【正文】 工廠管理全套培訓(xùn)教材第1章 采購管理本章重點(diǎn)講述了工廠采購的具體實(shí)施步驟和方法，包括準(zhǔn)備采購訂單計劃，整理物料清單和文件、發(fā)出采購訂單、簽定協(xié)議發(fā)及對合同進(jìn)行跟蹤等內(nèi)容，還講述了怎樣對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理，并給了郵實(shí)用的表單供參考。第一節(jié) 采購的基本內(nèi)容及注意事項(xiàng) 采購部門的職能有哪些？采購部門的職能主要包括：（1） 及時掌握所需要的采購信息，保持良好的內(nèi)部溝通。（2） 調(diào)查和掌握生產(chǎn)所用物料的供貨渠道，尋找物料供應(yīng)來源。（3） 建立供應(yīng)商檔案，與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，以防止緊急狀況時找不到替代的供應(yīng)商。（4） 參考原料市場行情，要求供應(yīng)商報價。（5） 對供應(yīng)商的供應(yīng)價格、材料質(zhì)量、交貨期等作出評估，了解公司主要物料的市場價格走勢，制作采購文件，采購所需的物料。（6） 按照采購合同協(xié)調(diào)供應(yīng)商的交貨期。（7） 協(xié)助質(zhì)量部門檢查進(jìn)廠物料的數(shù)量與質(zhì)量。（8） 協(xié)助物料控制部門對呆滯料與廢料進(jìn)行預(yù)防和處理。 采購的質(zhì)量保證協(xié)議主要有哪些作用與內(nèi)容？（1） 質(zhì)量保證協(xié)議的作用：①對供應(yīng)商明確地提出質(zhì)量要求，協(xié)議中規(guī)定的質(zhì)量要求和檢驗(yàn)、試驗(yàn)與抽樣方法應(yīng)得到雙方認(rèn)可和充分理解。② 通過與供應(yīng)商的配合來保證采購產(chǎn)品的質(zhì)量。（2） 質(zhì)量保證協(xié)議的要求：① 質(zhì)量保證要求應(yīng)得到雙方認(rèn)可，防止給今后的合作留下隱患。② 質(zhì)量保證協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確檢驗(yàn)的方法及要求。③ 質(zhì)量保證協(xié)議上提出的質(zhì)量要求應(yīng)考慮成本和風(fēng)險等方面的內(nèi)容。（3） 質(zhì)量保證協(xié)議中提出的質(zhì)量保證要求可包括下列內(nèi)容：① 雙方共同認(rèn)可的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)。② 由供應(yīng)商實(shí)施質(zhì)量管理體系，由公司第三方對供應(yīng)商的質(zhì)量體系進(jìn)行評價。③ 本公司的接收檢驗(yàn)方法（包括允收水準(zhǔn)AQL的確定）④ 供應(yīng)商提交檢驗(yàn)、試驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄。⑤ 由供應(yīng)商進(jìn)行全檢或抽樣檢驗(yàn)與試驗(yàn)。⑥ 檢驗(yàn)或試驗(yàn)依據(jù)的規(guī)程/規(guī)范。⑦ 使用的設(shè)備工具和工作條件，明確方法、設(shè)備、條件和人員技能方面的規(guī)定等。 降低采購成本的途徑有哪些？降低采購成本的途徑主要有：（1） 尋求更合適的供應(yīng)商。（2） 尋找更可能代替的物料。（3） 改善采購技術(shù)，比如增加采購數(shù)量。（4） 改進(jìn)原有設(shè)計。（5） 改善儲運(yùn)方法，降低庫存（6） 實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化采購。 采購程序包括哪些內(nèi)容？（1） 制定并實(shí)施控制采購質(zhì)量的程序，以確保對供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn)品的質(zhì)量控制。（2） 確保供應(yīng)商準(zhǔn)確地理解采購產(chǎn)品的要求。（3） 確保向合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。應(yīng)評審每一個供應(yīng)商提供合格產(chǎn)品的能力。（4） 應(yīng)與供應(yīng)商達(dá)成明確的質(zhì)量保證協(xié)議，就驗(yàn)證方法達(dá)成明確的協(xié)議，以確保驗(yàn)證結(jié)果的統(tǒng)一。（5） 應(yīng)與供應(yīng)商制定解決質(zhì)量問題的方法。（6） 應(yīng)保存與接收的產(chǎn)品有關(guān)的質(zhì)量記錄和對采購進(jìn)行控制的有關(guān)的質(zhì)量記錄，以利于及時解決和處理有關(guān)質(zhì)量事宜。 采購工作應(yīng)如何具體實(shí)施？采購工作由四具環(huán)節(jié)組成，而每個環(huán)節(jié)又由若干個步驟組成。（1） 采購計劃計劃的目的是根據(jù)客戶需求及生產(chǎn)能力制訂采購計劃，做好綜合平衡，以便保證物料及時供應(yīng)，同時降低庫存及成本，減少急單。主要環(huán)節(jié)有：評估訂單需求、計算訂單容量、制定訂單計劃。（2） 供應(yīng)商評估供應(yīng)商評估的目的是滿足采購對質(zhì)量、成本、供應(yīng)、服務(wù)等方面的要求。供應(yīng)商評估的主要環(huán)節(jié)有：供應(yīng)商評估的準(zhǔn)備、初選供應(yīng)商、試制、批量試驗(yàn)、確定供應(yīng)商名單。（3） 采購訂單發(fā)送訂單的目的是為生產(chǎn)部門提供合格的原材料和配件，同時對供應(yīng)商群體績效表現(xiàn)進(jìn)行評價反饋。主要環(huán)節(jié)有：訂單準(zhǔn)備、選擇供應(yīng)商、簽訂合同、合同執(zhí)行跟蹤。（4） 采購管理采購管理的主要目的是正確執(zhí)行企業(yè)的采購原則。主要環(huán)節(jié)有：單據(jù)審批，包括計劃、評估報告、訂單合同、付款審核與批準(zhǔn)。 如何準(zhǔn)備采購訂單計劃？（1） 了解市場需求任何一家生產(chǎn)型企業(yè)，要想制訂較為準(zhǔn)確的訂單計劃，首先必須熟知市場需求計劃，從市場需求的進(jìn)一步分解中制訂生產(chǎn)需求計劃，再根據(jù)年度計劃制訂季度、月度計劃。（2） 了解生產(chǎn)需求① 為了利于理解生產(chǎn)物料需求，采購計劃人員須熟知生產(chǎn)計劃工藝常識。② 物料需求計劃來源于：生產(chǎn)計劃、獨(dú)立需求的預(yù)測、物料清單文件、庫存文件。（3） 準(zhǔn)備訂單基本資料 訂單基本資料包括：① 訂單物料的供應(yīng)商信息② 對同時有多家供應(yīng)商的物料來說，每個供應(yīng)商分?jǐn)偟南聠伪壤?，該比例由采購人員進(jìn)行協(xié)調(diào)。③ 訂單周期，訂單制訂人員根據(jù)生產(chǎn)需求的物料項(xiàng)目，從信息系統(tǒng)中查詢了解該物料的采購基本參數(shù)。（4） 制訂訂單計劃所需資料訂單計劃所需要的資料的內(nèi)容包括：① 物料名稱、需求數(shù)量、到貨日期。② 有時會附有市場需求計劃、生產(chǎn)計劃、訂單基本資料等。 物料清單文件是如何生成的？（1） 物料清單是制造企業(yè)的核心文件，采購部門要根據(jù)物料清單確定采購計劃，生產(chǎn)部門要根據(jù)物料清單安排生產(chǎn)，財務(wù)部門要根據(jù)物料清單計算產(chǎn)品成本，計劃部門要根據(jù)物料清單確定物料的需求計劃，其他銷售、存儲等部門都要用到物料清單。（2） 物料清單包含了構(gòu)成產(chǎn)品的所有裝配件、零部件和原材料信息，為編制物料需求計劃提供產(chǎn)品組成信息。（3） 企業(yè)物料清單應(yīng)該由專職部門統(tǒng)一存放、維護(hù)、更新、管理，并建有物料清單數(shù)據(jù)庫，以保證物料清單的準(zhǔn)確性、完整性和通用性，提高使用查詢效率，應(yīng)避免物料清單由各部門各自存放的做法，（4） 零件清單的制定。由產(chǎn)品設(shè)計人員從產(chǎn)品設(shè)計圖紙中提取數(shù)據(jù)生成該最終組成產(chǎn)品的所有零部件及組件清單，形成產(chǎn)品的零件清單。 怎樣準(zhǔn)備采購訂單？（1） 熟悉需求訂單操作的物料項(xiàng)目訂單的種類很多，訂單人員首先應(yīng)熟悉訂單計劃，花時間去了解物料項(xiàng)目，花時間去了解和料技術(shù)資料等：直接從國外采購可能獲得較好的質(zhì)量和較低的價格，但同時增加了訂單環(huán)節(jié)的操作難度，手續(xù)復(fù)雜,交貨期長. (2)比較/確認(rèn)價格采購人員有權(quán)力向供應(yīng)商群體中價格最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商下達(dá)訂單/合同,以維護(hù)企業(yè)的最大利益. (3)確認(rèn)需求材料的標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量 如何進(jìn)行采購合同的跟蹤？（1） 跟蹤工藝文件① 對任何外協(xié)件（需要供應(yīng)商加工的物料）的采購，訂單人員都應(yīng)對提供給供應(yīng)商的工藝文件進(jìn)行跟蹤。② 如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒有相關(guān)工藝文件，或者工藝文件有質(zhì)量、貨期問題，應(yīng)及時提醒供應(yīng)商修改。③ 要求供應(yīng)商及時代貨，如果不能保質(zhì)、保量、準(zhǔn)時供貨，則要按照合同條款進(jìn)行賠償。（2） 跟蹤供應(yīng)商的原材料 個別供應(yīng)商接到合同后就認(rèn)為“大功告成”，必要時必須提醒供應(yīng)商及時準(zhǔn)備原材料，特別是對一些信譽(yù)差/合作少的供應(yīng)商更要警惕。（3） 跟蹤加工過程 對于一次性/大開支的項(xiàng)目采購、設(shè)備采購、建筑采購等，為了保證貨期、質(zhì)量、采購人員需要對加工過程進(jìn)行監(jiān)控，甚至要參加其加工過程的監(jiān)理工作。（4） 跟蹤總裝及測試總裝及測試是產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)，需要采購人員有較好的專業(yè)背景和行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)。（5） 跟蹤包裝入庫采購人員可以通過電話方式了解物料的入庫信息。對重要物料，采購人員最好去供應(yīng)商現(xiàn)場考察。 對一些緊急物料，采購人員要進(jìn)行全力跟蹤；對長期持續(xù)穩(wěn)定供應(yīng)的供應(yīng)商可以考慮免去合同跟蹤環(huán)節(jié)。 常用的合同條款包含什么內(nèi)容？一份正規(guī)的買賣合同主要包括以下內(nèi)容：（1） 名稱（2） 編號（3） 簽訂日期（4） 簽訂地點(diǎn)（5） 買賣雙方的名稱（6） 地址（7） 合同序言（8） 商品名稱（9） 質(zhì)量規(guī)格（10） 數(shù)量（11） 包裝（12） 單價與總價（13） 到貨期限（14） 到貨地點(diǎn)（15） 付款（16） 保險（17） 商品檢驗(yàn)（18） 仲裁（19） 不可抗力（20） 合同的份數(shù)（21） 使用語言及其效力（22） 附件（23） 合同生效日期（24） 雙方的簽字蓋章以下為可選擇部分（1） 保值條款（2） 價格調(diào)整條款（3） 誤差范圍條款（4） 法律適用條款第二節(jié) 采購實(shí)施的程序案例采購控制程序示例1 目的使采購過程處于受控狀態(tài)，確保所采購的產(chǎn)品適時、適質(zhì)、適量、適價地滿足公司及客戶規(guī)定的要求。2適用范圍適用于公司所采購的各類產(chǎn)品和公司內(nèi)使用的辦公設(shè)備及用品。3職責(zé)１各部門業(yè)務(wù)人員。負(fù)責(zé)采購計劃的編制和具體實(shí)施采購工作.2業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：① 負(fù)責(zé)審核本部門的采購計劃，篩選和初步確定符合本部門要求的供應(yīng)商。② 負(fù)責(zé)本部門對供應(yīng)商的審核、評估工作。3財務(wù)部：負(fù)責(zé)成本、利潤的核算和監(jiān)控工作。4總經(jīng)理/副總經(jīng)理：批準(zhǔn)最終合作的供應(yīng)商和各部門的采購計劃。說明（略）5程序要求1采購產(chǎn)品的分類：1辦公設(shè)備及用品2其他用品2辦公設(shè)備及用品采購程序1各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)本部門辦公用品的實(shí)際需要，于每月28日前填制下月的《購物申請表》給行政部。5．2．2 政部匯總各部門的購物申請，經(jīng)行政部主任審核后，報總經(jīng)理/副總經(jīng)理審批。5．2．3 政部按總經(jīng)理/副總經(jīng)理已批準(zhǔn)的購物申請到合格供應(yīng)商處統(tǒng)一采購。供應(yīng)商的評估按〈供應(yīng)商評估程序〉執(zhí)行。5．2．4 部門按〈購物申請表〉并根據(jù)實(shí)際需要到行政部領(lǐng)用，領(lǐng)用時填寫〈辦公用品領(lǐng)用登記表〉。5．3 其它產(chǎn)品采購程序：5．3．1 業(yè)務(wù)人員按客戶要求，尋找相關(guān)供應(yīng)商，并與供應(yīng)高聯(lián)系確認(rèn)所需產(chǎn)品要求后，填制《購銷合同》、《采購訂單》給部門負(fù)責(zé)人審核。5．3．2 部門負(fù)責(zé)人對相關(guān)供應(yīng)商、《購銷合同》、《采購訂單》進(jìn)行審核，具體按照《供應(yīng)商評估程序》和《合同評估程序》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。審核通過后報請總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準(zhǔn)。5．3．3 《購銷合同》、《采購訂單》經(jīng)批準(zhǔn)后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)實(shí)施采購計劃。5．3．4 如客戶要求提供樣品時，業(yè)務(wù)人員在采購前必須要求供應(yīng)商先提供樣品并轉(zhuǎn)交給客戶確認(rèn)，需要現(xiàn)金購買的樣品，業(yè)務(wù)人員必須上報部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。5．3．5部門負(fù)責(zé)人把《購銷合同》、《采購訂單》交專管人員登記，錄入《合同記錄表》。5．4 對采購產(chǎn)品的驗(yàn)收管理按《驗(yàn)收、搬運(yùn)、防護(hù)及交會控制程序》執(zhí)行。5．5 采購記錄的管理5．5．1 《購銷合同》、《采購訂單》原件由各部門指定專人保存，業(yè)務(wù)人員如因工作需要可留存合同復(fù)印件。6支持性文件6．1 《驗(yàn)收、搬運(yùn)、防護(hù)及交付控制程序》6．2 《供應(yīng)商評估程序》6．3 《合同評審程序》7 記錄/表格7．1 《購物申請表》7．2 《購銷合同》7．3 《采購訂單》7．4 《合同記錄單》2．合同供應(yīng)商評定程序示例1 目的對供應(yīng)商進(jìn)行評定考核，以確保供應(yīng)商能長期穩(wěn)定提供質(zhì)量上乘、價格合理的原輔材料及服務(wù)。2適用范圍本程序用于對公司提供原輔材料、服務(wù)的供應(yīng)商的評定與選定。3職責(zé)1研發(fā)部進(jìn)行原輔材料采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的制訂。品管部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行全面測試。并且出具檢測報告。2物控部建立供應(yīng)商檔案，收集、整理供應(yīng)商資料，對承包方進(jìn)行評定。3廠長對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、服務(wù)水平等因素進(jìn)行評定。4工作程序/方法1制造商類供應(yīng)商的評定1供應(yīng)商初選1物控部根據(jù)本公司所用原輔材料情況結(jié)合市場供方信息，初步選擇幾家信譽(yù)好的生產(chǎn)廠家作候選供應(yīng)商；2物控部向候選取供應(yīng)商發(fā)出《供應(yīng)商調(diào)查表》，并請供應(yīng)商提供樣品及價目表；3品管部根據(jù)原輔材料采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對樣品進(jìn)行檢測，并出具《進(jìn)料檢驗(yàn)報告》2供應(yīng)商的調(diào)查物控部對候選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地調(diào)查、聽取介紹，了解供應(yīng)商的經(jīng)營理念、質(zhì)量管理、技術(shù)水平、供貨能力等情況，根據(jù)調(diào)查結(jié)果填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》3試用跟蹤檢測1物控部聯(lián)系供應(yīng)商，提供少量樣品作檢測與生產(chǎn)試用，并在樣品包裝上做好“試用”標(biāo)識；2品管部對“試用“樣品進(jìn)行現(xiàn)場跟蹤測試，測試結(jié)果填入《進(jìn)料檢驗(yàn)報告》，具體操作參照《進(jìn)貨檢驗(yàn)和試驗(yàn)控制程序》、《過程檢驗(yàn)和試驗(yàn)控制程序》、《質(zhì)量記錄控制程序》。3品管部根據(jù)原輔材料采購質(zhì)量禁標(biāo)準(zhǔn)對樣品進(jìn)行檢測，并出具《進(jìn)料檢驗(yàn)報告》。4供應(yīng)商的選定1廠長組織物控部依據(jù)《供應(yīng)商調(diào)查表》、《進(jìn)料檢驗(yàn)報告》填寫《合格供應(yīng)商評定表》，確定合格供應(yīng)商，并將其納入《合格供應(yīng)商名單》。2對供銷方/市場經(jīng)銷商類供應(yīng)商的評定。1通過實(shí)地考察，聽取介紹等方式了解基本情況并索取授權(quán)證明文件。2填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》3在購買地點(diǎn)進(jìn)行時貨檢驗(yàn)。必要時經(jīng)過試用與檢驗(yàn)由品管部填寫《進(jìn)料檢驗(yàn)報告》并注明“樣品試用”。4經(jīng)過兩次試用沒有質(zhì)量問題時根據(jù)〈供應(yīng)商調(diào)查表〉、〈進(jìn)料檢驗(yàn)報告〉填寫〈供應(yīng)商評定表〉，與上述材料一并交廠長審批，合格后納入〈合格供應(yīng)商名單〉。5由物控部進(jìn)行質(zhì)量跟蹤，出現(xiàn)質(zhì)量問題時，以書面方式進(jìn)行反饋并聯(lián)絡(luò)退換，對經(jīng)過三次反饋仍沒有改進(jìn)的供應(yīng)商，取消其合格供應(yīng)商資格。3服務(wù)供應(yīng)商評定1服務(wù)類供應(yīng)商包括校準(zhǔn)、運(yùn)輸、外部文件更新及檢驗(yàn)和試驗(yàn)供應(yīng)商。2對于服務(wù)類供應(yīng)商首先應(yīng)調(diào)查下述內(nèi)容，并將調(diào)查結(jié)果填寫供應(yīng)商調(diào)查評定表；A、 服務(wù)范圍，資格及其資質(zhì)證明文件；B、 服務(wù)價格；C、 準(zhǔn)時提供服務(wù)的能力；D、 服務(wù)設(shè)施E、 對待客戶的態(tài)度等；3對于服務(wù)類供應(yīng)商的服務(wù)，經(jīng)過一次試用后，由采購部門填寫〈供應(yīng)商調(diào)查/評定表〉經(jīng)廠長審批后，確定為合格供應(yīng)商，并納入〈合格供應(yīng)商名單〉。4合格供應(yīng)商檔案的建立物控部保留供應(yīng)商歷次供貨/提供服務(wù)的驗(yàn)證記錄，并填入〈歷次供應(yīng)質(zhì)量記錄表〉中。對每一選定的分承包檔案資料按照〈質(zhì)量記錄〉進(jìn)行管理。5合格供應(yīng)商的復(fù)評1每年對供應(yīng)商歷次供貨情況進(jìn)行評定，評定內(nèi)容包括質(zhì)量適應(yīng)性（材料質(zhì)量狀況）、適價（價格合理性）、適量（交貨數(shù)量的準(zhǔn)確性）、適時（交貨的及時性）的評定考核。