英文電子郵件的格式(已修改)
2025-08-17 16:24 本頁面
【正文】 English in Electric Automation 張玲 專業(yè)英語培訓(xùn)講義 2022~2022學(xué)年第一學(xué)期 電氣工程及其自動化 20221, 20222班 據(jù)調(diào)查 ， 約有 88%的互聯(lián)網(wǎng)用戶使用電子郵件 ，而在商務(wù)領(lǐng)域中約有 90%的員工通過電子郵件的形式來聯(lián)系公務(wù) 。 英文電子郵件的重要性 商務(wù)英語電子郵件以其 方便快捷 ， 在現(xiàn)代商務(wù)活動中起著重要作用 。 商務(wù)往來中的電子郵件代表著公司的 形象 ， 顯示著公司的 水平 和 實(shí)力 ， 直接影響到客戶對公司的評估 。 所以 ， 商務(wù)電子郵件的寫作在業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位 。 1/64 ? 商務(wù)英語電子郵件的格式 ? 商務(wù)英語電子郵件的寫作要求 ? 商務(wù)英語電子郵件寫作注意事項(xiàng) ? 商務(wù)英語電子郵件常用句式 Contents 2/64 商務(wù)英語電子郵件由五部分組成： ? Address 收信人 Email地址、抄送收信人 Email地址、密送收信人 Email地址 ? Subject 主題 ? Salutation 稱呼、 Opening 開頭、 Body 正文、Ending 結(jié)尾句 ? Complimentary Close 禮貌結(jié)束語 ? Writer’s Full Name 寫信人全名、 Writer’s Title and Department 寫信人職務(wù)及所屬部門、Address 地址、 Tel 電話號碼、 Fax 傳真 商務(wù)英語電子郵件的格式 (1/15) 3/64 ? Address – 地址 ? 收信人地址 To: ? 抄送收信人地址 Cc: ? 密送收信人地址 Bcc: Cc: Carbon Copy Bcc: Blind Carbon Copy To: Cc: Bcc: 多個(gè)收信人地址用 半角 的 逗號 或者 分號 隔開。 商務(wù)英語電子郵件的格式 (2/15) 4/64 ? Subject – 主題 (1/3) 1. 主題 (Subject) 框的內(nèi)容應(yīng) 簡明 地 概括 信的內(nèi)容 ，短的可以是一個(gè)單詞 ， 如 greetings；長的可以是一個(gè)名詞性短語 ， 也可以是完整的句子 ， 但長度一般不超過 35個(gè)字母 。 YES： Supplier training NO： professional trainees from sister pany should abide by rule of local pany 商務(wù)英語電子郵件的格式 (3/15) 5/64 ? Subject – 主題 (2/3) 2. 主題框的內(nèi)容切 忌含糊不清 。 NO： News about the meeting YES： Tomorrow39。s meeting canceled 3. 視信的內(nèi)容是否重要 ， 還可以開頭加上URGENT或者 FYI (For Your Information， 供參考 ) 例如： URGENT: Submit your report today! 商務(wù)英語電子郵件的格式 (4/15) 6/64 ? Subject – 主題 (3/3) 4. 一般來說 ， 只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可 。 另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于 5個(gè)字母的介詞 、 連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫 。 YES： New Email Address Notification Detailed calculation NO： detailed calculation 商務(wù)英語電子郵件的格式 (5/15) 7/64 ? Salutation 稱呼 (1/4) 根據(jù)發(fā)信人的具體情況以及發(fā)信人與收信人之間的關(guān)系而定 。 1. 在同輩的親朋好友或同事之間可以直呼其名 ， 但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓 。 Tom Hanks Dear/Hi Tom, Dear Mr Hanks, 2. 收信人的名字千萬不要寫錯(cuò) 。 商務(wù)英語電子郵件的格式 (6/15) Jennifer Aniston Miss/ Mrs/ Ms Aniston 8/64 ? Salutation 稱呼 (2/4) 3. 收信人是多個(gè)男性用 Messrs；多個(gè)女性用 Mesdames, Mmes, 或 Mses；有男有女 ， 弄清楚每個(gè)人的稱呼 。 Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 4. 有榮譽(yù)學(xué)位多不喜歡用一般的頭銜 。 Mses. Dicaprio, Lionel, and Green Mr. Harold Wright and Miss Margaret Wright Dr. / Prof. / General / Senator Wright 商務(wù)英語電子郵件的格式 (7/15) 9/64 ? Salutation 稱呼 (3/4) 5. 老外的名字有時(shí)有 Jr. 或 Sr., 羅馬數(shù)字 I， II等 Martin Luther King, Jr. John Parker, Sr. is the father of John Parker, Jr. Gee Bush Sr. Gee VI When Gee VI died, Elizabeth II succeeded to the throne. 商務(wù)英語電子郵件的格式 (8/15) 10/64 ? Salutation 稱呼 (4/4) 6. 如果沒有名字 ， 或者是很正規(guī)的郵件 ， 則可用： Dear Committee Member: Dear Colleagues: Dear Meeting Planner: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: 商務(wù)英語電子郵件的格式 (9/15) Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: Ladies or Gentlemen: Dear Customers， 11/64 ? Opening – 開頭 (1/3) 澄清你的意圖 在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要 ， 這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容 。 感謝讀者是郵件開場白的好辦法 。 感謝您的讀者能讓對方感到高興 ，特別是之后你有事相求的情況下會很有幫助 。 商務(wù)英語電子郵件的格式 (10/15) 記得要注意語法 ， 拼寫和標(biāo)點(diǎn)符號 ， 保持句子簡短明了且句意前后一致 。 12/64 ? Opening – 開頭 (2/3) 商務(wù)英語電子郵件的格式 (11/15) 2. 如果回復(fù)客戶的咨詢 ， 向他們對公司的興趣表示感謝 Thank you for contacting us. 3. 如果對方已經(jīng)回復(fù)過你的一封郵件了 ， 感謝回復(fù) Thank you for your prompt reply. Thanks for getting back to me. 1. 如果你主動給別人寫郵件 ， 表明意圖 I am writing to… 13/64 ? Opening – 開頭 (3/3) 商務(wù)英語電子郵件的格式 (12/15) 5. 如果有人給了你
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