【正文】 中 國 秘 書 學(xué)《秘書寫作》第一章 秘書寫作基礎(chǔ)第一節(jié) 　秘書寫作的含義與特點(diǎn)一、秘書寫作的含義秘書寫作是指文秘人員因工作需要在自己的職責(zé)范圍內(nèi)起草完成的各類公務(wù)文書及其它應(yīng)用文書的寫作。它有兩個(gè)基本含義，一是指秘書人員的寫作行為本身；二是指寫作行為所為產(chǎn)生的，以文字、文本為主要表現(xiàn)形式的成果。本書主要是指后者。秘書寫作不是獨(dú)立的文種或文體，而是各級各類單位的秘書人員為完成特定工作任務(wù)而寫作的具有特定體式的系列文章的泛稱，屬于應(yīng)用寫作的范疇。其使用范圍雖不及應(yīng)用寫作廣，但具有應(yīng)用寫作的全部特性和一般應(yīng)用文所沒有的專業(yè)特性。秘書寫作是秘書工作的重要內(nèi)容之一。有秘書工作就有秘書寫作，因而秘書寫作的體式與內(nèi)容受到秘書工作的影響與支配。隨著時(shí)代的發(fā)展變化，秘書工作的內(nèi)容不斷地發(fā)生變革，秘書寫作的內(nèi)涵與外延也在不斷地發(fā)生變化。據(jù)學(xué)者考證，我國有記載的秘書工作有3000多年的歷史，在這個(gè)過程中，秘書寫作的體式與內(nèi)容不斷發(fā)展、完善、豐富，形成了自己獨(dú)特的風(fēng)格。早期的秘書寫作以政府文告等公務(wù)文書為主。《尚書》可以看作是我國第一部以公務(wù)文書為主體的文集，秦焚書后，從漢初搜集到的28篇來看，主要是以典、謨、訓(xùn)、誥、誓、命、令、上書、檄、移書等形式反映政府對公共事務(wù)的處理情況。隨著國家治理體制的完善，又出現(xiàn)了狀、判、勘合等司法文書。在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，伴隨著大量商品交換的出現(xiàn)，產(chǎn)生了“質(zhì)”、“劑”等商務(wù)性文書。今天的秘書寫作既包括各級黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的公文類、行政事務(wù)類文書，也包括經(jīng)濟(jì)單位的商務(wù)類文書以及常見的日用類文書與宣傳類文書。與過去相比，秘書寫作的種類更多，內(nèi)容更廣，體式更完備。歷史上，秘書寫作的各類文章為統(tǒng)治者維護(hù)統(tǒng)治、管理國家事務(wù)發(fā)揮了重要作用。在飛速發(fā)展的現(xiàn)實(shí)生活中，秘書寫作的應(yīng)用性更廣，在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮著不可替代的作用。它是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的管理者依法行使管理權(quán)力的重要工具，也是組織與組織、組織與個(gè)人、個(gè)人與個(gè)人之間溝通信息，共建和諧社會(huì)的重要橋梁，它還能幫助有關(guān)單位總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提高管理水平和工作效率。同時(shí)，秘書起草的各類文稿還能客觀地反映事務(wù)的發(fā)展、衍變的過程，具有較強(qiáng)的史實(shí)與憑證作用。熟練掌握常用文體的寫作知識和技法是一名合格的文秘人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)。二、秘書寫作的特點(diǎn)秘書寫作與其它各類應(yīng)用文寫作比較起來具有以下主要特點(diǎn)：（一）受命性秘書的職責(zé)是為單位領(lǐng)導(dǎo)或雇主的決策和處理日常事務(wù)提供參謀性、輔助性工作。政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位秘書起草的各類公務(wù)文書是代表各級組織執(zhí)行黨和國家的方針政策、法律法規(guī)，落實(shí)上級指示精神的重要工具，要體現(xiàn)單位領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)班子的集體意志。私人秘書的寫作更應(yīng)是聽命于雇主。因而，秘書寫什幺、何時(shí)寫、怎樣寫、寫了干什幺都不能憑個(gè)人喜好自作主張，而要得到授權(quán)，受制文機(jī)關(guān)或雇主意圖的制約。寫好的文稿要按單位的辦文程序送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、定稿、簽發(fā)。正因?yàn)槊貢鴮懽魇鞘軝C(jī)關(guān)單位之命、受領(lǐng)導(dǎo)之命、受雇主之命而為，衡量其質(zhì)量高低的標(biāo)準(zhǔn)不是一般的文藝學(xué)、文章學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，而在于其是否忠實(shí)、有效地體現(xiàn)了組織、領(lǐng)導(dǎo)或雇主的意圖。除公務(wù)文書之外，秘書起草的單位計(jì)劃、總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)材料、調(diào)查報(bào)告等事務(wù)性文書也同樣具有受命性。有的文章從主題的確定到主要材料的選擇都要按單位領(lǐng)導(dǎo)班子討論的意見辦事，調(diào)查報(bào)告等文種的主題雖不一定由領(lǐng)導(dǎo)確定，但調(diào)查目的、調(diào)查對象等都不同程度受到領(lǐng)導(dǎo)意圖的影響。既使象介紹信等屬于秘書職責(zé)范圍內(nèi)的簡短應(yīng)用文也不能隨心所欲，而要按單位的有關(guān)規(guī)定來寫。（二）實(shí)用性 秘書寫作的每一篇文章都是為人們的實(shí)際工作和日常生活服務(wù)，直接用于處理工作中的具體問題或傳遞特定信息，實(shí)用性是其基本屬性之一。例如各級機(jī)關(guān)單位發(fā)出的行政公文是為了傳達(dá)黨和國家的方針政策，溝通上下左右各種單位之間的關(guān)系，使黨和國家的各項(xiàng)方針政策得以貫徹執(zhí)行；經(jīng)濟(jì)單位之間訂立的經(jīng)濟(jì)合同是為了促使、監(jiān)督簽訂合同的各方履行約定事項(xiàng)，保護(hù)各方的權(quán)益；公司秘書寫作的各類商函是為了推銷產(chǎn)品、商洽價(jià)格、催收款項(xiàng)、索賠理賠，其功利性、實(shí)用性是十分明顯的。 因而，秘書寫作是一種實(shí)用文體寫作，具有實(shí)用性，不同于大家過去所接觸到的文學(xué)寫作。文學(xué)寫作是一種審美創(chuàng)作的過程，它通過塑造藝術(shù)形象給人們以精神愉悅，滿足人們的審美需求，審美是其最主要的特征。 （三）真實(shí)性 正因?yàn)槊貢鴮懽骶哂袑?shí)用性，是為了解決工作中的實(shí)際問題，真實(shí)性是其生命之所在。而且，這種真實(shí)性與文學(xué)創(chuàng)作的真實(shí)性有所不同。文學(xué)創(chuàng)作講究的是藝術(shù)真實(shí)，作家可以運(yùn)用形象思維，通過虛構(gòu)和想象塑造藝術(shù)形象，所反映的人與事、事與理可以源于生活而高于生活。而在秘書寫作中則不允許虛構(gòu)與想象，是一種原汁原味的真實(shí)。文中所涉及到的人要是真人、事要是真事，來不得半點(diǎn)虛構(gòu)。如向上級匯報(bào)工作時(shí)，所涉及到的事實(shí)，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、數(shù)據(jù)等等都必須有根有據(jù)、確鑿可靠。否則，不但解決不了實(shí)際問題，反而會(huì)提供錯(cuò)誤的信息、誤導(dǎo)當(dāng)事人、后患無窮。 （四）程序性人們總是說文無定法，這是對一般作文和文學(xué)創(chuàng)作而言的。秘書寫作則講究模式與規(guī)范。這種規(guī)范有的由相關(guān)部門以法律、法規(guī)的形式固定下來。如行政公文的寫作格式，寫作內(nèi)容范疇、寫作目的等要嚴(yán)格按國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的有關(guān)要求執(zhí)行，任何部門、單位或個(gè)人都不能隨意更改。又如合同，《中華人民共和國合同法》（以下簡稱《合同法》）明確規(guī)定了其寫作的基本內(nèi)容，國家有關(guān)部門也已公布了一些示范文本供人們選用。還有一些文種雖沒有人硬性規(guī)定一定要怎幺寫，但長期以來有著約定俗成的格式。如書信，人們一般要寫清稱謂、問候語、正文、祝頌語、落款、日期等方面的內(nèi)容，而且還要知道這些要素誰前誰后，應(yīng)置于哪個(gè)位置，如何分段空格等等，大家都習(xí)慣于這樣寫，很少改變。再如消息的寫作，一般也多采用“倒金字塔結(jié)構(gòu)”。秘書掌握這些知識對提高寫作能力是大有裨益的。此外，秘書寫作的文稿往往要經(jīng)過一定的程序處理才能正式行文。如秘書起草完公文后要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)后才能正式生效，不能像寫普通文章那樣隨便。（五）時(shí)效性秘書寫作的目的是為了解決工作和生活中的具體問題，要受到時(shí)間的限制。這里所說的時(shí)效性有兩層含義。一是指秘書完成寫作任務(wù)要迅速及時(shí)、講究時(shí)效，否則會(huì)延誤時(shí)機(jī)，影響工作。如單位工作計(jì)劃的寫作就一定要在某項(xiàng)工作開始之前或剛剛開始時(shí)完成，如果等到工作已告一段落再去下發(fā)計(jì)劃，勢必影響工作效率。二是指文章本身的功用或者效力要受到時(shí)間的限制。一般來說，秘書寫作的文章都不同程度的存在著這一問題，比如合同只有在當(dāng)事人約定的時(shí)間里才有效力，超出規(guī)定時(shí)間就失效了。通告的時(shí)間效力也很強(qiáng)，計(jì)劃、總結(jié)和各種函件等也存在著時(shí)效性問題。因而，秘書在寫作時(shí)除了及時(shí)迅速外，也要注意文章內(nèi)容的時(shí)效性。第二節(jié)　　秘書寫作的一般過程我們寫任何文章都離不開人的主觀能動(dòng)性的參與，都有一個(gè)從立意、選材、構(gòu)思、寫作到修改完稿的過程，秘書寫作也不例外。而且，由于秘書寫作的特殊性，它與文學(xué)創(chuàng)作等其它寫作形式比較起來有一些特殊的寫作規(guī)律與要求。認(rèn)識和掌握這些規(guī)律與要求對于提高文秘人員的寫作水平有著重要作用。盡管不同的寫作者其寫作習(xí)慣不一定相同，不同文種的寫作要求與難易程度也不一樣，但秘書寫作一般都要經(jīng)歷三個(gè)階段：準(zhǔn)備階段、寫作階段和審核修改階段。本節(jié)就從這三個(gè)階段入手，從秘書工作實(shí)際出發(fā)，結(jié)合大家過去所接觸到的寫作知識分別介紹秘書寫作在每個(gè)階段的特殊要求，從而幫助大家了解秘書寫作的一般過程與規(guī)律。一、準(zhǔn)備階段秘書寫作準(zhǔn)備階段的主要工作是吃透黨和國家的方針政策以及上級的指示精神，全面掌握本單位的實(shí)際情況，并在此基礎(chǔ)上提煉出正確的觀點(diǎn)，收集、處理好材料，根據(jù)需要選用正確的文體。具體來說，要做好以下幾方面的工作：（一）領(lǐng)會(huì)好領(lǐng)導(dǎo)或雇主意圖。前文已講過，秘書寫作具有受命性，要受領(lǐng)導(dǎo)或雇主意圖的制約，原因有二：一是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)或雇主是一個(gè)單位、部門中行使法律或上級組織賦予的職權(quán)，帶領(lǐng)所屬人員完成特定工作任務(wù)的決策者與管理者。對于黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位而言，領(lǐng)導(dǎo)意圖實(shí)際上是黨和國家的方針政策、上級指示精神在本單位工作中的具體體現(xiàn)，在一定程度上代表了本組織的意志。秘書寫作的任務(wù)就是把領(lǐng)導(dǎo)或雇主的意圖符號化、條理化、系統(tǒng)化，秘書工作的輔助性、從屬性決定秘書寫作必須受命于領(lǐng)導(dǎo)或雇主。二是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)或雇主所處的位置使其比秘書更有條件了解黨和國家的方針政策以及上級指示精神，能更全面地掌握本單位的實(shí)際情況，胸中有全局、手中有典型，能夠提出富有見地的指導(dǎo)思想和切實(shí)可行的辦法來。因而，對于重要文稿、秘書寫什幺、怎幺寫、何時(shí)寫不能自作主張，而要樹立代單位立言、代領(lǐng)導(dǎo)立言、代雇主立言的觀念，主動(dòng)聽取領(lǐng)導(dǎo)或雇主的意見。如何領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)或雇主的意圖是一門藝術(shù)，秘書要在這方面多下些功夫。首先，接受任務(wù)時(shí)要善于聽。一要聽清上級交代的寫作目的、寫作要求與寫作要點(diǎn)，并做好記錄；二要聽清領(lǐng)導(dǎo)或雇主的言外之意、弦外之音。其次，要善于問。就是要問清任務(wù)中的不明之處、要害之處和關(guān)鍵之處。如果條件允許，秘書可在接受任務(wù)時(shí)，復(fù)述領(lǐng)導(dǎo)或雇主所講內(nèi)容。第三，是要善于請示。秘書在收集材料和構(gòu)思過程中如果有不明之處，要及時(shí)請示上級。許多有經(jīng)驗(yàn)的秘書往往在接受寫作任務(wù)后，盡快拿出寫作提綱，通過和領(lǐng)導(dǎo)或雇主討論提綱來進(jìn)一步弄清其寫作意圖。（二）吃透政策和法律、法規(guī)精神。秘書代單位、代領(lǐng)導(dǎo)、代雇主寫作的各種文稿要受命于領(lǐng)導(dǎo)或雇主，更要符合黨和國家的方針政策和法律法規(guī)。盡管從理論上說領(lǐng)導(dǎo)意圖與黨和國家的政策法規(guī)在本質(zhì)上是一致的，但在具體的工作中，受到各種主客觀因素的影響，出現(xiàn)不一致甚至是沖突的情況也是有可能的。這就要求秘書要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，熟知與本單位、本職工作相關(guān)的方針政策、法律法規(guī)，通過創(chuàng)造性的勞動(dòng)把它們和本單位的實(shí)際情況結(jié)合起來，既堅(jiān)持原則又要靈活機(jī)動(dòng)，寫出符合要求的文稿。一般來說，那些對本單位當(dāng)前工作有重要現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義的政策和指示要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)其內(nèi)容與精神實(shí)質(zhì)，明確哪些內(nèi)容與本單位的工作密切相關(guān)，撰擬文稿時(shí)要充分體現(xiàn)、堅(jiān)決貫徹；對于那些具有長遠(yuǎn)和普遍指導(dǎo)意義的方針政策不能全文照抄，而要將其與本單位的實(shí)際情況結(jié)合起來，提出具體的實(shí)施方案和措施辦法；如果因本單位的情況特殊需要對某些政策、規(guī)定進(jìn)行變通時(shí)，應(yīng)當(dāng)先與有關(guān)部門溝通，得到許可后再結(jié)合實(shí)際提出具體方案，以實(shí)現(xiàn)政策精神的目標(biāo)指向。（三）做好材料的收集與整理工作1．材料的含義什幺是材料？對于秘書寫作而言，凡為寫作所搜集到的一系列事實(shí)、事理以及各種文字資料都稱為材料。材料是寫文章的基本要素之一，是秘書寫作的基礎(chǔ)，也是形成主旨的依據(jù)?！扒蓩D難為無米之炊”，可見文章沒有材料作基礎(chǔ)，是難以產(chǎn)生深刻的思想或見解的。2．材料的要求秘書寫作的特殊性要求秘書人員在收集與整理材料時(shí)要做到以下幾點(diǎn)：（1）要豐富豐富有二層含義：一是量要多，搜集材料要越多越好，多多益善；二是品類要全，歷史與現(xiàn)實(shí)、正面與反面、直接與間接、點(diǎn)與面，各種性質(zhì)的材料都要收集。只有占有的材料足夠豐富，我們才能全面深刻地分析問題，也才能保證我們所得出的觀點(diǎn)與結(jié)論的科學(xué)性和可信度。（2）要緊扣主旨 秘書在寫作的過程中不可能把所有收集到的材料都寫進(jìn)去，需要對材料進(jìn)行選擇與取舍。在觀點(diǎn)與材料的關(guān)系上，是觀點(diǎn)統(tǒng)率材料，因而選材的第一條標(biāo)準(zhǔn)，就是材料要表現(xiàn)主旨、突出主旨。主旨確立以后，用哪些材料，舍哪些材料，要圍繞主旨來進(jìn)行。（3）要真實(shí) 秘書寫作具有實(shí)用性，是為了解決工作中的實(shí)際問題，所選用的材料必須內(nèi)容真實(shí)，符合實(shí)際。這種真實(shí)是一種客觀的，原汁原味的真實(shí)，所用到的事實(shí)、事例、數(shù)據(jù)、引用的言論等都應(yīng)是現(xiàn)實(shí)生活中客觀存在的，不能對材料任意夸大或縮小，更不能虛構(gòu)。（4）要典型 文章要寫得簡練而有力度，就要選擇那些能“以一當(dāng)十”的典型材料。這是因?yàn)榈湫筒牧嫌写硇?，能反映一類事物的本質(zhì)和共有特征，有助于我們通過“解剖麻雀”來探求事物的本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律。（5）要新穎新觀點(diǎn)、新辦法、新措施總是在掌握新材料的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的。秘書寫作的文稿要能反映工作中的新事物，新問題，找到解決問題的新辦法，就要選取那些新近發(fā)生的、富有時(shí)代特點(diǎn)的材料，而要避免使用陳舊的、時(shí)過境遷而且缺乏說服力的材料。3．材料的核實(shí)我們在按上述標(biāo)準(zhǔn)對所掌握的材料進(jìn)行選擇后，為了保證所寫內(nèi)容的準(zhǔn)確性與權(quán)威性，要對所用的材料進(jìn)行必要的核對查實(shí)。對有疑問的事實(shí)性材料可以通過開座談會(huì)，找知情人訪談，現(xiàn)場勘察等方式廣泛聽取干部群眾或員工的意見，不真實(shí)，不能落實(shí)的材料要棄用。對有疑問的數(shù)據(jù)可以通過查對賬冊、報(bào)表等方法核實(shí)，如有必要，可以重新計(jì)算。如果我們的文稿中需要直接引用領(lǐng)導(dǎo)人或其它重要人物的講話、重要文獻(xiàn)的內(nèi)容，應(yīng)找到原始出處核對。（四）提煉正確的觀點(diǎn)：1．觀點(diǎn)的含義觀點(diǎn)又稱主旨，在過去所學(xué)的記敘文中常稱為“中心思想”，在學(xué)術(shù)論文中稱為“論點(diǎn)”，在文學(xué)創(chuàng)作中則稱為“主題”，秘書寫作中的觀點(diǎn)是指文秘人員在寫作過程中形成的對客觀事物和材料的總的看法和評價(jià)。它是構(gòu)成應(yīng)用文的要素，也是應(yīng)用文的靈魂與統(tǒng)帥，一篇文稿的成敗與價(jià)值大小首先取決于觀點(diǎn)的正確與否。同時(shí)，秘書寫作的任何文稿一旦確立了觀點(diǎn)，其材料的取舍、結(jié)構(gòu)的安排、格式的選擇都要為觀點(diǎn)的表達(dá)服務(wù)，受觀點(diǎn)的約束。一篇文章可以有多個(gè)從屬的觀點(diǎn)，但基本觀點(diǎn)只能有一個(gè)。如果一篇文章有多個(gè)基本觀點(diǎn)，勢必會(huì)意多亂文，讓人不知所從。因而，從屬觀點(diǎn)只能是基本觀點(diǎn)的展開，為基本觀點(diǎn)的表達(dá)服務(wù)。2．觀點(diǎn)與材料正確的觀點(diǎn)不是人頭腦中固有的，也不是憑空產(chǎn)生的，而是來源于社會(huì)生活實(shí)踐。秘書在寫作過程中一定要深入到工作實(shí)踐、深入到基層部門和人民群眾中去，廣泛搜集材料，征求各方面的意見，并對收集到的各種資料進(jìn)行科學(xué)地綜合和分析，正確認(rèn)識與理解特定問題、特定事物，提煉出自己的觀點(diǎn)。從這個(gè)意義上說，觀點(diǎn)是從實(shí)踐、從材料中得來的。在秘書工作中雖然有很多文稿是領(lǐng)導(dǎo)或雇主的“授意”之作，但這里的“意”不是主題先行，因?yàn)樗旧硎穷I(lǐng)導(dǎo)或雇主在其工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上通過考察、思考而獲得的。秘書在行文時(shí)，也會(huì)融人自己的觀察與思考，歸根結(jié)底，它還是源于社會(huì)實(shí)踐。觀點(diǎn)從材料中來，也要靠材料來支撐，材料要為觀點(diǎn)服務(wù)。一旦文稿的觀點(diǎn)確立下來，我們就要根據(jù)觀點(diǎn)表達(dá)的需要對材料進(jìn)行取舍、加工和改造，使其更好地為表現(xiàn)觀點(diǎn)服務(wù)。凡是能突出觀點(diǎn)的材料就選用，凡與觀點(diǎn)表達(dá)無關(guān)或關(guān)系不大的材料就要堅(jiān)決舍棄。3．觀點(diǎn)的要求： 秘書寫作的特殊性決定其在寫作觀點(diǎn)的提煉與表達(dá)上