第1章辦公自動化-在線瀏覽
2025-02-11 02:20本頁面
【正文】 , 從而大大提高了工作效率 , 因此 , 掃描儀對于處理圖表是非常好用的 。 第 1章 緒 論 條型碼技術(shù)的核心是編碼 、 掃描輸入和鑒別 。 掃描輸入和鑒別用的設(shè)備是一架掃描儀或光符閱讀器 , 只要用掃描儀或光符閱讀器掃描一下商品的條形碼 , 即相當于輸入了這種商品的品名 、 產(chǎn)地等信息 , 從而節(jié)省了輸入時間 。 一個機構(gòu)的許多信息往往會以各種不同的形式重復使用 。 第 1章 緒 論 2. 信息處理是指對已輸入系統(tǒng)的信息進行加工 , 使之轉(zhuǎn)換成可供使用者顯示 、 存儲或復制的電子存儲格式 。 利用不同的處理軟件 , 計算機能分別對數(shù)據(jù)和文字進行處理 。 數(shù)據(jù)處理主要是對數(shù)值進行統(tǒng)計 , 通過對原始數(shù)據(jù)進行各種計算而產(chǎn)生有意義的統(tǒng)計信息 。 第 1章 緒 論 3. 信息的輸出及復制 1) 經(jīng)過處理后的信息要輸出 、 分發(fā)給他人 , 其輸出的形式和方法很多 。 顯示器能隨時顯示輸出輸入的內(nèi)容和處理的結(jié)果 。 (2) 打印機打印輸出 。 常見的有針式打印機 、 激光打印機和噴墨打印機 。 第 1章 緒 論 (3) 繪圖儀繪圖輸出 。 (4) 聲音輸出 。 (5) 電子通信輸出 。 2) 通常是將信息復制在紙上 。 第 1章 緒 論 4. 文件的存儲 、 歸檔及銷毀 辦公室的重要工作之一就是做好文件的存儲和歸檔 。 另外 ， 要有計劃地定期地將不再有使用價值的文件信息銷毀 , 以便使有用的信息不被無用的信息淹沒 , 同時也為新的文件提供存儲空間 。 第 1章 緒 論 而電子文檔的存儲是將文檔信息存儲在計算機的內(nèi)存儲器或外存儲器上 , 并由計算機來幫助檢索 。 因此 ， 除非文件正在使用 , 否則一般都將文檔信息存儲在外存儲器上 。 計算機把一個文件存儲在磁盤上的同時 , 也將文件名 、 文件類型 、 存入時間 、 文件長度等信息存放在磁盤的目錄區(qū) , 以便查找 。 第 1章 緒 論 進一步的管理則要利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng) , 這時不但要輸入文件的全名 , 還要輸入文件的主題詞 、 關(guān)鍵詞 、 內(nèi)容提要等信息 , 有時 , 還要對檢索查詢提出權(quán)限要求 。 用戶得到結(jié)果后 , 檢查其是否滿足要求 , 若不滿足可修改查詢要求 , 重新輸入系統(tǒng) , 重復上述過程 , 直至用戶滿意為止 。 第 1章 緒 論 2) 并非所有的文件和信息都需要永久保存 , 當文件的保存期超過法定期限和有效期后 , 即應銷毀 。 作為一個機構(gòu)工作制度的一部分 , 應制訂檔案處置計劃和銷毀方法 , 尤其是對機密文件銷毀的程序及方法更要嚴密無誤 , 以免發(fā)生意外的毀檔事件和泄密事件 。 因此 ， 訓練有素的辦公自動化人員是第一位的 ， 在推進辦公自動化進程中 , 應首先把對辦公人員的培訓擺到重要的議事日程 。 其設(shè)備可分為計算機類 、 通信設(shè)備類 、 辦公機械類三個大類 。 2. 通信設(shè)備類 通信設(shè)備類包括各種電話 、 傳真機 、 局域網(wǎng) 、 程控電話 、 自動交換機 、 微波通信和衛(wèi)星地面站等 。 第 1章 緒 論 辦公室用電常識 微機系統(tǒng)對供電的基本要求 1. 供電電壓的波動范圍 微型計算機系統(tǒng)供電電壓的允許波動范圍一般是額定電壓值的 177。 當電網(wǎng)電壓過低時 ,某些種類的微機尚能自動保護 。 2． 微型計算機系統(tǒng)要求供電電網(wǎng)在工作時間里連續(xù)供電 。 第 1章 緒 論 因此 , 在供電電網(wǎng)經(jīng)常發(fā)生斷電的地區(qū) , 必須配置不間斷電源 UPS。 電池作為逆變器工作時的供電電源 ， 充電器則用來給電池充電 。 轉(zhuǎn)換開關(guān)用于切換逆變器的供電電源 , 當電網(wǎng)電壓供電正常時 , 切斷電池供電；當電網(wǎng)供電出現(xiàn)事故或停電 、 斷電時 , 自動接通電池供電 。 如果確實不能做到分別供電 , 則可分別添加穩(wěn)壓電源以減少影響 。 在干擾比較嚴重的場合 , 會造成微機的錯誤計算 , 因此 , 必須在電網(wǎng)回路中引入低通濾波器 、 隔離變壓器 、 壓敏變阻器 （ 吸收大幅度的電壓尖峰 , 如抑制閃電帶來的大幅度脈沖 ） 等雜波干擾抑制設(shè)備 。 第 1章 緒 論 如果不接地 , 雖然微機系統(tǒng)能使用 , 但卻大大增加了因外來突發(fā)原因而造成微機損壞的可能性 。 如果主機接好了地線 , 但打印機未接地線 , 則在兩者之間就會產(chǎn)生一定的電壓差 , 嚴重時會將打印適配器或打印機接口板上的電路損壞 。 第 1章 緒 論 辦公室電源安裝要求 (1) 采用專用地線 , 以消除采用公共地線帶來的相互影響 。 (3) 從三相平衡考慮 , 應根據(jù)用電設(shè)備的總功率和性質(zhì)分配用電 。 (5) 接地線應盡量短 , 最大限度地減小干擾電壓的影響 。 第 1章 緒 論 (7) 對于三芯電源插座 , 按國際 、 國內(nèi)標準 , 從插座的正面看 , 上面粗芯應接地線 , 下面兩個細芯 , 左邊接零線 , 右邊接火線 , 即 “ 左零右火 ” , 電源插頭也應與之對應 。 (9) 電源安裝完畢 , 先在空載情況下測量中線對地電壓 (峰 峰值 )；然后逐步加載至所需功率 , 測量中線對地電壓 , 其值應少于 5 V（ 峰 峰值 ） 。 插座的主要作用 , 是通過插頭把用電設(shè)備和電源連接起來 。 在單相三極和三相四極插座中 , 較大的那個插孔是接地插孔 , 它的插套比較高 。 單相二極插座則沒有接地插孔 , 難以保證使用
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