【正文】 《 企業(yè)辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)知識(shí) 》 北企星 湖北北盛網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)知識(shí) ? 第一節(jié) 辦公自動(dòng)化概述 ? 第二節(jié) 常用辦公自動(dòng)化硬件設(shè)備 ? 第三節(jié) 常用辦公自動(dòng)化軟件簡(jiǎn)介 ? 習(xí)題一 信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了整個(gè)社會(huì)的信息化進(jìn)程，并改變了傳統(tǒng)的辦公模式。計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的出現(xiàn)，更使得辦公自動(dòng)化的程度越來(lái)越高，這就需要辦公人員掌握辦公自動(dòng)化相應(yīng)的操作技能，才能勝任現(xiàn)代化辦公，逐步提高工作效率。 第一節(jié) 辦公自動(dòng)化概述 一、辦公自動(dòng)化的概念 辦公自動(dòng)化的概念源于 20世紀(jì) 60年代初的美國(guó)等西方發(fā)達(dá)國(guó)家。 20世紀(jì) 70年代，美國(guó)麻省理工學(xué)院教授定義：辦公自動(dòng)化就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理當(dāng)中，以處理較復(fù)雜、數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)的一項(xiàng)綜合技術(shù)。 在 20世紀(jì) 80年代，國(guó)務(wù)院電子振興辦辦公自動(dòng)化專(zhuān)家會(huì)議對(duì)辦公自動(dòng)化做出了如下定義：辦公自動(dòng)化就是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人－機(jī)信息處理系統(tǒng)。 辦公自動(dòng)化的目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，獲取更好的效果以達(dá)到既定目標(biāo)。一個(gè)完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)包括信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存 4個(gè)基本環(huán)節(jié)，其核心任務(wù)是為各領(lǐng)域不同層次的辦公人員提供所需信息。 同時(shí)，日本的人工智能專(zhuān)家渡部和先生對(duì)辦公自動(dòng)化的概念做出了具有哲理性的解釋?zhuān)麑?duì)辦公自動(dòng)化的定義如下：凡能夠清楚地設(shè)置其指標(biāo)的業(yè)務(wù)屬于工廠型的事務(wù)，將來(lái)應(yīng)由辦公室機(jī)器人來(lái)處理。辦公自動(dòng)化的目標(biāo)應(yīng)是提高工人們?cè)谵k公室中的工作效率，使辦公活動(dòng)更加人性化。這就意味著在辦公系統(tǒng)中，人的活動(dòng)集中于辦公業(yè)務(wù)的核心部分，而這些活動(dòng)無(wú)論科學(xué)多發(fā)達(dá)都不能完全由機(jī)器來(lái)取代。 二、辦公自動(dòng)化的優(yōu)點(diǎn) 在實(shí)際的辦公活動(dòng)中，借助于各種辦公軟件和現(xiàn)代化辦公設(shè)備，可以實(shí)現(xiàn)收發(fā)文管理、會(huì)議管理、遠(yuǎn)程辦公、瀏覽信息、信息交流等功能，從而提高工作效率，使各種辦公活動(dòng)高效、方便、快捷、順利地進(jìn)行。 目前，常用的辦公自動(dòng)化軟件都具有其各自的功能模塊，這些模塊所實(shí)現(xiàn)的功能實(shí)際上就是辦公自動(dòng)化的優(yōu)點(diǎn)，概括起來(lái)主要包括以下幾個(gè)方面： （ 1）網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模塊：提供電子郵件、電子公告、電子論壇等功能，為用戶創(chuàng)建方便快捷的信息傳送和交流的平臺(tái)。 （ 2）信息發(fā)布模塊：用戶可以根據(jù)自身的需要定制網(wǎng)站，對(duì)外部以及內(nèi)部發(fā)布各種信息。 （ 3）日常工作模塊：用戶可以使用該模塊中的任務(wù)提示、工作計(jì)劃和日程安排等功能，安排管理日常工作。 （ 4）行政管理模塊：用戶可以使用該模塊中的會(huì)議管理、員工檔案、考勤、檔案管理等功能為行政管理提供幫助。 （ 5）后勤管理模塊：用戶可以使用該模塊中的制度查詢(xún)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、用餐及車(chē)輛預(yù)定等功能，減輕后勤工作者的負(fù)擔(dān)。 （ 6）系統(tǒng)管理模塊：可用于管理本系統(tǒng)的工作人員、用戶組、權(quán)限以及系統(tǒng)維護(hù)等工作。 在現(xiàn)代化辦公活動(dòng)中，離不開(kāi)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等辦公設(shè)備的使用，借助于這些設(shè)備，可在減輕工作強(qiáng)度的同時(shí)較大地提高工作效率。 一、計(jì)算機(jī) 計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)，使科學(xué)技術(shù)得到了飛躍性的發(fā)展。在現(xiàn)代化社會(huì)中，計(jì)算機(jī)已廣泛應(yīng)用于人類(lèi)社會(huì)的各個(gè)方面，它已經(jīng)成為人們不可缺少的好幫手。 第二節(jié) 常用辦公自動(dòng)化硬件設(shè)備 計(jì)算機(jī)之所以能夠得到廣泛的應(yīng)用，這與它自身的眾多優(yōu)點(diǎn)是分不開(kāi)的，其優(yōu)點(diǎn)主要包括以下幾個(gè)方面： （ 1）運(yùn)算速度快。運(yùn)算速度快是計(jì)算機(jī)最顯著的特點(diǎn)，目前最快的巨型機(jī)計(jì)算速度可達(dá)到每秒上百億次。 （ 2）計(jì)算精度高。計(jì)算機(jī)一般的有效數(shù)字都有十幾位，有些計(jì)算機(jī)的精度甚至達(dá)到上百位有效數(shù)字，這在精密的科學(xué)計(jì)算中是非常有用的。 （ 3）存儲(chǔ)容量大。計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力，通過(guò)計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器可以將原始數(shù)據(jù)、中間結(jié)果以及運(yùn)算指令等存儲(chǔ)起來(lái)以備計(jì)算機(jī)調(diào)用。隨著計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量的不斷增大，可存儲(chǔ)記憶的信息量也越來(lái)越大。 （ 4）判斷能力強(qiáng)。計(jì)算機(jī)除了具有高速、高精度的計(jì)算能力外，還具有對(duì)文字、符號(hào)、數(shù)字等進(jìn)行邏輯推理和判斷的能力。人工智能機(jī)的出現(xiàn)將進(jìn)一步提高其推理、判斷、思維、學(xué)習(xí)、記憶與積累的能力，從而可以代替人腦更多的功能。 （ 5）辦公自動(dòng)化。計(jì)算機(jī)的內(nèi)部操作是按照人們事先編好的程序自動(dòng)進(jìn)行的。只要將程序輸入計(jì)算機(jī)，它就會(huì)自動(dòng)按照程序規(guī)定的步驟來(lái)完成預(yù)定的任務(wù)，而不需要人工干預(yù)，而且通用性很強(qiáng)，是現(xiàn)代化、自動(dòng)化、信息化的基本技術(shù)手段。 （ 6）可靠性強(qiáng)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子技術(shù)也發(fā)生著很大的變化，電子器件的可靠性也越來(lái)越高。在計(jì)算機(jī)的設(shè)計(jì)過(guò)程中，通過(guò)采用新的結(jié)構(gòu)可以使其具有更高的可靠性。 正因?yàn)橛?jì)算機(jī)具有以上眾多特點(diǎn)，所以被廣泛應(yīng)用于科學(xué)計(jì)算、數(shù)據(jù)處理、自動(dòng)控制、輔助設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)通信以及人工智能等領(lǐng)域。如圖 記本電腦。 圖 臺(tái)式機(jī)和筆記本電腦 二、打印機(jī) 打印機(jī)是計(jì)算機(jī)最重要的外設(shè)之一，它也是辦公活動(dòng)中使用較頻繁的設(shè)備之一。打印機(jī)有多種類(lèi)型，目前常用的包括針式打印機(jī)、噴墨打印機(jī)和激光打印機(jī) 3種類(lèi)型，如圖 。 圖 不同類(lèi)型的打印機(jī) 1．針式打印機(jī) 針式打印機(jī)又稱(chēng)為點(diǎn)陣式打印機(jī)，它只能打印點(diǎn)陣圖形和字符，常用于標(biāo)簽打印、票據(jù)與存折打印等。 針式打印機(jī)的工作原理是通過(guò)打印針對(duì)色帶的機(jī)械撞擊，在打印介質(zhì)上產(chǎn)生小點(diǎn)，最終由小點(diǎn)組成所需打印的對(duì)象。打印針數(shù)就是指針式打印機(jī)的打印頭上的打印針數(shù)量，打印針的數(shù)量直接決定打印效果和打印速度