密、制表等，一般通過建立公用的或專用的分布式關系數據庫系統來實現。 ? ③行政管理。 包括圖表生成、日程安排、工作計劃、人事管理、財務管理和物資管理等，主要依靠計算機的圖形系統、數據庫和各種應用軟件來實現。 ? ④信息交流。 OA系統主要是通過電子郵件和電子會議等方式交流信息，已從采用電話網、用戶電報網、計算機網發(fā)展到采用綜合業(yè)務數字網。 ? ⑤決策支持。 OA系統可配置決策支持系統 (DSS)和群體決策支持系統 (GDSS)。 ? ⑥圖像處理。 包括用光學字符閱讀器直接將印刷體字母和數字輸入計算機，用光電掃描儀或數字化儀將圖形文字輸入計算機。有的 OA系統配置圖像處理系統，它具有圖像識別、增強、壓縮和復原等功能。 軟件是辦公自動化的靈魂 硬件是實現辦公自動化的保障 計算機 打印機 復印機 傳真機 刻錄機 多功能一體機 一體化速印機 掃描儀 投影儀 移動硬盤 數碼攝像頭 …… 1 打印機使用 打印機是計算機系統中最重要的輸出設備之一，是一種具有各種控制命令、機電一體化的終端設備，主要用于將計算機運算、處理的結果輸出到紙張上。 常用的打印機按工作方式分類，有針式、噴墨和激光三種 擊打式（針式）打印機 非擊打式（噴墨）打印機 激光打印機 針式打印機 用打印針和色帶以機械沖擊方式在紙張上印字的打印機稱為針式打印機。 特點：結構簡單 性價比好 消耗費用低 噴墨打印機 ? 噴墨打印機是一種把墨水噴到紙張上形成點陣字符或圖像的打印機。 ? 特點：體積小 ? 操作簡單方便 ? 噪聲低 激光打印機 ? 激光打印機是現代高新技術的結晶，其打印速度和打印質量最好。 ? 激光打印機源于激光技術應用于復印機之后，利用電子成像技術進行打印。它是激光掃描技術和電子照相技術相結合的產物，由激光掃描系統、電子照相系統、字型發(fā)生器以及打印控制器組成。 ? 特點：輸出質量高 ? 打印速度快 ? 介質兼容性好 打印機組裝與使用 ? 打印機的接口有 SCSI接口、 EPP接口、 USB 3種。一般使用的是 EPP和 USB兩種。本節(jié)主要介紹 USB接口。 ? USB接口又稱為通用串行接口，其特點是即插即用，支持熱插拔（即無須重新啟動計算機即可使用所連接的設備），如圖所示。 USB線方頭一端連接打印機 USB線扁頭一端連接電腦 管理打印任務 ?噴墨打印機的安裝與設置 打開墨盒車 安裝墨盒 ? 把打印機與計算機連接好之后，打開打印機電源開關，然后啟動 Windows 系統，則系統會自動檢測到新硬件，然后按照向導提示進行安裝，安裝過程中指定驅動程序位置就可以了。如果沒有檢測到新硬件，則按以下步驟執(zhí)行： ? 步驟 1 選擇“開始” |“控制面板”命令，打開“控制面板”經典窗口，雙擊“打印機和傳真”圖標，打開“打印機和傳真”窗口?；蛘哌x擇“開始” |“打印機和傳真”命令。 ? 步驟 2 在“打印機和傳真”窗口左側任務欄里選擇“添加打印機”項，打開如圖左所示的向導窗口。 ? 步驟 3 單擊“下一步”按鈕，打開打印機類型設置界面，如圖右所示。在這一步，可以選擇設置連接到“本地打印機”或“網絡打印機”，可以選擇讓系統自動檢測并安裝即插即用打印機。然后單擊“下一步”按鈕。 ? 步驟 4 在打開如圖所示的端口選擇界面，選擇所采用的打印機端口。根據打印機的接口方式選擇端口，如果是并行接口，可直接在“使用以下端口”下拉列表框中選擇 LPT1。如果是 USB接口，則選擇 USB端口。選擇完畢單擊“下一步”按鈕。 ? 步驟 5 在彈出如圖所示的安裝打印機軟件窗口中可選擇所使用打印機的廠商，以及打印機型號。如果沒有找到您需要的打印機型號，可單擊“從磁盤安裝”按鈕，可從本地磁盤或光驅安裝打印機安裝文件。選擇完畢單擊“下一步”按鈕。 ? 步驟 6 如果是第一次安裝驅動程序，會彈出打印機命名窗口，如圖左所示。在“打印機名”欄里輸入自己設定的打印機名，也可以設置這臺打印機是否為默認打印機。設置完畢后單擊“下一步”按鈕打開打印機共享窗口，將打印機設置為是否共享。 ? 步驟 7 繼續(xù)確認單擊“下一步”按鈕，向導會提醒你是否需要打印測試頁，如圖右所示。選擇完畢后單擊“下一步”按鈕，進入確定頁面，信息確認無誤之后，單擊“完成”按鈕，等待驅動程序文件復制完畢，即可完成打印機的安裝。 打印機日常維護 針式打印機 ? 針式打印機維護 ? （ 1）保證打印機正常工作環(huán)境 ? （ 2）保持清潔 ? （ 3）選擇高質量色帶 ? （ 4）定期清洗打印頭 ? （ 5）減少打印機空轉 ? （ 6）避免打印蠟紙 噴墨打印機 ? 噴墨打印機維護 ? （ 1）保證工作環(huán)境清潔 ? （ 2）