【正文】 《 企業(yè)辦公自動化基礎知識 》 北企星 湖北北盛網(wǎng)絡科技有限公司 辦公自動化基礎知識 ? 第一節(jié) 辦公自動化概述 ? 第二節(jié) 常用辦公自動化硬件設備 ? 第三節(jié) 常用辦公自動化軟件簡介 ? 習題一 信息技術的發(fā)展推動了整個社會的信息化進程，并改變了傳統(tǒng)的辦公模式。計算機、打印機、復印機等辦公設備的出現(xiàn)，更使得辦公自動化的程度越來越高，這就需要辦公人員掌握辦公自動化相應的操作技能，才能勝任現(xiàn)代化辦公，逐步提高工作效率。 第一節(jié) 辦公自動化概述 一、辦公自動化的概念 辦公自動化的概念源于 20世紀 60年代初的美國等西方發(fā)達國家。 20世紀 70年代，美國麻省理工學院教授定義：辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統(tǒng)及行為科學應用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理當中，以處理較復雜、數(shù)量龐大且結構不明確的包括非數(shù)值型信息的辦公事務的一項綜合技術。 在 20世紀 80年代，國務院電子振興辦辦公自動化專家會議對辦公自動化做出了如下定義：辦公自動化就是利用先進的科學技術，不斷使人的辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公室人員構成服務于某種目標的人－機信息處理系統(tǒng)。 辦公自動化的目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和質量，輔助決策，獲取更好的效果以達到既定目標。一個完整的辦公自動化系統(tǒng)包括信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存 4個基本環(huán)節(jié)，其核心任務是為各領域不同層次的辦公人員提供所需信息。 同時，日本的人工智能專家渡部和先生對辦公自動化的概念做出了具有哲理性的解釋，他對辦公自動化的定義如下：凡能夠清楚地設置其指標的業(yè)務屬于工廠型的事務，將來應由辦公室機器人來處理。辦公自動化的目標應是提高工人們在辦公室中的工作效率，使辦公活動更加人性化。這就意味著在辦公系統(tǒng)中，人的活動集中于辦公業(yè)務的核心部分，而這些活動無論科學多發(fā)達都不能完全由機器來取代。 二、辦公自動化的優(yōu)點 在實際的辦公活動中，借助于各種辦公軟件和現(xiàn)代化辦公設備，可以實現(xiàn)收發(fā)文管理、會議管理、遠程辦公、瀏覽信息、信息交流等功能，從而提高工作效率，使各種辦公活動高效、方便、快捷、順利地進行。 目前，常用的辦公自動化軟件都具有其各自的功能模塊，這些模塊所實現(xiàn)的功能實際上就是辦公自動化的優(yōu)點，概括起來主要包括以下幾個方面： （ 1）網(wǎng)絡服務模塊：提供電子郵件、電子公告、電子論壇等功能，為用戶創(chuàng)建方便快捷的信息傳送和交流的平臺。 （ 2）信息發(fā)布模塊：用戶可以根據(jù)自身的需要定制網(wǎng)站，對外部以及內部發(fā)布各種信息。 （ 3）日常工作模塊：用戶可以使用該模塊中的任務提示、工作計劃和日程安排等功能，安排管理日常工作。 （ 4）行政管理模塊：用戶可以使用該模塊中的會議管理、員工檔案、考勤、檔案管理等功能為行政管理提供幫助。 （ 5）后勤管理模塊：用戶可以使用該模塊中的制度查詢、學習培訓、用餐及車輛預定等功能，減輕后勤工作者的負擔。 （ 6）系統(tǒng)管理模塊：可用于管理本系統(tǒng)的工作人員、用戶組、權限以及系統(tǒng)維護等工作。 在現(xiàn)代化辦公活動中，離不開計算機、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、數(shù)碼相機等辦公設備的使用，借助于這些設備，可在減輕工作強度的同時較大地提高工作效率。 一、計算機 計算機的出現(xiàn)，使科學技術得到了飛躍性的發(fā)展。在現(xiàn)代化社會中，計算機已廣泛應用于人類社會的各個方面，它已經(jīng)成為人們不可缺少的好幫手。 第二節(jié) 常用辦公自動化硬件設備 計算機之所以能夠得到廣泛的應用，這與它自身的眾多優(yōu)點是分不開的，其優(yōu)點主要包括以下幾個方面： （ 1）運算速度快。運算速度快是計算機最顯著的特點，目前最快的巨型機計算速度可達到每秒上百億次。 （ 2）計算精度高。計算機一般的有效數(shù)字都有十幾位，有些計算機的精度甚至達到上百位有效數(shù)字，這在精密的科學計算中是非常有用的。 （ 3）存儲容量大。計算機具有強大的數(shù)據(jù)存儲能力，通過計算機的存儲器可以將原始數(shù)據(jù)、中間結果以及運算指令等存儲起來以備計算機調用。隨著計算機存儲容量的不斷增大，可存儲記憶的信息量也越來越大。 （ 4）判斷能力強。計算機除了具有高速、高精度的計算能力外，還具有對文字、符號、數(shù)字等進行邏輯推理和判斷的能力。人工智能機的出現(xiàn)將進一步提高其推理、判斷、思維、學習、記憶與積累的能力，從而可以代替人腦更多的功能。 （ 5）辦公自動化。計算機的內部操作是按照人們事先編好的程序自動進行的。只要將程序輸入計算機，它就會自動按照程序規(guī)定的步驟來完成預定的任務，而不需要人工干預，而且通用性很強，是現(xiàn)代化、自動化、信息化的基本技術手段。 （ 6）可靠性強。隨著科學技術的不斷發(fā)展，電子技術也發(fā)生著很大的變化，電子器件的可靠性也越來越高。在計算機的設計過程中，通過采用新的結構可以使其具有更高的可靠性。 正因為計算機具有以上眾多特點，所以被廣泛應用于科學計算、數(shù)據(jù)處理、自動控制、輔助設計、網(wǎng)絡通信以及人工智能等領域。如圖 記本電腦。 圖 臺式機和筆記本電腦 二、打印機 打印機是計算機最重要的外設之一，它也是辦公活動中使用較頻繁的設備之一。打印機有多種類型，目前常用的包括針式打印機、噴墨打印機和激光打印機 3種類型，如圖 。 圖 不同類型的打印機 1．針式打印機 針式打印機又稱為點陣式打印機，它只能打印點陣圖形和字符，常用于標簽打印、票據(jù)與存折打印等。 針式打印機的工作原理是通過打印針對色帶的機械撞擊，在打印介質上產(chǎn)生小點，最終由小點組成所需打印的對象。打印針數(shù)就是指針式打印機的打印頭上的打印針數(shù)量，打印針的數(shù)量直接決定打印效果和打印速度