【正文】 覺落實(shí)好上級的指示精神，做好服務(wù)工作。任何寫作都是一種富有創(chuàng)造性的復(fù)雜的腦力勞動，寫作水平的高低不只是取決于寫作技巧，更重要的是受寫作者的認(rèn)知能力、認(rèn)知水平和文字素養(yǎng)的影響。雙語化也是現(xiàn)代秘書寫作的重要特征之一。不僅于此，其它文書的寫作內(nèi)容、寫作格式與寫作介質(zhì)也在不斷的向國際化過渡。目前，常見的現(xiàn)代化辦公設(shè)備在我國已經(jīng)相當(dāng)普及，新時期的秘書從業(yè)人員要能熟練地操作這些設(shè)備。一名合格的秘書要不斷了解吸收新的文體知識、熟悉各種寫作規(guī)范。一方面，隨著行業(yè)的發(fā)展，各行各業(yè)不斷出現(xiàn)新文體，如涉外經(jīng)濟(jì)文書、股份制企業(yè)文書、招標(biāo)書、投標(biāo)書、房地產(chǎn)文書、資產(chǎn)評估書、抵押文書、專利申請書等過去人們沒有或很少用到，今天已成為經(jīng)濟(jì)生活中不可或缺的重要文體?？梢哉f，21世紀(jì)秘書寫作的內(nèi)容已經(jīng)經(jīng)濟(jì)化了。相應(yīng)地，秘書寫作的內(nèi)容也由過去單純的行政事務(wù)管理延伸到了社會生活的方方面面。第三節(jié) 　秘書寫作發(fā)展的新趨勢要分析層次銜接是否順暢自然，句群、句子之間的邏輯關(guān)系是否明確合理，字詞選用是否恰當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)符號使用是否正確。一是審查文章內(nèi)容是否健康，觀點(diǎn)是否正確，選材是否科學(xué)，格調(diào)是否高雅，如有不妥，要立即修正；二是從整體上去分析文章的段落層次安排是否合理，開頭結(jié)尾設(shè)計是否科學(xué)，脈絡(luò)是否清晰，修辭邏輯是否得當(dāng)。秘書起草重要文稿要有一個提前量，要留下相對充裕的時間進(jìn)行推敲修改，千萬不能自恃水平高，現(xiàn)寫現(xiàn)用。如果是不涉密的文稿還可請其它同事提意見，幫助修改。具體地說，有以下幾種常見的方法：1．借助外力法。6．審核文稿的體式是否得當(dāng)。對結(jié)構(gòu)雜亂、層次不清、上下不連貫之處要予以修改。3．審核措施、辦法是否切合實(shí)際。2．審核材料是否真實(shí)、典型、恰當(dāng)。那幺，如何做好文稿的審核修改工作呢？（一）明確審核修改的內(nèi)容1．審核文稿的觀點(diǎn)是否與黨和國家的方針政策、是否與領(lǐng)導(dǎo)或雇主的意圖相符?！蛾P(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》是我黨歷史上的一篇重要文獻(xiàn)，從組織起草到完成定稿歷時一年多，經(jīng)過了四千人大討論、幾十人的專門討論、政治局?jǐn)U大會議討論、十一屆六中全會預(yù)備會討論等多個程序，數(shù)易其稿。從某種意義上說文章不是寫出來的，而是改出來的。如計算機(jī)可以在千分之一秒的時間內(nèi)把兩個十位數(shù)相乘，而一個普通人用筆算至少要1 分鐘時間。是一種通過數(shù)字轉(zhuǎn)換來達(dá)到突出主旨的方法。如簽訂合同時可用“甲方”、“乙方”，“供方”、“需方”來替代簽訂合同的雙方。包括規(guī)范式簡稱和替代式簡稱兩種情況。（3）標(biāo)數(shù)法。如應(yīng)該——應(yīng)；經(jīng)過——經(jīng)；根據(jù)——據(jù)；將來——將。除此以外，還要采用一些方法來增大語言的信息量，增強(qiáng)表達(dá)效果?？筛膶憺椤靶碌穆毠に奚峤ㄔ陂_發(fā)區(qū)內(nèi)”或“新職工的宿舍建在開發(fā)區(qū)內(nèi)”。如“新職工宿舍建在開發(fā)區(qū)內(nèi)”里的“新”到底是修飾“職工”還是“宿舍”不明確，就可能造成不同理解。又如“陳小力不但是一位轉(zhuǎn)業(yè)軍人而且是一名中共黨員”，在這個緊縮型的復(fù)句里，兩個分句間并沒有遞進(jìn)關(guān)系，就不能用表示遞進(jìn)關(guān)系的關(guān)聯(lián)詞“不但……而且”，而應(yīng)代之以“是……也是”。這些知識大家過去在語文和漢語課程中已有較多的接觸，這里不再展開論述，但要提醒大家注意兩個方面的問題：一要注意關(guān)聯(lián)詞和虛詞的使用。這些用語也許我們過去接觸不多，今后要在學(xué)習(xí)和工作中不斷積累。第二，要學(xué)會使用習(xí)慣性用語。三百六十行，行行都有自己的秘書，行行都有自己的專業(yè)用語。對于青年學(xué)生而言，要真正做到言簡意明還有很長的磨練過程，我們要在平時的學(xué)習(xí)過程中多做些這方面的練習(xí)。（2）簡潔秘書寫作是為了解決工作中的實(shí)際問題，要講求效率。所選用的語言要合乎特定文體的要求，合乎特定的語境、特定的場合。真所謂一字千金，可見做秘書的人在下筆時不可不推敲字句。在寫作過程中要精心挑選詞語，明確每一個詞的確切含義和情感色彩，特別是要認(rèn)真辨析同義詞、近義詞之間的細(xì)微區(qū)別。常見的定義說明、概括說明、數(shù)字說明、圖表說明、因果說明、比喻說明、舉例說明等在秘書寫作中都有運(yùn)用，尤以列數(shù)字、圖表，舉例子等幾種方法較常見。論據(jù)同樣分為事實(shí)論據(jù)和理論論據(jù)兩種，但秘書寫作的實(shí)用性決定它往往不是從事實(shí)和理論兩個方面分開論證觀點(diǎn)，而更多的是在理論的指導(dǎo)下科學(xué)選用事實(shí)材料來論述觀點(diǎn)，事實(shí)論據(jù)多于理論的論據(jù)。 2．議論 議論是人們對客觀事物發(fā)表看法或見解的一種表達(dá)方法。（三）恰當(dāng)運(yùn)用表達(dá)方法我們知道常用的表達(dá)方法有敘述、說明、議論、描寫和抒情幾種。這要做好兩個方面的工作，一是借鑒建筑中的 “鋼筋鐵骨”法，表面是水泥、磚塊，內(nèi)里卻是鋼筋相連。在寫作實(shí)踐中我們會發(fā)現(xiàn)，客觀事物是復(fù)雜的，很多時候單一的模式無法滿足觀點(diǎn)表達(dá)的需要，要對前文所述的幾種方法進(jìn)行綜合。這種層次關(guān)系，是將所掌握的材料按性質(zhì)或問題歸類，從不同的方面去表現(xiàn)主要觀點(diǎn)，每一個方面就是一個從屬觀點(diǎn)。這種層次關(guān)系是一種層層遞進(jìn)、逐層深入的關(guān)系。（2）縱貫式。本書將要介紹到的命令、令、公告、通告中常有這種情況。⑤照應(yīng)式。④固定式。常用于布置工作性的下行文，以及各種倡議性、嘉獎表彰性和批評通報性的文書中。在結(jié)尾對全文進(jìn)行歸納，用簡潔明了的語言總結(jié)主旨，概括要點(diǎn)，加深讀者的理解。（2）結(jié)尾部分文章的結(jié)尾應(yīng)當(dāng)做到意盡而言止，收束有力，要有利于主旨的表達(dá)，促進(jìn)寫作目的的實(shí)現(xiàn)，從某種意義上說是文章主旨的強(qiáng)化和延伸。⑤提問式。如行政公文中的通知、通告，以及大多數(shù)法規(guī)類、契約類文書常采用這種方法開頭。即把文章的結(jié)論或主要觀點(diǎn)放在文章的前面，先入為主，然后再展開論述。具體來說，要做好以下幾個方面的工作：1．設(shè)計好開頭和結(jié)尾（1）開頭部分 劉勰在《》中說：“啟行之辭，逆中篇之意”，這說明文章的開頭要能開宗明義，用簡明的語言引出文章要表述的主要內(nèi)容，指向全文的中心，常見的方式有：①概述式。元人喬夢符說：“作樂府亦有法，曰：鳳頭、豬肚、豹尾六字是也”這里論及的結(jié)構(gòu)安排之法影響深遠(yuǎn)。如果說觀點(diǎn)和材料是文章的內(nèi)容要素的話，結(jié)構(gòu)、語言、表達(dá)方法則是文章形式方面的要素。層次的表達(dá)有多種方式，有英文字母標(biāo)示法、阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)示法等等。這種方法是用一個或多個表意完整的句子提示寫作內(nèi)容。常見的觀點(diǎn)提示有兩種方法：（1）標(biāo)題提示法。因而，對于我們初學(xué)者來說，凡是較長的文章一定要堅持寫提綱，較短的文章也要打好腹稿再落筆。寫文章也是一樣。秘書寫作的過程實(shí)際上是一個如何調(diào)遣材料來表達(dá)觀點(diǎn)的過程。本書所介紹的各類文書中，象行政公文與日用文書這樣性質(zhì)作用區(qū)別較大的文體一般不大可能出錯。（3）下行文。常見的行文關(guān)系有以下三種：（1）上行文?？梢?，秘書寫作要注意內(nèi)外有別。要正確選用文體，要做好以下工作：1．明確行文對象明確行文對象要注意兩點(diǎn)。用錯文體，輕則貽人笑柄，重則可能影響工作，甚至擾亂工作秩序，給單位帶來重大損失。（3）要鮮明觀點(diǎn)的鮮明性要求秘書寫作的文稿要旗幟鮮明地表明贊成什幺、反對什幺、提倡什幺、批評什幺、肯定什幺、否定什幺，不能猶抱琵琶半遮面，更不能含混其辭。此外，秘書寫作的文稿都是為了解決實(shí)際問題而作，不同主旨、不同內(nèi)容的文稿處理程序、受理部門各不相同，如果硬要把它們放在一起勢必影響其處理效力和速度。相反，如果寫作者眼里只有狹隘的局部甚或是一已私利，就不能客觀公正，用科學(xué)的眼光和方法去分析、處理事務(wù)，不能形成正確的觀點(diǎn)。3．觀點(diǎn)的要求： 秘書寫作的特殊性決定其在寫作觀點(diǎn)的提煉與表達(dá)上應(yīng)具有以下特征：（1）要正確觀點(diǎn)正確指秘書寫作的觀點(diǎn)要符合黨和國家的方針、政策，符合客觀實(shí)際，反映事物的本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律，有助于解決工作中的實(shí)際問題。秘書在行文時，也會融人自己的觀察與思考，歸根結(jié)底，它還是源于社會實(shí)踐。2．觀點(diǎn)與材料正確的觀點(diǎn)不是人頭腦中固有的，也不是憑空產(chǎn)生的，而是來源于社會生活實(shí)踐。同時，秘書寫作的任何文稿一旦確立了觀點(diǎn)，其材料的取舍、結(jié)構(gòu)的安排、格式的選擇都要為觀點(diǎn)的表達(dá)服務(wù)，受觀點(diǎn)的約束。對有疑問的數(shù)據(jù)可以通過查對賬冊、報表等方法核實(shí)，如有必要，可以重新計算。（5）要新穎新觀點(diǎn)、新辦法、新措施總是在掌握新材料的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的。（3）要真實(shí) 秘書寫作具有實(shí)用性，是為了解決工作中的實(shí)際問題，所選用的材料必須內(nèi)容真實(shí)，符合實(shí)際。只有占有的材料足夠豐富，我們才能全面深刻地分析問題，也才能保證我們所得出的觀點(diǎn)與結(jié)論的科學(xué)性和可信度。（三）做好材料的收集與整理工作1．材料的含義什幺是材料？對于秘書寫作而言，凡為寫作所搜集到的一系列事實(shí)、事理以及各種文字資料都稱為材料。秘書代單位、代領(lǐng)導(dǎo)、代雇主寫作的各種文稿要受命于領(lǐng)導(dǎo)或雇主，更要符合黨和國家的方針政策和法律法規(guī)。第三，是要善于請示。一要聽清上級交代的寫作目的、寫作要求與寫作要點(diǎn)，并做好記錄；二要聽清領(lǐng)導(dǎo)或雇主的言外之意、弦外之音。二是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)或雇主所處的位置使其比秘書更有條件了解黨和國家的方針政策以及上級指示精神，能更全面地掌握本單位的實(shí)際情況，胸中有全局、手中有典型，能夠提出富有見地的指導(dǎo)思想和切實(shí)可行的辦法來。具體來說，要做好以下幾方面的工作：（一）領(lǐng)會好領(lǐng)導(dǎo)或雇主意圖。認(rèn)識和掌握這些規(guī)律與要求對于提高文秘人員的寫作水平有著重要作用。二是指文章本身的功用或者效力要受到時間的限制。（五）時效性秘書寫作的目的是為了解決工作和生活中的具體問題，要受到時間的限制。再如消息的寫作，一般也多采用“倒金字塔結(jié)構(gòu)”。如行政公文的寫作格式，寫作內(nèi)容范疇、寫作目的等要嚴(yán)格按國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的有關(guān)要求執(zhí)行，任何部門、單位或個人都不能隨意更改。否則，不但解決不了實(shí)際問題，反而會提供錯誤的信息、誤導(dǎo)當(dāng)事人、后患無窮。文學(xué)創(chuàng)作講究的是藝術(shù)真實(shí)，作家可以運(yùn)用形象思維，通過虛構(gòu)和想象塑造藝術(shù)形象，所反映的人與事、事與理可以源于生活而高于生活。 因而，秘書寫作是一種實(shí)用文體寫作，具有實(shí)用性，不同于大家過去所接觸到的文學(xué)寫作。有的文章從主題的確定到主要材料的選擇都要按單位領(lǐng)導(dǎo)班子討論的意見辦事，調(diào)查報告等文種的主題雖不一定由領(lǐng)導(dǎo)確定，但調(diào)查目的、調(diào)查對象等都不同程度受到領(lǐng)導(dǎo)意圖的影響。因而，秘書寫什幺、何時寫、怎樣寫、寫了干什幺都不能憑個人喜好自作主張，而要得到授權(quán)，受制文機(jī)關(guān)或雇主意圖的制約。熟練掌握常用文體的寫作知識和技法是一名合格的文秘人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)。歷史上，秘書寫作的各類文章為統(tǒng)治者維護(hù)統(tǒng)治、管理國家事務(wù)發(fā)揮了重要作用。隨著國家治理體制的完善，又出現(xiàn)了狀、判、勘合等司法文書。隨著時代的發(fā)展變化，秘書工作的內(nèi)容不斷地發(fā)生變革，秘書寫作的內(nèi)涵與外延也在不斷地發(fā)生變化。秘書寫作不是獨(dú)立的文種或文體，而是各級各類單位的秘書人員為完成特定工作任務(wù)而寫作的具有特定體式的系列文章的泛稱，屬于應(yīng)用寫作的范疇。本書主要是指后者。有秘書工作就有秘書寫作，因而秘書寫作的體式與內(nèi)容受到秘書工作的影響與支配。《尚書》可以看作是我國第一部以公務(wù)文書為主體的文集，秦焚書后，從漢初搜集到的28篇來看，主要是以典、謨、訓(xùn)、誥、誓、命、令、上書、檄、移書等形式反映政府對公共事務(wù)的處理情況。與過去相比，秘書寫作的種類更多，內(nèi)容更廣，體式更完備。同時，秘書起草的各類文稿還能客觀地反映事務(wù)的發(fā)展、衍變的過程，具有較強(qiáng)的史實(shí)與憑證作用。私人秘書的寫作更應(yīng)是聽命于雇主。除公務(wù)文書之外，秘書起草的單位計劃、總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)材料、調(diào)查報告等事務(wù)性文書也同樣具有受命性。例如各級機(jī)關(guān)單位發(fā)出的行政公文是為了傳達(dá)黨和國家的方針政策，溝通上下左右各種單位之間的關(guān)系，使黨和國家的各項方針政策得以貫徹執(zhí)行；經(jīng)濟(jì)單位之間訂立的經(jīng)濟(jì)合同是為了促使、監(jiān)督簽訂合同的各方履行約定事項，保護(hù)各方的權(quán)益；公司秘書寫作的各類商函是為了推銷產(chǎn)品、商洽價格、催收款項、索賠理賠，其功利性、實(shí)用性是十分明顯的。而且，這種真實(shí)性與文學(xué)創(chuàng)作的真實(shí)性有所不同。如向上級匯報工作時，所涉及到的事實(shí)，包括時間、地點(diǎn)、人物、事件、數(shù)據(jù)等等都必須有根有據(jù)、確鑿可靠。這種規(guī)范有的由相關(guān)部門以法律、法規(guī)的形式固定下來。如書信，人們一般要寫清稱謂、問候語、正文、祝頌語、落款、日期等方面的內(nèi)容，而且還要知道這些要素誰前誰后，應(yīng)置于哪個位置，如何分段空格等等，大家都習(xí)慣于這樣寫，很少改變。如秘書起草完公文后要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)后才能正式生效，不能像寫普通文章那樣隨便。如單位工作計劃的寫作就一定要在某項工作開始之前或剛剛開始時完成，如果等到工作已告一段落再去下發(fā)計劃，勢必影響工作效率。因而，秘書在寫作時除了及時迅速外，也要注意文章內(nèi)容的時效性。而且，由于秘書寫作的特殊性，它與文學(xué)創(chuàng)作等其它寫作形式比較起來有一些特殊的寫作規(guī)律與要求。一、準(zhǔn)備階段秘書寫作準(zhǔn)備階段的主要工作是吃透黨和國家的方針政策以及上級的指示精神，全面掌握本單位的實(shí)際情況，并在此基礎(chǔ)上提煉出正確的觀點(diǎn)，收集、處理好材料，根據(jù)需要選用正確的文體。秘書寫作的任務(wù)就是把領(lǐng)導(dǎo)或雇主的意圖符號化、條理化、系統(tǒng)化，秘書工作的輔助性、從屬性決定秘書寫作必須受命于領(lǐng)導(dǎo)或雇主。首先，接受任務(wù)時要善于聽。如果條件允許，秘書可在接受任務(wù)時，復(fù)述領(lǐng)導(dǎo)或雇主所講內(nèi)容。（二）吃透政策和法律、法規(guī)精神。一般來說，那些對本單位當(dāng)前工作有重要現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義的政策和指示要認(rèn)真領(lǐng)會其內(nèi)容與精神實(shí)質(zhì)，明確哪些內(nèi)容與本單位的工作密切相關(guān)，撰擬文稿時要充分體現(xiàn)、堅決貫徹；對于那些具有長遠(yuǎn)和普遍指導(dǎo)意義的方針政策不能全文照抄，而要將其與本單位的實(shí)際情況結(jié)合起來，提出具體的實(shí)施方案和措施辦法；如果因本單位的情況特殊需要對某些政策、規(guī)定進(jìn)行變通時，應(yīng)當(dāng)先與有關(guān)部門溝通，得到許可后再結(jié)合實(shí)際提出具體方案，以實(shí)現(xiàn)政策精神的目標(biāo)指向。2．材料的要求秘書寫作的特殊性要求秘書人員在收集與整理材料時要做到以下幾點(diǎn)：（1）要豐富豐富有二層含義：一是量要多，搜集材料要越多越好，多多益善；二是品類要全，歷史與現(xiàn)實(shí)、正面與反面、直接與間接、點(diǎn)與面，各種性質(zhì)的材料都要收集。主旨確立以后，用哪些材料，舍哪些材料，要圍繞主旨來進(jìn)行。這是因?yàn)榈湫筒牧嫌写硇裕芊从骋活愂挛锏谋举|(zhì)和共有特征，有助于我們通過“解剖麻雀”來探求事物的本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律。對有疑問的事實(shí)性材料可以通過開座談會，找知情人訪談，現(xiàn)場勘察等方式廣泛聽取干部群眾或員工的意見，不真實(shí)，不能落實(shí)的材料要棄用。它是構(gòu)成應(yīng)用文的