電子郵件禮儀-職場(chǎng)郵件(已修改)
2025-01-15 14:34 本頁(yè)面
【正文】 電子郵件禮儀（ Rev. 20230108)2023/3/21 2大綱24331 電子郵件禮儀的目的電子郵件的收件人和主題電子郵件的內(nèi)容、結(jié)尾、附件電子郵件的回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)2023/3/21 3 你會(huì)很驚訝地發(fā)現(xiàn)在當(dāng)今這個(gè)時(shí)代，一些管理者仍然沒(méi)有意識(shí)到電子郵件的交流是多么重要，許多管理者不及時(shí)地回復(fù)電子郵件或根本不回復(fù)，或者回復(fù)郵件的時(shí)候并不是回答那些問(wèn)到的問(wèn)題。非常專業(yè)地處理電子郵件會(huì)使你成為一個(gè)更好的管理者，會(huì)使你的公司很有競(jìng)爭(zhēng)力。Phillip Hunsaker《 管理技能與方法 》 附錄 C2023/3/21 4為什么需要電子郵件禮儀？電子郵件 實(shí)施禮儀規(guī)則重要性的原因有如下 3個(gè)：? 專業(yè)特性：–通過(guò)使用合適的郵件語(yǔ)言，你可以傳達(dá)出一個(gè)專業(yè)的形象， “ 我很專業(yè)！ ” –特別是對(duì)那些我們不認(rèn)識(shí)的人，這是他們判斷我們的唯一方法。? 效率 :–郵件組織得當(dāng)、條理清晰，避免浪費(fèi)他人時(shí)間? 嚴(yán)肅性–商務(wù)電子郵件不同于私人郵件，它具備嚴(yán)肅性和商務(wù)規(guī)范性本講義整理了最常見(jiàn)的 24項(xiàng)電子郵件基本禮儀，學(xué)會(huì)應(yīng)用，必使您獲益良多2023/3/21 51. 收件人 (To)、抄送 (CC)與密送 (BCC)? 收件人 (To List)– 需要 回復(fù)或采取行動(dòng) 的人 – 不要把僅需了解此郵件事項(xiàng)的人放入 “ 收件人 ”? 抄送 ( CC List)– 需要了解此郵件事項(xiàng)相關(guān)的人– 通常包含發(fā)件人的主管和收件人的主管，因?yàn)殡p方主管都要了解你做的事– 密送（ BCC List)– 發(fā)件人想把此郵件發(fā)送給他 ∕她但又 不想被 TOCC的人知道? 思考：– 你發(fā)出的郵件，數(shù)據(jù)或內(nèi)容有錯(cuò)，收件人以為你的主管已經(jīng)審核過(guò)了，而實(shí)際上你的主管并不知情2023/3/21 62. 收件人、抄送和密送注意事項(xiàng)? 出部門郵件，必須抄送給部門主管（總監(jiān)、經(jīng)理、副經(jīng)理），出公司郵件，必須抄送給分管副總或總經(jīng)理? 公司內(nèi)部溝通郵件不可抄送給公司外部人員。– 思考：內(nèi)部討論定價(jià)問(wèn)題被客戶知道了? 郵件只發(fā)給該發(fā)的人，不要發(fā)給不必要接收此郵件的人，以節(jié)省大家的時(shí)間? 不建議使用密送 BCC有可能看不到 TOCC的人， BCC的回復(fù)有可能讓 TOCC的人看到? 回復(fù)郵件時(shí)注意– 要根據(jù)郵件內(nèi)容修改 “ 收件人 ” 和 “ 抄送 ” 名單，– 不要隨便就回復(fù)給所有人，通常不使用 “ 回復(fù)全部 ”2023/3/21 73. 禁止使用 “ 群發(fā)郵件 ”? 因使用 “ 群發(fā)郵件 ” 不當(dāng)而造成公司內(nèi)部騷亂的例子屢見(jiàn)不鮮? 除了董事長(zhǎng) /總經(jīng)理 “ 致全體員工 ” 外，其他人禁止使用群發(fā)郵件? 通知通告類郵件只發(fā)到部門主管和部門文員，由部門主管負(fù)責(zé)傳達(dá) (這是部門主管的責(zé)任 )? 不要自認(rèn)為 “ 這個(gè)郵件可以群發(fā) ” 你就群發(fā)了，一旦這樣，你出錯(cuò)的機(jī)會(huì)就多一次。? 不要自己發(fā)送離職通知郵件。離職通知由人資部門負(fù)責(zé)發(fā)送2023/3/21 84. 郵件主題? 主題一定要寫，不能為空? 主題必須具體，不含糊， 且 有意義– 例如： “ 20230813 生產(chǎn)部 周 工作例會(huì)會(huì)議記錄 ” ? 當(dāng)回復(fù)郵件時(shí)，要修改主題以反映新的內(nèi)容 ? 郵件回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)多次后，主題前面會(huì)自動(dòng)添加 “ 回復(fù) ” 、“ Re” 、 “ Fw” 等，你要適當(dāng)刪除，保留最多兩個(gè)。 這樣的例子 就沒(méi)有 意 義，如：? 在資源管理器中使用快捷方式發(fā)送郵件時(shí)，請(qǐng)刪除主題中的 “ 發(fā)送附件： ” ，不要出現(xiàn) “ 發(fā)送附件： XXXX”Re: Re: Re: Re: Re: 清明節(jié)放假事宜2023/3/21 9不要使用 “ 萬(wàn)金油 ” 郵件主題? 主題的含義要具體且有意義– 以下的主題不夠具體，不方便收件人理解2023/3/21 105. 回復(fù)郵件時(shí)注意：主題與內(nèi)容相符? 主題要與郵件內(nèi)容相符，特別注意在 回復(fù)郵件時(shí)或轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí) ，要根據(jù)郵件內(nèi)容修改主題。– 以下例子不應(yīng)是回復(fù)郵件，而是要新建郵件2023/3/21 116. 主題不是正文? 不要 把郵件正文內(nèi)容寫在主題中 , 除非只有簡(jiǎn)單的一句話– 以下是不恰當(dāng)?shù)泥]件主題2023/3/21 127. 稱呼? 郵件要有稱呼? 稱呼要和收件人清單一致，不含抄送人? 當(dāng)收件人為多人時(shí)，稱呼可用：– 各位：– 各位領(lǐng)導(dǎo)：– 各位同事：– Dear all,(如為英文郵件，要用逗號(hào) )2023/3/21 138. 郵件正文? 正文要從 “ 稱呼 ” 下另起一行，不要從 “ 稱呼 ” 在同一行開始。? 按邏輯順序安排郵件內(nèi)容 – 首先： 開門見(jiàn)山 ， 點(diǎn)明問(wèn)題– 其次：細(xì)節(jié) 描述， 背景 說(shuō)明 – 接著：提供支持性材料或附件 – 留意：原郵
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