【正文】 3． 1．信息溝通體系設(shè)計說明 1．信息溝通體系設(shè)計說明 1． 1 本模塊包括內(nèi)容 ? 會議組織方式 ? 信息傳遞方式 ? 典型業(yè)務(wù)溝通制度 1． 2 會議組織方式 ? 會議名稱： ? 目的： ? 時間（發(fā)起機會）： ? 地點： ? 通知方式： ? 主持人： ? 參加人員： ? 內(nèi)容： ? 記錄人： ? 決議： ? 紀要整理： ? 工作跟蹤： 1． 3 信息傳遞方式 ? 信息名稱： ? 信息載體： ? 產(chǎn)生部門（崗位）： ? 上報部門（崗位）： ? 上報部門（崗位）批復方式和時間要求： ? 抄報部門（崗位）： ? 抄報部門（崗位）反饋方式和時間要求 1． 4 典型業(yè)務(wù)溝通制度 ? 規(guī)定主負責部門，配合部門 ? 溝通的程序、原則 ? 裁決的部門和 程序 ? 人際關(guān)系的處理原則 2．信息溝通制度 一、會議制度：會議包括工作例會、專題會議、總結(jié)分析會議，每個會議組織均需按會議組織程序執(zhí)行，會前要做好會議準備和通知，會中要議題明確集中，要提高會議效率并完成會議決議和共識，會后要形成會議紀要并有專人對執(zhí)行情況進行跟蹤。 二、將各部門的經(jīng)常重復發(fā)生的例常性工作（尤其是生產(chǎn)作業(yè)管理）實行管理工作標準化制度，建立正常的生產(chǎn)秩序和工作秩序，有助于各部門統(tǒng)一標準，協(xié)調(diào)配合。 三、當一個部門遇到比較簡單的，對全局影響不大的例外性工作，需要其 它部門配合時，可 以不經(jīng)過上級主管人員，直接與相關(guān)的另一部門溝通，達成一致意見。 四、有些例外性工作涉及多個部門，其問題需要協(xié)商一致。共同行動，但因情況較為特殊，如時間緊迫或關(guān)系復雜，在這種條件下可組織聯(lián)合辦公、現(xiàn)場調(diào)度，以利于及時達成一致意見，提高辦事效率。 五、當兩個或幾個部門之間相互依賴性強，日常工作接觸很多，又經(jīng)常發(fā)生矛盾時，可以在某個部門中設(shè)置一名聯(lián)絡(luò)員，負責與另一個或幾個部門進行業(yè)務(wù)聯(lián)系，保持經(jīng)常溝通，促進彼此間的了解與協(xié)調(diào)（這種聯(lián)絡(luò)工作根據(jù)具體狀況，可以是專職的，也可以是兼職的，比較靈活，簡便易行）。 六、當某 項工作不僅涉及到多個部門，而且這些部門能夠行使職權(quán)對該項工作產(chǎn)生影響時，可組織臨時性的任務(wù)小組。臨時性任務(wù)小組由與某項工作有關(guān)的各部門代表組成，他們經(jīng)過磋商，作出對各方均有約束力的決定，然后分頭貫徹落實，任務(wù)完成后，該機構(gòu)即可撤銷。臨時性任務(wù)小組對于突發(fā)性的臨時工作，是一種有效的協(xié)調(diào)方式。當多個部門的活動需要長時期的，強有力的協(xié)調(diào)時，任務(wù)小組就應(yīng)從臨時性轉(zhuǎn)變?yōu)橛谰眯缘某ＴO(shè)機構(gòu)。 七、在條件許可的情況下，把各副總裁、各事業(yè)部總經(jīng)理管轄的職能部門各自集中在一個大辦公室內(nèi)實行集體辦公，為加強部門之間橫向協(xié)調(diào)及內(nèi)部 競爭創(chuàng)造一種良好的環(huán)境和氣氛。 八、在全公司范圍內(nèi)廣泛開展員工聯(lián)誼活動（橫向 /縱向，多層次）有助于溝通思想、交流信息，改善關(guān)系。 九、設(shè)置巡視員，專門從事調(diào)查員工所關(guān)心的問題。全公司員工可以以電話、談話、信件等各種媒介將所關(guān)心的問題向巡視員反映。巡視員的職位能提供有價值的自下而上的信息溝通。 十、提建議制度的制定（申訴程序） 十一、設(shè)計信息溝通檢查系統(tǒng) 檢查方式：觀察、問卷調(diào)查，會晤訪談，對書面文件的分析等。 需要檢查以下四大信息溝通網(wǎng)絡(luò) : 1)、屬于政策、秩序、規(guī)劃和上下級關(guān)系的管理網(wǎng)絡(luò)或同任務(wù)有關(guān)的網(wǎng)絡(luò) 。 2)、包括解決問題、會議和提出改革建議等方面的創(chuàng)新活動網(wǎng)絡(luò)。 3)、包括表揚、獎賞、提升以及聯(lián)系公司目標和個人所需事項在內(nèi)的整合性網(wǎng)絡(luò)。 4)、包括公司出版物，布置欄和小道新聞在內(nèi)的新聞性和指導性網(wǎng)絡(luò)。 十二、用電子媒介進行信息溝通。 3． 2．會議組織方式 目錄： （質(zhì)量）標準制定、修改討論會 度經(jīng)濟活動分析會 （月）年度平衡 會 編號： HY－ 001 經(jīng)銷商評估篩選會議 1. 會議名稱： 經(jīng)銷商的定期評估討論會 2. 目的： 對本事業(yè)部各經(jīng)銷商進行合理的評估，篩選出差的經(jīng)銷商及時淘汰，優(yōu)秀的經(jīng)銷商進行獎勵 3. 時間： 半年一次 4. 地點： 各事業(yè)部會議室 5. 通知方式： 經(jīng)銷商評估表，附通知（提前半個月） 6. 主持人： 市場產(chǎn)品經(jīng)理 7. 參加人員： 產(chǎn)品經(jīng)理、銷售經(jīng)理、市場代表、區(qū)域銷售經(jīng)理、銷售代表 8. 記錄員： 市場代表 9. 會議持續(xù)時間： 一個半小時 10. 內(nèi)容： 1) 通過討論得出應(yīng)該淘汰的較差的經(jīng)銷商和較為優(yōu)秀的經(jīng)銷商 2) 將達到重點客戶標準的經(jīng)銷商挑選出來 11. 決議： 1) 下一步需淘汰的經(jīng)銷商名單 2) 重點客戶提名 3)獎勵的經(jīng)銷商名單及措施 12. 紀要整理： 市場代表 13. 工作跟蹤： 由會議提出后，經(jīng)銷商的淘汰及獎勵由銷售處執(zhí)行， 重點客戶提名由產(chǎn)品經(jīng)理執(zhí)行， 統(tǒng)一由產(chǎn)品經(jīng)理跟蹤。 編號： HY－ 002 人力資源戰(zhàn)略研討會 1. 會議名稱： 人力資源戰(zhàn)略研討會 2. 目的： 研討公 司的人力資源狀況，保證公司的人力資源戰(zhàn)略目標逐步實現(xiàn) 。 3. 時間： 每隔兩個月的 25 日召開 4. 發(fā)起條件： 各事業(yè)部和集團各中心需在第二個月的 20 日前提交人力資源管理報告； 綜合中心人力資源部需在 22 日前下發(fā)會議議題及要求。 5. 地點： 集團公司會議室 6. 通知方式： 綜合中心人力資源部需在第二個月的 22 日前下發(fā)會議通知 7. 主持人： 綜合中心副總裁 8. 參加人員： 總裁、各副總、各事業(yè)部總經(jīng)理 ： 人力資源部 ： 在兩小時內(nèi)完成 ： 1)各事業(yè)部和集團各中心匯報人力資源管理狀況 2)綜合中心副總裁進行總結(jié)評議，公布人力資源管理工作考核結(jié)果 3)按照議題對目前人力資源管理中存在的問題進行研討 ,提出解決的方法 4)根據(jù)年度人力資源戰(zhàn)略目標，結(jié)合目前的實際完成情況調(diào)整部署下階 段的人力資源管理工作 5)總裁傳達公司的人力資源戰(zhàn)略信息和董事會決議 ： 通過的決議形成決議，沒有通過的確定復議的方式和時間 ： 人力資源部形成 會議紀要，綜合中心副總裁簽發(fā)， 24 小時內(nèi)下發(fā)給各事業(yè)部和集團各中心 14. 工作跟蹤： 人力資源部對決議中的工作進行跟蹤檢查，并匯報給綜合中心副總裁 編號： HY－ 003 總倉盤點分析會 1. 會議目的： 形成盤虧（或盤盈）處理方案 2. 會議時間： 總倉盤點如出現(xiàn)盤虧或盤盈，在總倉保管員提交分析報告后二天內(nèi)由事業(yè) 部財務(wù)處提出盤虧或盤盈處理草案，隨后召開盤點分析會。 3. 會議地點： 事業(yè)部會議室 4. 通知方式： 書面通知 5. 主持人： 事業(yè)部財務(wù)處長 6. 參加人員： 事業(yè)部財務(wù)處長、總倉保管員、事業(yè)部銷售處經(jīng)理、事業(yè)部 總經(jīng)理 7. 內(nèi)容： 討論庫存盤點方式（盤倉）原因，并作出處理方案。 8. 記錄人： 事業(yè)部財務(wù)處委派人員 9. 決議： 盤虧（或盤盈）處理方案 10. 紀要整理： 事業(yè)部財務(wù)處委派人員 11. 工作跟蹤： 事業(yè)部財務(wù)處 12. 會議時間： 1 小時 編號： HY－ 004 分倉盤點分析會 1． 會議目的： 形成盤虧（或盤盈）處理方案 2. 會議時間： 分倉盤點如出現(xiàn)盤虧或盤盈，由分倉保管員提交分析報告后二天內(nèi)由區(qū)域銷售財務(wù)主管提出盤虧或盤盈處理草案，隨后召開盤點分析會。 3. 會議地點： 區(qū)域市場辦事處會議室 4. 通知方式： 書面通知 5. 主持人： 區(qū)域 銷售主管 6. 參加人員： 區(qū)域銷售財務(wù)主管、區(qū)域銷售經(jīng)理、分倉保管員 7. 內(nèi)容： 討論庫存盤虧（或盤盈）原因，審議盤虧（或盤盈）處理草案 8. 記錄人： 區(qū)域銷售財務(wù)主管委派人員 9. 決議： 盤虧（或盤盈）處理方案 ： 區(qū)域銷售財務(wù)主管委派人員 ： 區(qū)域財務(wù)主管 ： 1 小時 編號： HY－ 005 新產(chǎn)品經(jīng)濟討論會（初會、復會） 1． 會議目的： 形成新產(chǎn)品定價方案（新品定價初案、最終定價方案） 2． 會議時間： 初會時間為營銷中心產(chǎn)品經(jīng)理、營銷中心研究開發(fā)部、事業(yè)部生產(chǎn)計劃處、 事業(yè)部銷售處，在提交分析報告后，由產(chǎn)品經(jīng)理形成新品定價草案后二天內(nèi)召開，復會時間為產(chǎn)品經(jīng)理在收到各方關(guān)于初案的修正報告后二天內(nèi)召開。 3． 會議地點： 集團公司會議室 4． 通知方式： 書面通知 5． 主持人： 營銷中心產(chǎn)品經(jīng)理 6． 參加人員： 營銷中心產(chǎn)品經(jīng)理、營銷中心研究開發(fā)部、事業(yè)部生產(chǎn)計劃處、銷售處、財務(wù)中心財務(wù)管理部、事業(yè)部財務(wù)處。 7． 內(nèi)容： 討論新品價格制定問題 8． 記錄人： 營銷中心產(chǎn)品經(jīng)理委派人員 9． 決議： 初會形成新品定價初案，復會形成最終定價方案 ： 營銷中心產(chǎn)品經(jīng)理委派人員 ： 營銷中心產(chǎn)品經(jīng)理 ： 初會 2 小時，復會 1 小時 編號： HY－ 006 價格調(diào)整討論會 1． 會議目的： 形成價格調(diào)整方案 2． 會議時間： 事業(yè)部生產(chǎn)計劃處、銷售處提交分析報告，由產(chǎn)品經(jīng)理形成價格調(diào)整初案后二天內(nèi)召開。 3． 會議地點： 集團公司會議室 4． 通知方式： 書面通知 5． 主持人： 營銷中心產(chǎn)品經(jīng)理 6． 參加人員： 營銷中心產(chǎn)品經(jīng)理、事業(yè)部生產(chǎn)計劃處、銷售處、財務(wù)處 7． 內(nèi)容： 討論產(chǎn)品價格調(diào)整初案 8． 紀要整理： 產(chǎn)品經(jīng)理委派人員 9． 記錄人： 產(chǎn)品經(jīng)理委派人員 ： 營銷中心產(chǎn) 品經(jīng)理 ： 2 小時 ： 價格調(diào)整方案 編號： HY－ 007 事業(yè)部月度生產(chǎn)計劃討論會 1． 會議名稱： 月度生產(chǎn)計劃討論會 2．會議目的： 制定月度生產(chǎn)計劃 3．會議時間： 每月二十五日上午 9:00 召開，特殊情況順延 4． 會議地點： 事業(yè)部會議室 5．通知方式： 文件 6．主持人： 生產(chǎn)計劃處處長 7． 參加人員： 生產(chǎn)廠長、銷售處長、財務(wù)處長、生產(chǎn)計劃處長 8． 內(nèi)容： 1）拿出銷售、市場需求計劃 2）制定生產(chǎn)廠生產(chǎn)任務(wù) 3）需采購原輔料統(tǒng)計 4）財務(wù)成本預 算 9． 記錄人： 生產(chǎn)計劃處處長 ： 完成生產(chǎn)計劃 ： 生產(chǎn)計劃處處長 ： 1 小時內(nèi)完成 編號： HY－ 008 事業(yè)部月度生產(chǎn)情況分析會 1. 會議名稱： 月度生產(chǎn)情況分析會 2. 會議目的： 解決生產(chǎn)中遇到的相關(guān)問題 3. 會議時間： 每月 28 日上午 9:00，特殊情況順延 4. 會議地點： 事業(yè)部會議室 5. 通知方式： 文件 6. 主持人： 事業(yè)部總經(jīng)理 7. 參加人員： 生產(chǎn)廠長、生產(chǎn)計劃處廠、財務(wù)處長、質(zhì)量技術(shù)處長、銷售處長、總經(jīng)理 8. 內(nèi)容： 1）生產(chǎn)計劃實施完成情況 2）生產(chǎn)任務(wù)完成情況 3）產(chǎn)品質(zhì)量情況 4）銷售情況 5）財務(wù)成本情況 6）各部門配合情況 9. 記錄人： 總經(jīng)理指定專人 ： 解決生產(chǎn)中遇到的問題 ： 總經(jīng)