【正文】 59 / 60超市管理信息系統(tǒng)分析與點評某某連鎖超市地處北京，成立于二十世紀九十年代初期。連鎖店采用統(tǒng)一采購，統(tǒng)一核算，統(tǒng)一配送的低成本的經(jīng)營方式。超市發(fā)展至今已經(jīng)擁有十幾家連鎖店，一家配送中心。我們研究的對象是該連鎖超市的分店，其規(guī)模屬于中型超市。它占地面積約六百多平方米，擁有管理人員及職員一百人左右。主要提供日用百貨、煙酒食品、各種肉類、蔬菜、水果等商品，品種超過上千種。因規(guī)模的擴大，業(yè)務(wù)的擴張，必須引進先進的管理思想、方法和技術(shù)，以提高企業(yè)的管理水平，使該店實現(xiàn)在五年內(nèi)發(fā)展成為一個大型綜合超市的遠期目標。為此，該連鎖店提出，近期內(nèi)要運用信息技術(shù)，建立起包括人事管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)，以簡化人事管理，提高商品庫存效率，增加公司年度利潤。系統(tǒng)目標本系統(tǒng)開發(fā)混合運用結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)開發(fā)方法與面向?qū)ο箝_發(fā)方法，結(jié)合兩種開發(fā)方法各自的優(yōu)勢進行系統(tǒng)開發(fā)。系統(tǒng)計劃實現(xiàn)后，計算機系統(tǒng)代替原來繁瑣的人工檔案管理，能完成以下功能：（1）檔案查詢；（2）檔案更新；（3）檔案輸出。對原來的庫存管理系統(tǒng)進行改進，使之能為公司提供強大的管理支持和查詢服務(wù)。具體完成以下功能:（1）庫存輸入， （2）庫存修改；（3）庫存查詢。系統(tǒng)開發(fā)可行性技術(shù)可行性：開發(fā)本系統(tǒng)要求開發(fā)人員能夠熟練運用VB、VF等編程語言。目前技術(shù)人員已經(jīng)掌握這些編程語言。因此，本次系統(tǒng)開發(fā)在技術(shù)上是可行的。時間可行性：開發(fā)時間需要兩個月左右。前一個半月，主要用于系統(tǒng)分析、設(shè)計、實現(xiàn)，后面的時間用于調(diào)試。資金可行性：由于現(xiàn)在已有一部分電腦等所需設(shè)備，可以盡可能的發(fā)揮作用，資金可節(jié)約不少，因此開發(fā)資金是可行的。人員可行性：所需人員十人左右，其中由系統(tǒng)分析員、系統(tǒng)設(shè)計員、程序員等構(gòu)成，同時應(yīng)有超市業(yè)務(wù)人員參與。開發(fā)小組進行培訓學習后可達到人員要求。某某超市的組織結(jié)構(gòu)如圖11組織結(jié)構(gòu)圖描述：超市的主要決策和管理機構(gòu)是董事會，董事會分管各連鎖店經(jīng)理和配送中心，配送中心在超市的經(jīng)營中所扮演的角色是給貨品不足的各連鎖店補充貨品，相對來說，此部門是比較獨立的。連鎖店由專職經(jīng)理負責，每家連鎖店分為銷售部，庫存管理部，財務(wù)部，人事部四個主要部門。董事會連鎖店經(jīng)理連鎖店經(jīng)理配送中心庫存管理部銷售部財務(wù)部人事部圖11 原系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖．．．．．．．．．庫存管理部主要任務(wù)是根據(jù)銷售部提供的情況和配送中心及時聯(lián)系，使庫房貨源充足。負責貨物的接收，并安排好貨物的存放事宜。對每天進出的貨物詳細記錄，使基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完備。銷售部主要負責日常銷售工作，包括物品擺放，貨架整理，收銀臺等銷售區(qū)的日常事務(wù)。也需要及時準確地將信息反饋給其他部門，以保證商品的及時供應(yīng)更新。同時處理消費者提出的各種疑問和信息，為公司的整體運作提供有力支持。財務(wù)部門負責一切與財務(wù)有關(guān)的各項事宜，全面記錄公司的資金流動，包括各種收入支出，稅務(wù)，結(jié)算整理。對進出貨款項實行控制，定期分析資金走向，為公司的發(fā)展計劃做好準備。人事部工作重心在店內(nèi)員工的工作安排，分配，調(diào)動。也包括對檔案的整理，定期分批對員工進行培訓，以增加專業(yè)知識。為把公司凝聚成統(tǒng)一、奮進的團隊而努力。教師點評： 概述中開發(fā)背景、系統(tǒng)目標和開發(fā)的可行性這二部分，寫得簡明扼要，邏輯清楚。但是，在組織結(jié)構(gòu)分析部分，應(yīng)該注意分析的對象。對于超市管理信息系統(tǒng)而言，其對象是超市連鎖店，而不是超市集團；所以繪制系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)應(yīng)該以連鎖店為主，描述中還缺少本組織與外部實體的交流、以及交流的信息。本次系統(tǒng)開發(fā)只需開發(fā)組織內(nèi)部的庫存管理信息系統(tǒng)和人事檔案管理信息系統(tǒng)，采取的是全面鋪開與重點調(diào)查相結(jié)合的方法，即將工作重點放在庫存管理部與人事部的具體業(yè)務(wù)上，略去其他無關(guān)部門的具體業(yè)務(wù)調(diào)查。現(xiàn)行系統(tǒng)的人事管理業(yè)務(wù)流程圖如圖12。各部門根據(jù)本部門的自身發(fā)展要求遞交職員需求文件至人事部。人事部調(diào)用各部門人事檔案，進行檢查修改并根據(jù)檔案制定招聘或解雇計劃，將計劃交至連鎖店經(jīng)理進行審批。經(jīng)理批準后，人事部正式下達招聘或解雇職員的計劃，以使得新職員在各部門投入工作。存檔系統(tǒng)分析表格名稱 人事管理業(yè)務(wù)流程 共1圖 / 第1張圖職員需求文件各部門檢查職員檔案人事部招聘或解雇計劃審批連鎖店經(jīng)理招聘或解雇職員人事部任用各部門業(yè)務(wù)名稱：庫存管理制圖：xxx審核：錢大琳單位名稱：運輸0101 第2組 核對：yyy2003年8月 1日圖12現(xiàn)行系統(tǒng)的人事管理業(yè)務(wù)流程圖現(xiàn)行系統(tǒng)的庫存管理業(yè)務(wù)流程圖如圖13所示，銷售部在銷售貨物時發(fā)現(xiàn)貨架上某種商品不足，根據(jù)這種商品的銷售量及時制定貨品需求計劃，送至庫存管理部。庫存管理部檢查這種商品的存貨量，如果儲貨不足則制定進貨計劃，交給連鎖店經(jīng)理審批。經(jīng)理批準后，告知財務(wù)部提款。庫存管理部與配送中心聯(lián)系，然后接收存儲貨物，并送至銷售部進行銷售。存檔系統(tǒng)分析表格名稱 庫存管理業(yè)務(wù)流程 共 圖 / 第 張圖貨品需求計劃銷售部檢查存貨 量庫存管理部進貨計劃審批連鎖店經(jīng)理提款財務(wù)部接貨存儲庫存管理部銷售銷售部業(yè)務(wù)名稱：庫存管理制圖：xxx審核： 單位名稱：運輸0101 第2組 核對：yyy2003年8月 1日圖13 現(xiàn)行系統(tǒng)庫存管理業(yè)務(wù)流程圖教師點評：業(yè)務(wù)流程圖要以所研究的業(yè)務(wù)功能處理過程為主線展開，圖12業(yè)務(wù)流程圖應(yīng)該描述的是系統(tǒng)目標中確定的人事檔案管理業(yè)務(wù)的工作流程，而不是人事管理業(yè)務(wù)流程，弄錯了研究的對象。圖13的業(yè)務(wù)流程非常清晰，但在業(yè)務(wù)流程中間或結(jié)束環(huán)節(jié)應(yīng)該有存檔處理，比如在銷售部的銷售環(huán)節(jié)或者在進貨計劃環(huán)節(jié)加上“存檔”處理?，F(xiàn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析 通過U/C矩陣（圖14）分析現(xiàn)行系統(tǒng)的匯總數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)類 功能 計劃銷售量實際銷售量財務(wù)計劃成本商品供應(yīng)庫存訂貨職工銷售計劃C UU銷售管理C財務(wù)規(guī)劃UCUU財務(wù)會計UUUU成本會計UCU商品需求UUCU庫存控制UUUCU訂貨服務(wù)UC用人計劃UC業(yè)績考評U圖14 U/C矩陣教師點評：系統(tǒng)分析過程中的U/C矩陣是對數(shù)據(jù)作進一步分析的主要工具，在系統(tǒng)規(guī)模不大或系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程分析很清楚的情況下，此部分可以不作要求。圖14的U/C矩陣涉及到許多業(yè)務(wù)功能和數(shù)據(jù)類，但實際上在后面的系統(tǒng)設(shè)計和開發(fā)中，很多數(shù)據(jù)均沒有涉及到。因此，此部分的必要性尚需研究。如果需要利用U/C矩陣作數(shù)據(jù)分析，則主要在于對U/C矩陣進行數(shù)據(jù)的正確性分析?，F(xiàn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程分析 因本次開發(fā)著重于建立更為科學的庫存管理信息系統(tǒng)，所以對庫存處理過程進行數(shù)據(jù)流程分析。原系統(tǒng)分析1．0表格名稱：庫存處理數(shù)據(jù)流程頂層結(jié)構(gòu)圖 第 1 圖 / 共 2 張圖 銷售清單 訂單 庫存信息 送貨單 庫存處理銷售部配送中心商品數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)名稱：庫存處理單位名稱：運輸0101 第2組審核：錢大琳制圖時間：2003年8月1日制圖：xxx核對：yyy庫存數(shù)據(jù)圖15 現(xiàn)行系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)流程頂層結(jié)構(gòu)圖銷售部人員將每日的銷售量信息數(shù)據(jù)傳至庫存管理部進行庫存處理。庫存管理部綜合商品需求信息初步確定所需補充的商品。在對現(xiàn)有庫存量進行檢查后再確定是否進貨。