水運建設(shè)項目檔案管理的規(guī)定和要求概述(已修改)
2025-03-13 12:18 本頁面
【正文】 水運建設(shè)項目檔案管理的 規(guī)定和要求 湖北省交通運輸廳 戚媛 □ 檔案的定義 檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、 經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 □ 水運建設(shè)項目文件材料 水運建設(shè)項目文件材料是指自項目立項審批（核準(zhǔn)備案）至竣工驗收過程中直接產(chǎn)生的，對建成后的工程管理、維護及改建和擴建具有保存、查考利用價值的各種不同載體形式的歷史記錄。 □ 依據(jù)標(biāo)準(zhǔn) √ 組織管理： 《 港口建設(shè)管理規(guī)定 》 《 航道建設(shè)管理規(guī)定 》 《 交通檔案管理辦法 》 《 檔案法 》 《 檔案實施細(xì)則 》 《 水運建設(shè)項目文件立卷歸檔管理辦法 》 √ 收集范圍： 交通運輸部 《 關(guān)于印發(fā)水運建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法 》（交辦發(fā) 〔 2023〕 225號）附件 1水運建設(shè)項目文件材料收集歸檔范圍 √ 分類整理： 《 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 》 （ GB/T118222023版） 《 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 》 （ DA/T282023） 《 湖北省交通建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法 》 （鄂交辦 [2023]450號 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 （ GB2023） 《 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 》 （ GB1999） 《 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 》 （ DA2023） □組織管理原則 √ 要進一步明確各級交通運輸主管部門管理職責(zé)，體現(xiàn)了水運建設(shè)項目檔案管理“ 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé) ” 的行業(yè)管理模式。 √ 明確項目法人負(fù)責(zé)制。項目法人應(yīng)做好自身形成的項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，并加強對各參建單位文件材料收集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo) √ 明確項目檔案工作納入合同管理，實行 “ 誰形成誰負(fù)責(zé) ” 的管理體制，由項目文件材料的形成單位或部門負(fù)責(zé)。 √ 明確監(jiān)理對施工單位竣工文件材料收集歸檔工作的監(jiān)管責(zé)任 √ 明確各參建單位有關(guān)崗位和人員項目文件材料收集歸檔責(zé)任，對從事項目檔案管理工作的人員任職條件做了相應(yīng)規(guī)定 □ 同步管理 √ 立卷歸檔工作與工程同步進行 √ 各承包單位應(yīng)在合同段交工驗收前，完成項目檔案的收集整理和歸檔工作。 □ 歸檔范圍 √ ﹙ 詳見關(guān)于印發(fā)水運建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法 》 （交辦發(fā) [2023]225號附件 1） √ 凡是在工程建設(shè)過程中圍繞項目立項審批、設(shè)計、準(zhǔn)備、施工管理、竣工驗收活動產(chǎn)生的、對工程管理養(yǎng)護及明確責(zé)任具有查考利用價值的各類不同載體文件材料，都應(yīng)收集齊全，歸入工程建設(shè)項目成套檔案。 立項階段 √項目建議書及審批文件 √ 可行性研究報告的審批 √ 環(huán)境影響報告書、水土保持方案及審批文件 √岸線審批文件 √通航、防洪等部門的評估及審核意見 設(shè)計階段 目前水運建設(shè)一般采取兩階段設(shè)計方式，即初步設(shè)計及施工圖設(shè)計及相關(guān)審批文件，設(shè)計文件主要產(chǎn)生于這兩個階段。另外在施工過程中經(jīng)常會發(fā)生設(shè)計變更的情況，應(yīng)特別注意這方面文件的收集。 工程準(zhǔn)備階段 √ 用地申請及批準(zhǔn)文件、紅線圖及土地使用證 √ 海域使用權(quán)證書 √建設(shè)用地申請及批復(fù) √征地拆遷及移民有關(guān)文件 √ 疏浚泥土處置方案及海洋傾倒許可證 √疏浚泥土棄置堆放用地審批文件 √占用漁業(yè)水域補償及海洋生態(tài)損失補償協(xié)議 √供電、供水、通訊、排水等協(xié)議 √開工備案文件 √水上水下施工許可證 √質(zhì)量監(jiān)督通知書 √建設(shè)前原始地形、地貌狀況圖、照片 施工階段 √ 竣工圖 √ 科研、新技術(shù)運用 √ 施工過程中各方圍繞質(zhì)量、進度、費用控制方面產(chǎn)生的管理性文件（會議紀(jì)要、各項指令等） 竣工驗收階段 √ 竣工驗收工作文件及竣工驗收鑒定證書 √ 設(shè)計、施工、監(jiān)理工作總結(jié) √ 項目質(zhì)量評定文件 √ 各類專項驗收文件 √ 項目評優(yōu)審批文件 □ 歸檔要求 √ 文件材料的原始憑證性 √ 原件歸檔問題：由主管單位負(fù)責(zé)上報的相關(guān)審批文件，項目法人單位保存復(fù)印件；供貨商提供的原材料及產(chǎn)品質(zhì)保文件可收集復(fù)印件。 （須在復(fù)印件上加蓋銷售單位印章并注明原件存放處后歸檔保存） √ 原始記錄：應(yīng)是現(xiàn)場原始記錄。（收集歸檔的項目文件材料應(yīng)能全面、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)的實際過程?？辈旒皽y量基礎(chǔ)資料、施工記錄須是現(xiàn)場原始記錄，如需清稿，須將原始記錄與清稿后的記錄文件一并歸檔保存） √ 照片、電子文件及紙質(zhì)文件數(shù)字化 √ 數(shù)碼照片應(yīng)刻錄在不可擦寫光盤上保存，同時沖印出 6英寸紙質(zhì)照片。 √ 電子文件及紙質(zhì)文件數(shù)字化的形成應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。 √ 竣工圖的編制要求 √ 明確竣工圖編制責(zé)任。 √ 竣工圖編制的準(zhǔn)確性要求 √ 竣工圖編制說明 √ 變更設(shè)計與竣工圖對照一覽表 □ 收集責(zé)任分工 竣工圖的編制要求 √ 明確竣工圖編制責(zé)
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