【正文】 本資料來 自 1. 目的 規(guī)范公司與質(zhì)量有關(guān)的各類文件和資料的管理，確保與質(zhì)量體系運(yùn)行相關(guān)的各場所，都能得到并使用所需文件的有效版本。 2. 范圍 適用于與質(zhì)量有關(guān)的各類文件和資料（包括適當(dāng)?shù)耐鈦砦募?、電子媒體和磁盤中的資料等）的分類、編號(hào)、編制、審批、發(fā)放、更改、廢止、保存和銷毀。 3. 定義 體系文件：包括一級(jí)文件（質(zhì)量手冊(cè)）、二級(jí)文件（程序文件）、三級(jí)文件（除技術(shù)文件外的有關(guān)管理辦法 和管理規(guī)定等）、四級(jí)文件（表格記錄）。 技術(shù)文件： 包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品圖、工藝卡、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)指導(dǎo)書、抽樣計(jì)劃、操作規(guī)程、控制計(jì)劃、 PFMEA、過程流程圖、平面布置圖等。 外來文件：包括顧客提供的圖紙 /標(biāo)準(zhǔn) /規(guī)范、與產(chǎn)品有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)及法律法規(guī)、 TS/ISO16949： 20xx技術(shù)規(guī)范和相關(guān)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品規(guī)范等。 電子文件： QMS 的電子文件及其它記錄的電子文件。 4. 過程實(shí)現(xiàn)流程 見下頁 5. 過程績效指標(biāo) 使用場所應(yīng)獲得有效版本的文件。 6. 相關(guān)文件 《記錄控制程序》 7. 質(zhì)量記錄 記 錄名稱 保存期限 保管部門 文件資料登記表 長期 辦公室 文件發(fā)放回收記錄表 長期 辦公室 文件更改申請(qǐng)?jiān)u審表 2 年 辦公室 外來文件登記表 長期 辦公室 金壇華誠電子有限公司 文件編號(hào) HDQPM0401 版 次 C/0 文件和資料控制程序 頁 次 1/4 本資料來 自 顧客工程規(guī)范評(píng)審表 2 年 辦公室 流 程 權(quán)責(zé)部門 相關(guān)說明 文件編寫 人員 文件編制 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由公司辦公室組織編寫，各部門編制與本部門 相關(guān)的文件和管理性規(guī)定并同時(shí)編制運(yùn)行所需的表格。 技術(shù)部 根據(jù)顧客及相關(guān)要求編制相應(yīng)技術(shù)文件 文件的編號(hào) 質(zhì)量體系文件編號(hào)格式為： HD — □□□ — □□ — □□ 公司名稱 文件類別 章節(jié) 流水號(hào) 文件類別： QAM — 質(zhì)量手冊(cè)，流水號(hào)為 20xx； QPM — 程序文件 SOP — 作業(yè)標(biāo)準(zhǔn) SIP — 檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn) FOR — 表格 OUT — 外來文件 QG — 管理辦法 版次、修改： A— 第一版本， B— 第二版本，依此類推為 C， D?? 各部門發(fā)放編號(hào)： 發(fā)放編號(hào) 01 02 03 04 接受者 總經(jīng)理 管理者代表 品管部 生產(chǎn)部 發(fā)放編號(hào) 05 06 07 08 接受者 業(yè)務(wù)部 技術(shù)部 辦公室 認(rèn)證公司 金壇華誠電子有限公司 文件編號(hào) HDQPM0401 版 次 C/0 文件和資料控制程序 頁 次 2/4 文件編制 文件編號(hào) 本資料來 自 文件和資料的標(biāo)識(shí) 一、二級(jí)體系文件封面標(biāo)識(shí)內(nèi)容：單位名稱、文件名稱、文件編號(hào)、版本、編制、審核和批準(zhǔn)人；三級(jí)文件及其它管理類文件標(biāo)識(shí)內(nèi)容：單位名稱、文件名稱、文件編號(hào)、版本、編制、審核和批準(zhǔn)人 ；表格標(biāo)識(shí)：表格名稱、編號(hào)。公司的各類文件和資料視情況盡可添加適宜色彩和大小的公司表徽。 文件和資料應(yīng)作好有效版本的標(biāo)識(shí)，推薦和建議的標(biāo)識(shí)部位在文件資料的右上角或左上角。 技術(shù)文件資料的標(biāo)識(shí)與以上標(biāo)識(shí)方法有不一致的，由公司技術(shù)部另行規(guī)定執(zhí)行。 流 程 權(quán)責(zé)部門 相關(guān)說明 管代 部門主管 文件審核 質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由管理 者代表審核，各部門的管理性規(guī)定、技術(shù)文件由部門主管審核。 總經(jīng)理 管代 部門主管 文件批準(zhǔn) 質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)； 各部門的管理性規(guī)定、技術(shù)文件由管理者代表批準(zhǔn)； 各部門使用的質(zhì)量記錄的格式由部門主管審核批準(zhǔn)。 辦公室 文件發(fā)放 將批準(zhǔn)后的文件辦公室歸檔，辦公室將文件記錄于“文件資料登記表”中。 按照文件的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放，并記錄在“文件發(fā)放回收記錄表”中，文件接收人員須簽字確認(rèn)，發(fā)放的文件必須加蓋受控 章（顧客要求提供的文件除外）。 金壇華誠電子有限公司 文件編號(hào) HDQPM0401 版 次 C/0 文件和資料控制程序 頁 次 3/4 標(biāo) 識(shí) 審核 NG NG 批準(zhǔn) 發(fā)放 本資料來 自 各部門 文件的執(zhí)行及評(píng)審與更新 各部門必須嚴(yán)格執(zhí)行文件規(guī)定，以確保 QMS 的有效性。 辦公室和技術(shù)部不定期的對(duì)各部門所使用的文件進(jìn)行監(jiān)督檢查和評(píng)審， 對(duì)過期、失效、作廢、損壞、看不清楚的文件及時(shí)更新，確保工作場所使用有效版本。 各部門 文件的更改 使用部門在文件使用過程中若發(fā)現(xiàn)問題或不適用之處，填寫“文件更改申請(qǐng)?jiān)u審表”交辦公室或技術(shù)部。 說明更改原因及更改內(nèi)容，必要時(shí)需附充分的證據(jù)。 涉及客戶要求的 更改，應(yīng)先取得客戶的同意和書面批準(zhǔn)。 若涉及產(chǎn)品更改，需獲得顧客同意，技術(shù)部下發(fā)“文件更改申請(qǐng)?jiān)u審單”，提交 PPAP 顧客批準(zhǔn)后，更改相關(guān)PPAP 文件，例如：控制計(jì)劃、 PFMEA 等。 文件更改采用 “ 換版 ” 、 “ 換頁 ” 或 “ 劃改 ” 的 方式，采用換版時(shí)，應(yīng)變更版本狀態(tài) ； 采用換頁更改時(shí)，應(yīng)變更修改狀態(tài)，變更修改狀態(tài)依次為 “A” 、 “ B” 、 “C” 、“D”?? ；采用劃改時(shí)，應(yīng)注明劃改人、劃改時(shí)間和劃改處數(shù)。 流 程 權(quán)責(zé)部門 相關(guān)說明 更改的文件再次審核批準(zhǔn) 更改后的文件再次審核批準(zhǔn)按 和 執(zhí)行 辦公室 重新發(fā)放 辦公室將再次批準(zhǔn)后的文件按 要求重新發(fā)放。 辦公室 文件的處置 在下發(fā)新文件的同時(shí)，收回舊版文件，并在舊版文件上加蓋“作廢”章。被作廢的文件資料如需保留，經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)并做好“保留資料”標(biāo)識(shí)后歸檔。如顧客有要求的，必須按顧客要求的期限保存作廢文件 針對(duì)超出保存期限的文件由辦公室統(tǒng)一收回集中處理。 金壇華誠電子有限公司 文件編號(hào) HDQPM0401 版 次 C/0 文件和資 料控制程序 頁 次 4/4 執(zhí)行及評(píng)審與更新 更改 再次批準(zhǔn) 重新發(fā)放 處置 本資料來 自 辦公室 技術(shù)部 外來文件接收和標(biāo)識(shí) 辦公室負(fù)責(zé)收集與公司經(jīng)營和產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)。收集到的文件 登記在《外來文件登記表》中并做 OUT 標(biāo)識(shí)。 技術(shù)部負(fù)責(zé)收集與公司產(chǎn)品相關(guān)的國家、行業(yè)、國際標(biāo)準(zhǔn)；顧客工程標(biāo)準(zhǔn) /規(guī)范 /圖紙 /進(jìn)度要求及其更改。 收集到的文件資料 登記于《外來文件登記表》并做 OUT 標(biāo)識(shí)。 辦公室 技術(shù)部 外來文件評(píng)審及更新 辦公室和技術(shù)部對(duì)收集到的法律文 件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)須確認(rèn)其符合性或是否為最新版本。若可行，每年對(duì)其符合性或版本再確認(rèn)一次。 技術(shù)部在一個(gè)工作周內(nèi)負(fù)責(zé)召集相關(guān)部門對(duì)顧客工程標(biāo)準(zhǔn) /規(guī)范 /圖紙 /進(jìn)度要求及其更改進(jìn)行評(píng)審。并由技術(shù)部負(fù)責(zé)更新和發(fā)放相關(guān)的內(nèi)部文件，記錄更改在在生產(chǎn)中實(shí)施的日期。當(dāng)這些規(guī)范影響生產(chǎn)件批準(zhǔn)程序的文件 (如FMEA,CP)必須對(duì)顧客的生產(chǎn)件批準(zhǔn)記錄進(jìn)行更新。由技術(shù)部負(fù)責(zé)同顧客工程部門聯(lián)系解決。 更改或更新后的文件審核批準(zhǔn)按 和 執(zhí)行 辦公室 更改 /更新的文件登記發(fā)放 將更改或更新的技術(shù)文件登記在“文件資料登記表”上，并按 和 要求做好文件發(fā)放和回收工作。 1. 目的 明確記錄的范圍、編寫原則、保存年限，以提供管理系統(tǒng)有效運(yùn)作之依據(jù)。 2. 范圍 適用于質(zhì)量管理體系有關(guān)的記錄，包括顧客規(guī)定的和供方的記錄。 3. 定義 記錄：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件，通常記錄不需要控制版本。 4. 過程實(shí)現(xiàn)流程 見下頁 5. 過程績效指標(biāo) 金壇華誠電子有限公司 文件編號(hào) HDQPM0402 版 次 C/0 記錄控制程序 頁 次 1/3 NG 外來文件接收 /標(biāo)識(shí) 拒收 評(píng)審 /更新 登記 /發(fā)放 /回收 本資料來 自 記錄填寫及時(shí)性。 記錄填寫正確性。 保存期限。 6. 相關(guān)文件 文件和資料控制程序。 7. 質(zhì)量記錄 流程 權(quán)責(zé)部門 相關(guān)說明 各部門 記錄的表格編制 各部門按 QMS 的要求編制記錄表格。 各部門 記錄表單編號(hào) : HDFOR□□□□ □□ 前四個(gè) □為每個(gè)程序文件的代號(hào)，后兩個(gè)□為表單在程序文件中的順序號(hào)。 記錄名稱 保存期限 保存地點(diǎn) 質(zhì)量記錄一覽表 更新 /年 辦公室 金壇華誠電子有限公司 文件編號(hào) HDQPM0402 版 次 C/0 記錄控制程序 頁 次 2/3 表格編制 編 號(hào) 本資料來 自 各部門 記錄的審核批準(zhǔn) 執(zhí)行《文件和資料控制程序》 的有關(guān)規(guī)定。 辦公室 記錄的備案發(fā)行 各部門編制的記錄表格應(yīng)交 辦公室 備案，由辦公室統(tǒng)一印制后發(fā)放使用。 各部門 記錄表格的管理及填寫 各類質(zhì)量記錄應(yīng)及時(shí)、真實(shí)、字跡清晰，內(nèi)容完整，必要時(shí)須核對(duì)、審核、批準(zhǔn)手續(xù)完整方能生效。 各類質(zhì)量記錄原則上不得修改。因正當(dāng)理由需要修改時(shí)，修改人應(yīng)雙線條劃改的方式，清晰的 保留原內(nèi)容，在旁邊注明修改后的內(nèi)容，并在修改處簽字或蓋章加以證實(shí)。 各部門 質(zhì)量記錄的歸檔 各類質(zhì)量記錄表單，在所記錄的活動(dòng)完成之后，應(yīng)于下一個(gè)月前 5 日內(nèi)完成歸檔。 各部門 記錄表格的評(píng)審及更新 定期的評(píng)審可結(jié)合內(nèi)部質(zhì)量體系審核進(jìn)行；不定期的評(píng)審可根據(jù)需要進(jìn)行，評(píng)審后若需增減、合并、修改記錄表格，提出部門應(yīng)填寫“文件更改申請(qǐng)單”獲部門主管批準(zhǔn)后即可修改。 技質(zhì)部 記錄的再次備案 再次交辦公室備案。 流程 權(quán)責(zé)部門 相關(guān)說明 各部門 記錄的貯存及保護(hù) 將歸檔的記錄貯存于適宜的場所，并做好防火、防潮、防丟失等工作。 電子記錄需備份，并做好防護(hù)工作。 金壇華誠電子有限公司 文件編號(hào) HDQPM0402 版 次 C/0 記錄控制程序 頁 次 3/3 NG 審核批準(zhǔn) 備案發(fā)行 表格管理及填寫 質(zhì)量記錄的歸檔 評(píng)審及更新 再次備案 貯存及保護(hù) 本資料來 自 各部門 記錄的檢索 可選擇按日期、按種類、按產(chǎn)品、按顧客別等方式保存記錄，以確保能在最短時(shí)間內(nèi)查閱。 各部門 記錄的保存期限 按各程序文件規(guī)定的保存期限進(jìn)行保存，具體參 見《 質(zhì)量記錄一覽表》，但該期限為最短期限，若顧客或法規(guī)對(duì)保存期有要求時(shí)，則按其要求保存。 辦公室 業(yè)務(wù)部 質(zhì)量記錄的借閱 因工作需要，需查閱質(zhì)量記錄時(shí)，由借閱人辦理借閱手續(xù)。 外部質(zhì)量審查需查閱存檔的質(zhì)量記錄時(shí)，在審核期限內(nèi)，由辦公室辦理借閱手續(xù)。 當(dāng)合同的要求需要查閱質(zhì)量記錄時(shí)，在商定的期限內(nèi)，由業(yè)務(wù)部辦理借閱手續(xù)。 各部門 辦公室 記錄的處置 超過保存期限的記錄由各部門處置，處置的方式可包括再利用、銷毀、廢棄等。 若涉及公司機(jī)密的記錄則各部門統(tǒng)一上交到辦公室處置。 實(shí)現(xiàn)組織對(duì)質(zhì)量目標(biāo)、業(yè)務(wù)計(jì)劃進(jìn)行管理的策劃。 金壇華誠電子有限公司 文件編號(hào) HDQPM0501 版 次 C/0 業(yè)務(wù)計(jì)劃控制程序 頁 次 1/3 檢 索 保存期限 處 置 質(zhì)量記錄的借閱 本資料來 自 適用與對(duì)確保實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)的資源加以識(shí)別和策劃。 無 見下頁。 經(jīng)營計(jì)劃和質(zhì)量目標(biāo)的可實(shí)現(xiàn)性。 《文件和資料控制程序》 《管理評(píng)審控制程序》 《內(nèi)、外 部溝通管理辦法》 記錄名稱 保存期限 保存地點(diǎn) 年度業(yè)務(wù)計(jì)劃 更新 /年 辦公室 業(yè)務(wù)計(jì)劃考核表 更新 /年 各部門、辦公室