【正文】 武安市華冶水泥有限責(zé)任公司 (按 GB/T1900120xx 標(biāo)準(zhǔn)編制 ) 受控狀態(tài)： 分 發(fā) 號(hào)： 文件編號(hào)： HYS— 文 CX— B4— 20xx 發(fā)布時(shí)間：年 月 日 生效時(shí)間：年 月 日 一、目的： 對(duì)質(zhì)量管理體系所要求的文件予以控制，確保企業(yè)質(zhì)量管理體系有效的策劃和運(yùn)行的控制。 二、適用范圍： 適用于企業(yè)對(duì)質(zhì)量管理體系文件的控制活動(dòng)。 三、職責(zé)： 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)和質(zhì)量手冊(cè) 及企業(yè)質(zhì)量管理體系文件 。 管理者代表負(fù)責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)質(zhì)量管理體系程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書等。 各類型的計(jì)劃、報(bào)告由主管經(jīng)理批準(zhǔn)。 各職能部門負(fù)責(zé)所主管質(zhì)量管理體系程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、計(jì)劃、報(bào)告的起草。 記錄由各部門負(fù)責(zé)各自區(qū)域的記錄。 生產(chǎn)調(diào)度室負(fù)責(zé)文件的評(píng)審、修改等控制。 總經(jīng)辦 負(fù)責(zé)文件的印發(fā)、登記等控制。 企業(yè)全體職工應(yīng)嚴(yán)格按企業(yè)質(zhì)量管理體系文件有效地實(shí)施。 四、工作程序： 對(duì)企業(yè)質(zhì)量管理體系文件實(shí)施有效的控制，是確保企業(yè)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)的需要。 ⒈ 文件的分類及編號(hào)： ⑴ 質(zhì)量管理體系文件分為五層。 A. 質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)和質(zhì)量手冊(cè)。 B. 質(zhì)量管理體系程序。 C. 作業(yè)指導(dǎo)書，包括外來(lái)文件。 D. 計(jì)劃、報(bào)告以及文件更改通知單，不合格報(bào)告等等。 。 ：由企業(yè)的最高管理者正式發(fā)布的企業(yè)總的質(zhì)量意圖和質(zhì)量方向。 質(zhì)量目標(biāo)：關(guān)于質(zhì)量所追求的目標(biāo)。 質(zhì)量手冊(cè)：規(guī)定企業(yè)質(zhì)量管理體系的文件。 ：為進(jìn)行某項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)而規(guī)定的文件化 的途徑。 ：針對(duì)某項(xiàng)活動(dòng)規(guī)定專門的措施和活動(dòng)順序的文件。 、報(bào)告：既是某段時(shí)間、某項(xiàng)具體活動(dòng)的詳細(xì)指導(dǎo)文件，又是這項(xiàng)具體活動(dòng)實(shí)施的記錄，因此具有雙重性。在分發(fā)時(shí)按有關(guān)文件進(jìn)行控制，在編號(hào)等方面控制按記錄進(jìn)行。 ：是一種特殊類型的文件，按記錄的控制程序進(jìn)行控制。 上層文件領(lǐng)導(dǎo)下層文件，下層文件是上層文件的支持。 外來(lái)文件包括有關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)規(guī)定、以及顧客提供的文件等，按第三層文件控制。 ⑵ 文件的編號(hào)： 手冊(cè)、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書的編號(hào)一般分為四 部分：企業(yè)縮寫，文件代號(hào)，版本和文件發(fā)布年度。 文 件 名 稱 企 業(yè) 縮 寫 文 件 代 號(hào) 版 本 發(fā) 布 年 度 質(zhì)量手冊(cè) HYS SC A+序號(hào) 發(fā)布年度 程序文件 HYS ※ CX B 序號(hào) 發(fā)布年度 作業(yè)指導(dǎo)書 HYS 部門序號(hào) C 序號(hào) 發(fā)布年度 外來(lái)文件 HYS 部門序號(hào) C 外 發(fā)布年度 A. 文件代號(hào)： 程序文件代號(hào)： ※ CX 文件控制程序 —— 文 CX 記錄的控制程序 —— 記 CX 內(nèi)部審核控制程序 —— 審 CX 不合格品控制程序 —— 不 CX 糾正措施控制程序 —— 糾 CX 預(yù)防措施控制程序 —— 預(yù) CX 作業(yè)指導(dǎo)書，外來(lái)文件的文件代號(hào)：由部門加序號(hào)組成，部門是指主管部門：化驗(yàn)室 —— 化，生產(chǎn)調(diào)度室 —— 生，供銷部 —— 設(shè)或銷，總經(jīng)辦—— 勞， 序號(hào)是指文件順序號(hào)，按部門來(lái)排列。 文件的版本由文件層次加版的序號(hào)來(lái)組成。 例如：質(zhì)量方針質(zhì)量目標(biāo)： HYS—— ZF—— A2—— 20xx 質(zhì)量手冊(cè)： HYS—— SC—— A2—— 20xx 文件控制程序： HYS—— 文 CX—— B3—— 20xx 磨機(jī)操作規(guī)程： HYS—— 生 07—— C2—— 20xx GB/T19001 標(biāo)準(zhǔn)： HYS—— 生 02—— C 外 —— 20xx 文件更改通知單既是指導(dǎo)文件修改的文件，也是文件修改的記錄。文件更改通知單是多次出現(xiàn)，有其特殊性。因此在分發(fā)時(shí)，為了區(qū)別也應(yīng)有編號(hào)，其編號(hào)為三部分：（文更）（年度）（序號(hào)），例如：文更 0312。 。 不合格報(bào)告編號(hào)在內(nèi)部審核、不合格品控制，糾正措施和預(yù)防措施四個(gè)過(guò)程中都有，而且每年都有。在分發(fā)控制和使用時(shí)為了區(qū)別也應(yīng)有編號(hào)。其編號(hào)分三部分：（過(guò)程縮寫＋不）（年度）（序號(hào)）。內(nèi)部審核縮寫 —— 審不，不合格品控制縮寫 —— 不品，預(yù)防措施 —— 預(yù)不，糾正措施 —— 糾不。例如：審不 0309，不品 0309，預(yù)不 0309，糾不 0309。 ２ .受控文件的范圍 質(zhì)量管理體系文件分為受控文本和非受控文本。 受控文本是動(dòng)態(tài)管理，文件發(fā)布生效后，因環(huán)境等原因變化，會(huì)不斷地被修改。各使用場(chǎng)所應(yīng)使用不斷修改的有效文件。另一方面受控文件專一，即各使用場(chǎng)所負(fù)責(zé)人應(yīng)使用自己專一的文件。因此受控文件應(yīng)在文件的封面應(yīng)有受控標(biāo)識(shí)“受控文本”。外來(lái)文件也有受控標(biāo)識(shí)。 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、外來(lái)文件都是受控文件。受控文件是分發(fā)給企業(yè)內(nèi)部，同時(shí)也是提供給認(rèn)證 機(jī)構(gòu)等。 非受控文本不是動(dòng)態(tài)管理，在文件封面上標(biāo)識(shí)出“非受控文本”是提供給顧客的。 ３ .文件的編制和批準(zhǔn) 不同層次的文件其起草 、 審核 、 批準(zhǔn)都不同。批準(zhǔn)人一定要在文件發(fā)布前進(jìn)行批準(zhǔn)。要審批文件是否符合有關(guān)規(guī)定要求，是否適宜企業(yè)實(shí)際情況，要確保文件是否充分的。充分性是指企業(yè)質(zhì)量管理體系文件滿足法律、法規(guī)、顧客潛在的未來(lái)要求和期望的足夠的能力。批準(zhǔn)人應(yīng)在文件審批單上批準(zhǔn)簽字。 ⑴ 質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè) 質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)由化驗(yàn)室起草，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。其內(nèi)容一定要符合 GB/T19001— 20xx標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)質(zhì)量方針要求，應(yīng)適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際情況。手冊(cè)版本為： A1,A2,A3, 企業(yè)的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)可單獨(dú)形成文件，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，發(fā)布生效。質(zhì)量方針質(zhì)量目標(biāo)的要求在手冊(cè)中詳細(xì)規(guī)定。 ⑵ 程序文件 程序文件由主要職能部門起草， 管理者代表審核，總經(jīng)理 批準(zhǔn)。其內(nèi)容應(yīng)符合 GB/T19001— 20xx 標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量方針，質(zhì)量目標(biāo)和質(zhì)量手冊(cè)要求。文件一定要有可操作性、可檢查性。其版本為： B1,B3,B3 ⑶ 作業(yè)指導(dǎo)書 作業(yè)指導(dǎo)書的起草 由使用部門技術(shù)人 員負(fù)責(zé) 、 由生產(chǎn)調(diào)度室 審核 、由管理者代表批準(zhǔn) 。其內(nèi)容應(yīng)符合上述文件要求，還應(yīng)符合管理和技術(shù)詳細(xì)規(guī)定。 ⑷ 計(jì)劃、報(bào)告等 各類計(jì)劃、報(bào)告等文件由主管部門起草，主管經(jīng)理審批。 ⑸ 文件更改通知單 文件更改通知單的批準(zhǔn)由原文件的批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。文件修改由生產(chǎn)調(diào)度室負(fù)責(zé)。 文件的封面一般應(yīng)有：企業(yè)名稱、文件名稱、文件編號(hào)、受控狀態(tài)、分發(fā)號(hào)、發(fā)布時(shí)間、生效時(shí)間，易于識(shí)別。外來(lái)文件應(yīng)有相關(guān)內(nèi)容。 文件內(nèi)容一般應(yīng)有：目的、適用范圍、職責(zé)、依據(jù)、文件具體規(guī)定、文件起草、審核、批準(zhǔn)人和時(shí) 間，修改控制，記錄等。文件應(yīng)確保內(nèi)容清晰。 ５ .文件的分發(fā) ⑴ 文件在分發(fā)前， 總經(jīng)辦 應(yīng)在文件清單上進(jìn)行登記。應(yīng)登記文件的編號(hào)、名稱、審批、生效時(shí)間、數(shù)量和現(xiàn)行修改狀態(tài)等?，F(xiàn)行修改狀態(tài)用正字表示。 換版文件應(yīng)重新登記。 文件在文件的清單中登記時(shí)應(yīng)按文件的層次分別進(jìn)行 ,以便管理和檢 索。 文件更改通知單、不合格報(bào)告、計(jì)劃報(bào)告等都應(yīng)在文件清單中進(jìn)行登記。 外來(lái)文件應(yīng)在文件清單上進(jìn)行登記。 ⑵ 文件分發(fā)時(shí)，黨政辦應(yīng)讓領(lǐng)取人在文件分發(fā)簽字表上簽字。文件的分發(fā)號(hào)和文件分發(fā)簽字表的分發(fā)號(hào)相一致。 對(duì)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場(chǎng)所都應(yīng)得到相應(yīng)的文件的有效版本。 在分發(fā)有效文件的同時(shí)，應(yīng)從所有分發(fā)和使用場(chǎng)所及時(shí)撤出失效和作廢的文件。收回的文件也應(yīng)進(jìn)行文件收回登記。不允許在現(xiàn)場(chǎng)同時(shí)存在同一個(gè)文件的兩個(gè)版本。同時(shí)也不允許在現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)失效的或作廢的文件。 為了法律和或積累知識(shí)等目的，所保留的任何已作廢的文件都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)。在其封面標(biāo)識(shí)出“作廢保留”字樣。作廢保留的文件應(yīng)進(jìn)行文件登記。作廢保留的文件只允許保存在檔案室。不允許在現(xiàn)場(chǎng)保存。作廢不保存的文件應(yīng)銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)進(jìn)行文件登記，應(yīng)２ 個(gè)人在場(chǎng)，防止作廢文件的非預(yù)期使用。 外來(lái)文件需管理者代表批準(zhǔn)后按上述規(guī)定進(jìn)行分發(fā)控制。 ⑶ 文件一般不借給外單位，特殊情況必須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，必須有借條。 任何文件都有可能被更改，更改包括局部更改和換版。文件更改換版是文件動(dòng)態(tài)管理的主要內(nèi)容。 質(zhì)量方針質(zhì)量目標(biāo)質(zhì)量手冊(cè)和程序文件大的更改和換版，主要通過(guò)管理評(píng)審后，才能對(duì)其更改和換版。文件換版主要由于依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)修改、企業(yè)機(jī)構(gòu)發(fā)生較大變化、經(jīng)理?yè)Q人、經(jīng)營(yíng)思想改變、市場(chǎng)和顧客要求變化等等。 文件的更改和換版由生產(chǎn)調(diào)度室根 據(jù)管理評(píng)審報(bào)告進(jìn)行，文件更改和換版的批準(zhǔn)按原文件批準(zhǔn)進(jìn)行批準(zhǔn)。文件更改通知單和新版的分發(fā)按上述規(guī)定進(jìn)行。 總經(jīng)辦 應(yīng)在文件清單上對(duì)文件現(xiàn)行修改狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)識(shí)。 有關(guān)部門接到文件更改通知單后，立即按文件通知單要求對(duì)文件的內(nèi)容進(jìn)行修改。并在該文件的修改控制頁(yè)中進(jìn)行登記。 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書在質(zhì)量管理體系運(yùn)行中，在執(zhí)行預(yù) 防措施和糾正措施、內(nèi)部審核時(shí)發(fā)現(xiàn)產(chǎn)生的不合格是由于文件缺陷造成時(shí)，這時(shí)應(yīng)該對(duì)文件進(jìn)行修改，不必等管理評(píng)審時(shí)進(jìn)行。但必須通過(guò)管理者代表評(píng)審，由原文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)才能對(duì)文件進(jìn)行修改。 五、記錄 ⒈ JL文 01 文件清單 ⒉ JL文 02 文件分發(fā)簽字表 ⒊ JL文 03 外來(lái)文件清單 ⒋ JL文 04 外來(lái)文件分發(fā)簽字表 ⒌ JL文 05 作廢文件清單 ⒍ JL文 06 作廢文件回收簽字表 ⒎ JL文 07 銷毀文件清單 ⒏ JL文 08 借閱文件登記表 ⒐ JL文 09 借閱文件借條和批準(zhǔn)記錄 ⒑ JL文 10 文件審核批準(zhǔn)單 ⒒ JL文 11 文件更改通知單 六、審批、生效時(shí)間： ⒈程序編號(hào)： HYS— 文 CX— B3— 20xx ⒉起 草： 楊曉紅 20xx 年 1 月 26 日 ⒊審 核： 王國(guó)棟 20xx 年 1 月 28 日 ⒋批 準(zhǔn)：吳錦禹 20xx 年 1 月 28 日 ⒌發(fā)布時(shí)間： 20xx 年 2 月 1 日 ⒍生效時(shí)間： 20xx 年 2 月 1 日 七、修改控制 序號(hào) 文 件更改通知單號(hào) 頁(yè) 修改狀態(tài) 生效時(shí)間 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 武安市華冶水泥有限責(zé)任公司 （按 GB/T1900120xx 標(biāo)準(zhǔn)編制） 受控 狀態(tài)： 分 發(fā) 號(hào)： 文件編號(hào)： HYS— 記 CX— B4— 20xx 發(fā)布時(shí)間： 20xx 年 2 月 1 日 生效時(shí)間： 20xx 年 2 月 1 日 一、 目的： 對(duì)記錄進(jìn)行制定并保持，以提供質(zhì)量管理體系符合要求和有效運(yùn)行的證據(jù)。 二、適用范圍 適用于企業(yè)記錄的制定和保持的控制活動(dòng)。 三、職責(zé)： 生產(chǎn)調(diào)度室負(fù)責(zé)記錄的控制。 各部門負(fù)責(zé)各自區(qū)域的記錄的制定和保持。 四、工作程序： 記錄是產(chǎn)品質(zhì)量水平和企業(yè)質(zhì)量管理體系各過(guò)程輸入輸出結(jié)果的客觀反映，能直接地證實(shí)產(chǎn) 品質(zhì)量是否符合規(guī)定要求，質(zhì)量管理體系是否符合規(guī)定要求，其運(yùn)行是否有效的最有力的證據(jù)。因此應(yīng)對(duì)記錄進(jìn)行有效控制。 ⒈分級(jí)統(tǒng)一管理：