【正文】 哈佛管理技能培訓教程：第七單元 哈佛經(jīng)理工作檢測 第三章 哈佛經(jīng)理職責檢測手冊 第三章哈佛經(jīng)理職責檢測手冊 一、哈佛管理者各種責任檢測內(nèi)容 基本準則 行政事務工作在執(zhí)行業(yè)務時發(fā)揮了樞紐的作用，但它本身不可能成為目的。行政事務工作的性質是，只有了解了業(yè)務功能，事務工作存在的價值才會得到承認 □ 有關內(nèi)部行政管理規(guī)定的調(diào)查事項 (1)是否有內(nèi)部管理規(guī)定?如有，應調(diào)查規(guī)定是否體系化，有哪些具體規(guī)定?  (2)部分或整體看來，規(guī)定有無重復之處? (3)部分或整體看來，有無不必要的規(guī)定? (4)部分或整體看來，有無需要更改的規(guī)定? (5)有無遺漏的規(guī)定? (6)是否完整而正確地更改了應更改的部分? (7)是否按規(guī)定執(zhí)行業(yè)務? (8)有無要求更改規(guī)定的呼聲的愿望? (9)所規(guī)定的內(nèi)容是否被充分了解了? (10)是否在必要的部門作了充分的必要規(guī)定? (11)有無無視規(guī)定擅自帶公司東西出公司或遺失的現(xiàn)象? (12)有無使業(yè)務工作效率降低的規(guī)定? (13)有無必要重作新的規(guī)定? (14)在發(fā)生組織變動、建議作出改善及其他影響規(guī)定的情況時，是否能適時修改規(guī)定? (15)廢除、修改及核準規(guī)定的權限是否明確? □ 有關文件會簽呈核制度的調(diào)查事項 (1)是否實行了文件會簽呈核制度?如已實行，應調(diào)查實行后執(zhí)行過幾次? (2)有無文件會簽呈核制度方面的規(guī)定?如有，應調(diào)查有哪些規(guī)定? (3)依據(jù)什么來規(guī)定文件會簽呈核制定的基本內(nèi)容，即文件事項和會簽呈核手續(xù)的規(guī)定是什么?應調(diào)查依據(jù)下述哪一項：①文件會簽呈核方面的獨立規(guī)定；②文件會簽呈核方面的其它規(guī)定；③慣例；④特定管理人員的指示。 (4)文件會簽呈核方面的規(guī)定和它各項規(guī)定關系是否明確? (5)文件會簽呈核的重要步驟(例如起草、會簽、呈核、定稿)是否明確。 (6)每月平均作幾次文件會簽標準?應調(diào)查下述幾點：①全公司文件會簽核準的月平均次數(shù)；②分公司、分店、辦事處文件會簽核準的月平均次數(shù)；③會簽核準文件最多的是哪個門；④各類(人事、生產(chǎn)、銷售、進貨、經(jīng)營管理、總務等)會簽核準文件的提出次數(shù)。 (7)是否按內(nèi)容規(guī)定了具體的區(qū)別文件會簽呈核項目的標準?。 (8)是否把文件會簽呈核事項分為決定事項和同意事項? (9)在文件會簽呈核手續(xù)方面，是否明確規(guī)定相關人員的起草權、審查權、協(xié)商權、調(diào)整權、管理權、批準權的權限? (10)會簽呈核文件的管理情況如何?應調(diào)查是由特定部門集中管理，還是由各部門分散管理。 (11)在起草文件前是否進行了協(xié)商? (12)怎樣起草文件?應調(diào)查是單獨起草，還是共同起草。 (13)是否規(guī)定將文件內(nèi)容列成條款? (14)是否規(guī)定了文件的式樣? (15)文件是否標有整理號碼?如果有，應調(diào)查下述哪種?①職能分類號；②部門分類號；③文件分類號；④其它。 (16)是否對文件的附件作了具體規(guī)定?如已規(guī)定，應調(diào)查是下述哪項規(guī)定：①不作為附件，而是記入正文；②在附件多的情況下加以整理，使之一目了然。 (17)是否將緊急會簽呈核文件或機密會簽呈核文件與普通會簽呈核文件分開，且按特殊手續(xù)提出? (18)共同討論協(xié)議是否在特定機構、委員會會議、會簽呈核文件審議會進行?如果有這種機構，應調(diào)查機構名稱。 (19)采取何種方式促進會簽和協(xié)商，應從負責人、次數(shù)、方法等方面進行調(diào)查。 (20)是否確立了在會簽人員不在的情況下，能由別人代理的制度? (21)有關會簽呈核的決議是否明確地分為核準或和附有條件修改、保留及否決的核準。 (22)對于已核準附條件修改、保留、否決的會簽呈核文件，是否明確提出了理由、條件? (23)按什么手續(xù)處理已核準但附條件修改、保留、否決的會簽呈核文件? (24)是否規(guī)定了通知已核準文件的方法? (25)是否明確規(guī)定了業(yè)已核準的會簽呈核事項的有效期? (26)如何報告已核準的會簽呈核事項的實施情況及實施結果? (27)如何稽核已核準的會簽呈核事項的實施結果? (28)是否明確規(guī)定了會簽呈核文件的保存年限?如規(guī)定了，應調(diào)查其具體年限。 □ 有關報告制度的調(diào)查事項 (１)是否考慮了各級管理人員所需報告書種類及使用方法? (２)有無重要的報告書是一時心血來潮作成而又不知不覺地被廢除的情況? (3)有無方便的時候提出報告書，而在不方便的時候就不提出報告書的情況? (4)各管理人員是否要求提供自己所需要的報告書? (5)是否認為報告書過多? (6)是否果真能充分利用報告書? (7)管理人員是否認為現(xiàn)有的報告書足夠了? (8)企業(yè)最高領導者及部屬、科主管是否清楚自己需要什么樣的報告書? (9)有無因循舊習而制作無用報告書的情況? (10)有無因提報告人的個人片面之見提出了無效用的報告書的情況? (11)報告書有無明確的重點? (12)記入報告書的內(nèi)容是否適合報告書使用者使用? (13)是否規(guī)定了日報、周報、月報的提出期限? (14)是否按期提出報告書? (15)是否能夠自行發(fā)現(xiàn)并修改報告相同的報告書? (16)各部門是否重復制作了內(nèi)容相同的報告書? (17)是否能夠通過改變報告方法來提高速度? (18)是否考慮利用拍照、復印來減少制作報告書所必須的事務工作? (19)報告書的發(fā)送途徑是否明確? (20)是否對企業(yè)高階主管用的報告書規(guī)定了一定的檔案制度? (21)報告書的統(tǒng)計數(shù)字是否除了合計外，還與上個月比較，與上一年同月比較，與標準值比較? (22)是否能夠一看報告書便可以了解目前的狀況? (23)報告書是否圖表化?是否以記號、紅線、黑框簡明扼要地指出存在的問題?  (24)是否對數(shù)字以及重要事項作了說明? (25)紙張大小、書寫格式是否統(tǒng)一? □ 有關組織部門的調(diào)查事項 (1)是否繪制了組織系統(tǒng)圖?如果繪制了，應調(diào)查是否包括職務分類情況? (2)組織系統(tǒng)圖是否附有職務分類規(guī)定? (3)各部門的名稱與其職務是否一致? (4)組織系統(tǒng)圖是否記有組織部門不可缺的全部職能? (5)組織部門是否有優(yōu)先安排人事工作的傾向? (6)組織的職務分類是否明確? (7)組織的各部門在工作上是否取得了平衡? (8)組織的各部門是否能夠完全合作? (9)是否即使改變組織結構也不影響整個部門的工作? (10)對組織的各部門是否都配備了最佳人選? (11)各組織部門的職責是否盡可能地作到了單一性? (12)組織的各階層是否盡可能地做到了單一性? (13)組織的各部門是否適合企業(yè)所要求的特殊性? (14)組織是否有過大、過小、層級過多的傾向? (15)指揮命令系統(tǒng)是否繁雜? (16)組織是否有獨裁經(jīng)營的傾向，即不依靠組織的力量經(jīng)營，而由經(jīng)營者親自指揮、監(jiān)督? (17)有無從管理范圍的角度出發(fā)，由一個人監(jiān)督指揮許多部屬的情況? (18)權限的授權是多還是少? (19)主管是否有足夠的能力管理部屬? (20)主管間有無糾紛? (21)主管和職員之間有無糾紛? (22)職員之間有無糾紛? (23)有無旨在組織營運的顧問制度? (24)是否為組織營運而召開各種委員會、研究會、協(xié)商會等。 □ 有關職務權限的調(diào)查事項 (1)各職位的責任和權限是否明確? (2)責任和權限有無重復? (3)責任和權限有無脫節(jié)現(xiàn)象? (4)是否充分作到了權限授權? (5)上下級的命令、報告關系有無障礙? (6)平行聯(lián)系有無障礙? (7)是否每個職位都建立了職務細則職務分派表、?如果建立了，應調(diào)查每人是否充分理解并活用職務細則。 (8)是否經(jīng)常根據(jù)條件的變化考慮改善職務細則? (9)是否根據(jù)工作性質，將工作適當?shù)胤峙浣o男性和女性職員? (10)是否詳細作了分派規(guī)定? (11)各部門職權范圍是否明確? (12)每個人的職務分配在質和量方面是否都取得了平衡?如果沒有，應該調(diào)查有無因事務工作量過大造成工作停滯和責任不明確的情況。 □ 有關分析事務工作手續(xù)的調(diào)查事項 (1)調(diào)查事務工作手續(xù)時是否制定了日程計劃? (2)在正式調(diào)查前是否作了預先的調(diào)查? (3)在公司內(nèi)是否充分作了啟發(fā)和宣傳? (4)調(diào)查現(xiàn)狀時執(zhí)行了下述幾點：①正式征得實施部門負責人的同意；②決定是否請求對方派出配合人員；③調(diào)查那里的部門業(yè)務工作分派情況；④采用詢問實際工作人員的方法來調(diào)查現(xiàn)狀；⑤不批評；⑥普遍調(diào)查現(xiàn)狀；⑦將所得的情況列成圖表；⑧無遺漏地匯集單據(jù)帳冊、報表；⑨問題和已得到改善之處一定備案；10如果建立了現(xiàn)狀圖表，證實一圖表是否正確；11向實務負責人和部門主管說明調(diào)查經(jīng)過。 □ 有關事務工作安排手續(xù)的調(diào)查事項 (1)是否謀求加快事務處理的速度? (2)是否適當?shù)厥褂昧藱C器、儀器來處理