【正文】 時間管理的改進(jìn)方法 方法之一：消除電話干擾 原因分析 ? 電話是必須的，設(shè)法對次做出評價，也不認(rèn)為電話是浪費(fèi)時間的重大因素，所以處理起電話來沒有計(jì)劃。 ? 喜歡與下屬或公司各部門進(jìn)行電話交往，電話多表示自己不可缺少和繁忙 ? 總想與下屬或上司及時溝通，對細(xì)節(jié)或小事感興趣。 ? 缺乏有效的授權(quán)，下屬依賴性太強(qiáng)，總是不斷的請示和匯報，不厭其煩地請求指導(dǎo)和幫助。 ? 接聽和打電話沒有時間限制、事實(shí)不完備、未列出討論項(xiàng)目、談話內(nèi)容涉及范圍廣，不著邊際或詳盡答復(fù)政策。 ? 缺乏自我約束、惟恐得罪和冒犯別人，無法有效的結(jié)束電話。 改進(jìn)方法 ? 首先做一次電話記錄，記下電話來源、內(nèi)容、接聽時間等，分析電話的重要性及其對正在做的事情的影響，正確對待電話和做出處理計(jì)劃。 ? 客觀看待電話的作用和自己的地位，有些電話對工作沒有任何意義。重要與否是要與你的工作相關(guān)。 ? 你是經(jīng)理不再是業(yè)務(wù)員，有效的溝通是必須的，摒棄對小事和細(xì)節(jié)的過分關(guān)注。 ? 培養(yǎng)和鍛煉下屬的能力，分配其職責(zé)，實(shí)施有效的授權(quán)，適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)和幫助是有其一定限制的，不是無限的。 ? 著手制訂電話計(jì)劃，對時間、需要事實(shí)、討論項(xiàng)目、談話內(nèi)容的范圍、答復(fù)的方式等做出嚴(yán)格的規(guī)定并執(zhí)行。 ? 嚴(yán)格按照計(jì)劃行動，采取有效的交談技巧，簡潔明確地進(jìn)行電話交談，使用談話的一些結(jié)束技巧。 ? 無法有效的管理秘書，讓其代為接聽一些無效或不太重要的的電話。 ? 阻擋電話無效。 ? 沒有秘書。 ? 打錯的電話。 ? 職責(zé)不清。 ? 落后的電話系統(tǒng)。 ? 明確秘書或助手的職責(zé)，提醒需要注意的重要事項(xiàng)、終止無效的電話、訓(xùn)練秘書等接聽并過濾電話。 ? 分析電話、制訂阻擋電話，與同事或下屬及秘書共同阻擋無用電話。 ? 是否需要秘書做出研究，如果工作量大馬上配備。不需要則自己擬定處理電話的計(jì)劃，按照上述有關(guān)方法加以改進(jìn)。 ? 配備人員名單及相關(guān)的電話號碼本，規(guī)定電話的時間和各相關(guān)人員的職責(zé)和答復(fù)方式，說明自己接聽電話和解決問題的范圍。 ? 與上司、同級、下屬明確每一個人的職責(zé)和詳盡的工作分工，以防打錯電話、職責(zé)糾纏。 ? 改進(jìn)和完善電話系統(tǒng)及設(shè)備，使之符合高效優(yōu)質(zhì)的工作需要。 方法之二：消除不速之客 原因分析 ? 來者不拒、經(jīng)常被打擾，不能認(rèn)識到其嚴(yán)重的后果，所以處理來訪無計(jì)劃。 ? 過高估計(jì)自己的作用、愛熱鬧、喜交往，有較強(qiáng)烈的會客欲望。 ? 想保持消息靈通，事事過問導(dǎo)致下屬事事請示，沒有躲避計(jì)劃。 ? 缺乏授權(quán)，權(quán)力欲望過重，不相信下屬、要求下屬多匯報，自己多簽字，其實(shí)總是在替下屬背猴子。 ? 無法結(jié)束來訪，不切實(shí)際的時間估算，會談經(jīng)常跑題，抓不住關(guān)鍵。 ? 不愿意說訪談結(jié)束或拒絕之類的話。 改進(jìn)方法 ? 做出每周的來訪計(jì)劃、實(shí)行預(yù)約，把公事和私事以及預(yù)定和未預(yù)定的回談加以區(qū)別，深刻認(rèn)識不速之客干擾的破壞性。 ? 客觀分析自己的重要程度，會談的必要性，控制性格的缺點(diǎn)，區(qū)別公事和私人交往。 ? 制訂躲避和拒絕計(jì)劃，用適當(dāng)?shù)姆绞奖３中畔贤ǎ淖兪率逻^問的不良習(xí)慣。 ? 有效授權(quán)，不把持過多的權(quán)利，培養(yǎng)提高下屬處理問題的能力，簡化工作程序，防止下屬的反授權(quán)。 ? 必須事先提出會談時間，對會談內(nèi)容實(shí)施有效控制，抓住主要和關(guān)鍵內(nèi)容。 ? 學(xué)習(xí)拒絕和結(jié)束會談的有關(guān)技巧，走到門口或作些提示性的動作及語言；或讓秘書做出提醒之類的舉動，表明你有要事離開。 ? 實(shí)行開門辦公，招致順路來訪者增多，公司或部門已經(jīng)養(yǎng)成隨時訪談習(xí)慣。 ? 助手或秘書阻擋來訪無效。 ? 沒有配備得力的助手或秘書。 ? 走錯門或找錯訪談人的訪談?wù)摺? ? 各部門或下屬人員職責(zé)不清，辦公室設(shè)置職責(zé)沖突，導(dǎo)致相互影響和干擾。 ? 開門辦公不是真正的打開門使不速之客隨意來訪，重新頒布公司或部門勞動紀(jì)律，不允許隨便訪談。 ? 培養(yǎng)、訓(xùn)練助手和秘書，有效實(shí)施阻擋計(jì)劃，或由他們直接處理一些事情。 ? 根據(jù)需要配備訓(xùn)練助手和秘書，充分發(fā)揮下屬的職責(zé)和發(fā)揮作用。 ? 室外有明確的標(biāo)志及指示，杜絕次類現(xiàn)象的發(fā)生。 ? 明晰下屬及部門之間的職責(zé)、管轄范圍，辦公室設(shè)置要合理、分清職責(zé)，減少人為制造的訪談干擾的障礙。 方法之三：消除無效會議 原因分析 ? 開會成了慣例，會前不制訂計(jì)劃、預(yù)期效果、加以貫徹和實(shí)施，即經(jīng)常是沒有任何目的的開會。 ? 沒有會議議程，對會議的組織或控制沒有計(jì)劃和決策。 ? 開會時間和地點(diǎn)選擇不當(dāng)，與會者與會議內(nèi)容關(guān)聯(lián)很少或無關(guān)聯(lián)，會議通知不全面。 ? 召集會議過多或過濫，或會議缺乏有效溝通，與會者三但兩兩進(jìn)場。 改進(jìn)方法 ? 重新審視每次確定會議的必要性，事先預(yù)定會議計(jì)劃、會議議題、會議目的、預(yù)期效果等相關(guān)內(nèi)容，沒有這些請不要開會。 ? 沒有事先的會議控制和充分組織就不要開會，做出計(jì)劃期望結(jié)果和決策的擬定，確定會議的功能。 ? 根據(jù)會議內(nèi)容、與會人員狀況等選定合適的地點(diǎn)和時間、相應(yīng)的會議設(shè)備等，會議通知要全面，包括與會者要準(zhǔn)備的材料、會議的議題、預(yù)期的建議、時間、地點(diǎn)、具體要求等。 ? 適當(dāng)減少會議次數(shù)，精簡會議內(nèi)容；有效的會議不僅起到?jīng)Q策的作用、還是正式溝通的一種有效方式，并重申開會紀(jì)律，懲罰遲到者。 ? 偏離會議主題和議題，經(jīng)常跑題，偏離會議內(nèi)容，扯遠(yuǎn)話題，對會議沒有有效的控制和組織。 ? 干擾不斷，會議混亂缺乏會議紀(jì)律。 ? 沒有規(guī)定會議時間和各個議題的時間分配，屬于自由論壇，時間拖得很長而沒有實(shí)際內(nèi)容。 ? 要求不相關(guān)的人陪會。 ? 會議時沒有收集到足夠的資料和信息，決策不當(dāng)。 ? 不按時結(jié)束會議，聽任表現(xiàn)欲望強(qiáng)的人長篇大論，沒有會議總結(jié)和記錄等，不對會議任務(wù)和期限進(jìn)行核定。 ? 會議中嚴(yán)格按照會議議題進(jìn)行，偏離后要及時返回，對會議實(shí)施組織和控制，不允許閑談和其他與會議無關(guān)的活動。 ? 不允許會議期間任何的內(nèi)在和外來干擾，重申會議紀(jì)律、嚴(yán)格會議管理，提高與灰者的積極性。 ? 事先確定會議的時間及各個議題的分配，要與會議及議題的重要性緊密相連，圍繞會議主題，防止空、大、假、夸等。 ? 及時清除無關(guān)人員。 ? 會議是一個良好的收集信息和資料、制訂決策的時機(jī)，充分利用，使信息提供者盡量提供準(zhǔn)確可靠的資料供決策者使用。 ? 在規(guī)定時間內(nèi)結(jié)束會議，控制表現(xiàn)力強(qiáng)的人，進(jìn)行會議總結(jié)和記錄并保存，以便隨時查找和對比、檢查實(shí)施等功效，重申會議任務(wù)、期限、人員。 ? 會議記錄沒有備份，不給與會者發(fā)放會議記錄。 ? 會議后沒有有效的貫徹和實(shí)施會議內(nèi)容，缺乏監(jiān)督的工具，實(shí)施的步驟、任務(wù)的執(zhí)行等。 ? 當(dāng)會議任務(wù)完成后或目標(biāo)達(dá)到后，會議所設(shè)立的委員會等機(jī)構(gòu)仍然存在，善后工作沒有人去處理。 ? 當(dāng)天發(fā)放會議記錄，明確與會者的職責(zé)、完成的期限等。 ? 任務(wù)或職責(zé)下達(dá)后要實(shí)施有效的監(jiān)控，組織實(shí)施，配備實(shí)施的設(shè)備工具、資源、條件等，保證所有的議程得到貫徹和執(zhí)行。 ? 對會議設(shè)定的項(xiàng)目、內(nèi)容、任務(wù)等及時總結(jié)，工作結(jié)束后，相關(guān)人員的職責(zé)相應(yīng)解除，設(shè)立的委員長會等機(jī)構(gòu)職能撤銷，不要浪費(fèi)人力和物力。 方法之四：有效計(jì)劃 原因分析 ? 不明白計(jì)劃的重要性。 ? 沒有制定和形成一套計(jì)劃的系統(tǒng)。 ? 總覺得沒有時間制訂計(jì)劃。 ? 缺乏自我控制，放任自己的懶散。 ? 害怕對自己許下承諾，不能保證完成。 改進(jìn)方法 ? 周全的計(jì)劃不僅僅節(jié)省時間，還