第1章辦公自動化(已修改)
2025-01-18 02:20 本頁面
【正文】 第 1章 緒 論 辦公自動化概述 辦公室用電常識 辦公室的管理 第一章 緒論 返回主目錄 第 1章 緒 論 第 1章 緒論 辦公自動化的功能是指辦公自動化系統(tǒng)可能具備的功能 。 不同的系統(tǒng)具備不同的功能 。 從功能角度看 , 辦公自動化可能具有事務(wù)處理 、 信息管理和輔助決策三種功能 。 1. 事務(wù)處理功能 各個辦公部門都有大量的事務(wù)工作 , 這些工作往往量大 、 重復(fù) , 業(yè)務(wù)繁忙 , 例如數(shù)據(jù)匯總 、 報表合成 、 草擬文件 、 發(fā)送通知 、 打印文本等 。 為了提高工作效率 、 減輕工作負(fù)擔(dān) , 可以把上述繁瑣的事務(wù)交給辦公自動化系統(tǒng)來處理 。 第 1章 緒 論 這種完成事務(wù)處理功能的辦公自動化系統(tǒng)稱為事務(wù)處理系統(tǒng) , 簡稱 EDP。 這類系統(tǒng)比較簡單 , 一般由分立式的電子計算機(jī)和復(fù)印機(jī)等設(shè)備構(gòu)成 。 2. 信息管理功能 辦公部門最本質(zhì)的工作是對信息的流通進(jìn)行控制和管理 。 要做好對信息的收集 、 加工 、 傳遞 、 交流 、 存取 、 分析 、 判斷和反饋 , 從而使信息資源轉(zhuǎn)化為推動社會進(jìn)步 , 獲得良好經(jīng)濟(jì)效益的物質(zhì)財富 。 辦公自動化是信息管理的有效手段 , 擔(dān)任信息管理功能的辦公自動化系統(tǒng)稱為信息管理系統(tǒng) , 簡稱 MIS。 這種系統(tǒng)的辦公自動化設(shè)備呈分布式組合 , 具有計算機(jī)通訊和網(wǎng)絡(luò)功能 。 第 1章 緒 論 3. 決策是根據(jù)預(yù)定目標(biāo)作出的行動決定 , 是辦公活動的重要內(nèi)容之一 , 是較高層次的管理工作 。 決策的正確與否往往對一個企業(yè)產(chǎn)生重大影響 。 正因為如此 , 在決策之前 , 要做大量的基礎(chǔ)工作 , 要經(jīng)過提出問題 、 搜集資料 、 確定目標(biāo) 、 擬定方案 、 分析評價 、 最后選定決策方案等一系列環(huán)節(jié) 。 比較理想的辦公自動化系統(tǒng)能自動地分析采集信息 , 提出各種可供領(lǐng)導(dǎo)參考的優(yōu)選方案 , 是輔助決策的有力手段 。 這類系統(tǒng)必須建立起許多能綜合分析 、 預(yù)測發(fā)展 、 判斷利弊的計算機(jī)運(yùn)算模型 , 從而可以根據(jù)大量的原始信息 ， 自動作出比較符合實際的決策方案 。 這種系統(tǒng)叫做決策支持系統(tǒng) , 是一種高層次的智能型的系統(tǒng) , 簡稱 DSS。 第 1章 緒 論 1. 信息的生成和輸入 辦公信息的生成和輸入包括信息的產(chǎn)生 、 獲取和存儲 。 從信息來源上看 , 辦公室信息可以來自外部 , 也可來自內(nèi)部 , 前者通常已經(jīng)經(jīng)過一定的加工處理 , 以非原始輸入的形式存在于辦公室中 , 后者則比較多地表現(xiàn)為原始輸入 。 原始輸入的比較典型例子是： 某機(jī)構(gòu)的高層領(lǐng)導(dǎo)或其他工作人員產(chǎn)生了某些設(shè)想 。 這些設(shè)想有的可能最終成為一份報告 、 一封信件 、 一篇文章 , 有的也可能是包含若干數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析報告表 。 辦公室首先應(yīng)將這些設(shè)想以某種方式輸入 ， 這就是原始輸入 。 按輸入的方式 , 原始輸入可分為錄音輸入 、 鍵盤輸入 、 自動掃描輸入 。 第 1章 緒 論 1) 機(jī)器錄音 : 在沒有文字處理中心的辦公機(jī)構(gòu)中機(jī)器錄音是最有效的輸入方式 。 由于這種輸入方式可以節(jié)省高層領(lǐng)導(dǎo)人的時間 , 并可隨時將其一些想法記錄下來 , 因此被越來越多的辦公室使用 。 遠(yuǎn)程系統(tǒng) : 遠(yuǎn)程系統(tǒng)則可使經(jīng)常外出的管理者通過電話直接向計算機(jī)口述各種批示文件或備忘錄 。 聲音識別與響應(yīng)系統(tǒng) : 聲音的識別和響應(yīng)技術(shù)已發(fā)展得較成熟 。 這類設(shè)備的核心是一臺高性能的計算機(jī) 。 在接受某人的口授之前 , 設(shè)備先要有一個學(xué)習(xí)過程 , 以便記住其聲音 , 并將聲音與某些詞匯一一建立起對應(yīng)關(guān)系 。 在口授時 , 要求詞與詞之間要有停頓 . 第 1章 緒 論 2) 鍵盤是輸入文字和數(shù)據(jù)的主要工具 。 鍵盤輸入的信息通常是機(jī)器錄音或速記的結(jié)果 ， 或者是將已打印的文件重新輸入 。 利用鍵盤也可直接撰寫文稿 。 3) 圖像輸入通常使用圖形掃描儀或數(shù)碼相機(jī) 。 圖形掃描儀或數(shù)碼相機(jī)能十分方便而且迅速地將圖像信息輸入計算機(jī) , 以便進(jìn)一步進(jìn)行處理 。 利用圖形掃描儀還可對印有印刷體文字的頁面掃描 , 借助專用的軟件 , 計算機(jī)能對用這種方式輸入的文字進(jìn)行識別 , 必要時可編輯加工 。 頁面掃描的速度比用鍵盤鍵入速度快很多 , 且避免了鍵入時的差錯 , 從而大大提高了工作效率 , 因此 , 掃描儀對于處理圖表是非常好用的 。 另外 , 自動掃描輸入還應(yīng)用于條型碼技術(shù) 。 第 1章 緒 論 條型碼技術(shù)的核心是編碼 、 掃描輸入和鑒別 。 編碼是設(shè)計一種合理的編碼形式 , 以便區(qū)分商品的名稱 、 產(chǎn)地種類等各種信息 。 掃描輸入和鑒別用的設(shè)備是一架掃描儀或光符閱讀器 , 只要用掃描儀或光符閱讀器掃描一下商品的條形碼 , 即相當(dāng)于輸入了這種商品的品名 、 產(chǎn)地等信息 , 從而節(jié)省了輸入時間 。 非原始信息是指那些已經(jīng)產(chǎn)生并處理過的信息 。 一個機(jī)構(gòu)的許多信息往往會以各種不同的形式重復(fù)使用 。 當(dāng)信息需要重復(fù)使用時 , 只要其格式或某一部分內(nèi)容有所變動時 , 就必須進(jìn)入加工處理并重新輸入 ， 這就是非原始輸入 。 第 1章 緒 論 2. 信息處理是指對已輸入系統(tǒng)的信息進(jìn)行加工 , 使之轉(zhuǎn)換成可供使用者顯示 、 存儲或復(fù)制的電子存儲格式 。 信息處理包括數(shù)據(jù)處理和文字處理 。 利用不同的處理軟件 , 計算機(jī)能分別對數(shù)據(jù)和文字進(jìn)行處理 。 數(shù)據(jù)處理一般與管理工作相聯(lián)系 , 比如編制計劃 、 會計統(tǒng)計 、 預(yù)訂機(jī)票等 。 數(shù)據(jù)處理主要是對數(shù)值進(jìn)行統(tǒng)計 , 通過對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行各種計算而產(chǎn)生有意義的統(tǒng)計信息 。 利用數(shù)
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