企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范及技巧教材(已修改)
2025-02-15 13:19 本頁面
【正文】 企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范及技巧 一、電子郵件使用的基本原則 電子郵件溝通的重要性 – 80%的外企職場人每天上班要做的第一件事，就是打開電子郵箱收發(fā)郵件 – 70%的職場人，下班前的最后一件事是查看郵箱，確認(rèn)沒有尚未處理的緊急郵件 – 30%的職場人，即使下班或周末在家休息，也要強(qiáng)迫癥式地登錄公司郵箱，查有沒有漏掉緊要的任務(wù) 為什么使用電子郵件溝通 ?如果當(dāng)面說或者在電話里講，對方左耳聽右耳也許就忘了，許多事情從此 “ 死無對證 ” 。電郵存在公司服務(wù)器上，白紙黑字，誰也賴不掉 ?使所有參與方對于所討論的論題、事實根據(jù)和結(jié)論，以及達(dá)成的共識一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成 ?能準(zhǔn)確及時地記錄事項進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個工作項目歷史檔案的功能 ?充當(dāng)意見不和、起爭端時的證明。 Email能幫人關(guān)注于事實而不是感受，或其他個性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端 需要發(fā)送郵件的情況 ? 正式工作報告 ? 部門之間事務(wù)往來，需要留下書面資料的。 ? 通知 ? 知識推薦和信息傳遞 ? 沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容 ? 難以簡單用口頭表達(dá)說明清楚的事項 ? 電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用，不發(fā)無意義的郵件。只把有價值的信息提供給需要的人。 “在商務(wù)交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間。 二、電子郵件寫作規(guī)范 電子郵件包含的內(nèi)容 ? 發(fā)送對象 ? 主題 ? 稱呼與問候 ? 正文 ? 附件 ? 簽名 發(fā)送對象的選擇 ? 要區(qū)分 To和 CC還有 BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人） ? To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。 ? CC的人則只是需要知道這回事， CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)；如果 CC的人有建議，可以回Email。 ? BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了 BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。 ? TO， CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。順序一般是將其他部門的經(jīng)理放在第一位，然后是本部門經(jīng)理，科長，其他同事等。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！ ? 只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。 ? 將 CC人數(shù)降至最低 ， 確認(rèn)收信對象是否 需要收到這封信 ，以免造成不必要的困擾 和 「垃圾」 – 非重要的一般性的溝通，避免為了知會的需要將郵件抄送給包括直接和間接經(jīng)理 – 避免將細(xì)節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級管理人員，特別是可以判斷高級管理人員不能深入了解的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié) – 避免將同一個主題的討論內(nèi)容多次反復(fù)發(fā)給全部收件人、抄送人，用見面直接交流代替 選擇郵件發(fā)送對象的時候避免以下現(xiàn)象 – 對發(fā)件人的提出的問題不清楚、或有不同意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停交互郵件與發(fā)件人討論 ? 你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件 – 不能隨便向群體郵箱發(fā)送不必要消息 ? 全體郵箱：全體技術(shù)中心、技術(shù)支持、新元素全體員工，只有一定級別才能發(fā)送 ? 一個人找訂書機(jī)， 300人中斷工作來看這個信息（布拉格的有些廣場應(yīng)該關(guān)閉） 選擇郵件發(fā)送對象的時候避免以下現(xiàn)象 幾種常見的郵件 發(fā)送對象 選擇 ? 工作計劃的發(fā)送對象 – 經(jīng)理人的工作計劃主送工作計劃的下達(dá)對象，抄送直接上級、間接上級、部門內(nèi)部相關(guān)經(jīng)理人 – 為保持部門內(nèi)部計劃對外的一致性，部門內(nèi)部計劃原則上只有一個計劃可以跨部門傳達(dá)，特殊情況可以根據(jù)需要處理 ? 項目通報類的郵件 – 主送給項目小組成員 – 抄送給項目小組成員的直接上級、項目主要領(lǐng)導(dǎo) ? 尋求跨部門支持的郵件 – 一般主送給尋求支持的人
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