【正文】 外貿(mào)部部門(mén)制度及工作流程（暫行）為了適應(yīng)公司外貿(mào)業(yè)務(wù)的發(fā)展需要，使公司的外貿(mào)業(yè)務(wù)運(yùn)作更加規(guī)范化，從而更好的控制風(fēng)險(xiǎn)，提高運(yùn)作效率，特制定本制度。本制度包括如下內(nèi)容：一． 一般外貿(mào)業(yè)務(wù)流程分析及注意事項(xiàng)二． 外貿(mào)業(yè)務(wù)流程圖三． 外貿(mào)部重要事項(xiàng)匯報(bào)制度四． 客戶(hù)信息管理制度五． 網(wǎng)站，平臺(tái)管理及維護(hù)制度六． 外貿(mào)部合同、發(fā)票、單證及其它重要文件管理制度七． 外貿(mào)部崗位職責(zé)八． 附件1． 答復(fù)外商詢(xún)盤(pán)函件示例2． 對(duì)外報(bào)盤(pán)示例3． 外貿(mào)銷(xiāo)售合同/形式發(fā)票示例4． 文件及單證要求清單5． 銷(xiāo)售部管理制度一般外貿(mào)業(yè)務(wù)流程分析及注意事項(xiàng)外貿(mào)業(yè)務(wù)的整體流程一般應(yīng)包括以下幾個(gè)部分：一． 初期詢(xún)/復(fù)盤(pán)二． 報(bào)價(jià)三． 外銷(xiāo)合同的磋商及簽定四． 運(yùn)輸安排五． 制單結(jié)匯六． 客戶(hù)的聯(lián)系與鞏固一、 初期詢(xún)/復(fù)盤(pán)本階段主要工作為從網(wǎng)絡(luò)及其它信息來(lái)源搜索合適的外商詢(xún)盤(pán)，并結(jié)合實(shí)際，有篩選性的予以復(fù)盤(pán)，并對(duì)有進(jìn)一步消息回復(fù)的外商進(jìn)行跟進(jìn)管理，直至完成業(yè)務(wù)或者確認(rèn)無(wú)法合作，對(duì)于未能達(dá)成合作的，須注明原因分析。（詳見(jiàn)附件《答復(fù)外商詢(xún)盤(pán)函件示例》）本階段操作的主要注意事項(xiàng)如下： 對(duì)外商的詢(xún)盤(pán)真實(shí)性進(jìn)行分析。 推薦產(chǎn)品應(yīng)注意：是否符合客戶(hù)需求，能否滿(mǎn)足商品使用地的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)須全方位了解國(guó)家對(duì)該類(lèi)產(chǎn)品的政策信息，有無(wú)強(qiáng)制性限制等。 在報(bào)盤(pán)之前，還應(yīng)盡可能的了解外商背景，如通過(guò)外商網(wǎng)站等了解其進(jìn)口資質(zhì)、是否終端客戶(hù)、公司規(guī)模、消費(fèi)區(qū)域，以及其產(chǎn)品的當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)行情及動(dòng)向。 在初次給外商報(bào)盤(pán)時(shí)應(yīng)盡量將文件做到細(xì)致、完整，可適當(dāng)配合產(chǎn)品圖片及介紹，避免空話(huà)套話(huà)，郵件層次要清晰。 對(duì)于外商的郵件、傳真，原則上在24小時(shí)內(nèi)答復(fù)；特殊情況需要延期的，應(yīng)及時(shí)向外商解釋及大概需要的時(shí)間。 對(duì)于每一個(gè)發(fā)過(guò)產(chǎn)品的介紹的外商都應(yīng)在華邦營(yíng)銷(xiāo)管理系統(tǒng)上及時(shí)記錄，以方便進(jìn)一步的跟進(jìn)操作。 為達(dá)到詢(xún)盤(pán)數(shù)量最大化，每天各平臺(tái)需更新50張以上的產(chǎn)品信息，外貿(mào)經(jīng)理作不定期檢查。 每個(gè)周一實(shí)行詢(xún)盤(pán)數(shù)量統(tǒng)計(jì)，詢(xún)盤(pán)質(zhì)量分析例會(huì)，針對(duì)意向客戶(hù)統(tǒng)計(jì)，已有客人分析，市場(chǎng)分析，時(shí)間為每周星期一上午九點(diǎn)半，時(shí)間有變另行通知。 各業(yè)務(wù)員每星期六13:30前需提供各平臺(tái)后臺(tái)信息給外貿(mào)經(jīng)理，由外貿(mào)經(jīng)理匯總并編好周、月、季報(bào)表上報(bào)總經(jīng)理。 回復(fù)客人第一次詢(xún)盤(pán)沒(méi)有答復(fù)的，第三天應(yīng)該重新發(fā)送一次，沒(méi)有答復(fù)的詢(xún)盤(pán)須做好標(biāo)記，并不定期將公司新款介紹給客戶(hù)；1 所有客戶(hù)資源歸公司所有，外貿(mào)部不能將客人詢(xún)盤(pán)資料及客戶(hù)信息占為私有或泄漏給其它公司；二、 報(bào)價(jià)本階段為與外商經(jīng)過(guò)初期的詢(xún)盤(pán)及回復(fù)，在對(duì)產(chǎn)品達(dá)成初步共識(shí)及一定意向之后，向外商提供產(chǎn)品及價(jià)格的階段。本階段操作的主要注意事項(xiàng)如下： 無(wú)特殊情況，業(yè)務(wù)員需考慮以C價(jià)為初步報(bào)價(jià)。 客戶(hù)等級(jí)比較高或訂單量比較大的情況下，業(yè)務(wù)員可選擇B價(jià)給予客戶(hù)優(yōu)惠。 報(bào)盤(pán)價(jià)格采用A價(jià)需經(jīng)外貿(mào)經(jīng)理批準(zhǔn)。 報(bào)盤(pán)價(jià)格低于A價(jià)需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn) 郵件答復(fù)客戶(hù)需在管理軟件上進(jìn)行，如有特殊情況不能使用系統(tǒng)發(fā)送郵件，則需CC給業(yè)務(wù)經(jīng)理。三、 合同\形式發(fā)票的磋商及簽定本階段為產(chǎn)品屬性及質(zhì)量等經(jīng)外商確定，后就價(jià)格及合同細(xì)節(jié)與外商進(jìn)行進(jìn)一步磋商，以最終達(dá)成合作。本階段操作的主要注意事項(xiàng)如下： 合同簽定應(yīng)由我方起草，明確雙方權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量鑒定、付款方式、合同履行時(shí)效、違約責(zé)任、糾紛解決等必須條款（詳見(jiàn)附件《外貿(mào)銷(xiāo)售合同示例》）。 合同簽定前須有完整的產(chǎn)品質(zhì)量報(bào)告，書(shū)面送交外商正式確認(rèn)，作為合同附件。 合同中須明確雙方各自的進(jìn)、出口資質(zhì)，及相應(yīng)國(guó)家的進(jìn)、出口政策及限制。 任何對(duì)外合同的正式簽定，均需經(jīng)外貿(mào)部及財(cái)務(wù)部會(huì)審后報(bào)總經(jīng)理審批確定。 其它根據(jù)具體產(chǎn)品特性可能涉及到的合同風(fēng)險(xiǎn)。 如若客戶(hù)僅需要開(kāi)具形式發(fā)票P(pán)ROFORMA INVOCIE（PI）時(shí)，業(yè)務(wù)員需交由外貿(mào)經(jīng)理簽字及總經(jīng)理蓋章后才能發(fā)給客戶(hù)。 待財(cái)務(wù)部核實(shí)收到客戶(hù)付款后，由財(cái)務(wù)部在PI上蓋章確認(rèn)及簽署到賬日期。PI一式兩份，原件交由財(cái)務(wù)部保管，副本交由外貿(mào)經(jīng)理存檔。四、 運(yùn)輸安排本階段是在外貿(mào)業(yè)務(wù)中不可或缺的一環(huán)節(jié)，具體包括：租船訂倉(cāng)、拖柜等地面運(yùn)輸、裝船及空運(yùn)等。本階段操作的注意事項(xiàng)如下： 平時(shí)要多注意搜集整理貨代及船運(yùn)公司信息，比較價(jià)格及服務(wù)。 對(duì)外合同確定為CIF或CNF等賣(mài)方承擔(dān)運(yùn)輸及運(yùn)費(fèi)的，應(yīng)盡早與貨代或船運(yùn)公司聯(lián)系，咨詢(xún)船期安排，并在收到國(guó)外客戶(hù)正式信用證后確定船運(yùn)合同。 在與國(guó)外客戶(hù)簽定合同時(shí)，應(yīng)明確我方所定船運(yùn)公司是否需要對(duì)方確認(rèn)或是否為對(duì)方國(guó)家所承認(rèn)，即是否具有向外銷(xiāo)目的地國(guó)家運(yùn)輸?shù)馁Y質(zhì)，此條亦須在與船運(yùn)公司的合同中明確。如需我方聯(lián)系貨代，業(yè)務(wù)員必須將貨代詳細(xì)信息包括貨代公司名稱(chēng)、聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)上報(bào)外貿(mào)部經(jīng)理。 在運(yùn)輸過(guò)程開(kāi)始之前，業(yè)務(wù)員應(yīng)該指定運(yùn)輸節(jié)點(diǎn)表格，清楚標(biāo)注每一步的時(shí)間，地點(diǎn)，安排，聯(lián)系人及聯(lián)系方式，文件要求等。 如簽定為FOB條款，應(yīng)盡早與外商指定的船運(yùn)公司聯(lián)系確定船期，并與工廠交貨期協(xié)調(diào)好，降低中間倉(cāng)儲(chǔ)所帶來(lái)的成本費(fèi)用。 如簽訂為EXW條款，應(yīng)盡早確定寄件公司及運(yùn)輸期，將運(yùn)輸單號(hào)發(fā)給客戶(hù)。 業(yè)務(wù)員務(wù)必與貨代核實(shí)運(yùn)費(fèi)及考慮其他可能產(chǎn)生的費(fèi)用，如屬因個(gè)人操作失當(dāng)而造成不必要的損失，業(yè)務(wù)員將承擔(dān)該部分的費(fèi)用。 業(yè)務(wù)員必須熟悉各型號(hào)產(chǎn)品包裝信息，包括但不限于包裝尺寸，凈重量，毛重量等。五、 制單結(jié)匯本階段為整個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)流程中最重要的一環(huán)節(jié)，因?yàn)橥赓Q(mào)業(yè)務(wù)多數(shù)是單據(jù)對(duì)單據(jù)的業(yè)務(wù)，單證是否齊全直接關(guān)系到業(yè)務(wù)收益能否順利獲得。本階段的操作注意事項(xiàng)如下： 整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程中，業(yè)務(wù)員應(yīng)與公司財(cái)務(wù)就單證問(wèn)題隨時(shí)保持溝通，確保收到或者發(fā)出單證的合法性、有效性及完整性，同時(shí)方便財(cái)務(wù)人員最終完成結(jié)匯收款工作。 業(yè)務(wù)過(guò)程中所有涉及的單證除了正本應(yīng)該妥善保管外，每份單證至少須備一式兩份復(fù)印件副本，一份交公司財(cái)務(wù)部存檔，一份由外貿(mào)經(jīng)理存檔，并在單筆業(yè)務(wù)完結(jié)后，作為公司檔案保存?zhèn)洳椤?業(yè)務(wù)員銷(xiāo)售提成方案仍沿用公司于2015年10發(fā)布的《銷(xiāo)售部管理制度》，詳見(jiàn)附件。 各業(yè)務(wù)員需在業(yè)務(wù)完成后及時(shí)將銷(xiāo)售信息錄入華邦營(yíng)銷(xiāo)管理軟件，公司將會(huì)以軟件為依據(jù)計(jì)算業(yè)績(jī)和提成。六、 客戶(hù)的聯(lián)系與鞏固本階段是公司外貿(mào)業(yè)務(wù)能否長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展下去的關(guān)鍵，鞏固發(fā)展一個(gè)成熟的客戶(hù)所花費(fèi)的時(shí)間可能只有開(kāi)發(fā)一個(gè)新客戶(hù)的幾分之一。本階段操作的注意事項(xiàng)如下： 不管有無(wú)定期業(yè)務(wù)往來(lái)，均應(yīng)定期向國(guó)內(nèi)外客戶(hù)致電致郵問(wèn)候，交流各自情況，挖掘潛在的信息資源