【正文】 出版社 社文分社 秘書理論與務(wù)實 模塊五 辦公室禮儀與涉外事務(wù)管理 第一部分 辦公室基本禮儀 【知識目標(biāo)】 掌握辦公室硬環(huán)境維護(hù)基本禮儀規(guī)范。 了解辦公室良好人際關(guān)系構(gòu)建的基本禮儀規(guī)范。 掌握辦公室接待基本禮儀規(guī)范。 掌握辦公室拜訪禮儀基本規(guī)范。 【能力目標(biāo)】 能夠做好辦公環(huán)境維護(hù)。 能夠以規(guī)范禮儀進(jìn)行辦公室接待工作。 能夠以正確禮儀進(jìn)行辦公室拜訪工作。 1 出版社 社文分社 秘書理論與務(wù)實 第一單元 辦公室禮儀規(guī)范 一、辦公室形象禮儀 在辦公室工作，工作人員的形象代表了企業(yè)單位的形象。一般而言，辦公室形象以體現(xiàn)端莊、整潔、干練的職業(yè)形象為宜，儀表服飾要與企業(yè)文化及辦公環(huán)境保持協(xié)調(diào)。 （ 1）從儀容修飾的角度看，辦公室工作人員頭發(fā)須經(jīng)常清洗，男秘書頭發(fā)不宜太長，指甲、胡須應(yīng)經(jīng)常注意修剪。女秘書應(yīng)淡妝上崗，短發(fā)應(yīng)定期修剪，長發(fā)應(yīng)盡量束起或盤起，不宜用香味濃烈的香水。男女秘書都應(yīng)保持口腔清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品。 2 出版社 社文分社 秘書理論與務(wù)實 （ 2）從著裝角度來看，男秘書穿黑、灰、藍(lán)等深冷色系的西服套裝領(lǐng)帶，領(lǐng)帶須與西裝、襯衫顏色相配。不得戴骯臟、破損或歪斜松弛的領(lǐng)帶上班。女秘書則最好穿西裝套裙、連衣裙或長裙，一般來說，短裙可短至膝蓋上 3 耀 6厘米，但不能短至只有大腿根部到膝蓋處的二分之一長。穿短裙子時一定要注意彎腰、下蹲時不要露出內(nèi)衣。女秘書須保持整體服裝淡雅得體，不得過分華麗。同時女秘書在穿著套裙時，還須注意保持絲襪的整潔完 好，不得穿有洞或抽絲的絲襪出現(xiàn)在辦公場合中，一般來說，女秘書應(yīng)在包中常備一雙絲襪，以防襪子抽絲或鉤破。 3 出版社 社文分社 秘書理論與務(wù)實 男士注意不要穿印花或大方格的襯衫，襯衫領(lǐng)口及袖口須保持清潔；女士則不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，穿著過于暴露的衣服是不禮貌的。辦公室人員工作時不宜穿大衣或過分臃腫的服裝，也不能穿背心、短褲、拖鞋或赤腳穿鞋。作為女秘書，佩戴的首飾也不宜過多，走起路來搖來搖去的耳環(huán)會分散他人注意力，丁當(dāng)作響的手鐲也不宜戴。鞋子應(yīng)保持清潔，如有破損應(yīng)及時修補(bǔ)，不得穿帶釘子的鞋?？傮w上來說，辦公室人員應(yīng)保持整潔、大方、美觀的儀表，且其妝容及著裝風(fēng)格與氣質(zhì)應(yīng)與就職單位的企業(yè)文化相協(xié)調(diào)。 4 出版社 社文分社 秘書理論與務(wù)實 （ 3）辦公室工作人員應(yīng)保持優(yōu)雅的體態(tài)，主要要求有：站姿挺拔。其基本姿勢為：頭正，肩平，女士兩腿并攏，男士兩腿可分開也可并攏（若兩腿分開不可肩寬），腰背挺直，挺胸收腹，兩臂自然，不聳肩，保持身體重心平穩(wěn)，不東倒西歪，體態(tài)優(yōu)雅。在辦公室會見客戶或出席儀式站立場合，或在長輩、上級面前，不得把手交叉抱在胸前；坐姿端正，不得隨意把腿前伸或后伸，不可將腿或腳隨意架在辦公桌或椅子上，要移動位置時，應(yīng)先把椅子放在應(yīng)放的地方，不應(yīng)帶著椅子移動。 5 出版社 社文分社 秘書理論與務(wù)實 二、辦公室環(huán)境維護(hù)禮儀 辦公室環(huán)境由兩方面構(gòu)成，一方面是辦公室的硬性環(huán)境，即辦公室的布置及美化；另一方面則是辦公室的軟環(huán)境，即良好的辦公室人際關(guān)系的構(gòu)建。 （ 1）禁止擺放與工作無關(guān)的個人用品（如餐具、玩具、照片、裝飾品等），每天至少做一次保潔，做到窗明幾凈，地面無污物，桌面無灰塵； （ 2）物品擺放要做到整齊、美觀、舒適、大方。個人辦公桌及文件柜要經(jīng)常清理，無價值或價值不大的東西一律丟棄。 6 出版社 社文分社 秘書理論與務(wù)實 （ 3）物品擺放部位要體現(xiàn)順手、方便的原則，有利于提高工作效率；計算機(jī)硬件部分要保持整潔，鍵盤、屏幕擦拭干凈，確保正常運轉(zhuǎn)； （ 4）文件資料柜要貼墻擺放。各類資料、物品要編號，文件資料的擺放要合理、整齊、美觀； （ 5）一般要求人離開辦公室（在辦公樓內(nèi)），座位原位放置，桌面一般只擺放文件等工作資料，若桌面有文件，應(yīng)將文件覆蓋，若在操作電腦，應(yīng)關(guān)閉工作界面；人離開辦公室短時外出，座位半推進(jìn)，一旦離開應(yīng)將文件資料及時收好，不要攤放在辦公桌上；人離開辦公室，超過 4小時或休息，座位完全推進(jìn)，電腦關(guān)閉，切斷電源，桌面保持整潔干凈。 7 出版社 社文分社 秘書理論與務(wù)實 —— 人際關(guān)系構(gòu)建禮儀 與同事友好相處，是做好秘書辦公室工作的前提。秘書人員在同事間相處時需遵從基本的禮儀規(guī)范有： （ 1）尊重同事，相互尊重是處理好同事關(guān)系的基礎(chǔ)，所以，處理好同事之間的關(guān)系，首先應(yīng)尊重對方。 （ 2）關(guān)心同事，不打探隱私，不背后議論。隱私與個人的名譽密切相關(guān)，背后議論他人的隱私，會損害他人的名譽，引起雙方關(guān)系的緊張甚至惡化，因而是一種不光彩的行為。 8 出版社 社文分社 秘書理論與務(wù)實 （ 3）對自己的失誤或同事間的誤會，應(yīng)主動道歉說明，征得對方的諒解；對雙方的誤會應(yīng)主動向?qū)Ψ秸f明，不可耿耿于懷。 （ 4）公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)點頭行禮表示致意；出入同事辦公室時，進(jìn)入房間，要先輕輕敲門，聽到應(yīng)答再進(jìn)。 （ 5）遞交物件時，如遞文件等，要把正面、文字對著對方的方向遞上去，如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方容易接著；至于刀子或剪刀等利器，應(yīng)把刀尖向著自己。 （ 6）走通道、走廊時要放輕腳步。無論在自己的公司，還是在訪問的公司，在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨等。 9 出版社 社文分社 秘書理論與務(wù)實 辦公桌上擺著化妝品、鏡子等，還不時補(bǔ)妝，會給人工作能力低下的感覺。 辦公區(qū)域的公共設(shè)施是為了提高工作效率。打電話也好，傳真、復(fù)印也好，辦公室工作人員在工作時要注意愛惜公共設(shè)施。此外還要注意不要在辦公室里打私人電